Co to jest PDCA?

Czym jest cykl PDCA?

Masz przed sobą palący, złożony i wielopoziomowy problem. Może warto zastosować podejście PDCA? Podobnie jak japońska koncepcja Kaizen, jest to proste, iteracyjne podejście do zarządzania mające na celu testowanie zmian i eliminowanie problemów. PDCA oznacza „Plan, Do, Check, Act”, czyli „Zaplanuj, wykonaj, sprawdź, działaj”. Jaki cel ma to podejście? Ciągłe doskonalenie w organizacjach w czasie.

Skąd wziął się cykl PDCA?

PDCA wywodzi się z XX-wiecznych praktyk produkcyjnych, ale dzięki prostocie i skutecznemu rozwiązywaniu problemów praktyka ta jest obecnie stosowana w wielu gałęziach przemysłu.

Amerykański inżynier i wykładowca W. Edwards Deming zastosował nazwę „cykl Shewharta” na cześć swojego mentora Waltera Shewharta, którego powszechnie uważa się za ojca nowoczesnej kontroli jakości. (Chyba największą sławę Deming zyskał w Japonii, gdzie jego koncepcje przyczyniły się do ożywienia gospodarczego po II wojnie światowej).

Słuchacze wykładów Deminga ukuli nazwę PDCA – Plan, Do, Check, Act (Zaplanuj, wykonaj, sprawdź, działaj). Jak widać na ilustracji, Demingowi bardziej podobało się słowo study (zbadaj) niż check – używał nazwy Plan-Do-Study-Act lub cykl PDSA 

Zdaniem Deminga słowo study kładzie większy nacisk na analizę wyników, a nie tylko na sprawdzenie, co się zmieniło. (W tym procesie zbiera się wiele danych; polecamy do tego celu usługę przechowywania w chmurze Dropbox).

Obecnie w Ameryce to podejście znane jest jako PDCA, cykl PDCA lub cykl Deminga. Pod względem konstrukcji i logiki koncepcja ta jest podobna do innych metod zarządzania jakością wywodzących się z branży produkcyjnej, takich jak Lean Manufacturing, Kaizen czy Six Sigma.

Jak działa cykl PDCA?

Cykl PDCA obejmuje cztery kroki: Plan (Zaplanuj), Do (Wykonaj), Check (Sprawdź) oraz Act (Działaj). Proces ma charakter liniowy, a po zakończeniu jednego cyklu od razu rozpoczyna się kolejny. Oto znaczenie poszczególnych kroków:

Zaplanuj

Zorientuj się, w jakim stanie obecnie znajduje się organizacja oraz jaki jej stan jest pożądany. Faza planowania służy określeniu celów, sposobów ich osiągnięcia oraz sposobów mierzenia postępów w dążeniu do celów. Każda organizacja traktuje PDCA po swojemu. Niektóre dzielą ten cykl na kilka pośrednich działań (na przykład stosując proces DMAIC).

Jeśli masz na oku jakąś okazję, która zależy od czasu, w fazie planowania skoncentruj się na procesach lub działaniach, które pozwolą ją wykorzystać. Jeśli chcesz rozwiązać problem w jakimś procesie, to przed stworzeniem planu niezbędna może się okazać analiza podstawowych przyczyn pojawienia się tego problemu. (Dowiedz się, jak przeprowadzić analizę podstawowych przyczyn, aby łatwiej zidentyfikować i rozwiązać problem). Opracowując plan działania, warto podeprzeć się danymi z istniejących wcześniej procesów lub z poprzednich cykli PDCA.

Wykonaj

Gdy masz już plan działania lub potencjalne rozwiązanie problemu, przetestuj je. Krok „Wykonaj” polega na przetestowaniu pierwszych propozycji zmian. Tę fazę należy jednak traktować jak eksperyment – nie jest to jeszcze etap pełnego wdrożenia rozwiązania czy zmiany w procesie. Tę fazę należy przeprowadzić na małą skalę i w kontrolowanych warunkach. Nie powinny mieć na nią wpływu czynniki zewnętrzne ani nie może ona zaburzać innych procesów lub codziennej pracy. Celem tej fazy jest zebranie danych i informacji, które zostaną wykorzystane w kolejnych fazach cyklu PDCA.

Sprawdź

Po zakończeniu testów pilotażowych trzeba ocenić, czy proponowane zmiany lub rozwiązania dały zamierzony efekt. W fazie sprawdzania analizuje się dane zebrane w fazie wykonania i porównuje je z pierwotnymi celami. Należy ocenić podejście do testowania i sprawdzić, czy na proces mogły wpłynąć zmiany w metodzie określonej w fazie planowania. Określ, na ile udało się osiągnąć zamierzone rezultaty oraz co należy uwzględnić w kolejnym kroku procesu. Możesz też zdecydować się na przeprowadzenie kolejnego testu, powtarzając fazy „Wykonaj” i „Sprawdź”, aż uzyskasz zadowalające rozwiązanie, które wdrożysz w fazie „Działaj”.

Działaj

Po dotarciu do końca cyklu Ty i Twój zespół powinniście już zidentyfikować zmianę, którą chcecie wdrożyć w procesie. Nie bez powodu metoda PDCA nazywana jest jednak cyklem, ponieważ zmiany wprowadzone w fazie „Działaj” nie oznaczają końca procesu. Nowe, ulepszone produkty, procesy czy rozwiązania powinny stanowić punkt wyjścia do kolejnych iteracji cyklu PDCA.

Dlaczego warto korzystać z cyklu PDCA?

PDCA to ujednolicone podejście i filozofia, którymi kierują się członkowie zespołu i pracownicy, aby rozwiązywać problemy i stale usprawniać pracę.

Być może stwierdzisz, że to samo można powiedzieć o wielu technikach zarządzania i kontroli jakości. Co wyróżnia cykl PDCA?

W firmie Dropbox regularnie stosujemy cykl PDCA, aby testować wspaniałe nowe produkty. Uważamy, że jest on wyjątkowy, ponieważ cztery zawarte w nim kroki są proste, intuicyjne i łatwe do wdrożenia. Łatwo wpleść ten cykl w kulturę organizacyjną i procesy.

Ze względu na iteracyjny charakter cyklu PDCA pomaga on także usuwać błędy i zapobiegać im w przyszłości. Testując kolejne rozwiązania, gromadzi się dane i doświadczenia pomagające zrozumieć proces. (Polecamy wyjątkowe funkcje analityczne platformy DocSend). 

W takiej formule PDCA staje się czymś więcej niż metodą rozwiązywania problemów, ponieważ może dostarczać informacji, które pozwolą wzmocnić całą organizację.

Zwolennicy metody PDCA cenią również szerokie możliwości jej przystosowania – to od Ciebie i Twojego zespołu zależy zakres definiowania lub planowania, o ile można go ująć w ramy tych czterech prostych kroków. Możliwość adaptacji sprawia, że cykl PDCA jest skalowalny: można go dopasować do każdej sytuacji i dowolnego zespołu – choćby jednoosobowego.

Kiedy warto wykorzystać cykl PDCA (i kiedy nie warto tego robić)?

Niektóre metody rozwiązywania problemów i zarządzania nimi wymagają dużych nakładów czasu i zasobów, nie mówiąc już o zatrudnianiu konsultantów! Cykl PDCA jest jednak na tyle elastyczny, że może posłużyć do rozwiązania wielu problemów za niewielką cenę.

Jeśli dążysz do trwałego usprawnienia procesów pracy, PDCA jest dobrą propozycją. Jeśli jednak wolisz natychmiastowe rezultaty, PDCA może nie być właściwym wyborem. Jeśli więc organizacja musi pilnie poradzić sobie z problemem związanym z procesami lub potrzebuje szybkiego wzrostu wydajności i błyskawicznych wyników, PDCA może okazać się nieodpowiednią opcją. Siłą tego cyklu jest zdolność do ciągłego identyfikowania problemów, a następnie doskonalenia i znajdowania optymalnych metod. Jest raczej mało prawdopodobne, aby po pojedynczej iteracji metoda ta gruntownie zmieniła wskaźniki wydajności.

Prostota cyklu PDCA to właśnie jego mocna strona, ponieważ aby w pełni go wykorzystać, trzeba mistrzowsko opanować jego zasady oraz rygorystycznie ich przestrzegać. Przyjmując tę metodę – i postępując zgodnie z nią – zyskujesz jednak mierzalny sposób na wprowadzenie zmian w sposobie wykonywania pracy przez Ciebie i Twój zespół. Skuteczne stosowanie cyklu PDCA w organizacji może promować wśród wszystkich pracowników nastawienie na rozwiązywanie problemów i krytyczne myślenie. Czy jest coś lepszego?