¿Qué es Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA)?

¿Qué es el PHVA?

Así que tienes un problema: es espinoso, complejo y en capas. Considera el PHVA. Similar al concepto japonés de Kaizen, es un enfoque de gestión simple e iterativo para probar el cambio y eliminar los problemas recurrentes. PHVA significa "planear, hacer, verificar y actuar". ¿Su objetivo? Mejora continua dentro de las organizaciones a lo largo del tiempo. 

¿De dónde proviene el PHVA?

PHVA se originó en las prácticas de fabricación del siglo XX, pero gracias a su simplicidad y éxito en la resolución de problemas, la práctica ahora es empleada por muchas industrias.

El ingeniero y profesor estadounidense W. Edwards Deming le dio nombre al “Ciclo Shewhart” por su mentor Walter Shewhart, un estadístico que a menudo ha sido llamado “el padre del control de calidad moderno”. (Deming fue tal vez más famoso en Japón, donde sus ideas influenciaron la recuperación y los procesos de la industria de posguerra de ese país).

Los alumnos de las clases de Deming acuñaron el nombre PHVA: “Planear; Hacer; Verificar; Actuar”. Como verás en la imagen que se muestra aquí, Deming en realidad prefirió “Estudiar” a “Verificar”, llamándolo Planear-Hacer-Estudiar-Actuar, o “ciclo PHEA”. 

Deming pensó que la palabra "estudiar" subrayaba la idea de analizar resultados en lugar de simplemente verificar qué había cambiado. (Vas a recopilar muchos datos en este proceso; ¿podemos recomendar el almacenamiento en la nube de Dropbox?)

En EE. UU. hoy en día, conocemos ampliamente el enfoque como PHVA, el ciclo PHVA o el ciclo de Deming. Su diseño y lógica se superpusieron con otros enfoques contemporáneos de gestión de la calidad basados en la fabricación, como Lean Manufacturing, Kaizen y Six Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA implica cuatro pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente. Esto es lo que queremos decir:

Planear

Entender el estado actual de tu organización y el estado deseado. El propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, decidir cómo alcanzarlos, y pensar en cómo medirás tu progreso. Diferentes organizaciones encaran el PHVA de manera única. Algunos suelen dividirlo en varios pasos intermedios (por ejemplo, mediante el uso del proceso DMAIC).

Si deseas aprovechar una oportunidad urgente, tu planificación debe enfocarse en los procesos o acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder con un plan. (He aquí cómo hacer un análisis de causa raíz para ayudar a identificar los problemas y actuar sobre ellos). Utiliza datos, ya sean datos de proceso preexistentes o análisis de ciclos anteriores de PHVA, para ayudar a formular tu enfoque.

Hacer

Una vez que tengas un plan de acción o una potencial solución, pruébalos. El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento y no el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. Protégela de factores externos y no dejes que interrumpa otros procesos u operaciones diarias. El objetivo de esta fase es recabar datos e información, ya que esto indicará las siguientes etapas del PHVA.

Verificar

Luego de completar la prueba piloto, examina si los cambios o soluciones propuestos tuvieron el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos originales. Evalúa tu enfoque de prueba y verifica si los cambios en el método que estableciste durante la fase Planear pueden haber afectado el proceso. Evalúa el éxito que has tenido y decide qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.

Actuar

Al llegar al final del ciclo, tú y tu equipo deberán haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera un "ciclo" por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados productos, procesos o problemas resueltos deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.

¿Por qué deberías utilizar el PHVA?

El PHVA proporciona un enfoque estandarizado y una filosofía para que los miembros del equipo y los empleados resuelvan problemas y mejoren su trabajo continuamente.

“Bien”, tal vez estés pensando, “pero esto podría decirse de muchas técnicas de gestión y control de calidad. ¿Qué distingue al PHVA de los demás?

Aquí en Dropbox, donde empleamos PHVA regularmente para probar nuevos productos increíbles, creemos que es porque los cuatro pasos son simples, intuitivos y fáciles de implementar. Es muy sencillo incorporarlos a tu cultura y procesos organizacionales.

Debido a que es iterativo, el PHVA también te ayudará a eliminar errores e identificar sus causas fundamentales, evitando que ocurran en el futuro. A medida que continúes probando diferentes soluciones, recopilarás datos y experiencia en la comprensión del proceso. (Ejem, ¿podemos recomendar la destreza analítica de DocSend?) 

En este punto, el PHVA se transforma en algo más que un enfoque de resolución de problemas: puede añadir información para fortalecer toda tu organización.

A sus fans también les encanta lo adaptable que es el PHVA; lo que se necesita definir o planificar depende en última instancia de ti y de tu equipo, siempre y cuando pueda sostener los cuatro simples pasos. Esta adaptabilidad hace que el PHVA sea escalable, ya que se puede dimensionar a cualquier situación y a cualquier equipo, incluso a un equipo de una sola persona.

¿Cuándo deberías usar (o no) el PHVA?

Algunos enfoques de resolución de conflictos y gestión pueden consumir mucho tiempo y recursos para su aplicación, —¡sin mencionar la contratación de consultores!—, pero la flexibilidad del PHVA se presta a resolver muchos problemas a bajo costo. 

Si buscas hacer una mejora consistente en los procesos de trabajo, el PHVA es una buena apuesta. Sin embargo, si eres alguien que necesita ver resultados instantáneos, el PHVA puede no ser para ti. Entonces, si tu organización está lidiando con un problema urgente orientado a procesos o necesita rápidos resultados en rendimiento, el PHVA puede no ser adecuado. El punto fuerte del ciclo radica en su capacidad para identificar continuamente problemas, luego refinar y encontrar métodos óptimos. Es menos probable que transforme completamente las métricas de rendimiento, por ejemplo, después de una sola iteración.

Su simplicidad desmiente la fuerza del PHVA: se requiere rigor y maestría para poder beneficiarse verdaderamente de él. Pero, al adoptarlo y seguirlo a rajatabla, tienes una manera medible de crear un cambio en la forma en que tú o tu equipo trabajan. Emplearlo con éxito en una organización puede ayudar a todos tus colegas a moverse hacia una mentalidad de resolución de conflictos y pensamiento crítico. ¿Qué hay mejor que eso?