Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?

Hva er PDCA?

Du har et problem, og det er tornete, komplisert og i flere lag. Da kan du vurdere PDCA. I likhet med det japanske konseptet Kaizen, er dette en enkel og iterativ ledelsestilnærming for å teste ut endring og fjerne problempunkter. PDCA står for «Plan, Do, Check, Act» (planlegge, utføre, kontrollere, korrigere). Og målet? Kontinuerlig forbedring internt i organisasjoner over tid. 

Hvor kom PDCA fra?

PDCA stammer fra produksjonsprosesser på 1900-tallet, men fordi det kan løse problemer på en så enkel og god måte, er det en praksis som mange bransjer bruker også i dag.

Den amerikanske ingeniøren og professoren W. Edwards Deming kalte den Shewhart-syklusen, etter mentoren, Walter Shewhart, en statistiker som ofte blir kalt opphavsmannen til moderne kvalitetskontroll. (Deming var kanskje mest kjent i Japan, der ideene hans fikk innflytelse på landets industrielle gjenoppbygging etter krigen.)

Noen av Demings studenter kom opp med navnet PDCA – «Plan, Do, Check, Act». Som du ser på dette bildet, foretrakk Deming ordet studere («study») framfor kontrollere («check») og kalte syklusen «Plan-Do-Study-Act», eller PDSA-syklusen. 

Deming mente at ordet «studere» la større vekt på å analysere resultater, ikke bare kontrollere hva som hadde endret seg. (Du kommer til å samle inn mange data i denne prosessen. Kan vi få anbefale nettskylagring med Dropbox?)

I USA i dag er tilnærmingen mest kjent som PDCA, PDCA-syklusen eller Deming-syklusen. Utformingen og logikken har mye til felles med andre samtidige, produksjonsbaserte tilnærminger til kvalitetsstyring, som Lean Manufacturing, Kaizen og Six Sigma.

Hvordan fungerer PDCA-syklusen?

PDCA-syklusen består av fire trinn: planlegge, utføre, kontrollere, korrigere. Det bør være en lineær prosess, slik at slutten på én syklus går over i starten på den neste. Med det mener vi:

Planlegge

Forstå organisasjonens aktuelle tilstand og ønsket tilstand. Formålet med planleggingsfasen er å fastsette mål og hvordan de skal nås, samt hvordan framgang skal måles. Ulike organisasjoner vil ha ulike tilnærminger til PDCA. Noen kan dele opp i mellomtrinn (for eksempel ved å bruke DMAIC-prosessen).

Hvis du vil utnytte en tidssensitiv mulighet, bør planleggingen ha fokus på de prosessene eller handlingene som er nødvendige for å oppnå det. Hvis du vil løse et prosessproblem, kan du få behov for en rotårsaksanalyse før du kan gå videre med en plan. (Slik gjennomfører du en rotårsaksanalyse for å identifisere og korrigere problemer.) Bruk data – enten prosessdata som allerede foreligger eller analyser fra tidligere PDCA-sykluser – for å formulere en tilnærming.

Utføre

Når du har lagt en handlingsplan eller har en mulig løsning, må du teste den. I utførelsesfasen tester du de innledende endringsforslagene. Men dette bør være et eksperiment, ikke en fullstendig innføring av en løsning eller prosessendring. Gjennomfør denne fasen på liten skala i kontrollerte omgivelser. Beskytt den mot eksterne faktorer, og sørg for at den ikke forstyrrer andre prosesser eller daglig drift. Poenget med denne fasen er å hente inn data og informasjon til de neste stadiene i PDCA.

Kontrollere

Når pilottesten er utført, undersøker du om de foreslåtte endringene og løsningene hadde ønsket virkning. I kontrollfasen analyserer du dataene som er samlet inn fra utførelsesfasen og sammenligner dem med de opprinnelige målene. Vurder testtilnærmingen og kontroller om metodeendringene du innførte i planleggingsfasen kan ha hatt innvirkning på prosessen. Vurder hvor vellykket tilnærmingen har vært, og fastsett hva som skal være med videre til neste trinn av prosessen. Du kan også velge å kjøre en ny test og gjenta utførelses- og kontrollfasene til du finner en tilfredsstillende løsning du kan ta med til korrigeringsfasen.

Korrigere

Mot slutten av syklusen bør du og teamet ditt ha identifisert et endringsforslag som dere skal implementere basert på prosessen. Men det er en grunn til at PDCA blir kalt en syklus. Uansett hvilke endringer du innfører i korrigeringsfasen, er ikke prosessen over. Et nytt og forbedret produkt, prosess eller løsning bør danne grunnlag for gjentakelser av PDCA-syklusen.

Hvorfor skal du bruke PDCA?

PDCA er en standardisert tilnærming og filosofi som teammedlemmer og ansatte kan bruke for å løse problemer og gjøre en stadig bedre jobb.

Du tenker kanskje at dette gjelder for mange teknikker for ledelse og kvalitetskontroll. Hvorfor er PDCA mer spesiell enn andre tilnærminger?

Dropbox bruker PDCA jevnlig for å teste fantastiske nye produkter, og vi mener metoden er spesiell fordi de fire trinnene er enkle, intuitive og enkle å implementere. Det er lekende lett å bake dem inn i bedriftskulturen og i prosesser.

Fordi det er en iterativ prosess, kan PDCA også bidra til å unngå feil og finne rotårsaker, samt forhindre at de oppstår igjen senere. Når du fortsetter å teste ut ulike løsninger, kommer du til å samle data og erfaringer som hjelper deg med å forstå prosessen. (Kan vi få lov til å anbefale DocSends analyseekspertise?) 

På dette stadiet er PDCA mer enn en tilnærming til problemløsning, det er en kilde til informasjon som styrker hele organisasjonen.

Mange setter også stor pris på tilpasningsmulighetene som ligger i PDCA. Det er til syvende og sist opp til deg og teamet ditt hva som skal defineres eller planlegges, så lenge det er innenfor rammene av de fire enkle trinnene. Disse tilpasningsmulighetene gjør det enkelt å skalere PDCA i forhold til enhver situasjon og ethvert team – selv et enmannsteam.

Når bør du bruke (eller ikke bruke) PDCA?

Enkelte tilnærminger til problemløsning og ledelse kan være tid- og ressurskrevende – og i tillegg må ofte konsulenter leies inn - men PDCA er så fleksibelt at det kan løse mange problemer på en rimelig måte. 

Hvis du ønsker å skape varige forbedringer i arbeidsprosesser, er PDCA et godt valg. Hvis du trenger å se resultater umiddelbart, er det ikke sikkert PDCA er noe for deg. Så hvis organisasjonen må håndtere en prosessorientert hastesak, eller du trenger raske prestasjoner og resultater, er kanskje ikke PDCA det rette. Styrken til denne syklusen er muligheten til å identifisere problemer kontinuerlig, for så å løse dem ved hjelp av optimale metoder. Det er mindre sannsynlig at den for eksempel endrer prestasjonsmål totalt etter bare én runde.

PDCA er enkelt, men likevel kraftig. For å få størst mulig utbytte av syklusen må den gjennomføres helt konsekvent og med full kontroll. Når du tar den i bruk – og holder deg til den – får du en målbar måte å skape endringer i måten du eller teamet jobber på. En vellykket innføring i en organisasjon kan bidra til at alle medarbeiderne tenker kritisk og har fokus på problemløsning. Hva kan være bedre enn det?