Apa itu Plan Do Check Act (PDCA)?

Apa itu PDCA?

Jadi, Anda sedang mendapatkan masalah: Bahaya, rumit, dan berlapis. Pertimbangkan PDCA. Mirip dengan konsep Kaizendi Jepang, ini adalah pendekatan manajemen berulang yang sederhana untuk menguji perubahan dan menghilangkan poin rasa sakit. PDCA adalah singkatan dari "Plan, Do, Check, Act." Tujuannya? Peningkatan berkelanjutan dalam organisasi dari waktu ke waktu. 

Dari mana asal PDCA?

PDCA berasal dari praktik manufaktur abad ke-20, tetapi berkat kesederhanaan dan keberhasilannya dalam memecahkan masalah, praktik tersebut sekarang digunakan oleh banyak industri.

Insinyur dan profesor Amerika W. Edwards Deming menamai mentornya Walter Shewhart, seorang ahli statistik yang sering disebut "bapak kendali mutu modern", sebagai "Shewhart Cycle". (Deming dikenal saat berada di Jepang berkat ide-idenya dalam membantu memengaruhi pemulihan industri negara pascaperang.)

Mahasiswa Deming menciptakan nama PDCA–“Plan; Do; Check; Act”. Seperti yang akan Anda lihat dari gambar yang ditampilkan di sini, Deming sebenarnya lebih suka "Study" daripada "Check", menyebutnya Plan-Do-Study-Act, atau "siklus PDSA". 

Menurut Deming, “Study” lebih menekankan pada analisis hasil daripada sekadar memeriksa apa yang telah berubah. (Anda akan mengumpulkan banyak data dalam proses ini; bolehkah kami merekomendasikan penyimpanan awan Dropbox?)

Di Amerika saat ini, kita lebih mengenal pendekatan ini sebagai PDCA, siklus PDCA, atau siklus Deming. Desain dan logikanya dapat terlihat dalam pendekatan manajemen mutu berbasis manufaktur lainnya saat itu, seperti Lean Manufacturing, Kaizen, dan Six Sigma.

Bagaimana siklus PDCA atau siklus Deming ini bekerja?

Siklus PDCA melibatkan 4 langkah: Plan. Do, Check, Act. Lakukan proses secara linier, sehingga penyelesaian satu siklus terkait dengan awal dari siklus berikutnya. Inilah yang kami maksud:

Plan

Pahami status organisasi Anda saat ini dan status yang diinginkan. Tujuan fase perencanaan adalah untuk menentukan tujuan Anda, memutuskan bagaimana mencapainya, dan mempertimbangkan cara Anda mengukur kemajuan. Organisasi yang berbeda akan mendekati PDCA secara unik. Sebagian mungkin memisahkannya menjadi beberapa langkah perantara (seperti dengan menggunakan proses DMAIC).

Jika Anda ingin memanfaatkan peluang, perencanaan Anda harus fokus pada proses atau tindakan yang diperlukan untuk menargetkan peluang tersebut. Jika Anda ingin mencari cara untuk menyelesaikan masalah proses, Anda mungkin memerlukan analisis akar masalah sebelum melanjutkan dengan rencana. (Inilah cara melakukan analisis akar masalah untuk membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah.) Gunakan data—entah data proses yang sudah ada sebelumnya maupun analisis dari siklus PDCA sebelumnya—untuk membantu merumuskan pendekatan Anda.

Do

Setelah Anda memiliki rencana tindakan atau kemungkinan solusi masalah, ujilah. Langkah Do adalah saat untuk menguji perubahan awal yang diusulkan Namun, langkah ini harus dipandang sebagai eksperimen, bukan sebagai implementasi penuh dari sebuah solusi atau perubahan proses. Jalankan fase dalam skala kecil dengan pengaturan yang terkontrol. Lindungi dari faktor eksternal dan jangan biarkan hal itu mengganggu proses lain atau operasi sehari-hari. Tentunya, inti dari fase ini adalah mengumpulkan data dan informasi yang akan menjadi petunjuk tentang tahap PDCA berikutnya.

Check

Setelah menyelesaikan uji coba, periksa apakah perubahan dan solusi yang Anda usulkan memiliki efek yang diinginkan. Fase Check ini adalah tempat Anda menganalisis data yang dikumpulkan dari fase Do dan membandingkannya dengan tujuan dan sasaran awal. Evaluasi pendekatan pengujian, lalu periksa apakah perubahan terhadap metode yang Anda kembangkan dalam tahap perencanaan dapat memengaruhi proses. Evaluasi seberapa sukses Anda, dan putuskan apa yang akan diambil ke langkah proses selanjutnya. Faktanya, Anda dapat memilih untuk melakukan pengujian lainnya, mengulangi fase Do dan Check sampai Anda menemukan solusi untuk dibawa ke fase Act.

Act

Ketika mencapai akhir siklus, Anda dan tim seharusnya telah mengidentifikasi usulan perubahan dari proses yang harus diimplementasikan. Namun, PDCA disebut "siklus" karena suatu alasan, karena perubahan apa pun yang Anda terapkan dalam fase Act bukanlah akhir dari proses Anda: Produk, proses, atau solusi Anda yang baru dan lebih baik harus membentuk garis dasar baru untuk iterasi lebih lanjut dari siklus PDCA.

Mengapa Anda harus menggunakan PDCA?

DCA adalah pendekatan dan filosofi standar untuk digunakan anggota tim dan karyawan untuk menyelesaikan masalah dan terus meningkatkan pekerjaan mereka.

“Oke,” Anda mungkin berpikir, “tetapi ini bisa dikatakan tentang banyak teknik manajemen dan kendali mutu. Apa yang membuat PDCA menjadi khusus dibandingkan dengan yang lain?

Di sini, di Dropbox–tempat kami menggunakan PDCA secara reguler untuk menguji produk baru yang luar biasa–menurut kami ini karena empat langkahnya sederhana, intuitif, dan mudah diterapkan. Sangat mudah untuk memasukkannya ke dalam budaya dan proses organisasi Anda.

Karena bersifat berulang, PDCA juga membantu Anda mengatasi kesalahan dan mengidentifikasi akar penyebab, mencegahnya terjadi di kemudian hari. Saat Anda terus menguji berbagai solusi, Anda akan mengumpulkan data dan pengalaman dalam memahami prosesnya. (Nah, bolehkah kami merekomendasikan kecakapan analitik DocSend?) 

Pada titik ini, PDCA menjadi lebih dari sekadar pendekatan penyelesaian masalah: Hal itu dapat menambah informasi untuk memperkuat keseluruhan organisasi Anda.

Penggemarnya juga menyukai betapa PDCA yang mudah beradaptasi; apa yang perlu ditentukan atau direncanakan pada akhirnya terserah Anda dan tim Anda, selama itu dapat mempertahankan empat langkah sederhana. Kemampuan beradaptasi ini membuat PDCA dapat diskalakan, karena dapat disesuaikan dengan situasi apa pun dan tim apa pun—bahkan tim yang terdiri dari satu orang.

Kapan Anda harus (atau tidak harus) menggunakan PDCA?

Beberapa pendekatan pemecahan masalah dan manajemen dapat memakan waktu dan sumber daya untuk diterapkan–belum lagi mempekerjakan konsultan!–tetapi Fleksibilitas PDCA cocok untuk menyelesaikan banyak masalah dengan harga murah. 

Jika Anda ingin melakukan peningkatan yang konsisten pada proses kerja, PDCA adalah pilihan yang bagus. Jika Anda adalah seseorang yang perlu melihat hasil instan, PDCA mungkin bukan untuk Anda. Jadi, jika organisasi Anda menghadapi masalah mendesak yang berorientasi pada proses atau Anda memerlukan perputaran cepat dalam kinerja dan hasil, PDCA mungkin tidak cocok. Kekuatan siklus terletak pada kemampuannya untuk secara terus-menerus mengidentifikasi masalah, kemudian menyempurnakan dan menemukan metode yang optimal. Kecil kemungkinannya untuk sepenuhnya mengubah metrik kinerja, misalnya, setelah iterasi tunggal.

Kesederhanaannya memungkiri kekuatan PDCA: Ini membutuhkan ketelitian dan penguasaan untuk benar-benar mendapat manfaat darinya. Namun, dengan mengadopsinya—dan mematuhinya—Anda memiliki cara terukur untuk membuat perubahan dalam cara Anda atau tim Anda bekerja. Berhasil menerapkannya di suatu organisasi dapat membantu menggerakkan semua kolega Anda menuju pola pikir pemecahan masalah dan pemikiran kritis. Apa yang lebih baik dari itu?