วงจรการบริหารคุณภาพในองค์กร (PDCA) คืออะไร

PDCA คืออะไร

เมื่อปัญหาที่คุณต้องจัดการทั้งลำบาก ยุ่งยาก และซับซ้อน ขอแนะนำให้ลองใช้ PDCA ดู หลักการนี้คล้ายคลึงกับหลักการ Kaizen ของญี่ปุ่น โดยเป็นแนวทางบริหารจัดการที่เรียบง่าย วนซ้ำได้ เหมาะสำหรับใช้เพื่อทดสอบการเปลี่ยนแปลงและขจัดปัญหาที่พบบ่อย ชื่อวงจร PDCA ย่อมาจาก “Plan, Do, Check, Act” (วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ดำเนินการ) ส่วนเป้าหมายของแนวทางนี้ ก็คือการพัฒนาภายในองค์กรอย่างต่อเนื่องเป็นระยะยาวนั่นเอง

PDCA มาจากไหน

PDCA ถือกำเนิดมาจากแนวปฏิบัติด้านการผลิตในช่วงศตวรรษที่ 20 แต่ด้วยความเรียบง่ายและผลสำเร็จในการแก้ไขปัญหา หลากหลายอุตสาหกรรมจึงได้นำเอาวงจรนี้ไปใช้กัน

W. Edwards Deming วิศวกรและศาสตราจารย์ชาวอเมริกันได้ตั้งชื่อ “วงจร Shewhart” ตามชื่อของ Walter Shewhart ที่ปรึกษาของเขา ผู้เป็นนักสถิติที่ผู้คนต่างขนานนามว่า “บิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่” (คาดว่า Deming เป็นที่รู้จักมากที่สุดในประเทศญี่ปุ่น เนื่องจากแนวคิดของเขาส่งอิทธิพลต่อกระบวนการฟื้นฟูอุตสาหกรรมของประเทศหลังสงคราม)

นักศึกษาที่เรียนกับ Deming ร่วมกันคิดชื่อ PDCA (วงจรเดมมิ่ง) หรือ “Plan, Do, Check, Act” (วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ดำเนินการ) ขึ้นมา เมื่อดูจากภาพนี้ คุณจะเห็นว่าที่จริงแล้ว Deming ชื่นชอบคำว่า “Study” (เรียนรู้) มากกว่า “Check” (ตรวจสอบ) เสียอีก โดยเขาเรียกวงจรนี้ว่า “Plan-Do-Study-Act” (วางแผน ปฏิบัติ เรียนรู้ ดำเนินการ) หรือ “วงจร PDSA” 

Deming เห็นว่าคำว่า “Study” (เรียนรู้) เน้นความสำคัญของการวิเคราะห์ผลลัพธ์มากกว่าการทำเพียงแค่ตรวจสอบว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง (ในกระบวนการนี้คุณจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลปริมาณมากทีเดียว เราขอแนะนำให้ลองใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox)

ในปัจจุบัน ชาวอเมริกาส่วนมากรู้จักแนวทางนี้ในชื่อ PDCA, วงจร PDCA หรือวงจรเดมมิ่ง โครงสร้างและหลักคิดของแนวทางนี้มีความคล้ายคลึงกับแนวทางจัดการคุณภาพด้านการผลิตร่วมสมัยอื่นๆ เช่น แนวทางแบบ Lean, Kaizen และ Six Sigma

วงจร PDCA ใช้ได้ผลอย่างไร

วงจร PDCA มี 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ) และ Act (ดำเนินการ) ลักษณะการดำเนินการของกระบวนการนี้จะเป็นแบบเชิงเส้น โดยที่การเสร็จสิ้นวงจรหนึ่งจะเชื่อมโยงกับการเริ่มต้นวงจรถัดไป เราขออธิบายเพิ่มเติมดังนี้

Plan (วางแผน)

ทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันขององค์กรคุณกับสถานะที่ต้องการให้เป็น จุดประสงค์ของระยะการวางแผนคือการกำหนดเป้าหมาย เลือกวิธีการบรรลุเป้าหมาย และคิดหาวิธีการวัดความก้าวหน้าในการดำเนินการ องค์กรแต่ละแห่งจะมีแนวทางการใช้ PDCA แตกต่างกันออกไป บางองค์กรอาจแบ่งย่อยออกเป็นขั้นตอนเชื่อมต่อหลายๆ ขั้นตอน (เช่น ด้วยการใช้กระบวนการ DMAIC)

หากคุณต้องการแสวงหาประโยชน์จากโอกาสที่มีข้อจำกัดด้านเวลา การวางแผนของคุณควรมุ่งเน้นไปที่กระบวนการหรือการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อพุ่งเป้าไปที่โอกาสนั้น แต่หากคุณต้องการแก้ปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการ คุณอาจจำเป็นต้องวิเคราะห์หาต้นเหตุที่แท้จริงก่อนที่จะดำเนินการวางแผน (ขอแนะนำวิธีวิเคราะห์หาต้นเหตุที่แท้จริงเพื่อช่วยระบุและดำเนินการกับปัญหา) ใช้ข้อมูลต่างๆ เพื่อช่วยกำหนดแนวทางของคุณ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลก่อนเกิดกระบวนการ หรือการวิเคราะห์จากวงจร PDCA ก่อนหน้าก็ตาม

Do (ปฏิบัติ)

เมื่อคุณมีแผนปฏิบัติการหรือวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้แล้ว ให้ลองทดสอบดู ขั้นตอน Do (ปฏิบัติ) คือขั้นตอนที่คุณต้องทดสอบการเปลี่ยนแปลงที่เสนอไว้ในเบื้องต้น อย่างไรก็ตาม ควรมองขั้นตอนนี้ว่าเป็นการทดลองเท่านั้น ไม่ใช่ขั้นตอนที่คุณจะใช้วิธีแก้ไขปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการอย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้นการดำเนินการในระยะนี้จึงควรทำในวงแคบ ในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ คุณควรป้องกันปัจจัยภายนอกไม่ให้มาขัดขวางการดำเนินการดังกล่าว และดูแลไม่ให้การดำเนินการนี้ไปรบกวนกระบวนการและการดำเนินงานตามปกติอื่นๆ ด้วย วัตถุประสงค์ของระยะนี้คือการเก็บรวบรวมข้อมูลดิบและข้อมูลที่มี เนื่องจากจะต้องใช้ประกอบขั้นตอน PDCA ถัดไป

Check (ตรวจสอบ)

เมื่อทำการทดสอบนำร่องเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คุณตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงและวิธีแก้ไขปัญหาที่ได้เสนอไปนั้นให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือไม่ ระยะ Check (ตรวจสอบ) เป็นระยะที่คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมจากระยะ Do (ปฏิบัติ) แล้วนำไปเปรียบเทียบกับเป้าหมายเดิมของคุณ คุณควรประเมินแนวทางการทดสอบที่ใช้ และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงวิธีการที่คุณกำหนดไว้ในระยะ Plan (วางแผน) ส่งผลกระทบต่อกระบวนการหรือไม่ จากนั้นให้ประเมินว่าคุณประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด และตัดสินใจว่าจะนำสิ่งใดไปใช้ต่อในขั้นตอนถัดไป อันที่จริงแล้ว คุณจะเลือกทำการทดสอบอื่นอีกก็ได้ โดยทำซ้ำระยะ Do (ปฏิบัติ) และ Check (ตรวจสอบ) จนกว่าจะพบวิธีแก้ไขปัญหาที่น่าพอใจซึ่งจะนำไปใช้ในระยะ Act (ดำเนินการ)

Act (ดำเนินการ)

เมื่อถึงจุดสิ้นสุดวงจร คุณและทีมของคุณควรระบุการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจากกระบวนการได้แล้ว ซึ่งนี่ก็คือการเปลี่ยนแปลงที่จะนำไปใช้นั่นเอง อย่างไรก็ตาม เราเรียกวงจร PDCA ว่า “วงจร” เพราะไม่ว่าคุณจะนำการเปลี่ยนแปลงใดมาใช้ในระยะ Act (ดำเนินการ) การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ได้รับการปรับปรุง รวมทั้งกระบวนการหรือปัญหาที่ได้รับการแก้ไขควรกลายมาเป็นพื้นฐานชุดใหม่สำหรับการวนซ้ำวงจร PDCA

เพราะเหตุใดคุณจึงควรใช้ PDCA

PDCA คือแนวทางและหลักคิดที่เป็นมาตรฐานสำหรับสมาชิกในทีมและพนักงานในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการทำงานของตนอย่างต่อเนื่อง

คุณอาจคิดว่า “ก็ฟังดูเข้าท่า” ทว่าก็อาจคิดเช่นกันว่า “แต่เทคนิคการบริหารจัดการและควบคุมคุณภาพหลายๆ แบบก็เป็นเช่นนี้เหมือนกัน แล้วอะไรล่ะที่ทำให้ PDCA มีความพิเศษเมื่อเทียบกับแนวทางอื่นๆ”

ที่ Dropbox เรานำ PDCA มาใช้เป็นประจำเพื่อทดสอบผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ที่ยอดเยี่ยม เราเห็นว่า PDCA มีความพิเศษตรงที่ขั้นตอนทั้งสี่นั้นเรียบง่าย เข้าใจง่าย และนำไปใช้ได้ง่าย อีกทั้งการผนวกแนวทางนี้เข้ามาในวัฒนธรรมและกระบวนการขององค์กรก็ทำได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากเป็นการทำงานซ้ำๆ วงจรเดมมิ่งจึงยังช่วยให้คุณแก้ไขข้อผิดพลาดและระบุสาเหตุที่แท้จริงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นภายหลัง ในขณะที่คุณทดสอบวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ต่อไป คุณก็จะรวบรวมข้อมูลและประสบการณ์ในการทำความเข้าใจกระบวนการไปด้วย (ทางเราขอกระซิบแนะนำให้ลองสัมผัสพลังการวิเคราะห์ของ DocSend ดู) 

ณ จุดนี้ PDCA เป็นมากกว่าแนวทางแก้ไขปัญหาแล้ว เพราะยังเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับสร้างเสริมองค์กรของคุณให้แข็งแกร่งได้ด้วย

ผู้ที่ชื่นชอบ PDCA ถูกใจแนวทางนี้เนื่องจากเป็นแนวทางที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ โดยในท้ายที่สุดแล้ว เรื่องที่จำเป็นต้องกำหนดหรือวางแผนก็ขึ้นอยู่กับตัวคุณเองและทีมของคุณ ที่จะต้องช่วยให้ขั้นตอนทั้งสี่ดำเนินไปได้ ความสามารถในการปรับเปลี่ยนนี้ยังทำให้ PDCA สามารถปรับขยายได้ด้วย เนื่องจากสามารถปรับให้เข้าได้กับทุกสถานการณ์และทีมงานทุกขนาด แม้ว่าจะเป็นทีมที่มีคนเดียวก็ตาม

คุณควร (หรือไม่ควร) ใช้ PDCA เมื่อใด

แนวทางการบริหารจัดการและแก้ไขปัญหาบางอย่างอาจมีข้อจำกัดในด้านเวลาและทรัพยากรในการนำไปใช้ และยังอาจต้องจ้างที่ปรึกษามาช่วยดูแลอีกด้วย แต่ความสามารถในการปรับเปลี่ยนของ PDCA ทำให้แก้ปัญหาจำนวนมากได้โดยที่ค่าใช้จ่ายไม่สูงนัก

หากคุณกำลังวางแผนจะพัฒนากระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ PDCA ถือเป็นทางเลือกที่ดีทีเดียว แต่หากคุณต้องการเห็นผลลัพธ์ทันที PDCA อาจไม่เหมาะกับคุณ กล่าวคือ หากองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหาเร่งด่วนด้านกระบวนการดำเนินงาน หรือคุณต้องการพลิกประสิทธิภาพและผลลัพธ์ให้ดีขึ้นอย่างรวดเร็ว PDCA อาจไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสม วงจรนี้มีจุดเด่นตรงที่ทำให้สามารถระบุปัญหาได้อย่างต่อเนื่อง จากนั้นจึงปรับแก้และค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หลังจากการทำซ้ำเพียงครั้งเดียว ก็คงเป็นเรื่องยากที่จะเปลี่ยนแปลงตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพไปโดยสมบูรณ์

จุดแข็งของ PDCA แฝงอยู่ในความเรียบง่ายนั่นเอง เพราะเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความแม่นยำและความชำนาญเพื่อให้ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง แต่หากนำมาใช้อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ คุณก็จะมีวิธีเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของตัวคุณเองและทีมของคุณซึ่งสามารถวัดผลได้จริง หากนำ PDCA มาใช้ภายในองค์กรของคุณได้สำเร็จ จะสามารถช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนมีทัศนคติที่เหมาะกับการแก้ปัญหาและมีการคิดเชิงวิพากษ์ ซึ่งไม่มีอะไรจะดีไปกว่านี้อีกแล้ว