Wat is de PDCA (Plan Do Check Act)?

Wat is PDCA?

Dus je hebt een probleem: het is lastig, complex en gelaagd. Overweeg PDCA. PDCA is vergelijkbaar met het Japanse concept Kaizen: het is een simpele, herhalende beheerbenadering om verandering te testen en pijnpunten weg te nemen. PDCA staat voor 'Plan, Do, Check, Act'. Het doel ervan? Continue verbetering binnen organisaties in de loop van de tijd. 

Hoe is PDCA ontstaan?

PDCA kent zijn oorsprong in productiemethodes van de 20ste eeuw, maar vanwege zijn eenvoud en succes voor het oplossen van problemen, wordt de methode nu binnen veel sectoren ingezet.

De Amerikaanse ingenieur en professor W. Edwards Deming heeft de 'Kwaliteitscirkel van Deming' vernoemd naar zijn mentor Walter Shewhart, een statisticus die vaak de 'vader van de moderne kwaliteitscontrole' wordt genoemd. (Deming was misschien het beroemdst in Japan, waar zijn ideeën van invloed zijn geweest op het herstel van de industriële processen van het land na de oorlog.)

Studenten van Deming introduceerden de naam PDCA–'Plan; Do; Check; Act.' Zoals je kunt zien in de afbeelding hier, gaf Deming eigenlijk de voorkeur aan 'Study' in plaats van 'Check', en noemde het de Plan-Do-Study-Act of 'PDSA-cyclus'. 

Deming vond dat 'Study' meer de nadruk legde op het analyseren van resultaten, in plaats van controleren wat er was aangepast. (Je gaat veel gegevens verzamelen in dit proces; mogen we de Dropbox-cloudopslag aanraden?)

In Amerika kennen we de aanpak tegenwoordig grotendeels als PDCA, de PDCA-cyclus of de Deming-cyclus. Het ontwerp en de logica zijn te zien in andere op productie gebaseerde werkwijzen voor kwaliteitsbeheer uit die tijd, zoals Lean Manufacturing, Kaizen en Six Sigma.

Hoe werkt de PDCA-cyclus?

Een PDCA-cyclus omvat vier stappen: Plan, Do, Check, Act. Voer het proces lineair uit zodat de voltooiing van een cyclus aansluit bij de start van de volgende cyclus. Dit is wat we bedoelen:

Plan

Inzicht krijgen in de huidige situatie en gewenste situatie van je organisatie. Het doel van de planningsfase is het definiëren van je doelen, hoe je ze gaat bereiken en hoe je de vooruitgang gaat meten. Verschillende organisaties zullen PDCA op verschillende manieren benaderen. Sommige organisaties splitsen PDCA op in tussenstappen (door bijvoorbeeld het DMAIC-proces te gebruiken.

Als je gebruik wil maken van een tijdelijke kans, dan moet je planning gericht zijn op de processen of acties die nodig zijn om die kans te grijpen. Als je een probleem in het proces wilt oplossen, dan moet er misschien eerst een hoofdoorzaakanalyse worden uitgevoerd voordat je verder kunt gaan met een plan. Hier lees je hoe je een hoofdoorzaakanalyse kunt uitvoeren om problemen te identificeren en op te lossen. Gebruik gegevens, of dit nu al bestaande procesgegevens zijn of een analyse van vorige PDCA-cyclussen, om te helpen bij het formuleren van je benadering.

Do

Zodra je je actieplan of een mogelijke oplossing hebt, ga je testen. De Do-stap is het moment waarop je de eerste voorgestelde wijzigingen test. Dit moet echter als experiment worden gezien, je implementeert nog niet volledig een oplossing of proceswijziging. Voer deze fase op kleine schaal in een gecontroleerde omgeving uit. Bescherm die tegen externe factoren en laat die andere processen of dagelijkse werkzaamheden niet verstoren. Het punt van deze fase is om gegevens en informatie te verzamelen, omdat die nodig zijn voor de volgende PDCA-fasen.

Check

Nadat je pilottest is afgerond, moet je onderzoeken of je voorgestelde veranderingen en oplossingen het gewenste effect hadden. In de Check-fase analyseer je de gegevens die je in de Do-fase hebt verzameld en vergelijk je die met je oorspronkelijke doelen. Je moet ook de gebruikte testmethode evalueren om te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd in de methode zoals opgesteld in de Plan-fase, die het proces mogelijk hebben beïnvloed. Evalueer hoe succesvol je bent geweest en besluit wat je meeneemt naar de volgende stap van het proces. Je kunt er zelfs voor kiezen om nog een test te doen, waarbij je de Do- en Check-fasen herhaalt totdat je een passende oplossing vindt om mee te nemen naar de Act-fase.

Act

Aan het einde van de cyclus moeten jij en je team een voorgestelde wijziging van het te implementeren proces hebben geïdentificeerd. De PDCA-cyclus wordt niet voor niets een cyclus genoemd: de wijzigingen die je in de Act-fase implementeert, zijn niet het einde van je proces. Je nieuwe, verbeterde product, proces of opgeloste probleem zou de basis moeten vormen voor verdere herhalingen van de PDCA-cyclus.

Waarom moet je PDCA gebruiken?

PDCA is een gestandaardiseerde aanpak en filosofie voor teamleden en medewerkers om problemen op te lossen en hun werk voortdurend te verbeteren.

"Oké", je denkt misschien "maar dit kan over veel management- en kwaliteitscontroletechnieken worden gezegd. Wat maakt PDCA zo bijzonder in vergelijking met de rest?"

Hier bij Dropbox, waar we PDCA regelmatig gebruiken om geweldige nieuwe producten te testen, denken we dat dat is omdat de vier stappen eenvoudig, intuïtief en gemakkelijk in te zetten zijn. Het is gemakkelijk om ze in je organisatiecultuur en -processen te implementeren.

De iteratieve aard van PDCA helpt je ook om fouten weg te werken en hoofdoorzaken te identificeren, en deze in de toekomst te voorkomen. Naarmate je doorgaat met het testen van verschillende oplossingen, krijg je ook meer informatie en ervaring zodat je het proces steeds beter begrijpt. (En mogen we ook het analytische vermogen van DocSend aanraden?) 

Dit is het moment waarop PDCA meer wordt dan alleen een probleemoplossingsbenadering, omdat PDCA informatie kan geven om je hele organisatie beter te maken.

Liefhebbers van PDCA houden ook van de flexibiliteit ervan; wat er moet worden gedefinieerd of gepland bepalen echter uiteindelijk jij en je team, op voorwaarde dat dit past binnen de vier eenvoudige stappen. Dankzij deze flexibiliteit is PDCA schaalbaar, omdat het kan worden aangepast aan elke situatie en elk team, zelfs een team van één persoon.

Wanneer moet je PDCA gebruiken en wanneer niet?

Sommige probleemoplossende en managementbenaderingen kunnen veel tijd en middelen kosten, en ook consultants! maar dankzij de flexibiliteit van PDCA kunnen veel problemen goedkoop worden opgelost. 

Als je consistent verbeteringen wil doorvoeren aan werkprocessen, dan is PDCA een goede keuze. Als je graag direct resultaat ziet, dan is PDCA misschien niet geschikt voor jou. Dus als je organisatie te maken heeft met een urgent procesgericht probleem of als je snelle doorlooptijden wil voor prestaties en resultaten, dan is PDCA misschien niet de juiste keuze. De kracht van de cyclus ligt in het vermogen om voortdurend problemen te identificeren, en vervolgens optimale methodes te bepalen en vinden. De cyclus zal bijvoorbeeld na een keer gebruikt te zijn niet zo snel de prestatiestatistieken volledig transformeren.

De kracht van PDCA ligt in zijn eenvoud: het vereist discipline en beheersing om er het meeste uit te halen. Maar door PDCA in te voeren en het te blijven gebruiken, heb je een meetbare manier om verandering te creëren in de manier waarop jij of je team werkt. Door PDCA succesvol in je organisatie in te voeren, kun je al je collega's aansporen om probleemoplossend en kritisch te denken. Wat is er beter dan dat?