El ciclo planifica-haz-comprueba-actúa (o PDCA, por sus siglas en inglés)

Refina el proceso de resolución de problemas de tu equipo y haz que sea más satisfactorio con solo aplicar el enfoque de ciclo PDCA.

¿Qué es el ciclo PDCA?

El ciclo PDCA es un enfoque de gestión sencillo e iterativo para poner a prueba los cambios realizados en procesos o soluciones a problemas, e impulsar una mejora continua en ellos con el tiempo. Tal y como ocurre con muchos enfoques de procesos y control de calidad que usan varios sectores hoy en día, este se originó en el contexto de las prácticas en materia de fabricación del siglo XX. La simplicidad y la sencillez a la hora de repetir el éxito del PDCA llevó a que se extendiera a muchos sectores distintos del original, y a que lo usaran desde personas individuales, a equipos o empresas.

¿De dónde viene el PDCA?

El PDCA viene del "Ciclo Shewhart" de W. Edwards Deming, y se llamó así por Walter Shewhart, un estadístico al que se le conoce como el padre del control de calidad de la era moderna. A Deming, un ingeniero y profesor universitario americano, se le asociaba más a su trabajo en Japón, donde sus ideas ayudaron a influenciar los procesos y recuperación industriales del país después de la guerra. De hecho, el nombre PDCA lo acuñaron asistentes de sus conferencias, que simplificaron el Ciclo Shewhart hasta llegar al enfoque "planifica, haz, comprueba, actúa", del cual derivaron las siglas. Deming prefería referirse a ello como "estudio" o "comprobación", lo cual hizo que se acabara convirtiendo en el ciclo "planifica, haz, estudia, actúa o ciclo PDSA, a medida que se ponía el énfasis en el análisis de resultados en vez de sencillamente comprobar qué había cambiado.

Sin embargo, este enfoque es más conocido hoy en día como el ciclo PDCA, ya que se diseñó para completarse y repetirse muchas veces. Su diseño y su lógica pueden observarse en otros enfoques de gestión de la calidad basados en la fabricación, como el Lean Manufacturing, Kaizen y Six Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PDCA?

El ciclo PDCA implica 4 pasos: planear, hacer, comprobar y actuar. El proceso se realiza de forma lineal, y la finalización de cada ciclo está entrelazada con el inicio del siguiente.

  • Planea: Entiende tu estado actual y el estado al que quieres llegar. Simplificando mucho, el objetivo de la fase de planificación es definir tus objetivos, cómo conseguirlos y cómo medir el progreso de los mismos. Naturalmente, este paso es un poco ambiguo, ya que está basado en lo que estás intentando hacer, y los equipos abordan el PDCA de formas diferentes. Algunos pueden dividirlo en varios pasos intermedios, algo que ya hacen otros procesos como el DMAIC.

    Si buscas aprovechar una oportunidad, entonces tu plan debería centrarse en los procesos o acciones que son necesarios para conseguir esa oportunidad. Si buscas solucionar un problema de proceso, entonces el análisis de la causa raíz puede llegar a necesitarse antes de que puedas seguir adelante con un plan. En cualquier caso, usar datos (ya sean datos de proceso preexistentes o análisis de ciclos PDCA previos) te ayudará a formular un plan de acción o hipótesis.

  • Haz: Una vez que tengas tu plan de acción o tu solución potencial para un problema, haz una prueba. Durante este paso debes poner a prueba los cambios propuestos en un nivel inicial. Sin embargo, esto debería considerarse un experimento; no es la fase en la que estás implementando una solución completa o un cambio de proceso. Como tal, esta fase debería conducirse a pequeña escala en un entorno controlado. No debería verse impactada por factores externos o interrumpir otros procesos y operaciones de tu equipo o empresa. Por supuesto, el objetivo de esta fase es recopilar datos e información del impacto de la prueba, ya que esto dará información sobre las próximas fases del proceso.

  • Comprueba: Tras completar la prueba piloto, tienes que examinar si los cambios o soluciones propuestos han tenido el efecto deseado. Esta fase es donde analizas los datos recopilados de la fase anterior (haz) y los comparas con tus objetivos e intenciones originales. El enfoque de prueba que utilizaste también debería evaluarse con la idea de comprobar si se han realizado cambios en el método que se definió en la fase inicial, la de planificación, que puedan haber afectado al proceso. Por lo general, el objetivo de este paso es evaluar cuánto éxito ha tenido, y qué debería hacerse en el siguiente paso. De hecho, puede que prefieras realizar otra prueba, repetir las fases de hacer y comprobar hasta que encuentres una solución satisfactoria que puedas implementar en la fase siguiente (la fase "actúa").

  • Actúa: Una vez que lleguéis a la parte final del ciclo, tú y tu equipo deberíais haber identificado un cambio que se haya propuesto desde el proceso y que podáis implementar. Sin embargo, el ciclo PDCA es un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementen en la fase "actúa" no son el final del proceso. Tu nuevo y mejorado producto, proceso o problema resuelto debería conformar una base sobre la que iterar el propio ciclo PDCA.

Los equipos y aquellos que practican el PDCA averiguarán qué herramientas funcionan mejor para sí mismos en cada fase. Sin embargo, tanto si estás en plena lluvia de ideas en la fase de planificación o cotejando tus datos en la fase de comprobación, Dropbox Paper puede ayudarte a gestionar todas las partes del proceso. Los documentos compartidos de la planificación de proyecto pueden ayudarte a definir tu proceso. Mientras que las herramientas de colaboración pueden mantener implicado al equipo y ayudar a que todo se entregue a tiempo, a medida que iteras con PDCA. Y, por supuesto, todos tus documentos son archivos que pueden compartirse fácilmente a través del almacenamiento de Dropbox.

¿Por qué deberías usar PDCA?

En esencia, el PDCA ofrece un enfoque estandarizado y una filosofía que guía a los miembros del equipo y empleados para resolver problemas y mejorar continuamente su trabajo. Sin embargo, esto podría decirse también de muchos enfoques de gestión y control de calidad, todos con diferentes niveles de complejidad y muchas formas de éxito. ¿Qué hace que el PDCA sea tan especial en comparación con el resto?

La razón principal es que el PDCA, es decir, el ciclo basado en las fases de planificar, hacer, comprobar y actuar, es un proceso sencillo, directo e intuitivo que la gente puede entender e implementar en su trabajo. Esto no solo ha conseguido que se siga aplicando en el mundo laboral, sino que esté presente en otros sectores y en la mente de la gente. Aunque implica cierto grado de aceptación por parte de tus compañeros para que funcione en el equipo, la simplicidad del enfoque PDCA hace que sea posible introducirlo en tu cultura organizacional y en los procesos generales.

Debido a su naturaleza cíclica e iterativa, el PDCA también te ayuda a allanar posibles errores y evitar que ocurran en el futuro. El ciclo se ha diseñado para ayudarte a identificar errores y su causa raíz a medida que optimices un proceso de forma repetida. A medida que sigas probando soluciones y las implementes con éxito, también construirás datos y experiencias según entiendas el proceso. En este punto, el PDCA se convierte en más que un enfoque de resolución de problemas, ya que añade información de valor que resulta relevante en diferentes procesos de tu equipo u organización.

El PDCA es una estrategia muy adaptable. Algunos recomiendan que se completen ciertos documentos o pasos durante la fase de planificación para garantizar que están listos para proceder con el resto del ciclo. Sin embargo, lo que se necesita definir o planificar depende sobre todo de ti y de tu equipo, siempre que pueda sostener el resto del proceso. Esta adaptabilidad, en cambio, hace que el PDCA sea escalable, ya que se puede adaptar a cualquier situación y a equipos de cualquier tamaño, incluso a un equipo de uno.

¿Cuándo deberías usar el PDCA?

Aunque muchos enfoques de gestión y resolución de problemas pueden exigir mucho tiempo y recursos, la adaptabilidad del PDCA hace que pueda aplicarse casi en todos los casos. Si buscas hacer mejoras coherentes en tus propios procesos de trabajo o en los de tu equipo, el PDCA es una gran opción. Sin embargo, su naturaleza metódica y gradual significa que el cambio llega poco a poco. Puede que no sea adecuado si tu empresa está lidiando con algún problema urgente con los procesos o una emergencia. Igualmente, si buscas tiempos de entrega más rápidos en cuanto a rendimiento y resultados, el PDCA puede no ser el enfoque idóneo. Su fuerza reside en la habilidad de identificar problemas de forma continua, refinar y encontrar los métodos óptimos. Probablemente no resuelva por completo un problema ni acelere los tiempos de entrega en el rendimiento tras una iteración.

Perfeccionamiento continuo con PDCA

En esencia, el PDCA es una filosofía para abordar problemas. Primero, debes identificar y establecer objetivos. Después, debes probar diferentes enfoques para alcanzar esos objetivos, revisar su éxito y ajustar tu comportamiento en consecuencia, antes de avanzar finalmente con lo que ha funcionado. Si no es realista integrar directamente el PDCA en tu equipo o empresa, sigue ofreciendo un principio que puede guiarte para entender y abordar cualquier problema con la que te encuentres en el lugar de trabajo y más allá.

Aunque sea sencillo, el PDCA sigue siendo un proceso que requiere rigor y maestría para poder beneficiarse de él. Sin embargo, adoptarlo (y mantenerlo) puede cambiar la forma en que trabajáis en el equipo, con resultados medibles que puedes ver a medida que pasa el tiempo y se realizan las iteraciones. Promocionar PDCA dentro de tus equipos y organización (con una buena aceptación) puede ayudarte a que tus compañeros adopten una mentalidad favorable con la resolución de problemas y el pensamiento crítico.