Was ist PDCA (Plan-Do-Check-Act)?

Wofür steht PDCA eigentlich?

Sie haben ein Problem: Es ist knifflig, komplex und vielschichtig. Wie wäre es mit PDCA? Ähnlich wie das japanische Konzept Kaizen ist PDCA ein einfacher, iterativer Managementansatz, um Änderungen zu testen und Schwachstellen zu beseitigen. PDCA steht für „Plan, Do, Check, Act“ (Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren). Und das Ziel? Kontinuierliche Verbesserung innerhalb von Unternehmen im Laufe der Zeit. 

Wer hat PDCA erfunden?

PDCA stammt ursprünglich aus der Fertigungsindustrie des 20. Jahrhunderts, wird jedoch dank seiner Einfachheit und seines Erfolgs bei der Lösung von Problemen heute in vielen Branchen eingesetzt.

Der amerikanische Ingenieur und Professor W. Edwards Deming benannte den „Shewhart-Kreislauf“ nach seinem Mentor Walter Shewhart, einem Statistiker, der oft als „Vater der modernen Qualitätskontrolle“ bezeichnet wird. (Deming wurde vor allem in Japan bekannt, wo seine Ideen die industriellen Prozesse und den Wiederaufbau des Landes nach dem Krieg beeinflusst haben.)

Studenten von Deming haben dann die Bezeichnung PDCA für „Plan, Do, Check, Act“ (Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren) kreiert. Wie Sie auf dem Bild hier sehen, zog Deming dem Begriff „Prüfen“ (Check) allerdings „Studieren“ (Study) vor (also Plan, Do, Study, Act und demnach PDSA-Zyklus). 

Seiner Ansicht nach verdeutlicht „Studieren“ die Bedeutung der Analyse der Ergebnisse besser, weil es nicht nur darum geht, zu prüfen, was sich geändert hat. (Bei diesem Prozess müssen Sie übrigens viele Daten sammeln. Unser Tipp: Verwenden Sie den Cloud-Speicher von Dropbox.)

In Amerika ist dieser Ansatz heute weitgehend als PDCA, PDCA-Kreislauf oder Deming-Kreislauf bekannt. Sein Design und seine Logik finden sich auch in anderen fertigungsbasierten Qualitätsmanagementansätzen der Gegenwart wieder, wie Lean Manufacturing, Kaizen und Six Sigma.

Wie funktioniert der PDCA-Zyklus?

Ein PDCA-Kreislauf umfasst 4 Schritte: Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren. Der Prozess wird auf lineare Weise durchgeführt, sodass der Abschluss eines Kreislaufs mit dem Beginn des nächsten Kreislaufs verbunden wird. Damit meinen wir Folgendes:

Planen

Verstehen Sie den gegenwärtigen und den gewünschten Zustand Ihres Unternehmens. Der Zweck der Planungsphase besteht darin, dass Sie definieren, was Ihre Ziele sind, wie Sie diese erreichen können und wie Sie Ihre Fortschritte messen wollen. Unternehmen wenden PDCA unterschiedlich an. Einige teilen es in mehrere Zwischenschritte auf (z. B. mithilfe des DMAIC-Prozesses).

Wenn es Ihnen darum geht, eine zeitkritische Gelegenheit zu nutzen, dann sollte sich Ihre Planung auf die Prozesse oder Aktionen konzentrieren, die notwendig sind, um diese Gelegenheit wahrzunehmen. Wenn Sie ein Prozessproblem lösen wollen, ist möglicherweise eine Ursachenanalyse nötig, bevor Sie mit einem Plan fortfahren können. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Ursachenanalyse durchführen können, um Probleme zu identifizieren und zu beheben. In jedem Fall helfen Ihnen Daten – ob es nun vorhandene Prozessdaten oder Daten aus der Analyse vorheriger PDCA-Kreisläufe sind – bei der Formulierung Ihres Ansatzes.

Umsetzen

Sobald Sie einen Aktionsplan oder eine potenzielle Problemlösung gefunden haben, müssen Sie diesen oder diese testen. Im Umsetzungsschritt stellen Sie Ihre anfänglichen Änderungsvorschläge zunächst auf den Prüfstand. Dies sollte jedoch als Experiment angesehen werden, nicht als vollständige Umsetzung einer Lösung oder Prozessänderung. Führen Sie diese Phase im kleinen Maßstab in einem kontrollierten Rahmen durch. Sie sollte nicht durch externe Faktoren beeinflusst werden und keine Prozesse und Abläufe Ihres Teams oder des Unternehmens stören. In dieser Phase geht es vor allem darum, Daten und Informationen zu sammeln, die die Basis für die nächsten PDCA-Phasen bilden.

Prüfen

Nachdem Sie den Pilotversuch abgeschlossen haben, müssen Sie prüfen, ob Ihre vorgeschlagenen Änderungen oder Lösungen den beabsichtigten Effekt erzielt haben. In der Prüfungsphase analysieren Sie die in der Umsetzungsphase gesammelten Daten und vergleichen sie mit Ihren ursprünglichen Zielen und Vorgaben. Evaluieren Sie Ihren Testansatz und prüfen Sie, ob die Änderungen an der in der Planungsphase festgelegten Methode den Prozess beeinflusst haben. Werten Sie auch aus, wie erfolgreich Sie waren und was im nächsten Schritt des Prozesses unternommen werden sollte. Sie können auch beschließen, einen weiteren Test durchzuführen, und die Umsetzungs- und Prüfungsphase so lange wiederholen, bis Sie eine zufriedenstellende Lösung finden, die Sie dann in die Phase des Agierens übernehmen.

Agieren

Am Ende des Kreislaufs sollten Sie und Ihr Team eine Änderung des Prozesses identifiziert haben, die implementiert werden soll. Der PDCA-Kreislauf wird jedoch deshalb als Kreislauf bezeichnet, weil die Änderungen, die Sie in der Phase des Agierens implementieren, nicht das Ende des Prozesses darstellen. Ihr neues, verbessertes Produkt, Verfahren oder Ihre Lösung bildet eine neue Grundlage für weitere Iterationen des PDCA-Kreislaufs.

Warum sollte ich PDCA einsetzen?

PDCA bietet einen standardisierten Ansatz und eine Strategie für Teammitglieder und Mitarbeiter, um Probleme zu lösen und ihre Arbeit kontinuierlich zu verbessern.

Jetzt denken Sie vielleicht „OK, aber das könnte man von vielen Management- und Qualitätskontrolltechniken sagen. Was macht PDCA im Vergleich zu den anderen besonders?“

Bei Dropbox – wo wir PDCA regelmäßig anwenden, um tolle neue Produkte zu testen – glauben wir, dass das Besondere die vier Schritte sind, die einfach, intuitiv und leicht zu implementieren sind. Sie lassen sich leicht in Ihre Unternehmenskultur und -prozesse integrieren.

Aufgrund seines iterativen Charakters hilft Ihnen der PDCA-Kreislauf außerdem, Fehler auszubügeln, Grundursachen festzustellen und deren erneutes Auftreten in der Zukunft zu vermeiden. Während Sie verschiedene Lösungen testen, sammeln Sie Daten und Erfahrung im Umgang mit dem Prozess. (An dieser Stelle empfehlen wir die Analysefähigkeiten von DocSend.) 

Ab diesem Punkt wird der PDCA-Kreislauf zu mehr als einem reinen Problemlösungsansatz, da er wertvolle Informationen liefert, die Ihr gesamtes Unternehmen stützen.

PDCA-Fans begeistert besonders die Anpassungsfähigkeit des Kreislaufs. Was jedoch im Einzelnen definiert oder geplant werden muss, liegt letztlich bei Ihnen und Ihrem Team, solange die vier einfachen Schritte eingehalten werden können. Diese Anpassungsfähigkeit macht PDCA wiederum skalierbar, da der Kreislauf an jede Situation und jedes Team angepasst werden kann – selbst an ein Ein-Personen-Team.

Wann sollte ich PDCA einsetzen?

Einige Problemlösungs- und Managementansätze können zeit- und ressourcenintensiv sein, ganz zu schweigen von der Beauftragung von Beratern. Doch dank seiner Flexibilität eignet sich PDCA zur Lösung einer breiten Palette an Problemen auf kostengünstige Weise. 

Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse konsequent verbessern möchten, ist PDCA eine gute Wahl. Wenn Sie allerdings sofort Ergebnisse brauchen, ist PDCA vielleicht nicht der richtige Ansatz für Sie. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine Lösung für dringende prozessorientierte Probleme oder schnelle Leistungs- und Ergebnisverbesserungen benötigen, ist PDCA möglicherweise nicht für Sie geeignet. Die Stärke von PDCA liegt in der Fähigkeit, Probleme immer wieder zu identifizieren und dann optimale Lösungen zu finden und zu verfeinern. Es ist wenig wahrscheinlich, dass sich Leistungskennzahlen beispielsweise nach einer einzigen Iteration komplett ändern.

Die Einfachheit von PDCA täuscht über die Stärke des Ansatzes hinweg: Es erfordert Disziplin und Beharrlichkeit, um wirklich davon profitieren zu können. Aber wenn Sie diesen Ansatz wählen – und beibehalten – haben Sie eine messbare Möglichkeit, Ihre Arbeitsweise oder die Ihres Teams zu ändern. Bei erfolgreicher Anwendung im Unternehmen kann PDCA die Denkweise aller Kollegen transformieren und den Fokus auf Problemlösung und kritisches Denken richten. Was gibt es Besseres?