Syklusen for planlegging, utføring, kontroll, og korrigering

Gjør problemløsningsprosessen for teamet ditt mer raffinert - og mer tilfredsstillende - bare ved å bruke PDCA-syklustilnærmingen.

Hva er PDCA?

PDCA er en enkel, iterativ administrativ tilnærming for å teste endringer i prosesser eller løsninger på problemer, og utøve kontinuerlig forbedring av dem over tid. Som med mange prosess- og kvalitetskontrolltilnærminger som brukes av forskjellige bransjer i dag, stammer den fra produksjonspraksis i det 20. århundre. PDCAs enkelhet og lett reproduserbare suksess førte til at den ble brukt av mange bransjer utenfor produksjonen, enten av enkeltpersoner, team eller hele organisasjoner.

Hvor kom PDCA fra?

PDCA er avledet fra W. Edwards Demings "Shewhart Cycle", oppkalt etter Walter Shewhart, en statistiker som ofte omtales som far til moderne kvalitetskontroll. Deming, en amerikansk ingeniør og professor, er mest kjent for arbeidet sitt i Japan, hvor hans ideer bidro til å påvirke etterkrigstidens industrielle prosesser og gjenreisningen i landet. Navnet PDCA ble faktisk laget av deltakerne i forelesningene hans, som strømlinjeformet Shewhart Cycle til "planlegge, utføre, kontrollere, korrigere" (Plan, Do, Check, Act). Deming foretrakk faktisk "study" framfor "check", noe som gjorde det til Plan-Do-Study-Act eller PDSA-syklusen, ettersom ordet la mer vekt på å analysere resultater i stedet for bare å sjekke hva som hadde endret seg.

Likevel er tilnærmingen i dag mest kjent som PDCA-syklusen, da den er designet for å bli fullført og gjentatt flere ganger. Design og logikken kan sees i andre produksjonsbaserte kvalitetsstyringsmetoder på den tiden, som Lean Manufacturing, Kaizen og Six Sigma.

Hvordan fungerer PDCA-syklusen?

PDCA-syklusen involverer fire trinn: Planlegg, utfør, kontroller, korriger. Prosessen utføres på en lineær måte, med fullføring av en syklus som er knyttet til begynnelsen av neste syklus.

  • Planlegge: Forstå nåværende tilstand og ønsket tilstand. Enkelt sagt er formålet med planleggingsfasen å definere målene dine, hvordan du kan oppfylle dem, og hvordan du vil måle framgangen din mot dem. Naturligvis er dette et litt vagt trinn, basert på hva du prøver å gjøre - og at forskjellige team nærmer seg PDCA på forskjellige måter. Noen kan dele den i flere mellomliggende trinn slik som andre prosesser som DMAIC allerede gjør.

    Hvis du ønsker å utnytte en mulighet, bør planleggingen din fokusere på prosessene eller handlingene som er nødvendige for å arbeide målrettet med denne muligheten. Hvis du ønsker å løse et prosessproblem, kan det være nødvendig med en årsaksanalyse før du kan gå videre med en plan. I alle fall vil bruk av data - enten det er eksisterende prosessdata eller analyse fra tidligere PDCA-sykluser - hjelpe deg med å formulere en handlingsplan eller hypotese.

  • Utføre: Straks du har handlingsplanen din eller den potensielle løsningen på et problem kan du teste den. Utføringstrinnet er tiden for deg til å sette de første foreslåtte endringene på prøve. Dette bør imidlertid sees på som et eksperiment - det er ikke det punktet der du fullt ut implementerer en løsning eller prosessendring. Som sådan skal denne fasen gjennomføres i liten skala i kontrollerte omgivelser. Den skal ikke påvirkes av eksterne faktorer eller forstyrre andre prosesser og operasjoner i teamet ditt eller organisasjonen. Hele poenget med denne fasen er selvfølgelig å samle inn data og informasjon om påvirkningen av testen, da dette vil informere de neste trinnene i prosessen.

  • Kontrollere: Etter at pilottesten er fullført, må du undersøke om de foreslåtte endringene dine eller løsningene hadde den tiltenkte effekten. Kontrollfasen er der du analyserer dataene som er samlet inn fra utføringsfasen og sammenligner dem med de opprinnelige målene dine og målsettingene. Testmetoden du brukte, skal også evalueres for å se om det er utført noen endringer i metoden beskrevet i planleggingsfasen som kan ha påvirket prosessen. Samlet sett er formålet med dette trinnet å evaluere hvor vellykket du har vært, og hva som skal tas inn i neste trinn i prosessen. Faktisk kan du velge å kjøre en ny test, og gjenta utførings- og kontrollfasene til du finner en tilfredsstillende løsning å ta inn i korrigeringsfasen.

  • Korrigere: Når du har nådd slutten av syklusen, bør du og teamet ditt ha identifisert et endringsforslag fra prosessen som skal implementeres. PDCA-syklusen kalles imidlertid en syklus av en grunn. Hvilke endringer du enn implementerer i korrigeringsfasen er det ikke slutten på prosessen din. Ditt nye og forbedrede produkt, prosess eller problemløsning bør danne en ny grunnlinje for videre iterasjoner av PDCA-syklusen.

Team og utøvere av PDCA vil typisk for seg selv finne ut hvilke verktøy som fungerer best i hver fase. Uansett om du gjør idédugnad i planleggingsfasen eller sorterer dataene dine i kontrollfasen, kan Dropbox Paper hjelpe deg med å administrere alle deler av prosessen. Delte prosjektplanleggingsdokumenter kan hjelpe deg med å skissere prosessen din, mens samarbeidsverktøy kan sørge for at teamet ditt er involvert og på rett spor når du utfører iterasjoner med PDCA. Og selvfølgelig er alle dokumentene dine filer som enkelt kan deles gjennom Dropbox-lagring.

Hvorfor skal du bruke PDCA?

Selve kjernen i PDCA gir en standardisert tilnærming og veiledende filosofi for teammedlemmer og ansatte til å avslutte problemer og kontinuerlig forbedre arbeidet sitt. Dette kan imidlertid sies om mange ledelses- og kvalitetskontrollmetoder, alt med varierende nivåer av kompleksitet og antall suksesshistorier. Hva gjør PDCA spesiell sammenlignet med resten?

Hovedårsaken er at PDCA eller planlegge, utføre, kontrollere, korrigere er en enkel, grei og intuitiv prosess for folk å forstå og implementere i arbeid sitt. Dette har gjort den ikke bare varig i arbeidslivet, men også gjennomgripende i bransjer og i folks sinn. Selv om det fremdeles kreves en viss aksept fra kollegaene dine for å få det til å fungere i team, gjør PDCAs enkelhet det enkelt å innlemme den i organisasjonskulturen og generelle prosesser.

På grunn av sin sykliske og iterative natur hjelper PDCA deg også med å eliminere feil og forhindre at de oppstår i fremtiden. Syklusen er designet for å hjelpe deg med å identifisere feil og årsakene til dem når du gjentatte ganger optimaliserer en prosess. Når du fortsetter å teste forskjellige løsninger og implementerer dem, vil du også utvikle data og erfaring med å forstå prosessen. På dette punktet blir PDCA mer enn en problemløsende metode, da det kan legge til verdifull informasjon som er relevant for forskjellige prosesser i teamet eller organisasjonen.

PDCA er en svært tilpasningsdyktig strategi. Noen kan foreskrive visse dokumenter eller trinn som skal fullføres i planleggingsfasen for å sikre at de er klare til å fortsette med resten av syklusen. Hva som må defineres eller planlegges, er imidlertid til syvende og sist opp til deg og teamet ditt, forutsatt at det kan opprettholde resten av prosessen. Denne tilpasningsevnen i sin tur gjør PDCA skalerbar, da den kan tilpasses til enhver situasjon og for team av alle størrelser - til og med ned til et team på en.

Når skal du bruke PDCA?

Mens noen problemløsnings- og styringsmetoder kan være tidskrevende og ressurskrevende å bruke, betyr PDCAs tilpasningsevne at den sjeldent ikke er aktuell. Hvis du ønsker konsistent forbedring av egne eller teamets arbeidsprosesser, er PDCA et godt alternativ. PDCAs metodiske, inkrementalistiske tilnærming betyr at endring kommer gradvis. Som sådan er den kanskje ikke like egnet hvis organisasjonen din har et presserende problem med prosessen eller er i en nødssituasjon. På samme måte, hvis du ønsker å se raske snuoperasjoner til ytelse og resultater, kan det hende at PDCA ikke gir det du leter etter. PDCAs styrke ligger i evnen til kontinuerlig å identifisere problemer, og deretter finjustere og finne optimale metoder - det er lite sannsynlig å løse et problem helt eller snu ytelsen etter en enkelt iterasjon.

Kontinuerlig forbedring med PDCA

I kjernen er PDCA en filosofi for å nærme seg situasjoner. Først identifiserer du situasjonen og setter mål, deretter tester du forskjellige tilnærminger for å nå disse målene, gjennomgår suksessen og tilpasser atferden din deretter, før du endelig går videre med det som har fungert. Hvis det ikke er realistisk for teamet ditt eller organisasjonen å integrere PDCA direkte, tilbyr det fortsatt et veiledende retningslinjer for å hjelpe deg med å forstå og nærme deg enhver situasjon du kommer over på arbeidsplassen og utover.

Selv om det er så enkelt, er PDCA fortsatt en prosess som krever strenghet og mestring for å virkelig dra nytte av den. Å vedta den - og deretter holde fast på den - kan virkelig endre måten du og teamet ditt jobber på, med målbare resultater du kan se når tiden og gjentakelsene passerer. Å fremme PDCA i teamene og organisasjonen din - med vellykket opptak - kan bidra til å bevege alle dine kolleger mot et tankesett for problemløsing og kritisk tenkning.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business