计划-执行-检查-行动 (PDCA) 循环

使用 PDCA 循环方法,可以使您团队的问题解决流程更加精炼,更加令人满意。

什么是 PDCA?

PDCA 是一种简单的迭代管理方法,用于测试流程的更改或问题的解决方案,以及随着时间的推移推动对它们的持续改进。与当今各个行业使用的许多过程与质量控制方法一样,该方法起源于 20 世纪的制造实践。PDCA 方法简单且成功易于复制,这使它被制造业以外的许多行业广泛使用,无论是个人、团队还是整个组织。

PDCA 来源于哪里?

PDCA 源自 W. Edwards Deming 的“Shewhart 循环”,以通常有着“现代质量控制之父”之称的统计学家 Walter Shewhart 的名字命名。美国工程师兼教授 Deming 以他在日本的伟大工作而最为人熟知,在这里他的思想帮助他影响了该国战后的工业生产过程和复苏。事实上,PDCA 这个名字是由参加他的讲座的人员创造的,他们将 Shewhart 循环简化为“计划、执行、检查、行动”。Deming 实际上更喜欢把“检查”称为“Study”而不是“Check”,这使该循环在英语上称为 Plan-Do-Study-Act 或 PDSA 循环,因为该单词更加强调分析结果,而不是简单地检查已更改的内容。

尽管如此,如今该方法仍以 PDCA 循环而最为人熟知,因为它被设计为可以无限次完成和重复。可以在当今的其他制造质量管理方法中看到其设计和逻辑,例如精益制造、改善和六西格玛。

PDCA 循环的工作机制是什么?

PDCA 循环涉及 4 个步骤:计划、执行、检查、行动。该过程以线性方式执行,一个循环的完成衔接下一个循环的开始。

  • 计划:了解目前的状态和想要达到的状态。用最简单的话讲,计划阶段的目的是定义目标、定义如何实现目标以及定义如何衡量实现目标的进度。当然,根据目标的不同,以及不同团队处理 PDCA 的方式也不同,这是一个有些模糊的步骤。有些方法可能会将其分为几个中间步骤,DMAIC 等其他流程已经这样做了。

    如果您想利用某个机会,那么您的计划应集中在以该机会为目标所需的流程或行动上。如果您想解决某个流程问题,那么在开始制定计划之前,可能需要执行根本原因分析。无论是哪种情况,使用数据(无论是已经存在的流程数据还是来自先前 PDCA 循环的分析)都可以帮助您制定行动计划或假设。

  • 执行:有了行动计划或可能的问题解决方案后,需要对其进行测试。“执行”步骤是您对最初的建议更改进行测试的时候。但是,这应被视为实验,此时不是您完全实施解决方案或流程更改的时候。因此,此阶段应在可控的环境中小规模地进行。它不应受到外部因素的影响,也不应干扰您团队或组织的其他流程和运营。当然,此阶段的重点是收集有关测试影响的数据和信息,因为这些数据和信息将告知该流程接下来的阶段。

  • 检查:试验性测试完成后,您需要检查建议更改或解决方案是否取得了预期的效果。在“检查”阶段,您分析从“执行”阶段收集的数据,并将这些数据与原始目标进行比较。在此阶段还应评估您使用的测试方法,来判定是否对“计划”阶段中提出的方法进行了任何更改,而这些更改可能影响了该流程。总的来说,此步骤的目的是评估您取得了多大的成功,以及该流程的下一步应该考虑什么。实际上,您可以选择运行另一个测试,重复执行“执行”和“检查”阶段,直到找到满意的解决方案再进入“行动”阶段。

  • 行动:到达循环的最后阶段时,您和您的团队应该已经从该流程中确定了要实施的建议更改。但是,PDCA 循环之所以称为循环是有原因的,因为无论您在“行动”阶段实施了什么更改都是不该流程的结束。您的新产品和改进的产品、新流程和改进的流程或已解决的问题应构成 PDCA 循环的进一步迭代的新基线。

执行 PDCA 的团队和实践者通常会找出每个阶段最适合自己的工具。然而,无论是在“计划”阶段中集体讨论,还是在“检查”阶段整理检点数据,Dropbox Paper 都可以帮助您管理该流程的每个阶段。共享的项目计划文档可以帮助您概述流程,而协作工具可以确保在您迭代 PDCA 时您的团队参与其中并跟上进度。当然,您所有的文档都是可通过 Dropbox 存储空间轻松共享的文件。

为什么要使用 PDCA?

PDCA 的核心是为团队成员和员工提供标准方法和指导原则,用来解决问题和不断改进他们的工作。然而,可以说许多管理和质量控制方法都是这样的,所有方法都具有不同程度的复杂性并且都有许多成功案例。与其他方法相比,PDCA 有什么特殊之处呢?

主要原因是 PDCA 或“计划、执行、检查、行动”是一个简单、易懂且直观的流程,便于人们理解和在工作中实施。这些优点使它不仅在工作中经久不衰,而且在各行各业和人们的心中无处不在。虽然它仍然需要同事的一定支持才能在团队中发挥作用,但是 PDCA 的简单性使其很容易融入您的组织文化和整个流程。

由于具有循环和迭代特性,PDCA 还可以帮助您消除错误并防止将来发生相同的错误。该循环旨在帮助您在反复优化流程时识别错误及其根本原因。当您继续测试不同的解决方案并成功实施这些解决方案时,您还将积累数据和了解该流程的经验。在这一点上,PDCA 不再只是一种问题解决方法,因为它可以增加团队或组织的与不同流程有关的宝贵信息。

PDCA 是一种适应性非常强的策略。有些团队或组织可能会规定某些文档或步骤要在“计划”阶段期间完成,来确保他们准备好进行该循环的其他阶段。但是,需要定义或计划什么最终取决于您和您的团队,只要它可以支撑该流程的其余步骤正常进行即可。这种适应性又使 PDCA 具有可扩展性,因为它可以调整适应于任何情况和任何规模的团队,甚至适合于小到只有一个人的团队。

何时应该使用 PDCA?

尽管某些问题解决和管理方法运用起来非常耗费时间和资源,但 PDCA 的适应性意味着它几乎没有不适用的情况。如果您希望不断改进自己的工作流程或您团队的工作流程,那么 PDCA 是个不错的选择。但是,PDCA 的按部就班、循序渐进的方法意味着改变也是渐进的。因此,如果您的组织在处理紧急流程问题或突发事件,则它可能不是合适之选。同样,如果您希望看到性能和结果的快速转变,PDCA 可能无法满足您的需求。PDCA 的优势在于它能够不断地发现问题,然后改善和找到最佳方法 — 它不太可能在单次迭代之后完全解决问题或彻底转变性能。

使用 PDCA 持续改善

PDCA 的核心是处理各种情况的原则。首先,您确定情况并设定目标,然后测试用于实现这些目标的不同方法,评估它们的成功并相应地调整您的行为,最后基于前面的工作继续前进。如果您的团队或组织直接采纳 PDCA 不切合实际,它仍可以提供指导原则来帮助您了解和应对您在工作场所内外遇到的任何情况。

尽管 PDCA 非常简单,但只有熟练掌握并严谨执行该流程才能真正从中受益。然而,采用并坚持该流程确实可以改变您和您的团队的工作方式,随着时间的流逝和迭代的一次次进行,您可以看到可衡量的成果。在您的团队和组织中推广 PDCA,成功使用该方法后,可以帮助您的所有同事养成问题解决和批判性思考的思维模式

发现更有效的团队协作方式。

Dropbox Business 使用入门