Plan Do Check Act-cyklussen (PDCA)

Gør problemløsningsprocessen for dit team mere raffineret – og mere tilfredsstillende – ved at bruge metoden med PDCA-cyklussen.

Hvad er PDCA?

PDCA er en enkel, iterativ administrationsmetode til test af ændringer af processer eller løsninger på problemer og skabe løbende forbedringer af dem med tiden. Som mange andre metoder til proces- og kvalitetskontrol, der anvendes af forskellige brancher i dag, stammer den fra produktionsindustrien i det 20. århundrede. PDCA er enkel at bruge, og det er nemt at genskabe vellykkede processer med den. Det medførte, at den blev anvendt af mange andre brancher end produktionsbranchen – både enkeltpersoner, teams og organisationer.

Hvor stammer PDCA fra?

PDCA stammer fra W. Edwards Demings "Shewhart-cyklus", som er opkaldt efter Walter Shewhart – en statistiker, der ofte omtales som den moderne kvalitetskontrols ophavsmand. Deming, som var amerikansk ingeniør og, var mest kendt for sit arbejde i Japan, hvor hans idéer var med til at påvirke landets industriprocesser og genoprettelse efter anden verdenskrig. Navnet PDCA blev faktisk opfundet af deltagere i hans forelæsninger, der strømlinede Shewhart-cyklussen til "Plan, Do, Check, Act". Deming foretrak faktisk at bruge ordet "Study" (undersøg) i stedet for "Check" (tjek), hvilket gjorde det til PDSA-cyklussen (Plan-Do-Study-Act), da der blev lagt mere vægt på at analysere resultater end blot at tjekke, hvad der var ændret.

Ikke desto mindre er metoden i dag mest kendt som PDCA-cyklussen, da den er beregnet til at kunne fuldføres og gentages utallige gange. Designet og logikken kan også ses i andre produktionsbaserede kvalitetsstyringsmetoder, f.eks. Lean Manufacturing, Kaizen og Six Sigma.

Hvordan fungerer PDCA-cyklussen?

PDCA-cyklussen omfatter fire trin: Plan, Do, Check, Act (Planlæg, Afprøv, Tjek, Adfærd). Processen udføre lineært, og fuldførelsen af én cyklus er forbundet med starten af den næste cyklus.

  • Plan (Planlæg): Forstå jeres aktuelle tilstand og den ønskede tilstand. Formålet med planlægningsfasen er kort fortalt at definere jeres målsætninger, hvordan I vil opnå dem, og hvordan I vil måle fremskridtene på vej mod dem. Det er naturligvis et lidt upræcist trin, da det er baseret på, hvad I forsøger at gøre – og forskellige teams har forskellige tilgange til PDCA. Nogle vil opdele det i flere trin, som andre processer som f.eks. DMAIC allerede gør.

    Hvis I forsøger at udnytte en mulighed, bør jeres planlægning have fokus på de processer eller handlinger, som er nødvendige for at gå efter denne mulighed. Hvis I har brug for at løse et procesproblem, kan der være behov for en analyse af de underliggende årsager, før I kan gå videre med en plan. I alle tilfælde kan brug af data – uanset om det er allerede eksisterende procesdata eller analyser fra tidligere PDCA-cyklusser – hjælpe jer med at udarbejde en handlingsplan eller en hypotese.

  • Do (Afprøv): Når I har jeres handlingsplan eller jeres potentielle løsning på et problem, skal I teste den. I trinnet Do (Afprøv) skal I teste de foreslåede ændringer. Dette skal imidlertid opfattes som et eksperiment – det er ikke i denne fase, I skal implementere en løsning eller en procesændring fuldt ud. Denne fase bør derfor udføres i lille skala i et kontrolleret miljø. Den bør ikke påvirkes af eksterne faktorer eller forstyrre andre af teamets eller organisationens processer og aktiviteter. Formålet med denne fase er at indsamle data og oplysninger om effekten af testen, da dette kan informere de næste faser i processen.

  • Check (Tjek): Når pilottesten er udført, skal I undersøge, om de foreslåede ændringer eller løsninger har haft den tilsigtede effekt. I fasen Check (Tjek) skal I analysere de data, der er indsamlet i fasen Do (Afprøv), og sammenligne dem med jeres oprindelige mål og målsætninger. Den testmetode, I har anvendt, bør også evalueres, så I kan se, om der er foretaget nogen ændringer af den metode, som er beskrevet i fasen Plan (Planlæg), og om disse ændringer kan have påvirket processen. Samlet set er formålet med dette trin at vurdere, hvor vellykket jeres løsning har været, og hvad der skal videreføres til det næste trin i processen. I kan faktisk vælge at gennemføre endnu en test og gentage fasen Do (Afprøv) og fasen Check (Tjek), indtil I finder en tilfredsstillende løsning, der kan overføres til fasen Act (Adfærd).

  • Act (Adfærd): Når I når til slutningen af cyklussen, bør du og dit team have identificeret en foreslået ændring på baggrund af processen, som kan implementeres. Men der er en grund til, at PDCA-cyklussen kaldes en cyklus, da det, I implementerer i fasen Act (Adfærd) ikke er afslutningen på jeres proces. Jeres nye og forbedrede produkt, proces eller løste problem danner et nyt udgangspunkt for yderligere gentagelser af PDCA-cyklussen.

Teams og andre, der anvender, vil typisk finde ud af, hvilke værktøjer der fungerer bedst for dem i hver enkelt fase. Men uanset om I brainstormer i fasen Plan (Planlæg) eller sammenligner jeres data i fasen Check (Tjek), så kan Dropbox Paper hjælpe jer med at administrere alle dele af processen. Delte projektplanlægningsdokumenter kan hjælpe jer med at beskrive jeres proces, mens samarbejdsværktøjer kan holde teamet involveret og på sporet, mens I gentager processer med PDCA. Og du kan selvfølgelig nemt dele alle dine filer og dokumenter via Dropbox-lager.

Derfor skal du bruge PDCA

PDCA er en standardiseret metode og vejledningsfilosofi, som teammedlemmer og medarbejdere kan bruge til at løse problemer og løbende forbedre deres arbejde. Det kan man imidlertid sige om mange metoder til ledelse og kvalitetskontrol – som alle har forskellige niveauer af kompleksitet og et varierende antal succeshistorier. Hvad gør PDCA til noget særligt i forhold til andre metoder?

Den primære årsag er, at PDCA (eller Plan, Do, Check, Act) er en enkel, ukompliceret og intuitiv proces at forstå og implementere i sit arbejde. Det har medført, at metoden ikke blot er udbredt generelt inden for arbejdspladsområdet, men også i mange forskellige brancher og generelt i folks bevidsthed. PDCA kræver godt nok en vis grad af støtte fra dine kolleger, for at den kan fungere i teams, men metodens enkelhed gør det nemt at overføre den til organisationskulturen og de overordnede processer.

Fordi PDCA-metoden er cyklisk og iterativ, kan den også hjælpe dig med at rette op på fejltagelser og forhindre, de forekommer igen i fremtiden. Cyklussen er beregnet til at hjælpe jer med at identificere fejl og deres underliggende årsager, efterhånden som I optimerer processen igen og igen. Mens I fortsat tester forskellige løsninger og implementerer dem, indsamler I også data og opnår erfaring med forståelse af processen. På det stadie bliver PDCA mere end en problemløsningsmetode, da den kan tilføje værdifulde oplysninger, der er relevante for forskellige processer i jeres team eller organisation.

PDCA er en strategi, der er yderst nem at tilpasse. Nogle anbefaler, at man fuldføre visse dokumenter eller trin i fasen Plan (Planlæg) for at sikre, de er klar til at fortsætte med resten af cyklussen. Men det, der skal defineres eller planlægges, er i sidste ende op til dig og dit team, forudsat at det kan støtte resten af processen. Denne mulighed for tilpasning gør desuden PDCA skalerbar, da den kan tilpasses enhver situation og til teams af enhver størrelse – faktisk helt ned til et team bestående af én person.

Hvornår bør man bruge PDCA?

Visse metoder til problemløsning og administration kan være tids- og ressourcekrævende at anvende, men muligheden for tilpasning af PDCA-metoden betyder, at det er sjælden, den ikke kan anvendes. Hvis du ønsker at foretage en konsekvent forbedring af dine egne eller dit teams arbejdsprocesser, er PDCA en god mulighed. Men PDCA-metodens metodiske og trinvise tilgang betyder, at ændringerne indføres gradvist. Derfor er metoden muligvis ikke så velegnet, hvis organisationen står med et procesproblem, der skal løses meget hurtigt eller sågar en nødsituation. Og hvis du er ude efter at opnå meget hurtige ændringer med hensyn til ydeevne og resultater, vil PDCA muligvis heller ikke opfylde dine behov. PDCA-metodens styrke er dens evne til at identificere problemer løbende og derefter justere og finde optimale metoder – det er ikke sandsynligt, at metoden kan hjælpe med at løse et problem eller forbedre ydeevnen efter et enkelt gennemløb af cyklussen.

Løbende forbedring med PDCA

PDCA er grundlæggende en filosofi til håndtering af situationer. Ført identificerer du situationen og opsætter mål, derefter tester du forskellige metoder til opnåelse af disse mål, bedømmer hvor vellykkede de er og justerer din adfærd herefter, inden du til sidst går videre med det, der viste sig at fungere. Hvis det ikke er realistisk for dit team eller din organisation at integrere PDCA direkte, indeholder metoden alligevel vejledende principper, der kan hjælpe dig med at forstå og håndtere en hvilken som helst situation, du kan komme ud for både på arbejdspladsen og andre steder.

Selvom PDCA er enkel, kræver metoden trods alt, at man er konsekvent og behersker den, for at man virkelig kan drage fordel af den. Men hvis I indfører den – og følger den – kan det virkelig ændre den måde, du og dit team arbejder på, og det vil give målbare resultater, som I kan registrere, efterhånden som tiden går, og metoden gentages. Hvis PDCA vinder indpas i jeres teams og organisation, kan det medvirke til, at alle jeres kolleger nærmer sig et a mindset , der fremmer problemløsning og kritisk tænkning.