Qu'est‑ce que le cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act) ?

Qu'est-ce que le PDCA ?

Imaginons que vous êtes face à un problème épineux et complexe. Vous pourriez essayer le cycle PDCA. Cette approche de gestion simple et itérative, semblable au concept japonais de Kaizen, permet de mettre en œuvre le changement et d'éliminer les difficultés. Le PDCA, qui signifie Plan, Do, Check, Act (planifier, réaliser, contrôler et ajuster) a pour objectif d'aider les entreprises à adopter un processus d'amélioration continue. 

D'où vient le PDCA ?

Le concept a été créé au 20e siècle pour le secteur de la fabrication, mais sa simplicité d'utilisation et sa capacité à résoudre les problèmes ont contribué à son succès dans de nombreux secteurs d'activité.

L'ingénieur et professeur américain W. Edwards Deming a d'abord nommé cette technique le “cycle de Shewhart” en l'honneur de son mentor Walter Shewhart, un statisticien souvent considéré comme étant le père du contrôle qualité moderne. (Deming était principalement connu au Japon, où ses idées ont contribué à la relance du pays après la guerre.)

Ce sont les étudiants de Deming qui ont inventé le terme PDCA. Pourtant, Deming préférait le verbe “Study” au verbe “Check” (étudier, plutôt que contrôler) et donc l'expression Plan, Do, Study, Act ou “cycle PDSA”. 

Pour le professeur Deming, le mot “Study” (“Étudier”) mettait davantage l'accent sur l'analyse des résultats que sur une simple vérification des changements. (Et comme vous allez récolter beaucoup de données dans le cadre de ce processus, nous en profitons pour vous recommander le stockage cloud Dropbox.)

Aujourd'hui, on appelle généralement cette approche le PDCA, le cycle PDCA ou le cycle de Deming. Dans sa conception et sa logique, le modèle s'apparente à d'autres approches de gestion de la qualité employées en usine, telles que le Lean Manufacturing, le concept Kaizen et la méthode Six Sigma.

Comment fonctionne le cycle PDCA ?

Le cycle PDCA se compose de quatre étapes : Plan, Do, Check, Act (planifier, réaliser, contrôler, ajuster). Il se déroule de manière linéaire, de façon à ce que l'achèvement d'un cycle déclenche le début du suivant. En voici une explication détaillée.

Plan

Durant l'étape “Plan” (planifier), vous déterminez l'état actuel et l'état souhaité de votre entreprise. L'objectif est de définir vos objectifs, la façon de les atteindre, mais aussi la façon de mesurer les progrès réalisés. Le déroulement du PDCA varie selon les entreprises : certaines choisissent de diviser les grandes étapes en plusieurs étapes intermédiaires, comme dans la méthode DMAIC.

Si vous souhaitez répondre à une opportunité limitée dans le temps, votre planification doit se concentrer sur les processus ou les actions nécessaires pour la cibler. Si vous cherchez à résoudre un problème de processus, une analyse des causes profondes peut s'avérer nécessaire avant de poursuivre. (Découvrez comment réaliser une analyse des causes profondes pour identifier les problèmes et y remédier.) Dans tous les cas, c'est en analysant les données, qu'elles proviennent de processus préexistants ou de cycles PDCA antérieurs, que vous pourrez définir votre approche.

Do

Une fois que vous avez identifié votre plan d'action ou une solution potentielle à votre problème, il est temps de procéder à des tests. L'étape “Do” (réaliser) consiste à mettre à l'épreuve vos propositions de modifications. Toutefois, il s'agit simplement de tester vos idées et non de finaliser la mise en œuvre d'une solution ou d'un changement de processus. Cette phase doit donc être menée à petite échelle dans un cadre contrôlé. Elle ne doit pas être influencée par des facteurs externes ni perturber les autres processus et les opérations quotidiennes. L'objectif de cette phase est de recueillir des données et des informations qui conditionneront les étapes suivantes du cycle PDCA.

Check

Une fois l'essai terminé, vous devez vérifier si les changements ou les solutions que vous avez proposés ont eu l'effet escompté. La phase “Check” (contrôler) consiste à analyser les données recueillies lors de la phase “Do” et à les comparer à vos objectifs initiaux. Évaluez votre approche de test afin de déterminer si les changements apportés à la méthode définie lors de la phase “Plan” ont pu affecter le processus. Le but est d'évaluer vos performances et de déterminer si vous pouvez passer à l'étape suivante. Vous pouvez choisir d'exécuter un autre test en répétant les phases “Do” et “Check” jusqu'à ce que vous trouviez une solution satisfaisante pour passer à la phase “Act”.

Act

À la fin du cycle, votre équipe et vous devez avoir identifié une proposition de changement de processus à mettre en œuvre. Cependant, le cycle PDCA n'est pas appelé “cycle” sans raison : les changements mis en œuvre dans la phase “Act” (ajuster) ne marquent pas la fin de votre processus. La version améliorée de votre produit ou processus, ou la résolution de votre problème, doivent vous servir de base de référence pour les itérations suivantes du cycle PDCA.

Pourquoi utiliser le PDCA ?

Plus qu'une approche standardisée, le PDCA est une philosophie adoptée par les membres de l'équipe et les employés pour résoudre des problèmes et améliorer continuellement leur travail.

Vous vous dites sûrement : “Très bien, mais il en va de même pour de nombreuses techniques de gestion et de contrôle de la qualité. Qu'est‑ce qui distingue le PDCA des autres méthodes ?”.

Chez Dropbox, nous utilisons régulièrement le PDCA pour tester nos nouveaux produits innovants, car nous trouvons ces quatre étapes simples, intuitives et faciles à mettre en œuvre. Rien de plus simple que de les intégrer à votre culture et à vos processus organisationnels.

Et comme il s'agit d'un processus itératif, le PDCA vous aide également à corriger les erreurs et à en comprendre leur cause profonde, vous évitant ainsi de les répéter à l'avenir. En testant diverses solutions, vous accumulerez des données et de l'expérience sur ce processus. (Pouvons-nous en profiter pour vous recommander les incroyables statistiques DocSend ?) 

À ce stade, le PDCA devient plus qu'une approche de résolution de problèmes : il permet en effet de récolter des informations pour renforcer l'ensemble de votre entreprise.

Ses adeptes apprécient également sa flexibilité : c'est à votre équipe et vous de déterminer ce qui doit être défini ou planifié, à condition de respecter les quatre étapes du cycle. C'est cette capacité d'adaptation qui permet de reproduire le PDCA à grande échelle, car il peut être ajusté à toute situation et aux équipes de toutes tailles, y compris d'une seule personne !

Quand utiliser le cycle PDCA ?

Certaines approches de gestion et de résolution des problèmes sont chronophages et mobilisent beaucoup de ressources, voire requièrent de faire appel à des consultants, mais de par sa flexibilité, le PDCA permet de résoudre bien des problèmes de façon peu onéreuse. 

Si vous cherchez à apporter une amélioration continue à vos processus de travail, le PDCA est l'option de choix. Si vous cherchez à obtenir des résultats immédiats, le PDCA n'est probablement pas fait pour vous. Ainsi, si votre entreprise est confrontée à un problème de processus urgent ou si vous recherchez à atteindre des performances et des résultats rapides, le PDCA n'est probablement pas la solution. La force de ce cycle réside dans sa capacité à identifier en continu les problèmes, puis à affiner les solutions afin d'aboutir sur une méthode optimale. Autrement dit, une seule itération ne suffira pas à transformer vos indicateurs de performances.

Malgré sa simplicité, le PDCA demeure un processus qui exige rigueur et maîtrise pour en tirer un réel bénéfice. Mais si vous vous y tenez, vous disposerez alors d'un moyen mesurable de faire évoluer votre façon de travailler. Bien employé en entreprise, le PDCA peut aider à insuffler chez vos collègues un état d'esprit favorable à la résolution des problèmes et à la pensée critique.