Hvad er PDCA (Plan, Do, Check, Act)?

Hvad er PDCA?

Du har et problem – og det er ubehageligt, kompliceret og på flere niveauer. Overvej at bruge PDCA. Konceptet er en simpel, iterativ styringsmetode til at teste ændringer og eliminere smertepunkter, som minder om det japanske Kaizen-koncept. PDCA står for “Plan, Do, Check, Act” (Planlæg, Afprøv, Tjek, Adfærd). Målet? Løbende forbedringer internt i organisationer over tid. 

Hvor stammer PDCA fra?

PDCA stammer oprindeligt fra produktionsmetoder i det 20. århundrede, men takket være metodens enkelhed og gode evne til at løse problemer anvendes den nu i mange brancher.

Den amerikanske ingeniør og professor W. Edwards Deming opkaldte “Shewhart Cycle” efter sin mentor, statistikeren Walter Shewhart, der ofte blev omtalt som “ophavsmanden til moderne kvalitetskontrol”. (Deming var måske mest berømt i Japan, hvor hans idéer påvirkede genoprettelsen af landets industrisektor efter 2. verdenskrig).

Studerende, der deltog i Demings forelæsninger opfandt navnet “PDCA” (Plan, Do, Check, Act). Som du kan se på billedet her, foretrak Deming faktisk “Study” (Undersøg) frem for “Check” og kaldte det for en “Plan, Do, Study, Act” (Planlæg, Afprøv, Undersøg, Adfærd) eller “PDSA-cyklussen”. 

Deming mente, at “Study” (Undersøg) lagde mere vægt på at analysere resultater frem for blot at kontrollere, hvad der var blevet ændret. (Du kommer til at indsamle store mængder data i denne proces. Må vi anbefale Dropbox' cloudlager?)

I nutidens USA kender vi primært tilgangen som PDCA, PDCA-cyklussen eller Deming-cyklussen. Metodens design og logik overlappede med andre samtidige produktionsbaserede metoder til kvalitetsstyring, som f.eks. Lean-produktion, Kaizen og Six Sigma.

Hvordan fungerer PDCA-cyklussen?

PDCA-cyklussen omfatter fire trin: Plan, Do, Check, Act (Planlæg, Afprøv, Tjek, Adfærd). Gennemfør processen lineært, så fuldførelse af én cyklus er forbundet med begyndelsen på den næste. Her er, hvad vi mener:

Plan (Planlæg)

Forstå din organisations aktuelle tilstand og ønskede tilstand. Formålet med planlægningsfasen er at definere målsætninger, hvordan de skal opnås, og hvordan fremskridt skal måles. Forskellige organisationer vil gribe PDCA an på forskellig vis. Nogle vælger at opdele metoden i flere mellemliggende trin (f.eks. ved hjælp af DMAIC-modellen).

Hvis du ønsker at udnytte en tidskritisk mulighed, bør din planlægning fokusere på de processer eller handlinger, der er nødvendige for at nå denne mulighed. Hvis du ønsker at løse et problem med processen, kan det være nødvendigt med en analyse af de underliggende årsager, før du går videre med en plan. (Sådan udfører du en analyse af de underliggende årsager for at hjælpe med at identificere og handle på problemer). Brug data – uanset om det er eksisterende procesdata eller -analyser fra tidligere PDCA-cyklusser – som en hjælp til udformningen af din tilgang.

Do (Afprøv)

Når I har jeres handlingsplan eller en potentiel løsning, skal I teste den. I trinnet Do (Afprøv) skal I teste de foreslåede ændringer. Dette bør dog være et eksperiment, og det er ikke i denne fase, I skal implementere en løsning eller en procesændring fuldt ud. Udfør denne fase i mindre skala i et kontrolleret miljø. Beskyt den mod eksterne faktorer, og lad den ikke forstyrre andre processer eller den daglige drift. Formålet med denne fase er at indsamle data og oplysninger, da dette kan informere de næste PDCA-faser.

Check (Tjek)

Når pilottesten er udført, skal I undersøge, om de foreslåede ændringer og løsninger har haft den tilsigtede effekt. I fasen Check (Tjek) skal I analysere de data, der er indsamlet i fasen Do (Afprøv), og sammenligne dem med jeres oprindelige mål. Evaluer jeres testmetode, og tjek, om der er ændringer i den metode, I fastsatte i planen, der kan have påvirket processen. Vurder, hvor vellykket jeres løsning har været, og hvad der skal videreføres til det næste trin i processen. I kan vælge at gennemføre endnu en test og gentage fasen Do (Afprøv) og fasen Check (Tjek), indtil I finder en tilfredsstillende løsning, der kan overføres til fasen Act (Adfærd).

Act (Adfærd)

Når I når til slutningen af cyklussen, bør du og dit team have identificeret en foreslået ændring på baggrund af processen, som kan implementeres. Men der er en grund til, at PDCA-cyklussen kaldes en cyklus, da det, I implementerer i fasen Act (Adfærd), ikke er afslutningen på jeres proces. Jeres nye og forbedrede produkt, proces eller løste problem danner et nyt udgangspunkt for yderligere gentagelser af PDCA-cyklussen

Derfor skal du bruge PDCA

PDCA er en standardiseret metode og filosofi, som teammedlemmer og medarbejdere kan bruge til at løse problemer og løbende forbedre deres arbejde.

Du tænker måske, at det kan man sige om mange teknikker til administration og kvalitetskontrol. Hvad gør PDCA til noget særligt i forhold til andre metoder?

Her hos Dropbox – hvor vi jævnligt bruger PDCA til at teste fantastiske nye produkter – mener vi, at det skyldes, at de fire trin er enkle, intuitive og nemme at implementere. Det er nemt at integrere dem i jeres organisationskultur og processer.

Da PDCA-metoden er iterativ, kan den også hjælpe jer med at rette op på fejltagelser og identificerer årsagerne til dem, så I kan forhindre, at de opstår igen på et senere tidspunkt. Mens I fortsat tester forskellige løsninger, indsamler I også data og opnår erfaring med forståelse af processen. (Må vi anbefale DocSends analytiske styrke?) 

På dette stadie bliver PDCA mere end en problemløsningsmetode – den kan give jer oplysninger, der kan styrke hele jeres organisation.

Fans af PDCA-metoden er også begejstrede for, hvor nem den er at tilpasse - det, der skal defineres eller planlægges, er i sidste ende op til dig og dit team, så længe de fire enkle trin kan opretholdes. Denne mulighed for tilpasning gør PDCA skalerbar, da den kan tilpasses til enhver situation og ethvert team – faktisk helt ned til et team bestående af én person.

Hvornår bør man bruge (eller undlade at bruge) PDCA?

Visse metoder til problemløsning og administration kan være tids- og ressourcekrævende at anvende – og de kan kræve, at man hyrer konsulenter – men PDCA-metodens fleksibilitet betyder, at den kan løse mange problemer billigt. 

Hvis I ønsker at forbedre jeres arbejdsprocesser konsekvent, er PDCA et godt bud. Hvis I har brug for at se øjeblikkelige resultater, er PDCA muligvis ikke noget for jer. Hvis din organisation står med et akut procesorienteret problem, eller I har brug for hurtige ændringer mht. effektivitet og resultater, er PDCA måske ikke det rigtige valg. Cyklussens styrke består i, at den løbende giver mulighed for at identificere problemer og derefter finjustere og finde optimale metoder. Det er ikke så sandsynligt, at den f.eks. kan ændre effektivitetsparametrene væsentligt efter et enkelt gennemløb.

PDCA-metodens enkelhed modsiger dens styrke. Den kræver, at man er konsekvent og forstår at anvende den, for at man virkelig kan drage fordel af den. Hvis I indfører den og holder jer til den, får I en målbar metode til at skabe forandringer på den måde, du og dit team arbejder på. Hvis den indføres med succes i en organisation, kan den medvirke til, at alle jeres kolleger nærmer sig en tankegang, der fremmer problemløsning og kritisk tænkning. Hvad kan være bedre?