Apakah PDCA?

Anda mempunyai masalah: Yang rumit, kompleks dan berlapis-lapis. Pertimbangkan PDCA. Sama seperti konsep Jepun Kaizen, ini merupakan pendekatan pengurusan yang mudah dan berulang untuk menguji perubahan dan menghapuskan masalah. PDCA bermaksud “Rancang, Buat, Semak, Bertindak.” Apakah matlamat PDCA? Penambahbaikan berterusan dalam organisasi dari semasa ke semasa.

Dari manakah PDCA berasal?

PDCA berasal daripada amalan pembuatan abad ke-20, tetapi berkat kesederhanaan dan kejayaan PDCA dalam menyelesaikan masalah, amalan itu kini digunakan oleh kebanyakan industri.

Jurutera dan profesor Amerika, W. Edwards Deming telah menamakan “Shewhart Cycle” sempena mentornya, Walter Shewhart, seorang ahli statistik yang seringkali disebut sebagai “bapa kawalan kualiti moden”. (Deming mungkin paling terkenal di Jepun, yang ideanya membantu dalam mempengaruhi pemulihan industri selepas peperangan negara tersebut.)

Pelajar kuliah Deming mencipta nama PDCA–“Rancang; Buat; Semak; Bertindak”. Seperti yang anda akan lihat daripada imej yang ditunjukkan di sini, Deming sebenarnya lebih suka “Kaji” berbanding “Semak,” yang disebut sebagai Rancang-Buat-Kaji-Bertindak, atau “Kitaran PDSA.”

Kitaran Pelan, Buat, Semak, Bertindak, yang menunjukkan gelung berterusan perancangan, melakukan, menyemak dan bertindak.

“Kaji,” menurut Deming, lebih menegaskan tentang menganalisis hasil berbanding cuma menyemak perkara yang telah berubah. (Anda bakal mengumpulkan banyak data dalam proses ini; bolehkah kami mengesyorkan penyimpanan awan Dropbox?)

Di Amerika hari ini, sebahagian besar kita mengenali pendekatan sebagai PDCA, kitaran PDCA atau kitaran Deming. Reka bentuk dan logik PDCA bertindih dengan pendekatan pengurusan kualiti berasaskan pembuatan semasa yang lain, seperti Lean Manufacturing, Kaizen dan Six Sigma.

Bagaimanakah kitaran PDCA berfungsi?

wanita dan lelaki mengadakan mesyuarat menggunakan komputer riba di pejabat

Kitaran PDCA melibatkan 4 langkah: Rancang, Buat, Semak, Bertindak. Jalankan proses secara linear, supaya penyiapan satu kitaran terikat dengan permulaan kitaran seterusnya. Berikut adalah maksud kami:

Rancang

Fahami keadaan semasa organisasi anda dan keadaan yang diingini. Tujuan fasa perancangan adalah untuk menentukan matlamat anda, memutuskan cara untuk mencapai matlamat, dan mempertimbangkan cara anda akan mengukur kemajuan anda. Organisasi yang berbeza akan mendekati PDCA secara unik. Sesetengah organisasi mungkin membahagikan PDCA kepada beberapa langkah perantaraan (contohnya dengan menggunakan proses DMAIC).

Jika anda ingin memanfaatkan peluang yang menepati masa, maka perancangan anda sepatutnya menumpukan pada proses atau tindakan yang perlu untuk menyasarkan peluang tersebut. Jika anda ingin menyelesaikan masalah proses, anda mungkin memerlukan analisis punca sebelum anda boleh meneruskan rancangan ini. (Berikut ialah cara melakukan analisis punca untuk membantu dalam mengenal pasti dan bertindak terhadap masalah). Gunakan data—sama ada data proses sedia ada atau analisis daripada kitaran PDCA sebelumnya—untuk membantu dalam merumuskan pendekatan anda.

Buat

Sebaik sahaja anda mempunyai pelan tindakan atau penyelesaian yang berpotensi, uji pelan atau penyelesaian tersebut. Langkah Buat adalah apabila anda menguji perubahan awal anda yang diusulkan. Walau bagaimanapun, ini sepatutnya menjadi uji kaji, dan bukan waktu yang anda akan melaksanakan penyelesaian atau perubahan proses sepenuhnya. Jalankan fasa ini pada skala kecil dalam keadaan terkawal. Lindungi fasa ini daripada faktor luaran dan jangan biarkan fasa tersebut mengganggu proses lain atau operasi harian. Tujuan fasa ini adalah untuk mengumpul data dan maklumat, kerana ini akan memaklumkan peringkat PDCA yang seterusnya.

Semak

Selepas melengkapkan ujian rintis, periksa sama ada perubahan dan penyelesaian anda yang diusulkan mempunyai kesan yang diingini. Fasa Semak adalah apabila anda menganalisis data yang dikumpulkan daripada fasa Buat dan membandingkan data tersebut dengan matlamat asal anda. Nilaikan pendekatan ujian anda dan semak sama ada perubahan pada kaedah yang anda tetapkan dalam fasa Rancang mungkin telah mempengaruhi proses tersebut. Nilaikan tahap kejayaan anda, dan tentukan perkara yang perlu diambil tindakan dalam langkah proses yang seterusnya. Sebenarnya, anda boleh memilih untuk menjalankan ujian lain, mengulangi fasa Buat dan Semak sehingga anda menemukan penyelesaian yang memuaskan hati untuk dibawa masuk ke dalam fasa Bertindak.

Bertindak

Apabila anda tiba pada penghujung kitaran, anda dan pasukan anda sepatutnya telah mengenal pasti perubahan yang diusulkan daripada proses yang akan dilaksanakan. Walau bagaimanapun, ada sebab PDCA digelar sebagai “kitaran” kerana apa-apa perubahan yang anda laksanakan dalam fasa Bertindak bukanlah penamat proses anda: Produk, proses atau penyelesaian anda yang baru dan ditambah baik sepatutnya membentuk garis dasar baru untuk melanjutkan ulang cipta kitaran PDCA.

Mengapakah anda patut menggunakan PDCA?

lelaki dan wanita dengan pelan reka bentuk di pejabat

PDCA ialah pendekatan yang standard dan falsafah untuk digunakan oleh ahli pasukan dan pekerja bagi menyelesaikan masalah dan sentiasa menambah baik kerja mereka.

“OK,” anda mungkin berfikir, “tapi ini boleh dikatakan tentang banyak teknik pengurusan dan kawalan kualiti. Apakah yang menyebabkan PDCA istimewa berbanding dengan yang lain?”

Di Dropbox,–tempat kami menggunakan PDCA secara berkala untuk menguji produk baru yang hebat–kami berpendapat ini kerana empat langkah itu mudah, intuitif dan mudah untuk dilaksanakan. Mudah untuk memasukkan langkah tersebut ke dalam budaya dan proses organisasi anda.

Kerana ia berulang, PDCA juga membantu anda menyelesaikan kesilapan dan mengenal pasti punca, mencegah kesilapan daripada berlaku pada masa akan datang. Apabila anda terus menguji penyelesaian yang berbeza, anda akan mengumpul data dan pengalaman untuk memahami proses tersebut. (Bolehkah kami mengesyorkan kehebatan analisis DocSend?)

Pada ketika ini, PDCA menjadi lebih daripada pendekatan penyelesaian masalah: PDCA boleh memberi anda maklumat untuk mengukuhkan keseluruhan organisasi anda.

Peminat PDCA juga suka cara PDCA boleh disesuaikan; perkara yang perlu ditentukan atau dirancang bergantung sepenuhnya pada anda dan pasukan anda, selagi perkara tersebut boleh menampung empat langkah mudah tersebut. Kebolehsuaian ini menjadikan PDCA boleh diskalakan, kerana PDCA boleh diubah saiz dalam mana-mana situasi dan mana-mana pasukan—walaupun untuk pasukan yang mempunyai seorang ahli.

Bilakah anda patut menggunakan (atau tidak menggunakan) PDCA?

Sesetengah pendekatan penyelesaian masalah dan pengurusan boleh jadi sangat memakan masa dan sumber untuk dilaksanakan–apatah lagi mengupah perunding!–tetapi fleksibiliti PDCA sesuai untuk menyelesaikan banyak masalah dengan harga yang murah.

Jika anda ingin membuat peningkatan yang konsisten pada proses kerja, PDCA ialah taruhan yang baik. Jika anda seorang yang perlu melihat hasil segera, PDCA mungkin tidak sesuai untuk anda. Jadi, jika organisasi anda menghadapi masalah berorientasikan proses yang mendesak atau anda memerlukan kitaran kerja yang pantas dalam prestasi dan hasil, PDCA mungkin tidak sesuai. Kekuatan kitaran ini adalah pada keupayaan kitaran untuk mengenal pasti masalah secara berterusan, kemudian memperhalus dan mencari kaedah yang optimum. Kaedah ini kurang cenderung untuk mengubah metrik prestasi sepenuhnya, contohnya selepas ulang cipta tunggal.

Kesederhanaan tidak menampakkan kekuatan PDCA: Kerapian dan penguasaan diperlukan untuk benar-benar mendapat manfaat daripada pendekatan tersebut. Tetapi dengan mengguna pakai–dan mematuhi pendekatan ini–anda mempunyai cara yang boleh diukur untuk mencipta perubahan dalam cara anda atau pasukan anda bekerja. Kejayaan menggunakan pendekatan ini dalam organisasi boleh membantu untuk menggerakkan semua rakan sekerja anda ke arah pemikiran untuk menyelesaikan masalah dan berfikir secara kritis. Apakah yang lebih baik daripada perkara itu?