Il ciclo Pianificare-Fare-Verificare-Agire

Perfeziona il processo di risoluzione dei problemi dei team e rendilo più soddisfacente tramite l'approccio del ciclo PDCA.

Cos'è il ciclo PDCA?

PDCA è un approccio semplice e iterativo alla gestione, volto a testare i cambiamenti ai processi o le soluzioni ai problemi e migliorarli continuamente nel tempo. Come molti altri approcci al controllo della qualità e dei processi usati oggigiorno dai vari settori, ha origine dalle pratiche produttive del XX secolo. La semplicità e il successo facilmente riproducibile del ciclo PDCA lo hanno portato a essere uno dei cicli più usati in molti settori oltre a quello produttivo, da singoli utenti, team o intere organizzazioni.

Da dove viene il ciclo PDCA?

Il ciclo PDCA ha origine dal "Ciclo di Shewhart" di Edwards Deming, che prende il nome da Walter Shewhart, uno statistico che viene spesso indicato come il padre del moderno controllo qualità. Deming, un ingegnere e professore americano, era noto per il suo lavoro in Giappone, dove le sue idee hanno influenzato i processi industriali del dopoguerra e la relativa ripresa del Paese. Infatti, il nome PDCA è stato coniato dai partecipanti alle sue lezioni, che hanno semplificato il ciclo di Shewhart in "Pianificare-Fare-Verificare-Agire". Deming preferiva "Studiare" a "Verificare", trasformando il ciclo in Pianificare-Fare-Studiare-Agire o PDSA (Plan-Do-Study-Act), perché la parola dava più enfasi all'analisi dei risultati piuttosto che alla verifica dei cambiamenti.

Tuttavia, l'approccio oggi è noto come ciclo PDCA, poiché è stato progettato per essere completato e ripetuto più volte. La progettualità e la logica alla base di questo ciclo sono identificabili in altri approcci produttivi relativi alla gestione della qualità, quali il sistema di produzione snella e gli approcci Kaizen e Six Sigma.

Come funziona il ciclo PDCA?

Il ciclo PDCA è composto da 4 fasi: Pianificare-Fare-Verificare-Agire. Il processo viene eseguito in modo lineare e il completamento di ogni fase del ciclo si collega direttamente all'inizio della fase successiva.

  • Pianificare: comprendere lo stato corrente e lo stato desiderato. In parole povere, la fase di pianificazione serve per definire gli obiettivi, come raggiungerli e come misurare i relativi progressi. Naturalmente, si tratta di un passaggio piuttosto vago, perché basato su vari tentativi e sui relativi approcci dei team. Si potrebbe eseguire un'ulteriore suddivisione in altre fasi intermedie, come fanno alcuni processi, quali il DMAIC.

    Se si sta cercando di sfruttare un'opportunità, la pianificazione dovrebbe concentrarsi sui processi e sulle azioni necessari per raggiungere tale opportunità. Se si sta cercando di risolvere un problema relativo a un processo, dovrebbe essere condotta un'analisi della causa principale prima di procedere con un piano. In qualsiasi caso, l'utilizzo dei dati (che derivino da processi o da cicli PDCA preesistenti) consentirà di formulare piani d'azione o ipotesi.

  • Fare: una volta preparato il piano d'azione o la soluzione potenziale a un problema, sarà fondamentale testarli. La fase Fare rappresenta il momento per mettere alla prova le modifiche proposte. Tuttavia, questa deve essere considerata una fase sperimentale e non il punto d'arrivo in cui la soluzione o la modifica al processo vengono implementate. Per questo motivo, questa fase dovrebbe essere condotta su piccola scala in un ambiente controllato. Non dovrebbe essere influenzata da fattori esterni o interrompere altri processi e operazioni del team o dell'organizzazione. Naturalmente, per dare inizio alla fase successiva sarà fondamentale raccogliere dati e informazioni sull'impatto del test.

  • Verificare: dopo aver completato il test pilota, sarà necessario esaminare se le modifiche proposte o le soluzioni abbiano sortito o meno l'effetto desiderato. La fase di verifica comporta l'analisi dei dati raccolti nella fase precedente (Fare) e il confronto di tali dati con gli obiettivi e gli scopi originali. Dovrebbe essere valutato l'approccio usato nell'ambito dei test, per verificare se eventuali cambiamenti apportati al metodo indicato nella prima fase di pianificazione abbiano interessato il processo. In generale, questa fase mira a valutare il grado di successo ottenuto e a individuare gli elementi da portare alla fase successiva. Infatti, è possibile scegliere di eseguire un altro test, ripetendo le fasi Fare e Verificare fino a trovare una soluzione soddisfacente da portare alla fase Agire.

  • Agire: una volta raggiunta la fine del ciclo, sarà stata identificata insieme al team una proposta di modifica al processo da implementare. Tuttavia, il ciclo PDCA è, appunto, un ciclo, per cui qualsiasi modifica implementata nella fase Agire non rappresenterà la fine del processo. Il nuovo prodotto ottimizzato, il processo o il problema risolto dovrebbero formare una nuova linea di base per ulteriori iterazioni del ciclo PDCA.

I team e i professionisti esperti nel ciclo PDCA individueranno gli strumenti più adatti per ogni fase. Tuttavia, Dropbox Paper può aiutare a gestire ogni parte del processo, dai brainstorming della fase Pianificare alla raccolta dei dati della fase Verificare. I documenti condivisi relativi alla pianificazione del progetto consentono di definire il processo, mentre gli strumenti di collaborazione possono mantenere i team coinvolti e aggiornati nell'ambito dei processi di iterazione del ciclo PDCA. E, naturalmente, tutti i documenti e file sono facilmente condivisibili tramite lo spazio di archiviazione di Dropbox.

Perché sarebbe opportuno usare un ciclo PDCA?

Di base, un ciclo PDCA fornisce un approccio standardizzato e una filosofia guida ai membri del team e ai dipendenti per consentire loro di risolvere i problemi e migliorare continuamente il loro lavoro. Tuttavia, lo stesso si potrebbe dire di molti approcci al controllo qualità e alla gestione, con i relativi diversi livelli di complessità e il numero delle storie di successo. Cosa rende il ciclo PDCA speciale rispetto agli altri?

Innanzi tutto, il ciclo PDCA o Pianificare-Fare-Verificare-Agire è un processo semplice e intuitivo, che si implementa con facilità nei flussi lavorativi degli utenti. Questi vantaggi non solo hanno rafforzato la sua presenza nel mondo del lavoro, ma hanno fatto in modo che potesse diffondersi in svariati settori industriali e nelle menti delle persone. Sebbene necessiti comunque di un grado di consenso da parte dei colleghi per essere funzionale nei team, la semplicità del ciclo PDCA agevola anche la sua integrazione all'interno della cultura aziendale e dei processi complessivi.

Per la sua natura ciclica e iterativa, PDCA consente di risolvere gli errori ed evitare che si ripetano in futuro. Il ciclo è progettato per aiutare gli utenti a identificare gli errori e le loro cause principali mentre il processo viene ottimizzato ripetutamente. I test e le varie implementazioni delle soluzioni portano anche alla creazione di dati ed esperienze utili a comprendere i processi. A questo punto, PDCA va oltre un approccio rivolto alla risoluzione dei problemi, perché è in grado di fornire informazioni di valore e pertinenti per i vari processi a livello di team o di organizzazione.

Il ciclo PDCA rappresenta una strategia altamente adattabile. Alcuni potrebbero prevedere il completamento di determinati documenti o passaggi durante la fase Pianificare per avere la certezza di essere pronti a procedere con il resto del ciclo. Tuttavia, spetta solo agli utenti e ai loro team decidere cosa definire o pianificare, a condizione che sia in grado di sostenere il resto del processo. D'altra parte, questa adattabilità rende il ciclo PDCA scalabile, in quanto adattabile a qualsiasi situazione e dimensione di team, persino di un solo membro.

Quando sarebbe opportuno usare un ciclo PDCA?

Se da un lato molti approcci alla gestione e alla risoluzione dei problemi sono dispendiosi in termini di tempo e risorse, dall'altro l'adattabilità del ciclo PDCA lo rende praticamente sempre applicabile. Chi intende apportare migliorie ai processi lavorativi o dei team, può fare affidamento sul ciclo PDCA. Tuttavia, questa metodologia basata su fasi incrementali implica che i cambiamenti avvengano in modo graduale. Per questo motivo, potrebbe non essere l'approccio migliore qualora l'organizzazione dovesse affrontare problematiche urgenti relative ai processi o un'emergenza. Allo stesso modo, il ciclo PDCA non rappresenterebbe un approccio appropriato in caso fosse necessario ottenere tempi di turnaround rapidi nell'ambito di prestazioni e risultati. Il punto di forza dell'approccio PDCA risiede nella sua capacità di identificare continuamente i problemi, quindi affinare i processi esistenti e trovare metodi ottimali: è difficile che un problema o un calo di prestazione venga risolto completamente in seguito a una singola iterazione.

Perfezionamenti continui con il ciclo PDCA

Fondamentalmente, la filosofia del ciclo PDCA si fonda sull'approccio alle situazioni. In primo luogo, viene identificata la situazione e vengono definiti gli obiettivi, quindi vengono testati i vari approcci necessari per raggiungere tali obiettivi, viene analizzato il loro livello di successo e regolato il comportamento di conseguenza, per poi promuovere al livello successivo ciò che ha funzionato. Qualora non fosse realistico pensare di poter integrare il ciclo PDCA direttamente nel team o nell'organizzazione, esso offrirebbe comunque principi guida in grado di favorire la comprensione di ogni situazione in cui ci si possa imbattere e il relativo approccio, nell'ambiente lavorativo e oltre.

Per quanto semplice, il processo PDCA richiede rigore e padronanza per poter trarre il massimo vantaggio da esso. Tuttavia, adottarlo e aderire a esso può davvero cambiare il modo di lavorare dei team all'interno di un'organizzazione, grazie all'analisi di risultati misurabili nel corso del tempo e delle iterazioni. La promozione dell'approccio PDCA all'interno di team e organizzazioni e la relativa integrazione, può favorire l'adozione di una mentalità rivolta alla risoluzione dei problemi e al pensiero creativo.