Kitaran Rancang, Buat, Semak, Bertindak

Perhalusi proses penyelesaian masalah buat pasukan anda dan jadikannya lebih memuaskan hati—dengan hanya menggunakan pendekatan kitaran PDCA.

Apakah PDCA?

PDCA merupakan pendekatan pengurusan lelaran yang mudah untuk menguji perubahan terhadap proses atau penyelesaian kepada masalah dan mendorong penambahbaikan berterusan kepada proses atau penyelesaian dari masa ke masa. Seperti kebanyakan pendekatan proses dan kawalan kualiti yang digunakan oleh pelbagai industri kini, PDCA berasal daripada amalan pengeluaran pada abad ke-20. Kemudahan dan kejayaan PDCA yang mudah ditiru menjadikannya digunakan oleh banyak industri di luar bidang pengeluaran, sama ada oleh individu, pasukan atau seluruh organisasi.

Dari manakah PDCA berasal?

PDCA berasal daripada "Kitaran Shewhart" milik W. Edward Deming yang dinamakan sempena Walter Shewhart, seorang ahli statistik yang seringkali disebut sebagai bapa kawalan kualiti moden. Deming yang merupakan seorang jurutera dan profesor, terkenal dengan karyanya di Jepun, yang mana ideanya membantu mempengaruhi proses dan pemulihan industri pasca peperangan negara tersebut. Hakikatnya, nama PDCA dicipta oleh peserta syarahannya, yang memperkemaskan Kitaran Shewhart kepada "Rancang, Buat, Semak, Bertindak." Deming sebenarnya lebih menggemari "Kaji" berbanding "Semak," lantas menjadikan kitaran tersebut Rancang, Buat, Kaji, Bertindak atau PDSA, kerana perkataan itu lebih menegaskan tentang menganalisis hasil berbanding cuma menyemak perkara yang telah berubah.

Walau bagaimanapun, kini, pendekatan ini lebih dikenali sebagai kitaran PDCA kerana PDCA direka untuk dilengkapkan dan diulang berkali-kali. Reka bentuk dan logik boleh dilihat dalam pendekatan pengurusan kualiti berasaskan pengeluaran pada zaman itu, seperti Pengeluaran Kecil, Kaizen dan Enam Sigma.

Bagaimanakah kitaran PDCA berfungsi?

Kitaran PDCA melibatkan 4 langkah: Rancang, Buat, Semak, Bertindak. Proses ini dilakukan secara linear, dengan kitaran yang dilengkapkan, diikat pada awal kitaran yang seterusnya.

  • Rancang: Fahami keadaan semasa anda dan keadaan yang diingini. Secara ringkasnya, tujuan fasa perancangan adalah untuk menentukan tujuan anda, cara untuk mencapainya dan cara anda akan mengukur kemajuan anda untuk mencapainya. Sudah tentulah, langkah ini agak kurang jelas kerana ini  berdasarkan perkara yang cuba anda lakukan dan pasukan yang berbeza menggunakan PDCA dengan cara yang berbeza. Sebilangan mungkin akan memisahkannya kepada beberapa langkah perantaraan, yang sudah dilakukan oleh proses lain seperti DMAIC .

    Jika anda ingin memanfaatkan peluang, maka perancangan anda sepatutnya menumpukan pada proses atau tindakan yang perlu untuk menyasarkan peluang tersebut. Jika anda ingin menyelesaikan masalah proses, maka analisis punca mungkin perlu dilakukan sebelum anda boleh terus meneruskan rancangan ini. Apa-apa pun, penggunaan data, sama ada data atau analisis proses yang sudah ada daripada kitaran PDCA yang sebelumnya—akan membantu anda merumuskan pelan tindakan atau hipotesis.

  • Buat: Sebaik sahaja anda mempunyai pelan tindakan atau penyelesaian berpotensi untuk masalah anda, maka uji pelan atau penyelesaian tersebut. Langkah Buat ini ialah masa untuk anda menguji perubahan yang diusulkan pada awal. Walau bagaimanapun, ini sepatutnya dilihat sebagai uji kaji. Ini bukan waktu yang anda akan melaksanakan penyelesaian atau perubahan proses sepenuhnya. Oleh itu, fasa ini sepatutnya dijalankan pada skala kecil dalam tetapan yang terkawal. Fasa ini tidak sepatutnya dipengaruhi faktor luaran atau mengganggu proses lain dan operasi pasukan atau organisasi anda. Sudah tentulah, tujuan fasa ini adalah untuk mengumpul data dan maklumat tentang impak ujian kerana maklumat ini akan digunakan untuk peringkat proses yang seterusnya.

  • Semak: Selepas ujian perintis lengkap, anda perlu memeriksa sama ada perubahan atau penyelesaian yang anda usulkan mempunyai kesan yang diingini. Fasa semak adalah apabila anda menganalisis data yang dikumpulkan daripada fasa Buat dan membandingkannya dengan matlamat dan tujuan asal anda. Pendekatan ujian yang anda gunakan juga harus dinilai, untuk melihat jika sebarang perubahan dibuat pada kaedah yang ditetapkan dalam fasa Rancang yang mungkin mempengaruhi proses tersebut. Secara keseluruhan, tujuan langkah ini adalah untuk menilai sejauh mana kejayaan anda dan perkara yang patut diambil masuk ke dalam proses yang seterusnya. Sebenarnya, anda boleh memilih untuk menjalankan ujian lain, mengulangi fasa Buat dan Semak sehingga anda menemui penyelesaian yang memuaskan hati untuk dibawa masuk ke dalam fasa Bertindak.

  • Bertindak: Apabila anda tiba pada penghujung kitaran, anda dan pasukan anda sepatutnya telah mengenal pasti perubahan yang diusulkan daripada proses yang akan dilaksanakan. Walau bagaimanapun, ada sebab PDCA digelar sebagai kitaran kerana apa-apa perubahan yang anda laksanakan dalam fasa Bertindak bukanlah penamat proses anda. Produk, proses anda atau masalah diselesaikan anda yang baharu dan ditambah baik sepatutnya membentuk garis dasar baharu untuk melanjutkan lelaran kitaran PDCA.

Pasukan dan pengamal PDCA lazimnya akan mencari alat yang paling berkesan untuk diri mereka dalam setiap fasa. Walau bagaimanapun, sama ada anda menyumbang saran dalam fasa Rancang atau mengumpulkan data pada peringkat Semak, Dropbox Paper boleh membantu anda menguruskan setiap bahagian proses.  Dokumen perancangan projek kongsian boleh membantu anda menggariskan proses anda sementara alat kerjasama boleh memastikan pasukan anda terlibat dan menjejaki perkembangan apabila anda mengulangi dengan PDCA. Sudah tentulah, semua dokumen anda ialah fail yang boleh dikongsi dengan mudah melalui simpanan Dropbox.

Mengapakah anda patut menggunakan PDCA?

Pada terasnya, PDCA menyediakan pendekatan yang standard dan falsafah panduan untuk ahli pasukan dan pekerja bagi menyelesaikan masalah dan sentiasa menambah baik kerja mereka. Walau bagaimanapun, perkara yang sama juga dapat dikatakan tentang kebanyakan pendekatan pengurusan dan kualiti kawalan, semuanya dengan tahap kerumitan dan jumlah kisah kejayaan yang berbeza. Apakah yang menyebabkan PDCA istimewa berbanding yang lain?

Sebab utamanya ialah PDCA atau Rancang, Buat, Semak, Bertindak ialah proses yang mudah, jelas dan intuitif untuk difahami dan dilaksanakan oleh orang ramai dalam kerja mereka. Ini menjadikan PDCA bukan sahaja bertahan dalam dunia ini, tetapi juga digunakan secara meluas di seluruh industri dan dalam minda orang ramai. Walaupun PDCA masih memerlukan tahap penerimaan yang tertentu daripada rakan sekerja anda untuk menjayakannya secara berpasukan, namun, keringkasan PDCA memudahkan kitaran ini untuk dipupuk dalam budaya dan proses keseluruhan organisasi anda.

Disebabkan PDCA bersifat kitaran dan berulang, PDCA juga membantu anda membetulkan kesilapan dan mencegahnya daripada berlaku pada masa akan datang. Kitaran ini direka untuk membantu anda mengenal pasti ralat dan puncanya apabila anda mengoptimumkan proses secara berulang. Apabila anda terus menguji penyelesaian yang berbeza dan melaksanakannya dengan berjaya, anda juga akan membina data dan pengalaman dalam memahami proses. Pada ketika ini, PDCA menjadi lebih daripada pendekatan penyelesaian masalah kerana PDCA boleh menambah maklumat bernilai yang relevan pada proses yang berbeza dalam pasukan atau organisasi anda.

PDCA ialah strategi yang sangat mudah disesuaikan. Sesetengah orang mungkin menetapkan dokumen atau langkah tertentu untuk dilengkapkan semasa fasa Rancang untuk memastikan mereka bersedia untuk meneruskan dengan kitaran yang selebihnya. Walau bagaimanapun, perkara yang perlu ditentukan atau dirancang bergantung sepenuhnya kepada anda dan pasukan anda, dengan syarat perkara tersebut boleh menampung proses selebihnya. Kesesuaian ini pula menjadikan PDCA boleh skala, kerana PDCA boleh disesuaikan dalam sebarang situasi dan untuk pasukan apa-apa saiz pun, walaupun untuk pasukan dengan seorang ahli.

Bilakah anda patut menggunakan PDCA?

Walaupun sesetengah pendekatan penyelesaian masalah dan pengurusan boleh jadi sangat memakan masa dan sumber untuk dilaksanakan, namun, kesesuaian PDCA bermakna jarang sekali PDCA tidak dapat dilaksanakan. Jika anda ingin membuat penambahbaikan yang konsisten terhadap proses kerja anda atau pasukan anda sendiri, maka PDCA ialah pilihan yang tepat. Walau bagaimanapun, pendekatan penambahan dan teratur PDCA bermakna perubahan akan berlaku secara beransur-ansur. Oleh itu, PDCA mungkin tidak sesuai jika organisasi anda berhadapan dengan masalah mendesak dengan proses atau kecemasan. Sama juga, jika anda ingin melihat perubahan yang pantas dari segi prestasi dan hasil, maka PDCA mungkin tidak memberikan perkara yang anda cari. Kekuatan PDCA terletak pada kebolehannya untuk terus mengenal pasti masalah, kemudian memperhalusinya dan mencari kaedah optimum. PDCA tidak berkemungkinan menyelesaikan masalah sepenuhnya atau meningkatkan prestasi selepas satu perulangan.

Penghalusan berterusan dengan PDCA

Pada terasnya, PDCA merupakan falsafah untuk mendekati situasi. Pertama sekali, anda mengenal pasti situasi dan menetapkan matlamat, kemudian anda menguji pendekatan yang berbeza untuk mencapai matlamat tersebut, menyemak kejayaan pendekatan dan menyesuaikan tingkah laku anda sewajarnya, sebelum akhir sekali anda maju ke hadapan dengan perkara yang berkesan. Walaupun pasukan atau organisasi anda tidak dapat menyepadukan PDCA secara langsung, namun PDCA masih menawarkan prinsip panduan untuk membantu anda memahami dan mendekati sebarang situasi yang anda hadapi di tempat kerja dan seterusnya.

PDCA mungkin sesuatu yang ringkas, tetapi PDCA masih suatu proses yang memerlukan ketelitian dan penguasaan untuk benar-benar memanfaatkannya. Walau bagaimanapun, mengambil pendekatan ini dan kemudian terus mengamalkannya, boleh benar-benar mengubah cara anda dan pasukan anda bekerja, dengan hasil boleh ukur yang boleh anda lihat seiring berjalannya waktu dan pengulangan. Menggalakkan pengamalan PDCA dalam pasukan atau organisasi anda dengan peratusan yang tinggi—boleh membantu menggerakkan semua rakan sekerja anda ke arah pemikiran untuk menyelesaikan masalah dan berfikir dengan kritis.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business