หลายคนใช้เวลาไปกับ "งานที่ทำให้เสียเวลา" McKinsey ระบุว่าพนักงานที่มีความรู้ใช้เวลาเกือบ 20% ไปกับการค้นหาข้อมูลภายในหรือตามหาเพื่อนร่วมงานที่สามารถช่วยเหลืองานบางอย่างได้
การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานจะช่วยให้คุณสามารถลดการใช้เวลาอย่างสิ้นเปลืองและทำให้กระบวนการปฏิบัติงานของคุณดีขึ้นได้อย่างมาก การระบุและกำจัดงานที่ซ้ำซากหรือปัญหาที่ทำให้คุณทำงานช้าลงจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและการทำงานให้ดีขึ้นได้
ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำกลยุทธ์ง่ายๆ 5 ประการในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเพื่อ "บอกลา" กับความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นและ "ต้อนรับ" กระบวนการที่ง่ายซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น
ประโยชน์ของการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานมีอะไรบ้าง
กระบวนการปรับปรุงประสิทธิภาพจะช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในแต่ละวัน ทำให้งานที่ต้องใช้เวลามากหมดไปและทำให้ข้อผิดพลาดลดลง นอกจากนี้ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกดังนี้
- เพิ่มผลิตภาพ
- ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
- ปรับปรุงการสื่อสาร
- ลดการหยุดชะงักและการพลาดกำหนดเวลา
- มีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
- เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน
- ช่วยให้ฝึกพนักงานได้ง่ายขึ้น
- กำหนดความรับผิดชอบและหน้าที่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
5 วิธีในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน
ต่อไปนี้เป็น 5 วิธีในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ
1. ระบุกระบวนการปัจจุบันที่ทำให้งานคุณช้าลง
สัญญาณบางประการที่บ่งบอกว่าขั้นตอนการทำงานของคุณต้องได้รับการปรับปรุงได้แก่ ความล่าช้าและปัญหาที่ทำให้โปรเจ็กต์ไม่สามารถส่งมอบได้อย่างตรงเวลา มีการทำงานใหม่อยู่บ่อยๆ หรือทำงานซ้ำๆ ที่ไม่จำเป็น และเทคโนโลยีซ้ำซ้อนที่กลับสร้างปัญหามากขึ้นแทนที่จะช่วยแก้ไขปัญหา
ในระหว่างการประเมินขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้
- บุคลากร ระบบ หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
- งาน ขั้นตอน หรือกิจกรรมที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจากขั้นตอนการทำงาน
- ระยะเวลาปกติที่ใช้ในการดำเนินงานหรือกิจกรรมแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น
- ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำให้ขั้นตอนการทำงานคืบหน้า
- สิ่งกระตุ้น การดำเนินการ เวลา หรือเงื่อนไขที่ทำให้ขั้นตอนการทำงานขับเคลื่อนไป
- ผลสำเร็จที่ตั้งใจไว้หรือผลลัพธ์ของขั้นตอนการทำงาน
เมื่อคุณร่วมงานกับผู้อื่น คุณสามารถร่วมกันระบุความซ้ำซ้อนหรือองค์ประกอบที่ไม่มีประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานของคุณได้
การแชร์ไฟล์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Dropbox ช่วยให้คุณรวบรวมความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมของคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น Dropbox ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนทำงานกับไฟล์เดียวกันในแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ความโปร่งใสนี้สามารถช่วยระบุปัญหาได้ เนื่องจากหากมีสมาชิกในทีมคนใดที่มักจะใช้เวลานานกว่าปกติในการทำงานให้สำเร็จ ก็เป็นไปได้ว่าปัญหาในขั้นตอนการทำงานตกอยู่ที่ส่วนที่สมาชิกคนนั้นรับผิดชอบ
เพื่อให้คุณระบุได้ว่าขั้นตอนใดในการทำงานที่ใช้เวลามากที่สุดและจุดใดที่สามารถปรับปรุงได้ Dropbox ยังให้คุณสามารถดูบันทึกกิจกรรมโดยละเอียดของการดำเนินการทั้งหมดที่ทำกับไฟล์ได้อีกด้วย เช่น การดู การดาวน์โหลด และการแก้ไข
2. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ
เมื่อคุณระบุได้แล้วว่าขั้นตอนการทำงานใดที่ต้องปรับปรุง คุณก็สามารถเริ่มกำหนดสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จจากการปรับเปลี่ยนนี้และวิธีการที่คุณวางแผนจะทำได้เลย
แม้ว่าในช่วงเริ่มต้น แผนของคุณจะเป็นเพียงแผนแบบกว้างๆ แต่การคิดถึงสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุงอย่างเจาะจงและเหตุผลในการปรับปรุงจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปยังผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้
ตัวอย่างเช่น ถ้าปกติทีมของคุณทำงานแบบต้องส่งเป็นรอบๆ โดยมีกำหนดส่งทุกเดือน คุณอาจต้องการปรับปรุงกระบวนการแสดงข้อคิดเห็นเพื่อไม่ให้โปรเจ็กต์ของคุณไปคั่งค้างในช่วงสิ้นเดือน เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ เช่น Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม และกำหนดวันครบกำหนดได้ภายในไม่กี่วินาที และเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา Paper ก็จะส่งการแจ้งเตือนให้อัตโนมัติ คุณจึงไม่มีวันพลาดงานของโปรเจ็กต์
3. ใช้แม่แบบและขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเมื่อทำได้
กระบวนการอัตโนมัติสามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการทำงานด้วยตนเองหรืองานซ้ำๆ เพื่อไปให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นแทนได้
ระบบอัตโนมัติของ Dropbox ให้คุณสามารถตั้งกฎและทริกเกอร์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นโฟลเดอร์ที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดทั้งแรงและเวลาในการจัดเรียงและย้ายไฟล์ด้วยตนเอง คุณจึงมั่นใจว่าเอกสารจะอยู่ในที่ที่เหมาะสมเสมอ
เครื่องมืออย่างเช่น Dropbox Dash สามารถช่วยคุณจัดกลุ่มเนื้อหาจากไฟล์ แอป ลิงก์ของเบราว์เซอร์ และอื่นๆ ไว้ใน “สแต็ก” ที่เดียวที่เป็นระเบียบเพื่อให้คุณสามารถแชร์กับทีมของคุณได้ Dash ใช้ AI เพื่อแนะนำสแต็คใหม่และจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นคอลเลกชันตามโปรเจ็กต์โดยอิงจากกิจกรรมล่าสุดของคุณ
แม่แบบเอกสารยังช่วยเร่งกระบวนการสร้างเนื้อหาอีกด้วย คุณจึงสามารถใช้เทมเพลตทำงานอะไรก็ได้ ตั้งแต่ข้อกำหนดโปรเจ็กต์ไปจนถึงปฏิทินเนื้อหา แม่แบบเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมที่จะทำให้แน่ใจว่า แม้ว่าคุณจะตัดขั้นตอนบางอย่างออกจากขั้นตอนการทำงาน คุณภาพงานของคุณก็จะไม่ได้รับผลกระทบ
เพื่อให้เข้าถึงและแชร์เอกสารกระบวนการได้ง่ายขึ้น Dropbox มีพื้นที่ส่วนกลางที่ปลอดภัยสำหรับคุณและสมาชิกในทีม นอกจากนี้ Dropbox ยังผสานรวมกับแอปที่คุณชอบใช้อยู่แล้ว อย่างเช่น Zapier, Gmail และ Outlook ได้อีกด้วย คุณจึงสามารถเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว
4. แบ่งปันความรู้และข้อมูลเชิงลึก
บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับกระบวนการและการศึกษาค้นคว้าเพื่อสื่อสารกับสมาชิกทั้งปัจจุบันและสมาชิกใหม่ในทีมได้อย่างง่ายดาย เอกสารนี้สามารถใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะทำงานอย่างสอดคล้องกันและเข้าใจขั้นตอนใหม่ๆ
การบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณยังช่วยเร่งกระบวนการปรับใช้ขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย เมื่อสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารที่ชัดเจนและกระชับ ทุกคนก็จะสามารถปรับตัวเข้ากับกระบวนการใหม่ๆ และนำไปใช้กับขั้นตอนการทำงานประจำวันของตนได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งนำไปสู่ทีมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น เนื่องจากทุกคนจะทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน
นอกจากนี้ การบันทึกกระบวนการขั้นตอนการทำงานใน Dropbox Paper ยังช่วยเตรียมความพร้อมให้สมาชิกใหม่ในทีมได้ง่ายขึ้น เนื่องจากการมีบันทึกที่ครอบคลุมจะช่วยให้พนักงานใหม่ทราบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและเข้าใจวิธีดำเนินการต่างๆ ภายในทีม ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ผู้มาใหม่ใช้ในการเรียนรู้ และช่วยให้พวกเขาสามารถมีส่วนช่วยทีมได้โดยเร็วที่สุด
5. รวบรวมข้อคิดเห็น
การขอความคิดเห็นจากผู้อื่นๆ จะช่วยให้คุณได้มุมมองใหม่ๆ ต่อกระบวนการของคุณและเสนอเคล็ดลับในการปรับปรุงที่คุณอาจมองข้ามไป การขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมทีม หัวหน้างาน หรือคนที่มีตำแหน่งที่คล้ายกันในทีมอื่นจะช่วยให้คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกและมุมมองอันมีค่าที่คุณอาจนึกไม่ถึง
การจัดทำบันทึกกระบวนการของคุณใน Dropbox Paper และแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงานจะช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์บนอุปกรณ์ใดก็ได้และจากทุกที่ เพื่อนร่วมงานอาจสามารถให้ข้อคิดเห็นว่าอะไรในขั้นตอนการทำงานใหม่ที่คุณเสนอได้ผลดีโดยเน้นจุดแข็งและประโยชน์ที่อาจได้รับ และยังสามารถชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่สามารถปรับปรุงหรือเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานได้ โดยการเสนอข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงหรือการปรับเปลี่ยนที่อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
การมีส่วนร่วมกับผู้อื่นในองค์กรยังช่วยให้ทุกคนเห็นพ้องและสนับสนุนขั้นตอนการทำงานใหม่อีกด้วย เพราะการให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้มีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจและขอความคิดเห็นนั้นเป็นการเพิ่มโอกาสในการดำเนินการและการปรับใช้ขั้นตอนการทำงานใหม่อย่างสำเร็จ
เคล็ดลับในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการในการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ของคุณให้ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- นึกถึงระยะยาว - การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำตอนนี้จะยังคงมีประสิทธิภาพเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตและพัฒนาขึ้นหรือไม่
- มีความยืดหยุ่น - สิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในธุรกิจ ดังนั้นความสามารถในการปรับตัวและปรับเปลี่ยนเมื่อจำเป็นจึงเป็นสิ่งสำคัญ
- เพิ่มประสิทธิภาพตามลำดับความสำคัญ - ระบุงานที่สำคัญ และสิ่งที่คุณสามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือทำให้เป็นอัตโนมัติได้
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงและกระบวนการใหม่ๆ - เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและมั่นใจว่าทุกคนจะปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานอย่างถูกต้อง
- ทดสอบว่าขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงใหม่นั้นจะได้ผลหรือไม่ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป คุณจะได้แก้ไขปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและง่ายขึ้นด้วย Dropbox
Dropbox ช่วยให้คุณปรับปรุงการขาย การตลาด และขั้นตอนการทำงานอื่นๆ ให้ดีขึ้นได้โดยทำให้กระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติ ลดการสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ และประหยัดเวลาในกระบวนการแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหา เครื่องมือที่มีประโยชน์ เช่น Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันแนวคิดและเนื้อหาได้ง่ายขึ้น รวมถึงรวบรวมความคิดเห็นโดยตรงได้มากขึ้น
Dropbox ผสานรวมกับแอปต่างๆ ที่คุณใช้อยู่แล้วได้ ให้คุณมีองค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดของขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งได้แก่ ประสิทธิภาพและความรวดเร็ว ความชัดเจนและความสม่ำเสมอ และโครงสร้างและมาตรฐาน
