Основне завдання відділу кадрів — дбати про людей, але воно передбачає роботу з багатьма документами. Незалежно від того, працюєте ви за комп’ютером чи з фізичними документами, необхідно планувати процеси документообігу.
Упорядковувати документи не так уже й цікаво, але багато аспектів цього процесу можна автоматизувати. Наявність надійного плану заощадить час, який ви витрачаєте на повсякденні завдання, і водночас захистить юридично.
Почнімо розробляти стратегію.
Що таке кадровий документообіг?
Кадровий документообіг — це просто контроль за всіма паперами та файлами в компанії. Він передбачає створення, оформлення, сортування, зберігання, пошук і видалення кадрових документів.
Кожне із цих завдань із документообігу потрібно виконувати так, щоб гарантувати безпеку й відповідність інформації компанії, — і в малому бізнесі, і у великій транснаціональній корпорації.
Чому кадровий документообіг є важливим?
Ефективний документообіг надає можливості для легкого пошуку, зберігання й керування файлами співробітників. Це ваш надійний партнер у безпечному зберіганні документів у сховищі та революційне рішення для процесів у відділі кадрів.
Якщо документи зберігатимуться в точній, легкодоступній і безпечній системі, ваша команда знатиме, де знайти інформацію про посадові права та обов’язки. Сьогодні основним рішенням для цього є хмарні системи.
Окрім цього, у разі впровадження надійної системи кадрового документообігу люди почуватимуться впевненішими в тому, що їхня конфіденційна особиста інформація зберігається в безпечному місці. Це позитивно вплине на їхній добробут.
Для чого потрібна система кадрового документообігу?
За допомогою якісної системи документообігу можна автоматизувати багато процесів і заощадити час. Це як автоматизований офісний помічник, що допомагає з певними процесами, як-от:
- Підвищення продуктивності: за допомогою системи документообігу можна шукати потрібні файли замість того, щоб губитися серед папок, програм чи вкладок.
- Централізація та оптимізація: інструменти цифрової системи кадрового документообігу зберігатимуть файли в одному місці та спростять завдання всім, хто потребує до них доступу.
- Відстеження та звітування: можна автоматично відстежувати конфіденційну інформацію та повідомляти про неї, забезпечуючи відповідність вимогам і дотримуючись найважливіших нормативних стандартів без додаткових зусиль.
- Підтримка безпеки: наші функції захисту світового рівня гарантують, що ваші дані будуть у безпеці, і навіть у разі виникнення проблем ми матимемо резервну копію вашого пристрою.
- Спільний доступ до файлів і папок: можна легко захистити документи за допомогою пароля або налаштувати доступ до файлів і папок завдяки керуванню спільним доступом — як на внутрішньому, так і на зовнішньому рівні.
- Моніторинг тіньового інтернету: якщо ви використовуєте Dropbox як систему документообігу, ми відстежуємо порушення безпеки паролів навіть у тіньовому інтернеті.
Підвищення ефективності, забезпечення відповідності вимогам і легкий захист конфіденційних даних — це лише кілька причин використовувати Dropbox як основне рішення для кадрового документообігу.
Як налаштувати систему кадрового документообігу
1. Визначте відповідні документи
Вашим колегам у різних відділах не потрібно переглядати кадрові файли. І лише тому, що ви працюєте у відділі кадрів, вам не потрібно переглядати кожен файл в організації.
Упорядкуйте кадрові документи, які використовуєте в організації, за різними типами, як-от:
- документи для співробітників, зокрема пакети для ознайомлення чи довідники;
- договори працівників;
- політики компанії;
- медичні книжки й документи про інвалідність;
- заяви на відпустку;
- платіжні відомості;
- Навчальні матеріали
- документи для прийняття на роботу, як-от оголошення про вакансії, резюме кандидатів і записи зі співбесід;
- документи й матеріали нових співробітників;
- файли з оцінювання ефективності праці;
- інформація про зарплати;
- інформація про грошові виплати.
Залежно від сфери, у якій ви працюєте, компанія може опрацьовувати багато інших типів цифрових кадрових документів, як-от протоколи безпеки або навчальні матеріали щодо продуктів, тому це лише орієнтовний перелік.
2. Визначте свої потреби в доступі
Не кожній людині у вашій компанії слід мати доступ до всіх кадрових документів. Керуючи документами, ставте собі такі запитання:
- Хто отримує доступ? Усі? Керівники? Тільки працівники відділу кадрів?
- Як часто вони користуються цим файлом? Коли він потрібен найбільше?
- Де переглядають цей файл? За робочим столом, у дорозі чи на мобільному?
- Надати дозвіл редагувати чи тільки переглядати?
Одним словом, подумайте, кому й що потрібно і як убезпечити документи. Важливо не пропустити цей етап, щоб переконатися, що люди мають доступ лише до тих файлів, які їм потрібні.
3. Визначте безпекові вимоги
Цей етап схожий на перший, але має свої особливості. Головне питання тут — дотримання вимог. Запитайте себе:
- Чи містить цей файл інформацію, захищену згідно із законом, як-от медичні записи?
- Чи потрібно зберігати цей файл протягом визначеного періоду?
Коли ви розберетесь із цим, установіть необхідні правила, виконавши одну або кілька з наведених нижче дій:
- заблокуйте файли за допомогою паролів;
- уважно простежте за наданням спільного доступу до файлів;
- відстежуйте кожен рух за допомогою звітів про дії;
- перевіряйте дані та підтримуйте прозорість у контрольному журналі.
Задовольнивши безпекові потреби, ви переконаєтеся, що документи залишаються в безпеці й відповідають вимогам. Це забезпечить вам спокій під час керування файлами.
4. Проінформуйте колег щодо своєї стратегії
Усе майже готово, проте маємо попередити: системи кадрового документообігу працюватимуть, лише якщо команди відділів кадрів долучатимуться й оновлюватимуть їх. Переконайтеся, що кожен знає свої ролі й обов’язки.
Окрім цього, щоб полегшити користування такими системами, важливо зберігати все в єдиному місці. Це також сприяє створенню середовища для співпраці, що дає змогу ще більше спростити робочі процеси з документами.
У разі роботи з важливими документами додайте певний контекст за допомогою відеозапису або запису екрана.
Рекомендації щодо кадрового документообігу
Насамперед необхідно впровадити цю високоефективну й продуктивну стратегію в робочі процеси відділу кадрів.
Після цього важливо якомога раніше представити цю стратегію співробітникам і забезпечити їх навчанням на етапі адаптації.
Насамкінець дуже важливо налаштувати автоматичне резервне копіювання найважливіших файлів.
І чому б раз на рік не переглядати файли з кадровими документами, щоб пересвідчитися, що ваш план працює? Завжди добре тримати все в порядку або робити невеликі зміни.
Оптимізований і безпечний кадровий документообіг
Dropbox може допомогти співробітникам відділів кадрів. Це рішення полегшить керування, зберігання документів і надання до них спільного доступу, а також забезпечить вашу команду необхідними інструментами для швидшого виконання щоденних завдань.
Команди відділів кадрів навіть можуть отримувати аналітику документів зі спільним доступом, щоб мати змогу переглядати, хто використовує важливі файли, якими ви поділилися, або ж просто перевіряти їх. Доволі зручно.
Оптимізований і безпечний кадровий документообіг став ще простішим.