วงจร Plan Do Check Act

สร้างกระบวนการแก้ไขปัญหาสำหรับทีมของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้นและน่าพึงพอใจมากขึ้นโดยใช้วิธีการแบบวงจร PDCA

PDCA คืออะไร

PDCA เป็นวิธีการจัดการที่เรียบง่ายและวนซ้ำสำหรับทดสอบการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือวิธีแก้ไขปัญหา และผลักดันให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา เช่นเดียวกับกระบวนการและวิธีการควบคุมคุณภาพที่ใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ ในปัจจุบัน วงจรนี้เกิดขึ้นจากวิธีการผลิตในศตวรรษที่ 20 ความเรียบง่ายและความสำเร็จที่ทำซ้ำได้อย่างง่ายดายของ PDCA ทำให้หลายวงการที่ไม่ใช่อุตสาหกรรมการผลิตได้นำวงจรนี้ไปใช้ ไม่ว่าจะเป็นบุคคล ทีม หรือทั้งองค์กร

PDCA มาจากไหน

PDCA มาจาก "Shewhart Cycle" ของ W. Edwards Deming ซึ่งมีการตั้งชื่อตาม Walter Shewhart นักสถิติที่ผู้คนต่างเรียกว่าเป็นบิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่ Deming เป็นวิศวกรและศาสตราจารย์ชาวอเมริกันซึ่งเป็นที่รู้จักดีเกี่ยวกับการทำงานของเขาในญี่ปุ่น โดยที่แนวคิดของเขามีอิทธิพลต่อกระบวนการอุตสาหกรรมหลังสงครามและการฟื้นฟูประเทศ อันที่จริงแล้ว มีการใช้คำว่า PDCA เป็นครั้งแรกในการบรรยายของเขาซึ่งได้ปรับปรุงวงจร Shewhart ให้เป็น “Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ), Act (ดำเนินการ)” ที่จริงแล้ว Deming ต้องการใช้คำว่า “Study” (ศึกษา) มากกว่า “Check” (ตรวจสอบ) ซึ่งจะกลายเป็นคำว่า Plan-Do-Study-Act หรือวงจร PDSA เนื่องจากคำนี้ให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์ผลลัพธ์มากกว่าเพียงแค่ตรวจสอบสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป

อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้ วิธีการดังกล่าวเป็นที่รู้จักกันดีในชื่อวงจร PDCA เนื่องจากได้รับการออกแบบมาให้ดำเนินการและทำซ้ำได้หลายครั้ง การออกแบบและตรรกะสามารถดังกล่าวจะเห็นได้จากแนวทางการจัดการคุณภาพจากการผลิตอื่นๆ ในแง่ของเวลา เช่น การผลิตแบบ Lean, Kaizen และ Six Sigma

วงจร PDCA ใช้ได้ผลอย่างไร

วงจร PDCA มี 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ), Act (ดำเนินการ) กระบวนการนี้จะดำเนินการในลักษณะเชิงเส้นโดยที่การเสร็จสิ้นวงจรหนึ่งจะเชื่อมโยงกับการเริ่มต้นวงจรถัดไป

  • Plan (วางแผน): เข้าใจสถานะปัจจุบันของคุณและสถานะที่ต้องการ อธิบายง่ายๆ ได้ว่า จุดประสงค์ของระยะการวางแผน คือการกำหนดเป้าหมาย วิธีการบรรลุเป้าหมาย และวิธีการวัดความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายนั้นๆ โดยปกติแล้ว นี่เป็นขั้นตอนที่คลุมเครือ ซึ่งขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณพยายามทำและวิธีการต่างๆ ที่ทีมใช้ PDCA ในลักษณะที่ต่างกัน บางคนอาจแบ่งออกเป็นขั้นตอนระดับกลางหลายขั้นตอน ซึ่งได้ทำกระบวนการอื่นๆ ไปแล้ว เช่น DMAIC

    ถ้าคุณต้องการเพิ่มโอกาส การวางแผนของคุณควรมุ่งเน้นไปที่กระบวนการหรือการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อกำหนดเป้าหมายไปที่โอกาสนั้น ถ้าคุณกำลังต้องการที่จะแก้ปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการ อาจจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์หาต้นเหตุที่แท้จริงก่อนที่จะดำเนินการวางแผน ไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม การใช้ข้อมูลไม่ว่าจะเป็นข้อมูลก่อนเกิดกระบวนการหรือการวิเคราะห์จากวงจร PDCA ก่อนหน้า จะช่วยให้คุณกำหนดแผนปฏิบัติการหรือสมมติฐานได้

  • Do (ปฏิบัติ): เมื่อคุณมีแผนปฏิบัติการหรือวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้แล้ว ให้ลองทดสอบดู ขั้นตอน Do (ปฏิบัติ) คือเวลาที่คุณจะทดสอบการเปลี่ยนแปลงที่เสนอในเบื้องต้น อย่างไรก็ตาม ควรมองขั้นตอนนี้ว่าเป็นการทดลอง ไม่ใช่จุดที่คุณดำเนินการแก้ไขปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการอย่างสมบูรณ์ ดังนั้น จึงควรดำเนินการระยะนี้ในระดับเล็กในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ และไม่ควรได้รับผลกระทบจากปัจจัยภายนอกหรือขัดขวางกระบวนการและการปฏิบัติงานอื่นๆ ของทีมหรือองค์กรของคุณ แน่นอนว่าประเด็นทั้งหมดของระยะนี้คือการเก็บรวบรวมข้อมูลดิบและข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบจากการทดสอบ เนื่องจากจะเป็นการระบุถึงกระบวนการในขั้นตอนต่อไป

  • Check (ตรวจสอบ): หลังจากการทดสอบนำร่องเสร็จสมบูรณ์ คุณต้องตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงหรือวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณเสนอได้ผลตามที่ตั้งใจหรือไม่ ระยะ Check (ตรวจสอบ) เป็นระยะที่คุณวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมจากระยะ Do (ปฏิบัติ) และเปรียบเทียบกับเป้าหมายและจุดมุ่งหมายเดิมของคุณ แนวทางการทดสอบที่คุณใช้ควรได้รับการประเมินเพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในวิธีการที่กำหนดไว้ในระยะ Plan (วางแผน) หรือไม่ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการ โดยรวมแล้ว จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการประเมินความสำเร็จของคุณและสิ่งที่ควรนำไปใช้กับกระบวนการในขั้นตอนต่อไป อันที่จริงแล้ว คุณอาจเลือกที่จะทำการทดสอบอื่น โดยทำซ้ำระยะ Do (ปฏิบัติ) และ Check (ตรวจสอบ) จนกว่าคุณจะพบวิธีแก้ไขปัญหาที่น่าพอใจที่จะนำไปใช้ในระยะ Act (ดำเนินการ)

  • Act (ดำเนินการ): เมื่อถึงจุดสิ้นสุดวงจร คุณและทีมของคุณควรได้ระบุการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจากกระบวนการเพื่อการนำไปใช้ อย่างไรก็ตาม เราเรียกวงจร PDCA ว่าวงจร เพราะไม่ว่าคุณจะนำการเปลี่ยนแปลงใดๆ มาใช้ในระยะ Act (ดำเนินการ) แต่การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการของคุณ ผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ได้รับการปรับปรุง กระบวนการหรือปัญหาที่ได้รับการแก้ไขของคุณ ควรเป็นบรรทัดฐานใหม่สำหรับการวนซ้ำวงจร PDCA

โดยปกติแล้ว ทีมและผู้ปฏิบัติงาน PDCA จะหาว่าเครื่องมือใดใช้งานได้ดีที่สุดสำหรับตนเองในแต่ละระยะ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะระดมความคิดในระยะ Plan (วางแผน) หรือรวบรวมข้อมูลของคุณในขั้นตอน Check (ตรวจสอบ) Dropbox Paper สามารถช่วยคุณจัดการกับกระบวนการทุกส่วนได้ เอกสารการวางแผนโครงการที่แบ่งปันจะช่วยให้คุณกำหนดกระบวนการได้ ในขณะที่เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจะช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมและทำตามแผนงานได้เมื่อคุณทำ PDCA ซ้ำ และแน่นอนว่าเอกสารทั้งหมดของคุณเป็นไฟล์ที่แบ่งปันผ่านพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของ Dropbox ได้อย่างง่ายดาย

เพราะเหตุใดคุณจึงควรใช้ PDCA

หัวใจสำคัญของ PDCA คือการให้แนวทางที่เป็นมาตรฐานและหลักคิดนำทางสำหรับสมาชิกในทีมและพนักงานในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการทำงานของตนอย่างต่อเนื่อง แต่อาจกล่าวได้ว่าเป็นแนวทางการจัดการและการควบคุมคุณภาพหลายวิธี ซึ่งล้วนแล้วแต่มีระดับความซับซ้อนและจำนวนเรื่องราวความสำเร็จที่แตกต่างกันออกไป แล้วอะไรที่ทำให้ PDCA มีความพิเศษเมื่อเทียบกับวิธีอื่นๆ

เหตุผลหลักคือ PDCA หรือ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ), Act (ดำเนินการ) เป็นกระบวนการที่เรียบง่าย ตรงไปตรงมา และใช้งานง่ายสำหรับให้คนเลือกและนำไปใช้ในการทำงานของตน ซึ่งไม่เพียงทำให้มีการนำมาใช้อย่างยาวนานในโลกของการทำงานเท่านั้น แต่ยังแพร่หลายไปในวงการต่างๆ และในความคิดของผู้คนอีกด้วย ในขณะที่ยังคงต้องได้รับการยอมรับจากเพื่อนร่วมงานของคุณในระดับหนึ่งเพื่อให้ใช้ได้ผลเป็นทีมได้ แต่ความเรียบง่ายของ PDCA ทำให้มีการหลอมรวมเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรและกระบวนการโดยรวมของคุณได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากลักษณะที่เป็นวงจรและเป็นการวนซ้ำ PDCA ยังช่วยให้คุณสามารถแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้นอีกในอนาคต วงจรดังกล่าวได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณระบุข้อผิดพลาดและสาเหตุที่แท้จริงเมื่อคุณปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการซ้ำแล้วซ้ำอีก เมื่อคุณทดสอบและนำวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ไปใช้ได้สำเร็จ คุณยังจะสร้างข้อมูลและประสบการณ์ในการทำความเข้าใจกระบวนการอีกด้วย ณ จุดนี้ PDCA เป็นมากกว่าแนวทางการแก้ปัญหา เนื่องจากสามารถเพิ่มข้อมูลที่มีค่าที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการต่างๆ ในทีมหรือในองค์กรของคุณได้

PDCA เป็นกลยุทธ์ที่ปรับเปลี่ยนได้สูง บางคนอาจกำหนดเอกสารหรือขั้นตอนบางอย่างให้เสร็จสมบูรณ์ในระยะ Plan (วางแผน) เพื่อให้แน่ใจว่าตนเองพร้อมที่จะดำเนินการระยะที่เหลือของวงจร อย่างไรก็ตาม ในท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่จำเป็นต้องมีการกำหนดหรือวางแผนนั้นขึ้นอยู่กับตัวคุณและทีมของคุณ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการที่เหลือดำเนินไปได้ ในทางกลับกัน ความสามารถในการปรับเปลี่ยนได้นี้ทำให้ PDCA มีการปรับขนาดได้ด้วย เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับทุกสถานการณ์และสำหรับทีมงานทุกขนาดได้ แม้ว่าจะเป็นทีมที่มีคนเดียวก็ตาม

คุณควรใช้ PDCA เมื่อใด

ในขณะที่แนวทางการแก้ไขปัญหาและการจัดการบางอย่างอาจใช้เวลาและทรัพยากรมากในการนำมาปรับใช้ แต่ความสามารถในการปรับเปลี่ยนได้ของ PDCA ทำให้แทบไม่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรเลย ถ้าคุณกำลังต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณเองหรือของทีมอย่างต่อเนื่อง PDCA เป็นตัวเลือกที่ดี อย่างไรก็ตาม แนวทางตามระเบียบวิธีและหลักการแบบค่อยเป็นค่อยไปของ PDCA ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทีละน้อย ดังนั้นจึงอาจไม่ใช่วิธีการที่เหมาะสม ถ้าองค์กรของคุณกำลังจัดการกับปัญหาเร่งด่วนเกี่ยวกับกระบวนการหรือเหตุฉุกเฉิน ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการได้ประสิทธิภาพและผลลัพธ์ที่รวดเร็ว PDCA อาจไม่ตอบสนองในสิ่งที่คุณต้องการ จุดแข็งของ PDCA คือความสามารถในการระบุปัญหาอย่างต่อเนื่อง จากนั้นปรับแต่งและค้นหาวิธีการที่ดีที่สุด จึงไม่น่าจะแก้ปัญหาได้อย่างสมบูรณ์หรือได้ประสิทธิภาพหลังจากการทำซ้ำเพียงครั้งเดียว

การปรับแต่งอย่างต่อเนื่องด้วย PDCA

หัวใจสำคัญของ PDCA คือหลักคิดเกี่ยวกับแนวทางในการจัดการกับสถานการณ์ ก่อนอื่น คุณต้องระบุสถานการณ์และกำหนดเป้าหมาย จากนั้นให้ทดสอบแนวทางต่างๆ เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายเหล่านั้น ทบทวนความสำเร็จของแนวทางดังกล่าว และปรับพฤติกรรมของคุณให้เหมาะสมก่อนที่จะดำเนินการต่อโดยใช้สิ่งที่ได้ผล ถ้าทีมหรือองค์กรของคุณไม่สามารถใช้ PDCA ได้โดยตรงในสถานการณ์จริง แนวทางนี้ยังคงมีหลักการนำทางที่จะช่วยให้คุณเข้าใจและจัดการกับสถานการณ์ใดๆ ที่คุณเจอในที่ทำงานและที่อื่นๆ ได้

ในขณะที่ PDCA ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน แต่ยังคงเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความแม่นยำและความชำนาญเพื่อให้ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม การปรับใช้แล้วยึดถือปฏิบัติตามแนวทางนี้สามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณและทีมโดยมีผลลัพธ์ที่วัดได้ ซึ่งคุณจะเห็นเมื่อเวลาผ่านไปและเมื่อเกิดการวนซ้ำ การส่งเสริม PDCA ภายในทีมและองค์กรของคุณโดยการนำมาใช้อย่างประสบความสำเร็จ ช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนมีทัศนคติในการแก้ปัญหาและการคิดเชิงวิพากษ์ได้

ค้นพบวิธีที่ดีกว่าในการทำงานร่วมกัน

เริ่มต้นใช้งาน Dropbox Business