¿En qué consiste el ciclo Planifica-Haz-Comprueba-Actúa (PDCA)?

¿Qué es el ciclo PDCA?

Si tienes un problema que gestionar y es peliagudo, complejo y abarca varios subtemas, te recomendamos que uses el ciclo PDCA. Es similar al concepto japonés Kaizen, y se trata de un enfoque de gestión simple e iterativo para probar el cambio y eliminar los puntos débiles. "PDCA", por sus siglas en inglés, significa "Planifica, haz, comprueba y actúa". ¿Y qué objetivo persigue? La mejora continua en las organizaciones a lo largo del tiempo. 

¿De dónde viene el PDCA?

El ciclo PDCA se originó en los procedimientos de fabricación del siglo XX, pero gracias a su simplicidad y éxito en la resolución de problemas, ahora se emplea en muchos sectores.

El ingeniero y profesor estadounidense W. Edwards Deming lo denominó el "Ciclo de Shewhart", por su mentor Walter Shewhart, un estadístico al que solían llamar "el padre del control de calidad moderno". Deming fue quizás más famoso en Japón, donde sus ideas contribuyeron a la recuperación industrial durante la posguerra en la nación.

Los estudiantes de las conferencias de Deming acuñaron el término “PDCA” (planifica-haz-comprueba-actúa). Como verás en la imagen que se muestra aquí, Deming en realidad prefería usar el término “estudiar” a “verificar”, y lo llamaba “planifica-haz-estudia-actúa” o “ciclo PDSA”. 

El término “estudiar”, según Deming, ponía más énfasis en analizar los resultados en lugar de, simplemente, comprobar los cambios. En este proceso vas a recopilar una gran cantidad de datos, así que te recomendamos usar el almacenamiento en la nube de Dropbox.

Actualmente, en Estados Unidos, este enfoque se conoce sobre todo como "PDCA", "ciclo PDCA" o "ciclo de Deming". Su diseño y su lógica se superpusieron con otros enfoques contemporáneos de gestión de calidad basados en la fabricación, como la filosofía Lean Manufacturing, el método Kaizen y el programa Six Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PDCA?

Un ciclo PDCA consta de cuatro pasos: planificar, hacer, comprobar y actuar. El proceso se realiza de forma lineal, y la finalización de cada ciclo está entrelazada con el inicio del siguiente. Te explicamos a qué nos referimos:

Planificar

Este paso implica conocer el estado actual de tu organización y el estado que se quiere alcanzar. El propósito de la fase de planificación es definir los objetivos, decidir cómo lograrlos y determinar cómo se medirá el progreso. Cada organización aborda el ciclo PDCA de manera única. Algunas lo desglosan en varios pasos intermedios (como el uso del proceso DMAIC).

Si quieres aprovechar una oportunidad pasajera, tu planificación debería centrarse en los procesos o acciones necesarios para conseguir esa oportunidad. Si quieres solucionar un problema relacionado con un proceso, puede que necesites analizar la causa raíz antes de poner en marcha un plan (aquí te explicamos cómo realizar un análisis de causa raíz para identificar problemas y tomar medidas al respecto). Para formular el enfoque, utiliza datos, ya sean de procesos preexistentes o de análisis de ciclos PDCA anteriores.

Hacer

Una vez que tengas un plan de acción o una posible solución, pruébalos. Este paso consiste en probar los cambios propuestos inicialmente. No obstante, esta fase debería ser experimental, así que de momento no debes implementar completamente una solución o cambio del proceso. Completa la fase a pequeña escala en un entorno controlado. No la expongas a factores externos y no permitas que interrumpa otros procesos u operaciones diarias. El objetivo es recopilar datos e información que servirán para las próximas etapas del ciclo PDCA.

Comprobar

Después de completar la prueba piloto, examina si los cambios y soluciones propuestos han tenido el efecto deseado. Esta fase es donde analizas los datos recopilados de la fase Hacer y los comparas con tus objetivos originales. Evalúa tu enfoque de prueba y comprueba si los cambios del método que estableciste en la fase Planificar pueden haber afectado al proceso. Evalúa si los resultados han sido positivos y decide qué deberías hacer en el siguiente paso del proceso. De hecho, puede que prefieras realizar otra prueba, repetir las fases Hacer y Comprobar hasta que encuentres una solución satisfactoria que puedas implementar en la fase Actuar.

Actuar

Una vez que lleguéis a la parte final del ciclo, tú y tu equipo deberíais haber identificado un cambio que se haya propuesto en el proceso y que podáis implementar. Sin embargo, se dice que el PDCA es un ciclo por una razón: los cambios que implementes en la fase Actuar no suponen el final del proceso, sino que tu producto, proceso o solución nuevos y mejorados deberían formar la nueva línea de base para futuras iteraciones del ciclo PDCA.

¿Por qué deberías usar PDCA?

El ciclo PDCA es un enfoque y una filosofía estandarizados que pueden usar los miembros de un equipo y los empleados para resolver problemas y mejorar continuamente su trabajo.

Puede que estés pensando: "Muy bien, pero lo mismo podría decirse de muchas técnicas de gestión y control de calidad. ¿Qué hace que el PDCA sea tan especial en comparación con el resto?"

En Dropbox, donde empleamos el ciclo PDCA con regularidad para probar nuevos productos increíbles, creemos que la diferencia radica en que sus cuatro pasos son simples, intuitivos y fáciles de implementar. Es muy fácil integrarlos en la cultura y los procesos de una organización.

Debido a su naturaleza iterativa, el PDCA también ayuda a corregir errores e identificar las causas raíz de estos, lo que evita que ocurran en el futuro. A medida que vayas probando diferentes soluciones, recopilarás datos y experimentarás diferentes situaciones que te permitirán comprender el proceso. Por cierto, te recomendamos los análisis avanzados de DocSend. 

En este punto, el PDCA se convierte en más que un enfoque de resolución de problemas: te aportará información para fortalecer toda tu organización.

A los amantes del PDCA también les encanta la flexibilidad de este enfoque: lo que se defina o se planifique dependerá en última instancia de ti y de tu equipo, siempre y cuando podáis mantener los cuatro pasos simples. Esta flexibilidad hace que el PDCA se pueda adaptar a diferentes situaciones y equipos, incluso a equipos de una sola persona.

¿Cuándo deberías usar, o no usar, el PDCA?

La aplicación de algunos enfoques de gestión y resolución de problemas puede requerir mucho tiempo y recursos, por no mencionar la contratación de asesores. Pero la versatilidad del PDCA permite resolver muchos problemas a bajo coste. 

Si quieres realizar mejoras coherentes en los procesos de trabajo, apuesta por el ciclo PDCA. Sin embargo, si eres de los que necesita ver resultados instantáneos, es posible que el PDCA no sea para ti. Por lo que, si tu organización se enfrenta a un problema urgente relacionado con los procesos o si necesita cambios rápidos en el rendimiento y los resultados, es posible que el ciclo PDCA no sea una opción adecuada. El valor del ciclo está en la posibilidad de identificar problemas, perfeccionar los procesos y encontrar métodos óptimos de forma continua. Es menos probable que transformes por completo las métricas de rendimiento, por ejemplo, después de una sola iteración.

Aunque sea sencillo, el PDCA sigue siendo un proceso que requiere rigor y maestría para poder beneficiarse de él. Pero, si lo implementas y lo sigues, obtendrás una manera medible de crear un cambio en la forma en la que tú o tu equipo trabajáis. Si se emplea de forma correcta en una organización, puede ayudar a que los empleados adopten una mentalidad de resolución de problemas y pensamiento crítico. ¿Y qué hay mejor que eso?