Suggerimenti sul lavoro da remoto

Come lavorare efficacemente da casa

Man mano che gli uffici moderni e il lavoro diventano più digitalizzati, l'opzione del lavoro da casa diventa sempre più diffusa tra i lavoratori di tutto il mondo. Secondo Global Workplace Analytics, 5 milioni di persone lavorano da casa solo negli Stati Uniti, almeno per il 50% del tempo. Sebbene siano passati al lavoro da casa per scelta, una transizione improvvisa e senza la giusta preparazione a questa modalità può essere scoraggiante, se non addirittura controproducente. Se ti stai attrezzando per allestire un ufficio domestico e lavorare da remoto, è importante cominciare con il piede giusto.

Sulla carta, i vantaggi del lavoro da casa sono incredibili. Non devi fare il tragitto casa-lavoro, puoi lavorare in pigiama e pranzare quando desideri. Tuttavia, i veterani del telelavoro sanno bene che la realtà non è affatto rose e fiori come ci si può aspettare. Ad esempio, a casa può risultare difficile trovare lo stesso ritmo di lavoro che si ha in ufficio. Magari non hai neanche una vera e propria scrivania o devi avere costantemente a che fare con diverse fonti di distrazione, come animali domestici, familiari e il bucato da stendere. Inoltre, quando lavori da casa può essere difficile staccarsi dal lavoro; lavorare da casa può avere un impatto psicologico sulla tua vita, in quanto la casa viene inevitabilmente associata al lavoro. Con le giuste abitudini, tuttavia, puoi creare una piacevole esperienza di lavoro da casa, trovando il giusto equilibrio tra vita lavorativa e privata.

Crea delle aree di lavoro e delle aree di svago

Innanzitutto, hai bisogno di una postazione di lavoro appropriata. Anche se l'idea di stare sdraiati nel letto con il portatile in grembo può sembrare allettante, la mancanza di una postazione lavorativa adeguata può influire negativamente sulla concentrazione. Scegli un punto della casa da trasformare nel tuo ufficio, in cui potrai veramente concentrarti e immergerti nel lavoro, ad esempio un angolo della camera da letto o un lato del tavolo da cucina che normalmente non usi. Qualunque postazione scegli, deve trattarsi di un punto che normalmente non occuperesti quando sei a casa, in modo che tu possa associare quel determinato spazio a una zona di lavoro e non di relax. Questo processo ti aiuta a entrare nel giusto stato mentale sia quando devi sederti e concentrarti, sia quando arriva il momento di staccarsi dal lavoro a fine giornata.

Verifica di avere gli strumenti giusti

Spesso il pensiero della strumentazione necessaria passa in secondo piano, finché un giorno non ti ritrovi sul divano con solo il tuo portatile e una serie di schede e documenti aperti in un'unica schermata. Quando lavori da casa, devi avere una configurazione tecnica che ti consenta di lavorare esattamente come quando sei in ufficio. Che si tratti un secondo monitor, di un mouse e una tastiera separati dal computer o di un piano di lavoro adeguato, avere gli strumenti giusti è fondamentale. Se lavorerai regolarmente da casa, è nel migliore interesse del tuo datore di lavoro fornirti tutto ciò di cui hai bisogno.

Consulta la politica sul lavoro da casa e la strumentazione della tua azienda, quindi assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno. Le esigenze di ciascun lavoratore possono variare a seconda del ruolo che svolge, ma in ogni caso ti suggeriamo di verificare se tra i seguenti elementi ce n'è qualcuno che ti può servire per svolgere il tuo lavoro quotidiano e se ce l'hai a casa:

• Monitor
• Mouse
• Tastiere
• Cavi/adattatori del display
• Salvaschermo
• Cuffie
• Supporti per il portatile
• Caricabatterie
• Sedia ergonomica

Tieni presente che, oltre alla strumentazione, devi avere anche i file giusti e una connessione internet adeguata. Se per qualsiasi motivo non puoi accedere alla rete aziendale da casa, devi comunque essere in grado di lavorare. Salvando i file in Dropbox, puoi facilmente lavorare da remoto in modalità offline perché puoi selezionare i file da archiviare in locale e nello spazio di archiviazione cloud. Quando passi in modalità offline, i file saranno a tua completa disposizione e saranno anche sincronizzati con le versioni online quanto ti collegherai di nuovo. Non devi preoccuparti se non hai la connessione, anche se questa potrebbe essere una scusa in più per finire prima di lavorare.

Rispetta la tabella di marcia

Una volta allestito l'ufficio domestico, è il momento di mettersi al lavoro. Un errore comune che si commette quando si inizia a lavorare da casa è sostituire il tragitto casa-lavoro con qualche ora in più di sonno. Il problema di mettersi al lavoro appena scesi dal letto è che può essere un passaggio un po' brusco. Per iniziare con il piede giusto, preparati come se dovessi andare in ufficio, anche se scegli uno stile più casual. Creare dei rituali per entrare e uscire dalla "modalità lavoro" ti consente di prepararti mentalmente, allo stesso modo in cui il tragitto casa-lavoro ti prepara ad affrontare la giornata. Se ti organizzi correttamente, puoi anche prenderti del tempo per sorseggiare un caffè o per uscire a fare una passeggiata con il cane, prima di affrontare la giornata nel tuo ufficio domestico.

Fai delle pause

Una volta che hai preso il ritmo, ricordati di fare delle pause. Normalmente, le giornate in ufficio prevedono alcuni piccoli spostamenti, ad esempio nell'area ristoro per prendere un caffè o alla scrivania dei colleghi per fare due chiacchiere e altre distrazioni per staccare un paio di minuti. Anche se ti capiterà sicuramente di andare in cucina a prepararti un caffè o a fare uno spuntino, quando lavori da casa è facile cadere nella spirale del lavoro continuo. Per quanto lavorare da casa senza nessuno attorno possa aver aumentato il tuo livello di concentrazione, devi comunque prenderti del tempo per fare una pausa e rilassarti.

Termina la giornata lavorativa

Quando si lavora da casa, è fondamentale essere in grado di lasciare il lavoro a fine giornata. Sebbene possa sembrare che lavorare da casa consenta di equilibrare lavoro e vita privata a favore di quest'ultima, spesso può invece avere l'effetto opposto. Una volta che riesci a lavorare efficacemente da casa, devi anche essere in grado di staccare. Stabilisci un orario di fine lavoro come se fossi in ufficio e fai lo stesso con l'orario di inizio: è importante avere una routine che ti prepari mentalmente e ti faccia entrare in "modalità lavoro". Un'attività fisica leggera o una buona lettura sono tra i metodi più comuni per rilassarti a fine giornata, ma puoi tranquillamente scegliere quello più adatto a te. Questo passaggio è fondamentale, non solo per rigenerarsi e recuperare le energie prima di iniziare una nuova giornata, ma anche per godersi una sana vita personale completamente separata dal lavoro.

Come rimanere in contatto con il team da remoto

Anche se tu e il tuo team lavorate separatamente da casa, è importante che rimaniate sempre in contatto e aggiornati come quando vi trovate in ufficio. Molte persone sono già abituate ad avere dipendenti o colleghi che lavorano in remoto in diversi uffici o sedi e sanno quanto sia importante una buona comunicazione per i team distribuiti. Per altri, tuttavia, il lavoro da casa può risultare una pratica eccessivamente solitaria. Una volta esaurita la novità del non doversi più recare in ufficio, spesso ci si trova a trascorrere molto tempo da soli o a condividere gli spazi di lavoro con i propri familiari. È fondamentale cercare sempre modi innovativi per comunicare efficacemente con il team, anche in base alla situazione specifica di ciascuno.

Usa gli strumenti condivisi per collaborare

Il modo migliore per lavorare a stretto contatto con i colleghi anche quando si è lontani è utilizzare degli strumenti digitali. Lavorando in aree di lavoro intelligenti condivise, tutti i membri del team possono collaborare in maniera diretta, rimanendo sempre aggiornati sui progetti. In Dropbox Paper puoi condividere documenti con il team e collaborare online su di essi, senza dover inviare allegati via e-mail o unire diversi file. Se devi completare un'attività, tagga il membro del team che vuoi incaricare in una sezione del documento per avvisarlo. Si tratta di un modo più semplice ed efficace per rimanere in contatto con i membri del team e migliorare la collaborazione, sia all'interno sia all'esterno dell'ufficio. Puoi anche utilizzare Dropbox Capture per condividere il lavoro tramite videomessaggi, un ottimo modo per ridurre le riunioni e le e-mail.

Trasforma le riunioni in video conferenze

Se è vero che il lavoro da casa elimina parecchie riunioni superflue dalla settimana di lavoro, bisogna ammettere che rende più complicate anche quelle effettivamente necessarie. Alcune conversazioni si affrontano meglio di persona piuttosto che al telefono e, inoltre, quando si lavora da casa è facile perdersi determinate interazioni o sfumature. Tuttavia, è possibile colmare questa mancanza utilizzando un programma per le video conferenze. Che si tratti di una riunione aziendale o di un aggiornamento su un progetto con un collega, l'uso del video rende le riunioni più efficaci e consente di stabilire un contatto visivo e uditivo con i collaboratori. Con applicazioni come Zoom integrate in Dropbox, è facile configurare sessioni di video conferenza e implementarle nella routine di lavoro. Se un collaboratore vuole parlare brevemente di un aspetto che riguarda un documento, può richiedere e avviare una chiamata su Zoom direttamente da Dropbox.

Usa i canali di chat comuni

È noto che la tecnologia, per sua natura, spinga le persone o interi reparti delle aziende a lavorare in solitaria, sia in ufficio sia da casa. Un modo per promuovere e migliorare la comunicazione è l'uso di un software di messaggistica istantanea come Slack, il quale non solo crea un senso di urgenza riguardo alle comunicazioni tra i membri del team, ma apre anche nuove opportunità di dialogo e socializzazione con i colleghi. Utilizzando Slack con Dropbox, puoi creare canali separati per comunicare con i membri del team, con l'intero ufficio o per fare un aperitivo virtuale con i collaboratori dopo il lavoro.

Comunica di più, non di meno

Quando non vedi i colleghi nei corridoi o in pausa pranzo, vengono improvvisamente a mancare preziose interazioni sociali. Il modo migliore per compensare la mancanza della comunicazione fisica che avviene in ufficio è parlare di più quando si è lontani. Esci dagli schemi e organizza brevi riunioni con i membri del team per discutere dei progetti in corso utilizzando strumenti come Slack e Zoom. Ricorda, però, che non si deve sempre e solo parlare di lavoro; non esitare a contattare i colleghi anche solo per fare due chiacchiere come faresti in ufficio. La maggior parte dei software di messaggistica istantanea per l'ufficio consente di utilizzare emoji e GIF per alleggerire il tono delle conversazioni. In Dropbox, puoi utilizzare le emoji anche nei documenti per aggiungere un tocco di calore e personalità alle tue interazioni.

Le gioie del lavoro da casa

Sebbene in un primo momento possa sembrare scoraggiante, c'è un motivo per cui oggi molte persone scelgono di lavorare da casa. Si elimina il percorso casa-lavoro, gli orari sono flessibili, ci si può godere la libertà di essere in casa propria e si ha un po' più di tempo da trascorrere con i familiari. Ma la parte migliore è che, con l'approccio e gli strumenti adeguati, non è difficile sfruttare quei vantaggi che rendono il lavoro da casa una soluzione così allettante per molti. Con un ambiente di lavoro appropriato e una solida connessione online con i colleghi, la transizione al telelavoro può essere semplice e piacevole, tanto che potresti anche non voler più tornare indietro.