Что такое методология PDCA?

Что такое PDCA?

Итак, у вас проблема: неприступная, сложная и многослойная. Попробуйте применить методологию PDCA. Подобно японской концепции кайдзен, это простой, итерационный подход к управлению для тестирования изменений и устранения проблем. PDCA расшифровывается как Plan, Do, Check, Act — «планируй, делай, проверяй, действуй». Цель PDCA — постоянное совершенствование процессов организации с течением времени. 

Как возник PDCA?

PDCA зародилась в двадцатом веке на производственных предприятиях, но благодаря своей простоте и эффективности, сегодня эта методология используется во многих других отраслях.

Американский инженер и преподаватель У. Эдвардс Деминг назвал «цикл Шухарта» в честь своего наставника, специалиста по статистике Уолтера Шухарта, которого считают отцом современного контроля качества. (Деминг приобрел наибольшую известность в Японии, где его идеи оказали влияние на восстановление национальной промышленности после войны.)

Слушатели лекций Деминга придумали название PDCA — «планируй, делай, проверяй, действуй». На приведенном здесь изображении видно, что сам Деминг предпочитал проверкам (Check) изучение (Study) и называл свой цикл «планируй, делай, изучай, действуй» или PDSA. 

«Изучение», по мнению Деминга, позволяло уделять больше внимания анализу результатов, а не просто проверке того, что изменилось. (В ходе этого процесса вы соберете много данных; советуем использовать  облачное хранилище Dropbox.)

Сегодня в Америке этот подход в основном называют PDCA, «цикл PDCA» или «цикл Деминга». Его структура и логика пересекаются с другими современными методами управления качеством на производстве, таких как «бережливое производство», «кайдзен» и «шесть сигм».

Как работает цикл PDCA?

Цикл PDCA включает в себя 4 этапа: «планирование», «выполнение», «проверка» и «действие». Процесс выполняется линейно, при этом завершение одного цикла связано с началом следующего цикла. Далее мы рассмотрим каждый этап цикла.

Планирование

Это понимание вашего текущего и желаемого состояния. Целью этапа планирования является определение целей, способов их достижения и оценки выполнения. Все организации используют разный подход к PDCA. Некоторые разделяют его на несколько промежуточных этапов, например с добавлением методологии DMAIC.

Чтобы эффективно использовать ограниченные по времени возможности, на этапе планирования следует сосредоточиться на процессах или действиях, необходимых для выявления таких возможностей. Если нужно решить проблему, связанную с процессом, возможно, потребуется выполнить анализ первопричин, прежде чем приступить к реализации плана. (Узнайте, как выполнить анализ первопричин, чтобы выявить проблемы и принять меры.) Использование данных, будь то уже существующие данные процесса или анализ предыдущих циклов PDCA, поможет вам выбрать наиболее эффективный подход.

Выполнение

Как только у вас появится план действий или потенциальное решение проблемы, протестируйте их. На этапе выполнения вы проверяете первоначальные предложенные изменения на практике. Однако пока это только эксперимент, поскольку время для полного внедрения решения или изменения процесса еще не наступило. Таким образом, этот этап следует проводить в небольших масштабах и в контролируемой обстановке. На него не должны влиять внешние факторы, и он не должен нарушать другие процессы и обычную деятельность организации. Весь смысл этого этапа заключается в сборе данных и информации, так как на них будут основываться следующие этапы процесса.

Проверка

После завершения тестирования необходимо оценить, принесли ли предложенные изменения или решения ожидаемый эффект. На этапе проверки вы анализируете данные, собранные на этапе выполнения, и сравниваете их с первоначальными целями. Оцените свой подход к тестированию, чтобы понять, повлияли ли на процесс изменения, внесенные в метод на этапе планирования. Оцените успехи и решите, какие действия нужно предпринять на следующем этапе процесса. На самом деле вы можете провести еще один тест и повторять этапы выполнения и проверки, пока не найдете удовлетворительное решение для перехода на этап действия.

Действие

По окончании цикла вы вместе с участниками рабочей группы должны определить изменения, которые будут внесены в процесс. Однако PDCA именуется циклом неспроста, поскольку изменения, которые вносятся на этапе действия, — не являются завершением процесса. Ваш новый и улучшенный продукт, усовершенствованная технология или оптимизированное решение проблемы ложатся в основу для дальнейших повторений цикла.

Зачем следует использовать PDCA?

PDCA предоставляет сотрудникам и участникам рабочей группы стандартизированный подход и принципы для решения проблем и постоянного совершенствования результатов.

«Хорошо, — возможно, думаете вы, — но то же самое можно сказать о многих методах управления и контроля качества. Что делает PDCA особенным по сравнению с ними?»

Мы регулярно используем PDCA для тестирования потрясающих новых продуктов Dropbox. По нашему мнению, особенность этой методологии в том, что четыре шага просты, интуитивно понятны и легко реализуемы. Вписать их в организационную культуру и процессы — проще простого.

Благодаря своему циклическому характеру PDCA также помогает устранять ошибки и предотвращать их появление в будущем за счет определения первопричины. Продолжая тестировать различные решения, вы накапливаете данные и опыт в понимании процесса. (Кстати, мы можем порекомендовать инструмент с отличными аналитическими функциями — DocSend.) 

На данном этапе методология PDCA становится не просто способом решения проблем. Она служит источником информации для укрепления процессов по всей организации.

Сторонники этой методологии любят ее в том числе за адаптивность: цели и планы полностью определяете вы и ваша рабочая группа — главное, чтобы их было достаточно для выполнения четырех простых этапов. Такая адаптивность, в свою очередь, делает подход PDCA масштабируемым, поскольку его можно применить к любой ситуации и команде любого размера, даже если она состоит из одного человека.

Когда следует использовать (или не следует использовать) PDCA?

Реализация некоторых подходов к решению проблем и управлению требует много времени и ресурсов, а также привлечения консультантов, но адаптивность PDCA позволяет решать большинство проблем без лишних затрат. 

Если вы стремитесь к последовательному совершенствованию рабочих процессов, PDCA станет отличным выбором. Однако PDCA не подходит для сценариев, где нужны мгновенные результаты. Поэтому, если ваша организация имеет дело с неотложными проблемами, связанными с процессами, или вам нужно быстро улучшить производительность и показатели, скорее всего, PDCA вам не подойдет. Преимущество цикличного подхода заключается в способности постоянно выявлять проблемы, затем совершенствовать процессы и находить оптимальные методы. Единственная итерация вряд ли поможет радикально улучшить результаты.

Простота PDCA обманчива: чтобы извлечь максимальную выгоду из этого подхода, необходимо проявить прилежание и в совершенстве овладеть методикой. Тем не менее внедрение этого метода и соблюдение его принципов обеспечивают измеримый способ для изменения рабочих процессов. Успешное применение PDCA в организации поможет вашим коллегам сформировать менталитет, способствующий решению проблем и критическому мышлению. Что может быть лучше?