Siklus PDCA

Jadikan proses pemecahan masalah tim Anda lebih jelas—dan lebih memuaskan—cukup dengan menggunakan pendekatan siklus Deming atau siklus PDCA.

Apa itu PDCA?

PDCA dari Deming ini adalah pendekatan sederhana yang berulang untuk menguji perubahan pada proses atau solusi masalah, dan mendorong perbaikan berkelanjutan atas proses itu seiring waktu berjalan. Sebagaimana banyak pendekatan proses dan kendali mutu yang digunakan oleh berbagai industri dewasa ini, pendekatan ini berasal dari praktik manufakturing di abad ke-20. Kesederhanaan dan keberhasilan PDCA yang dapat diterapkan di tempat lain telah membuatnya digunakan oleh banyak industri di luar manufakturing, baik itu oleh perorangan, tim, atau seluruh organisasi.

Dari mana asal PDCA?

PDCA diambil dari karya W. Edwards Deming berjudul “Shewhart Cycle” yaitu nama dari Walter Shewhart, seorang ahli statistik yang sering disebut sebagai bapak kendali mutu modern. Deming, seorang insinyur dan guru besar asal Amerika, dikenal berkat karyanya saat berada di Jepang, tempat ide-idenya telah membantu memengaruhi proses dan pemulihan industri di negara itu setelah perang dunia kedua. Faktanya, nama PDCA ditemukan oleh peserta kuliahnya, yang menyederhanakan Shewhart Cycle menjadi "Plan, Do, Check, Act". Deming sebenarnya lebih memilih "Study" daripada "Check", sehingga menjadi Plan-Do-Study-Act atau siklus PDSA, karena kata ini lebih menekankan pada menganalisis hasil daripada hanya memeriksa apa yang telah berubah.

Bagaimana pun juga, pendekatan dewasa ini lebih dikenal sebagai siklus PDCA, karena dirancang untuk diselesaikan dan diulangi beberapa kali. Rancangan dan logikanya dapat terlihat dalam pendekatan manajemen mutu berbasis manufaktur lainnya saat itu, seperti Lean Manufacturing, Kaizen, dan Six Sigma.

Bagaimana siklus PDCA atau siklus Deming ini bekerja?

Siklus PDCA melibatkan 4 langkah: Plan. Do, Cherck, Act. Proses ini dilakukan secara linear, dengan penyelesaian siklus terkait dengan awal dari siklus berikutnya.

  • Plan (Rencanakan): Memahami keadaan Anda saat ini dan keadaan yang diinginkan. Secara sederhana, maksud dari fase perencanaan adalah menentukan tujuan Anda, cara mencapainya, dan bagaimana Anda mengukur kemajuan pencapaian tujuan tersebut. Biasanya, langkah ini terlihat tidak menentu, karena berdasarkan apa yang Anda coba lakukan—dan masing-masing tim menjalankan PDCA dengan cara yang berbeda pula. Sebagian mungkin memisahkannya menjadi beberapa langkah perantara, sebagaimana yang telah dilakukan dalam proses lain seperti DMAIC .

    Jika Anda ingin memanfaatkan peluang, maka perencanaan Anda harus fokus pada proses atau tindakan yang diperlukan untuk menargetkan peluang itu. Jika Anda mengatasi masalah proses, maka analisis akar masalah perlu dilakukan sebelum Anda melanjutkan dengan penyusunan rencana. Apa pun kasusnya, memakai data—baik data proses yang sudah ada atau analisis dari siklus PDCA sebelumnya—akan membantu Anda merumuskan rencana tindakan atau hipotesis.

  • Do (Kerjakan): Setelah Anda memiliki rencana tindakan atau kemungkinan solusi untuk suatu masalah, ujilah. Langkah Do ini adalah saat untuk menguji usulan awal perubahan. Namun demikian, langkah ini harus dipandang sebagai eksperimen—bukan sebagai implementasi penuh dari sebuah solusi atau perubahan proses. Dengan demikian, fase ini harus dijalankan dalam skala kecil dengan pengaturan yang terkontrol. Fase ini tidak boleh terpengaruh oleh faktor eksternal atau mengganggu proses dan operasi lain dari tim atau organisasi Anda. Tentunya, inti dari fase ini adalah mengumpulkan data dan informasi mengenai dampak dari pengujian, yang akan menjadi petunjuk tentang tahap berikutnya dalam proses.

  • Check (Periksa): Setelah uji coba selesai, Anda perlu memeriksa apakah usulan perubahan atau solusi Anda menghasilkan dampak yang diinginkan. Dalam fase Check, Anda menganalisis data yang dikumpulkan dari fase Do dan membandingkannya dengan tujuan dan sasaran awal. Pendekatan pengujian yang Anda gunakan harus juga dievaluasi, untuk mengetahui apakah terdapat perubahan yang dilakukan terhadap metode yang telah ditetapkan dalam fase Plan yang mungkin telah memengaruhi prosesnya. Secara keseluruhan, maksud dari langkah ini adalah mengevaluasi seberapa sukses diri Anda, dan apa yang harus dilakukan untuk menuju langkah berikutnya dalam proses. Sebenarnya, Anda bisa melakukan pengujian lainnya, mengulangi fase Do dan Check sampai Anda menemukan solusi yang memuaskan untuk dijalankan di fase Act.

  • Act (Bertindak): Ketika mencapai akhir siklus, Anda dan tim seharusnya telah mengidentifikasi usulan perubahan dari proses yang harus diimplementasikan. Namun demikian, siklus PDCA disebut siklus karena perubahan apa pun yang diimplementasikan dalam fase Act bukanlah akhir daru proses Anda. Produk yang baru dan disempurnakan, proses, atau masalah yang telah terpecahkan harus menjadi patokan dasar yang baru untuk menjalankan ulang siklus PDCA.

Tim dan praktisi PDCA biasanya akan menentukan alat apa yang paling sesuai bagi mereka di tiap fase. Namun, Dropbox Paper dapat membantu Anda mengelola setiap bagian dari proses, baik untuk curah pendapat di fase Plan maupun mengumpulkan data di tahap Check. Dokumen perencanaan proyek bersama dapat membantu Anda menguraikan proses, sedangkan alat kolaborasi dapat membuat tim Anda tetap terlibat dan bekerja sesuai jadwal saat Anda menjalankan ulang PDCA. Dan tentu saja, semua dokumen dan file Anda dapat dibagikan dengan mudah melalui penyimpanan Dropbox.

Mengapa Anda harus menggunakan PDCA?

Pada intinya, PDCA memberikan pendekatan standar dan falsafah panduan bagi anggota tim dan karyawan untuk menyelesaikan masalah dan terus menerus meningkatkan pekerjaan mereka. Namun, ini bisa juga disampaikan oleh banyak pendekatan manajemen dan kendali mutu lain, semuanya dengan tingkat kompleksitas dan jumlah kisah sukses yang berbeda. Apa yang membuat PDCA menjadi khusus dibandingkan dengan yang lain?

Alasan utamanya adalah bahwa PDCA atau Plan, Do, Check, Act adalah proses sederhana, langsung, dan intuitif yang dapat dipahami dan diimplementasikan orang dalam pekerjaan mereka. Ini telah membuatnya menjadi tidak hanya bisa bertahan dalam dunia pekerjaan, namun juga meluas ke berbagai industri lain, dan di dalam benak orang-orang. Meski harus membutuhkan sejumlah persetujuan dari rekan kerja untuk membuatnya dapat berfungsi dalam pekerjaan tim, kesederhanaan PDCA membuatnya mudah melekat ke dalam budaya dan keseluruhan proses organisasi Anda.

Karena sifatnya yang siklis dan berulang, PDCA juga membantu Anda memperbaiki kesalahan dan mencegahnya agar tidak lagi terjadi di masa mendatang. Siklus ini dirancang agar membantu Anda mengidentifikasi kesalahan dan akar penyebabnya saat Anda berulang kali mengoptimalkan sebuah proses. Saat Anda terus menguji coba solusi berbeda dan berhasil mengimplementasikannya, Anda juga mengumpulkan data dan pengalaman dalam memahami proses tersebut. Pada titik ini, PDCA menjadi lebih dari sekadar pendekatan penyelesaian masalah, karena hal itu dapat menambah informasi berharga yang relevan dengan proses berbeda di dalam tim atau organisasi Anda.

PDCA adalah strategi yang sangat dapat beradaptasi. Sebagian mungkin menyarankan beberapa dokumen atau langkah untuk dilakukan pada fase Plan ini untuk memastikan bahwa mereka siap melakukan bagian siklus yang lainnya. Namun, apa yang harus didefinisikan atau direncanakan pada akhirnya terserah Anda dan tim Anda, sepanjang hal tersebut dapat mempertahankan proses yang tersisa. Kemampuan beradaptasi ini pada gilirannya akan membuat PDCA dapat disesuaikan besarannya, karena ia dapat diadaptasikan pada berbagai situasi dan tim besar maupun kecil—bahkan hingga tim yang beranggotakan satu orang.

Kapan PDCA harus digunakan?

Meski sebagian pendekatan penyelesaian masalah dan manajemen membutuhkan waktu dan sumber daya yang tinggi, kemampuan beradaptasi PDCA berarti bahwa pendekatan ini jarang tidak bisa diterapkan. Jika Anda ingin melakukan berbagai perbaikan secara konsisten pada proses pekerjaan Anda atau tim Anda, maka PDCA adalah opsi yang baik. Namun, Pendekatan PDCA yang metodis, bertahap berarti bahwa perubahan terjadi secara bertahap. Oleh karena itu, ia mungkin tidak cocok jika organisasi Anda menangani masalah mendesak pada sebuah proses atau situasi darurat. Selain itu juga, jika Anda ingin kinerja dan hasil bergulir cepat, PDCA mungkin bukan pendekatan yang Anda cari. Kekuatan PDCA ada pada kemampuannya untuk terus menerus mengidentifikasi masalah, lalu menyempurnakan dan mencari metode yang optimal—kecil kemungkinannya dapat menyelesaikan secara tuntas sebuah masalah atau pergantiuan performanya setelah proses dilakukan sekali saja.

Penyempurnaan kontinu dengan PDCA

Pada intinya, PDCA adalah falsafah pendekatan situasi. Pertama-tama Anda, mengidentifikasi situasi dan menetapkan tujuan, lalu Anda menguji pendekatan berbeda untuk mencapai tujuan itu, mengevaluasi keberhasilannya dan menyesuaikan perilaku Anda sebagaimana mestinya, sebelum pada akhirnya melanjutkan dengan hal-hal yang telah terbukti berhasil. Tidak realistis jika tim atau organisasi Anda akan mengintegrasikan PDCA secara langsung, namun pendekatan ini masih menawarkan prinsip panduan untuk membantu Anda memahami dan mendekati situasi apa pun yang Anda temui di tempat kerja dan lainnya.

Meskipun sederhana, PDCA adalah sebuah proses yang masih memerlukan ketelitian dan penguasaan agar manfaatnya benar-benar bisa dirasakan. Namun demikian, menerapkannya—dan konsisten melaksanakannya—dapat benar-benar mengubah cara kerja Anda dan tim, dengan hasil terukur yang terlihat seiring waktu dan penerapan ulang. Memperkenalkan PDCA di tim dan organisasi Anda—dengan keberhasilan penerapannya—dapat membantu mengarahkan rekan kerja Anda menuju pola pikir penyelesaian masalah dan pemikiran kritis.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai menggunakan Dropbox Business