Cos'è il ciclo PDCA (Pianificare-Fare-Verificare-Agire)?

Cos'è il ciclo PDCA?

Hai un problema tra le mani: è spinoso, complesso e stratificato. Prendi in considerazione il ciclo PDCA. Simile al concetto giapponese di Kaizen, è un approccio alla gestione semplice e iterativo utilizzato per testare il cambiamento ed eliminare i punti deboli. PDCA è l'acronimo di Plan, Do, Check, Act (Pianificare, Fare, Verificare, Agire). Il suo obiettivo? Il miglioramento continuo all'interno delle organizzazioni nel tempo. 

Da dove viene il ciclo PDCA?

L'approccio PDCA è nato nell'ambito delle pratiche di produzione del ventesimo secolo, ma grazie alla sua semplicità e al suo successo nella risoluzione dei problemi, è una pratica adottata in molti settori.

L'ingegnere e professore americano W. Edwards Deming lo ha chiamato "Ciclo Shewhart", in onore del suo mentore Walter Shewhart, uno statistico spesso definito "il padre del controllo qualità moderno". (Deming era forse più famoso in Giappone, dove le sue idee hanno influenzato la ripresa industriale del dopoguerra.)

Gli studenti delle lezioni di Deming hanno coniato il nome PDCA: "Pianificare, Fare, Verificare, Agire". Come vedrai dall'immagine mostrata qui, Deming in realtà preferiva "Studiare" a "Verificare", quindi "Pianificare, Fare, Studiare, Agire" (in inglese Plan-Do-Study-Act, PDSA). 

"Studiare", secondo Deming, poneva l'accento sull'analisi dei risultati piuttosto che sulla verifica di ciò che era cambiato. (Raccoglierai molti dati in questo processo, possiamo consigliarti lo spazio di archiviazione cloud Dropbox?)

In America questo approccio è ampiamente conosciuto come PDCA, ciclo PDCA o ciclo di Deming. La progettualità e la logica alla base di questo ciclo sono identificabili in altri approcci produttivi contemporanei relativi alla gestione della qualità, quali il sistema di produzione snella e gli approcci Kaizen e Six Sigma.

Come funziona il ciclo PDCA?

Il ciclo PDCA è composto da 4 fasi: Pianificare-Fare-Verificare-Agire. Il processo viene eseguito in modo lineare e il completamento di ogni fase del ciclo si collega direttamente all'inizio della fase successiva. Ecco come:

Pianificare

Comprendi lo stato corrente della tua organizzazione e lo stato desiderato. Lo scopo della fase di pianificazione è definire gli obiettivi, decidere come raggiungerli e considerare come misurare i progressi. L'approccio al ciclo PDCA è univoco, a prescindere dal tipo di organizzazione. Si potrebbe eseguire un'ulteriore suddivisione in fasi intermedie (ad esempio, usando il processo DMAIC).

Se stai cercando di sfruttare un'opportunità urgente, la pianificazione dovrebbe concentrarsi sui processi e sulle azioni necessari per raggiungere tale opportunità. Se desideri risolvere un problema relativo a un processo, dovresti condurre un'analisi della causa principale prima di procedere con un piano. (Ecco come effettuare un'analisi della causa principale per identificare e risolvere i problemi.) Usa i dati, che derivino da processi o cicli PDCA preesistenti, per formulare il tuo approccio.

Fare

Una volta preparato il piano d'azione o la soluzione potenziale a un problema, sarà fondamentale testarli. La fase Fare rappresenta il momento in cui vengono messe alla prova le modifiche proposte. Tuttavia, questa deve essere considerata una fase sperimentale e non il punto d'arrivo in cui la soluzione o la modifica al processo vengono implementate. Conduci questa fase su piccola scala e in un ambiente controllato. Proteggila da fattori esterni e fai in modo che non interrompa altri processi o le operazioni di routine. L'obiettivo di questa fase è raccogliere dati e informazioni per guidare le fasi successive del ciclo PDCA.

Verificare

In seguito al completamento del test pilota, esamina se le modifiche e le soluzioni proposte hanno avuto l'effetto desiderato. La fase Verificare comporta l'analisi dei dati raccolti nella fase Fare e il confronto di tali dati con gli obiettivi originali. Valuta l'approccio di test e verifica se le modifiche al metodo stabilito nella fase Pianificare abbiano avuto ripercussioni sul processo. Valuta il grado di successo ottenuto e individua gli elementi da portare alla fase successiva. Infatti, sarà possibile scegliere di eseguire un altro test, ripetendo le fasi Fare e Verificare fino a trovare una soluzione soddisfacente da portare alla fase Agire.

Agire

Una volta raggiunta la fine del ciclo, tu e il tuo team avrete identificato una proposta di modifica al processo da implementare. Tuttavia, il ciclo PDCA è, appunto, un ciclo, per cui qualsiasi modifica implementata nella fase Agire non rappresenterà la fine del processo. Il nuovo prodotto ottimizzato, il processo o il problema risolto dovrebbero formare una nuova linea di base per ulteriori iterazioni del ciclo PDCA.

Perché sarebbe opportuno usare un ciclo PDCA?

Un ciclo PDCA rappresenta un approccio standardizzato e una filosofia che i membri del team e i dipendenti potranno usare per risolvere i problemi e migliorare continuamente il loro lavoro.

"OK", potresti pensare, "ma lo stesso si potrebbe dire per molte tecniche di gestione e controllo della qualità. Cosa rende il ciclo PDCA speciale rispetto agli altri?"

Noi di Dropbox, che usiamo regolarmente il ciclo PDCA per testare i nostri nuovi fantastici prodotti, pensiamo che le quattro fasi siano semplici, intuitive e facili da implementare e che questo faccia davvero la differenza. Integrarle nella cultura e nei processi organizzativi è un gioco da ragazzi.

Per la sua natura iterativa, il ciclo PDCA consente di risolvere gli errori, identificare le cause principali ed evitare che si ripetano in futuro. Continuando a testare varie soluzioni, raccoglierai dati ed esperienze utili a comprendere il processo. (A tale proposito, possiamo consigliarti la fantastica funzione di raccolta dei dati analitici di DocSend?) 

A questo punto, PDCA va oltre un approccio rivolto alla risoluzione dei problemi: può fornirti informazioni per rafforzare tutta la tua organizzazione.

I fan del ciclo PDCA apprezzano anche la sua adattabilità; spetta solo agli utenti e ai loro team decidere cosa definire o pianificare, a condizione che sia in grado di sostenere il resto del processo. Questa adattabilità rende il ciclo PDCA scalabile, in quanto adattabile a qualsiasi situazione e team, persino di un solo membro.

Quando sarebbe opportuno usare (o non usare) un ciclo PDCA?

Molti approcci alla gestione e alla risoluzione dei problemi sono dispendiosi in termini di tempo e risorse, per non parlare di quando si rende necessaria l'assunzione di consulenti! Ma, grazie alla sua flessibilità, il ciclo PDCA si presta a risolvere molti problemi a basso costo. 

Se stai cercando di migliorare costantemente i processi lavorativi, il ciclo PDCA rappresenta un'ottima strada da percorrere. Se invece vuoi vedere risultati immediati, questo approccio potrebbe non fare per te. Quindi, se la tua organizzazione deve affrontare un problema urgente orientato al processo o vuoi ottenere rapidi cambiamenti in termini di prestazioni e risultati, il ciclo PDCA potrebbe non essere la soluzione adatta per te. Il punto di forza del ciclo risiede nella sua capacità di identificare continuamente i problemi, quindi perfezionare i processi e trovare metodi ottimali. È poco probabile che trasformi completamente le metriche delle prestazioni, ad esempio, dopo una singola iterazione.

Nella semplicità dell'approccio PDCA risiede la sua forza: richiede rigore e padronanza per poter trarre il massimo vantaggio da esso. Ma adottandolo e seguendolo scrupolosamente potrai disporre di un metodo misurabile per cambiare il modo in cui tu o il tuo team lavorate. La promozione dell'approccio PDCA all'interno di un'organizzazioni può favorire l'adozione di una mentalità rivolta alla risoluzione dei problemi e al pensiero creativo. Cosa c'è di meglio?