Non giriamoci attorno, la burocrazia è una vera spina nel fianco.
E anche se numerose aziende hanno già eliminato il processo di stampa e scansione digitalizzando i flussi di lavoro sui documenti, ci sono ancora molti settori e società che rimangono ancorati ai vecchi sistemi cartacei. Ma esiste un modo migliore per gestire il tutto.
Di seguito troverai sei diversi modi per semplificare la gestione della documentazione per il tuo ufficio, il tuo team, il tuo reparto o la tua azienda. Questi suggerimenti sono perfetti per qualsiasi settore che desideri liberarsi dal peso dei documenti cartacei. Per ogni suggerimento è necessario che tu abbia un account Dropbox Sign (denominato prima HelloSign) attivo.
Fai clic qui per registrarti per l'account di prova.
1. Risparmia tempo creando modelli per i documenti utilizzati di frequente
Perché ripetere la stessa azione 100 volte quando puoi farla una volta e automatizzarla? I modelli di Dropbox Sign ti consentono di formattare un documento una sola volta e di salvarlo per riutilizzarlo in futuro. È un ottimo modo per eliminare la formattazione ridondante e risparmiare tempo ed energie.
Scopri come configurare il tuo primo modello qui.
2. Risparmia ancora più tempo inserendo automaticamente le informazioni nei documenti
Immagina di aver appena ricevuto un complicato pacchetto di documentazione e, anziché compilare centinaia di campi di testo, non devi fare altro che verificare le informazioni e applicare una firma sulla linea tratteggiata. Sarebbe un bel sollievo, vero? Tutto questo è possibile quando si utilizzano i tag di testo con l'API Dropbox Sign.
I tag di testo consentono ai clienti API di formattare i modelli dei documenti (ne abbiamo appena parlato, ricordi?) con tag speciali che popolano automaticamente i campi di testo con i dati, come titolo professionale, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e molto altro.
3. Attiva i promemoria via e-mail per non perderti alcun aggiornamento sui documenti
Con i promemoria via e-mail di Dropbox Sign puoi rimanere sempre al corrente delle attività effettuate su un documento. In questo modo, potrai sapere quando devi sollecitare un firmatario ad apporre la firma o magari scoprire che sei proprio tu a dover firmare un documento che era passato inosservato.
I promemoria via e-mail offrono un'ottima panoramica sulle attività che sono state svolte su un documento, evitandoti controlli e richieste di conferma che possono generare un certo imbarazzo. Potrai vedere quando un documento è stato aperto, visualizzato, firmato e altro ancora.
Vai alla scheda delle impostazioni nel tuo account Dropbox Sign per gestire le notifiche via email.
4. Assegna un ordine di firma per mantenere tutto organizzato
Nella tua azienda o nel tuo settore ci sono documenti che richiedono la firma di più parti interessate? Ricevere i documenti firmati in maniera ordinata è un gioco da ragazzi una volta che attivi l'ordine di firma per un documento.
Gli ordini di firma eliminano il problema di dover inviare lo stesso documento a più indirizzi e-mail e di tenere traccia manualmente di chi ha visualizzato cosa e quando. Questa funzionalità è particolarmente efficace quando abbinata con i promemoria via e-mail. Tutte le parti interessate rimangono sempre aggiornate!
Puoi assegnare un ordine di firma quando configuri il documento per la firma oppure quando configuri un modello di documento.
5. Evita lo stress di dover rivedere i documenti manualmente con la convalida dei dati
Errare è umano, ma per tutelarsi dagli errori c'è la convalida dei dati, una funzionalità che avvisa il firmatario se questo immette dati formattati in modo errato.
Ad esempio, viene visualizzato un messaggio di errore se qualcuno immette per sbaglio un numero di telefono in una casella di testo destinata a un indirizzo di posta elettronica. Avrai la tranquillità che le informazioni raccolte siano esattamente quelle che desideri e non dovrai ispezionare il documento alla ricerca del minimo errore.
6. Vai fino in fondo e implementa le firme online nel tuo flusso di lavoro
Se desideri assumere il pieno controllo dell'intera esperienza di firma, considera la possibilità di implementarla nel tuo flusso di lavoro, nella tua applicazione o nella piattaforma con l'API Dropbox Sign.
L'API consente di incorporare le funzionalità di Dropbox Sign nel flusso di lavoro specificato. Prendi in considerazione l'upgrade!
Scopri di più su come funziona l'integrazione del flusso di lavoro.
Gestisci la burocrazia in maniera semplice
Qualsiasi cosa tu voglia fare, ad esempio portare il tuo primo documento online, automatizzare i flussi di lavoro esistenti o integrare un'esperienza di firma nel tuo sito web, puoi farlo facilmente con Dropbox Sign e Dropbox.
