Le cycle Plan Do Check Act

Affinez le processus de résolution des problèmes de votre équipe avec une approche simple et satisfaisante : le cycle PDCA.

Qu'est-ce que le PDCA ?

Le PDCA est une approche de gestion simple et itérative qui permet de tester des changements de processus ou des solutions à des problèmes, et de stimuler l'amélioration continue au fil du temps. Comme beaucoup de méthodes de contrôle des processus et de la qualité utilisées dans divers secteurs aujourd'hui, il découle des pratiques industrielles du XXe siècle. Simple et facilement reproductible, le PDCA a été adopté dans de nombreuses industries en dehors du secteur manufacturier, par des particuliers, des équipes, mais aussi des organisations dans leur ensemble.

D'où vient le PDCA ?

Le PDCA est dérivé du “Cycle de Shewhart” de W. Edwards Deming, nommé ainsi en l'honneur de Walter Shewhart, un statisticien souvent considéré comme le père du contrôle qualité moderne. Ingénieur et professeur américain, Edwards Deming est principalement connu pour son travail au Japon, où ses idées ont contribué à influencer les processus industriels et la relance du pays après la guerre. Le terme “PDCA” est en réalité né de l'imagination des participants à ses conférences, qui ont synthétisé le cycle de Shewhart en “Plan, Do, Check, Act”. Le professeur Deming a préféré l'appeler “Plan-Do-Study-Act” ou PDSA, car le mot “Study” (“Étudier”) mettait selon lui davantage l'accent sur l'analyse des résultats que sur une simple vérification des changements (“Check”, “Vérifier”).

Cette approche est aujourd'hui surtout connue sous le nom de “cycle PDCA” (ou cycle de Deming), le mot “cycle” reflétant sa vocation à être répétée de nombreuses fois. Dans sa conception et sa logique, le modèle s'apparente à d'autres approches de gestion de la qualité employées dans les usines de l'époque, telles que le Lean Manufacturing, le concept Kaizen et la méthode Six Sigma.

Comment fonctionne le cycle PDCA ?

Le cycle PDCA se compose de quatre étapes : Plan, Do, Check, Act. Il se déroule de manière linéaire, l'achèvement d'un cycle déclenchant le début du cycle suivant.

  • Plan : Déterminer l'état actuel et l'état souhaité. Sommairement, l'objectif de la phase de planification est de définir vos objectifs, comment les atteindre et comment mesurer les progrès réalisés. Naturellement, c'est un concept un peu vague, qui dépend de ce que vous essayez de faire. Différentes équipes peuvent ainsi interpréter le PDCA de différentes manières. Certaines choisissent de diviser cette étape en plusieurs étapes intermédiaires, à l'image d'autres méthodes, comme DMAIC.

    Si vous souhaitez exploiter une opportunité, votre planification doit se concentrer sur les processus ou les actions nécessaires pour cibler cette opportunité. Si vous cherchez à résoudre un problème de processus, une analyse de la cause première peut s'avérer nécessaire avant de poursuivre. Dans tous les cas, l'analyse de données, qu'elles proviennent de processus préexistants ou de cycles PDCA antérieurs, vous aidera à formuler un plan d'action ou une hypothèse.

  • Do : Une fois que vous avez identifié votre plan d'action ou une solution potentielle à votre problème, procédez à des tests. L'étape “Do” est le moment où vous mettez à l'épreuve vos propositions de modifications. Toutefois, il s'agit simplement de tester vos idées et non de finaliser la mise en œuvre d'une solution ou d'un changement de processus. Cette phase doit donc être menée à petite échelle dans un cadre contrôlé. Elle ne doit pas être impactée par des facteurs externes ni perturber les autres processus et opérations de votre équipe ou organisation. Bien entendu, l'objectif de cette phase est de recueillir des données et des informations suite au test, car elles conditionneront les étapes suivantes du processus.

  • Check : Une fois l'essai pilote terminé, vous devez vérifier si les changements ou les solutions que vous avez proposés ont eu l'effet escompté. La phase “Check” consiste à analyser les données recueillies lors de la phase “Do” et à les comparer à vos objectifs initiaux. L'approche de test que vous avez mise en œuvre doit également être évaluée, afin de déterminer si d'éventuels changements apportés à la méthode définie lors de la phase “Plan” ont pu affecter le processus. Dans l'ensemble, cette étape a pour but d'évaluer vos performances et de déterminer si vous pouvez passer à l'étape suivante. Vous pouvez choisir d'exécuter un autre test en répétant les phases “Do” et “Check” jusqu'à ce que vous trouviez une solution satisfaisante pour passer à la phase “Act”.

  • Act : En arrivant à la fin du cycle, vous et votre équipe devez avoir identifié une proposition de changement de processus à mettre en œuvre. Cependant, le cycle PDCA n'est pas appelé “cycle” sans raison. Les changements que vous mettez en œuvre dans la phase “Act” ne marquent donc pas la fin de votre processus. La version améliorée de votre produit ou processus, ou la résolution de votre problème, doivent vous servir de base de référence pour les itérations suivantes du cycle PDCA.

Les personnes ou équipes mettant en pratique le PDCA parviennent généralement à déterminer à chaque phase les outils les mieux adaptés à leur situation. Dans cette optique, Dropbox Paper peut vous aider à chaque étape du processus, que ce soit pour un brainstorming lors de la phase “Plan” ou une collecte de données lors de la phase “Check”. Partager des documents de planification de projet vous aidera à définir le processus à suivre, et utiliser des outils de collaboration coordonnera votre équipe et maintiendra son niveau d'implication à chaque nouvelle itération du PDCA. Et bien sûr, l'espace de stockage Dropbox facilite le partage de tous vos documents.

Pourquoi utiliser le PDCA ?

Par son approche standardisée, le PDCA a vocation à guider les membres de l'équipe et les employés, afin de les aider à résoudre des problèmes et à améliorer continuellement leur travail. Sur cet aspect, le PDCA ne fait toutefois pas figure d'exception parmi les nombreuses approches de gestion et de contrôle de la qualité qui existent (avec des niveaux de complexité et de succès variables). Qu'est-ce qui distingue le PDCA des autres méthodes ?

Le PDCA ou cycle Plan, Do, Check, Act est un processus direct et intuitif, simple à comprendre et à mettre en œuvre. Cela explique qu'il soit aussi populaire et répandu dans le monde du travail, toutes industries confondues. Bien que l'adhésion de vos collègues soit nécessaire dans une certaine mesure pour assurer un bon travail d'équipe, la simplicité du PDCA permet de l'intégrer facilement à votre culture d'entreprise et à l'ensemble de vos processus.

De par sa nature cyclique et itérative, le PDCA vous aide également à corriger les erreurs et à éviter de les répéter à l'avenir. À chaque cycle d'optimisation d'un processus, vous pouvez les identifier et analyser leurs causes profondes. En testant diverses solutions et en les mettant en œuvre avec succès, vous accumulerez également des données et de l'expérience. À ce stade, le PDCA devient plus qu'une approche de résolution de problèmes. Il permet en effet de récolter de précieuses informations qui peuvent s'avérer pertinentes pour les différents processus de votre équipe ou de votre organisation.

Le PDCA est une stratégie extrêmement flexible. Certains préconisent de remplir des documents ou de valider des étapes spécifiques lors de la phase “Plan” avant de passer à la suite du cycle. Il appartient toutefois à vous et à votre équipe de déterminer ce qui doit être défini ou planifié, à condition que cela favorise la suite du processus. Cette adaptabilité permet de reproduire le PDCA à grande échelle, car il peut être ajusté à toute situation et pour des équipes de toutes tailles, y compris une seule personne.

Quand utiliser le PDCA ?

Certaines approches de gestion et de résolution des problèmes sont chronophages et mobilisent beaucoup de ressources, mais le PDCA est tellement flexible qu'il est rarement inapplicable. Si vous cherchez à améliorer de manière cohérente vos processus de travail ou ceux de votre équipe, le PDCA est une bonne option. Toutefois, son approche méthodique et par étapes induit un changement progressif. Il n'est donc pas nécessairement adapté si votre organisation fait face à une urgence. De même, si vous cherchez à obtenir des performances et des résultats rapides, le PDCA n'est peut-être pas ce qu'il vous faut. La force du PDCA réside dans sa capacité à mettre en lumière les problèmes, puis à trouver et affiner des solutions jusqu'à arriver à un résultat optimal ; il est rare qu'il permette de résoudre un problème dans son intégralité ou d'inverser des performances après une seule itération.

Perfectionnement continu avec le modèle PDCA

Le PDCA est, dans son essence même, une philosophie d'approche des situations. Tout d'abord, vous identifiez la situation et fixez des objectifs, puis vous testez différentes approches pour les atteindre, vous évaluez leur succès et adaptez votre comportement en conséquence, puis enfin vous passez à l'étape suivante en conservant ce qui a fonctionné. S'il ne vous semble pas réaliste pour votre équipe ou votre organisation d'intégrer directement le PDCA, gardez à l'esprit qu'il offre un principe directeur pour vous aider à comprendre et à aborder toute situation rencontrée au travail et dans votre vie personnelle.

Malgré sa grande simplicité, le PDCA demeure un processus qui exige rigueur et maîtrise pour en tirer un réel bénéfice. Cependant, l'adopter durablement peut vraiment révolutionner la façon dont vous et votre équipe travaillez, avec des résultats mesurables au fil du temps et des itérations. Si elle est bien accueillie, la promotion du PDCA au sein de vos équipes et de votre organisation peut aider à insuffler chez vos collègues un état d'esprit favorable à la résolution des problèmes et à la pensée critique.