O que é PDCA (do inglês: planejar, fazer, checar e agir)?

O que é PDCA?

Você está passando por um problema: penoso, complexo e cheio de camadas. Considere aplicar o ciclo PDCA. Semelhante ao conceito japonês do Kaizen, esse ciclo é uma abordagem de gerenciamento simples e iterativa para testar mudanças e eliminar problemas. PDCA significa: "planejar, fazer, checar e agir". Seu propósito? A melhoria contínua das organizações ao longo do tempo. 

De onde vem o PDCA?

O PDCA tem origem nas práticas de fabricação do século XX, mas graças à simplicidade e ao sucesso do ciclo na resolução de problemas, agora ele é empregado em diversos setores.

O engenheiro e professor americano W. Edwards Deming deu o nome do “Ciclo de Shewhart” em homenagem a seu mentor, Walter Shewhart, estatístico tido como “o pai do controle de qualidade moderno”. (Deming talvez tenha sido mais famoso no Japão, pois suas ideias ajudaram na recuperação industrial do país no pós-guerra.)

Os alunos das palestras de Deming cunharam o nome PDCA: “planejar, fazer, checar e agir." Na imagem mostrada aqui, vemos que Deming na verdade preferia “estudar” a “checar”, chamando o ciclo de "planejar, fazer, estudar, agir" ou “ciclo PDSA”, (do inglês). 

“Estudar”, segundo Deming, dava mais ênfase à análise dos resultados do que simplesmente checar o que havia mudado. (Você vai coletar muitos dados neste processo, por isso recomendamos o armazenamento em nuvem do Dropbox.)

Hoje, nos EUA, essa abordagem é amplamente conhecida como PDCA, o ciclo PDCA ou o ciclo de Deming. A concepção e a lógica se sobrepuseram a outras abordagens de gerenciamento de qualidade baseadas na fabricação da época, como Lean Manufacturing, Kaizen e Six Sigma.

Como funciona o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA envolve 4 etapas: planejar, fazer, checar e agir. Conduza o processo de forma linear, assim a conclusão de um ciclo fica vinculada ao início do próximo ciclo. Confira o que isso significa:

Planejar

Entenda o estado atual da organização e o estado desejado. O objetivo da fase de planejamento é definir suas metas, decidir como alcançá-las e considerar como medir o progresso. Diferentes organizações farão diferentes abordagens do ciclo PDCA. Algumas podem dividir o ciclo em várias etapas intermediárias (como usar o processo DMAIC).

Se você quiser aproveitar uma oportunidade antes que seja tarde demais, seu planejamento deve se concentrar nos processos ou nas ações necessários para alcançar essa oportunidade. Se você está tentando resolver um problema de processo, talvez uma análise da causa raiz possa ser necessária antes de seguir com um plano. (Confira aqui como fazer uma análise de causa raiz para ajudar a identificar problemas e solucioná-los.) Use dados, sejam dados de processos pré-existentes ou análises de ciclos PDCA anteriores, para ajudar na formulação de sua abordagem.

Fazer

Depois de ter seu plano de ação ou sua solução potencial para um problema, faça um teste. A etapa Fazer é a hora de testar as alterações iniciais propostas. No entanto, considere essa etapa como experimento, e não como o momento de implementação completa de uma solução ou mudança de processo. Conduza esta fase em pequena escala, em um ambiente controlado. Proteja-a de fatores externos e não a deixe atrapalhar outros processos ou operações diárias. O objetivo desta fase é coletar dados e informações, pois ela transmitirá tudo para as próximas etapas do PDCA.

Checar

Após a conclusão do teste piloto, examine se as alterações e soluções propostas tiveram o efeito pretendido. A fase Checar é onde você analisa os dados reunidos da fase Fazer e os compara com suas metas originais. Avalie a abordagem de teste e confira se as alterações no método estabelecido na fase Planejar afetaram o processo. Avalie o sucesso da sua empreitada e decida o que será levado para a próxima etapa do processo. Na verdade, você pode optar por executar outro teste, repetindo as fases Fazer e Checar até encontrar uma solução satisfatória para levar para a fase Agir.

Agir

Ao chegar ao final do ciclo, você e sua equipe devem ter identificado uma alteração proposta do processo a ser implementado. No entanto, a abordagem PDCA é chamada de “ciclo” por um motivo: as alterações que você implementar na fase Agir não encerram seu processo: seu novo e aprimorado produto, processo ou solução deve formar a nova base para futuras iterações do ciclo PDCA.

Por que você deve usar o PDCA?

O ciclo PDCA é uma abordagem padronizada e uma filosofia para que os membros da equipe e funcionários resolvam problemas e melhorem continuamente seu trabalho.

“OK”, você pode estar pensando, “mas isso pode servir para muitas técnicas de gerenciamento e controle de qualidade. O que torna a abordagem PDCA especial em comparação com as outras?"

Para nós aqui no Dropbox, onde empregamos o ciclo PDCA regularmente para testar novos produtos incríveis, ele é especial porque as quatro etapas são simples, intuitivas e fáceis de implementar. É muito fácil inseri-las na sua cultura e em seus processos organizacionais.

Devido à sua natureza iterativa, o PDCA também ajuda você na resolução de erros e na identificação das causas raiz, evitando que eles se repitam no futuro. Conforme testa soluções diferentes continuamente, você coleta dados e experiência para entender o processo. (E então? Podemos recomendar as proezas dos dados analíticos do DocSend?) 

Nessa altura, o PDCA se torna mais do que uma abordagem de resolução de problemas: ele pode fornecer informações para fortalecer toda a organização.

As pessoas que admiram o ciclo PDCA também enfatizam como ele é adaptável; o que precisa ser definido ou planejado depende de você e de sua equipe, desde que seja possível sustentar as quatro etapas simples. Essa adaptabilidade torna o ciclo PDCA escalável, pois pode ser dimensionado para qualquer situação e qualquer equipe, até mesmo uma equipe de uma pessoa.

Quando você deve (ou não) usar o ciclo PDCA?

A aplicação de algumas abordagens de gerenciamento e resolução de problemas pode exigir muito tempo e muitos recursos, sem falar da contratação de consultores! Mas a flexibilidade do ciclo PDCA se presta a resolver muitos problemas de forma econômica. 

Para quem está atrás de melhorias consistentes nos processos de trabalho, o ciclo PDCA é uma boa aposta. Se você precisa ver resultados instantâneos, o PDCA talvez não seja uma opção. Portanto, se sua organização está lidando com um problema urgente relacionado a processos ou se você precisa de retornos rápidos em desempenho e resultados, o PDCA não é sua resposta. A força do ciclo está na capacidade de identificar problemas continuamente, refinar e encontrar métodos ideais. Após uma única iteração, muito dificilmente haverá alguma transformação completa de métricas de desempenho, por exemplo.

A simplicidade do ciclo PDCA esconde sua força: é necessário rigor e domínio para realmente se beneficiar dele. Mas, ao adotá-lo, e permanecer com ele, você dispõe de uma maneira mensurável de criar mudanças na forma como você ou sua equipe trabalham. Se empregado com sucesso em uma organização, o ciclo pode ajudar a conduzir todos os seus colegas rumo a uma mentalidade de resolução de problemas e pensamento crítico. O que pode ser melhor do que isso?