6 modi per semplificare la burocrazia con HelloSign

Una persona legge un modello di contratto di locazione standard da inviare per la firma elettronica

Non giriamoci attorno, la burocrazia è una vera spina nel fianco.

E anche se numerose aziende hanno già eliminato il processo di stampa e scansione digitalizzando i flussi di lavoro sui documenti, ci sono ancora molti settori e società che rimangono ancorati ai vecchi sistemi cartacei. Ma esiste un modo migliore per gestire il tutto.

Di seguito troverai sei diversi modi per semplificare la gestione dei documenti per il tuo ufficio, il tuo team, il tuo reparto o la tua azienda. Questi suggerimenti sono perfetti per qualsiasi settore che desideri liberarsi dal peso dei documenti cartacei e ognuno di essi richiede di avere un account HelloSign attivo.

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1. Risparmia tempo creando modelli per i documenti utilizzati di frequente

Perché ripetere la stessa azione 100 volte quando puoi farla una volta e automatizzarla?I modelli di HelloSign ti consentono di formattare un documento una sola volta e di salvarlo per riutilizzarlo in futuro. È un ottimo modo per eliminare la formattazione ridondante e risparmiare tempo ed energie.

Scopri come configurare il tuo primo modello qui.

2. Risparmia ancora più tempo inserendo automaticamente le informazioni nei documenti

Immagina di aver appena ricevuto un complicato pacchetto di documentazione e, anziché compilare centinaia di campi di testo, non devi fare altro che verificare le informazioni e applicare una firma sulla linea tratteggiata. Sarebbe un bel sollievo, vero? Tutto questo è possibile quando si utilizzano i tag di testo con l'API HelloSign.

I tag di testo consentono ai clienti API di formattare i modelli dei documenti (ne abbiamo appena parlato, ricordi?) con tag speciali che popolano automaticamente i campi di testo con i dati, come titolo professionale, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e molto altro.

Scopri di più su ciò che puoi fare con l'API HelloSign qui.

3. Attiva i promemoria via e-mail per non perderti alcun aggiornamento sui documenti

Con i promemoria via e-mail di HelloSign puoi rimanere sempre al corrente delle attività che vengono effettuate su un documento. In questo modo, potrai sapere quando devi sollecitare un firmatario ad apporre la firma o magari scoprire che sei proprio tu a dover firmare un documento che era passato inosservato.

I promemoria via e-mail offrono un'ottima panoramica sulle attività che sono state svolte su un documento, evitandoti controlli e richieste di conferma che possono generare un certo imbarazzo. Potrai vedere quando un documento è stato aperto, visualizzato, firmato e altro ancora.

Vai alla scheda delle impostazioni nel tuo account HelloSign per gestire le notifiche via e-mail.

4. Assegna un ordine di firma per mantenere tutto organizzato

Nella tua azienda o nel tuo settore ci sono documenti che richiedono la firma di più parti interessate? Ricevere i documenti firmati in maniera ordinata è un gioco da ragazzi una volta che attivi l'ordine di firma per un documento.

Gli ordini di firma eliminano il problema di dover inviare lo stesso documento a più indirizzi e-mail e di tenere traccia manualmente di chi ha visualizzato cosa e quando. Questa funzionalità è particolarmente efficace quando abbinata con i promemoria via e-mail. Tutte le parti interessate rimangono sempre aggiornate!

Puoi assegnare un ordine di firma quando configuri il documento per la firma oppure quando configuri un modello di documento.

5. Evita lo stress di dover rivedere i documenti manualmente con la convalida dei dati

Errare è umano, ma per tutelarsi dagli errori c'è la convalida dei dati, una funzionalità che avvisa il firmatario se questo immette dati formattati in modo errato.

Ad esempio, viene visualizzato un messaggio di errore se qualcuno immette per sbaglio un numero di telefono in una casella di testo destinata a un indirizzo di posta elettronica. Avrai la tranquillità che le informazioni raccolte siano esattamente quelle che desideri e non dovrai ispezionare il documento alla ricerca del minimo errore.

Ulteriori informazioni sulla convalida dei dati sono disponibili qui.

6. Vai fino in fondo e implementa le firme online nel tuo flusso di lavoro

Se desideri assumere il pieno controllo dell'intera esperienza di firma, considera la possibilità di implementare l'esperienza di firma nel tuo flusso di lavoro, nella tua applicazione o nella piattaforma con l'API HelloSign.

L'API consente di implementare le funzionalità di HelloSign nel flusso di lavoro che desideri. Un upgrade da non sottovalutare!

Ecco alcuni clienti che sono già passati a questa soluzione:

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