Cosa rende una riunione efficace?
A tutti è capitato, almeno una volta, di partecipare alla famigerata "riunione inutile". Si tratta di quella riunione di lavoro in cui non si risolve nulla, si rinvia tutto alla riunione successiva e i partecipanti escono dalla sala con la sensazione di aver sprecato il proprio tempo. Un gruppo di persone riunite in una stanza a discutere di qualsiasi cosa venga loro in mente è la perfetta definizione di "riunione inutile". Per organizzare una riunione efficace, è necessario essere lungimiranti. In particolare, se le riunioni sono una parte fondamentale del tuo ruolo, la loro buona riuscita influisce positivamente sull'intero team.
In questo periodo storico, le riunioni amministrative si svolgono generalmente una volta ogni tre mesi anziché settimanalmente; molte aziende preferiscono infatti affidarsi a brevi incontri di aggiornamento organizzati sul momento. In ogni caso, le riunioni inutili non risultano solo noiose, ma sono anche un costo non indifferente: una comunicazione scarsamente efficiente può causare perdite fino a $10.000 per dipendente. Pertanto, organizzare riunioni efficaci non è solo importante per la salute mentale delle persone, ma è fondamentale per le risorse finanziarie dell'azienda, piccola o grande che sia.
Una gestione intelligente delle riunioni inizia molto prima che cominci la riunione vera e propria e prosegue ben oltre la fine. Ecco alcuni suggerimenti chiave da prendere in considerazione per organizzare una riunione efficace con un dipendente, un cliente o con l'intero team aziendale.
Definisci lo scopo della riunione
Molte riunioni inutili si sono concluse con tutti i dipendenti concordi su un punto, ossia "Avrei potuto impiegare il tempo che ho trascorso qui per fare effettivamente le cose di cui abbiamo parlato". Assicurati di definire chiaramente lo scopo della riunione ben prima di calendarizzarla. Uno dei modi migliori per farlo è creare un ordine del giorno ben ponderato.
Stabilisci quando inizia la riunione
Non annunciare l'orario della riunione il giorno stesso, né quello precedente. Maggiore è l'anticipo con cui lo comunichi ai partecipanti, più è probabile la buona riuscita della riunione. Non vedere le riunioni come un gioco di potere in cui utilizzi la tua autorità per sottrarre il team a lavori più importanti. Le funzioni di gestione delle attività di Dropbox Paper forniscono una panoramica chiara dei carichi di lavoro di ciascun collaboratore. In questo modo potrai vedere se la data che hai scelto è adeguata o se invece il team deve svolgere dei compiti più urgenti. Allo stesso modo, gli strumenti di gestione del tempo come Paper ti permettono di vedere se durante i progetti sono emersi degli ostacoli e se è necessario organizzare una riunione per risolvere eventuali problemi. Se il team è distribuito in vari Paesi del mondo, dovrai trovare un orario che vada bene per tutti i fusi orari. Se non riesci a trovare una fascia oraria che vada bene per tutti, verifica se è assolutamente necessario organizzare una riunione. In alternativa, potresti utilizzare strumenti come Dropbox Capture per inviare video messaggi o registrazioni di te che presenti il lavoro. In questo modo, i team distribuiti potranno guardare la presentazione nel momento che risulta loro più comodo.
Invita i partecipanti giusti
Assicurati di aggiungere le persone giuste all'elenco degli invitati. Non invitare interi team se sai che alcuni membri devono svolgere attività più urgenti o non sono particolarmente coinvolti in un progetto. Allo stesso modo, non escludere a priori i membri del team con meno esperienza o i tirocinanti, che potrebbero invece fornire nuove prospettive. Inoltre, con le integrazioni delle app Zoom e Slack presenti in Dropbox per team, non c'è motivo di escludere i partecipanti alla riunione che lavorano in remoto. Tieni in considerazione le best practice per le riunioni in remoto per coinvolgere tutti i collaboratori. Puoi condurre la riunione, redigere il verbale e inviare il follow-up a qualsiasi membro, sia all'interno, sia all'esterno dell'azienda, senza dover passare continuamente da una piattaforma all'altra. Gli invitati alla riunione devono partecipare attivamente, perciò assicurati di invitare solo le persone che sono direttamente interessate dagli argomenti discussi. Dopotutto, delle riunioni efficaci sono la chiave per una collaborazione del team efficiente.
Condividi le informazioni, non aspettare solo gli interventi degli altri
Se devi organizzare una sessione di brainstorming per trovare nuove idee per un progetto, non puoi convocare i membri del team in sala riunioni aspettandoti di farne una sul momento. Quando pianifichi una riunione, soprattutto se si tratta di una sessione di brainstorming, trova prima l'ispirazione e appuntati le idee, quindi avvisa in anticipo i partecipanti, in modo che possano arrivare preparati. Se lo scopo è pianificare attività o obiettivi, chiedi prima ai membri di tenere in considerazione gli obiettivi SMART, in modo che i primi siano sempre allineati a questi ultimi. È importante che i partecipanti siano in grado di aggiungere un reale valore alla conversazione. A questo proposito, crea un pratico documento in Paper che possano consultare prima della riunione e magari aggiornare con le proprie idee.
Semplifica il processo decisionale
Una riunione efficace dovrebbe funzionare come qualsiasi attività: iniziare con uno scopo e terminare con una risoluzione, o almeno con dei passaggi concordati per raggiungerla. Se la riunione ha come oggetto la risoluzione di un problema, offri a tutti la possibilità di esprimere la propria opinione sull'approccio da adottare e usa il tempo a disposizione per risolvere il problema insieme ai partecipanti come un unico team. Non lasciare che una riunione termini senza che ogni persona abbia esposto chiaramente un piano d'azione e senza che siano state assegnate le attività da completare con le relative date di scadenza.
Come condurre una riunione
Una riunione efficace non deve necessariamente svolgersi in una stanza fisica. Se alcuni membri del team lavorano in remoto, questa soluzione non è neanche sempre possibile. Ma la buona riuscita di una riunione non dovrebbe mai dipendere dal luogo in cui si svolge: Zoom o Google Hangouts, ad esempio, sono ottime soluzioni.
Non c'è motivo per cui una sola persona deve redigere l'intero verbale, quando tutti i partecipanti possono inserire i propri appunti in un documento collaborativo in tempo reale. Sebbene questo approccio possa sembrare una sovrapposizione di troppe voci, in realtà incoraggia tutti a partecipare alla riunione in tempo reale. In questo modo, anche i membri del team che lavorano in remoto e accedono a riunione già iniziata, magari a causa dei fusi orari o di una connessione discontinua, non devono aspettare fino alla fine per vedere cosa si sono persi, perché è tutto scritto nel documento aggiornato in tempo reale. Mentre per le persone più introverse, partecipare a riunioni di questo tipo può risultare più efficace. Infine, puoi e inserire gli elementi principali del punto di vista dei partecipanti e includerli in un'e-mail di follow-up.
È importante inviare sempre un'e-mail di follow-up perché, anche nella visione più ottimistica, è improbabile che ti ricorderai tutto ciò che è stato detto, anche se hai preso appunti. L'e-mail di follow-up scritta dall'organizzatore della riunione consentirà ai partecipanti di riconoscere e di dare priorità ai punti chiave della discussione. Una riunione efficace è una riunione in cui tutti si ricordano chiaramente gli argomenti trattati. Se la tua giornata si compone principalmente di riunioni e appunti, puoi racchiudere gli appunti in un formato ottimizzato con un modello di verbale di riunione.
Tipi di riunione
Non tutte le riunioni devono svolgersi in modo formale. A volte, un punto dell'ordine del giorno può essere risolto semplicemente tra te, il responsabile delle finanze e una lavagna (o una pratica applicazione scanner di documenti per scansionare tutte le fatture). O magari può svolgersi in una chat su Slack, in cui fai sapere a un collaboratore freelance che sei sempre a disposizione qualora dovesse avere bisogno di te. O ancora, può avvenire con un collega a pranzo. Alla fine, le riunioni sono solo un modo per tenere viva la conversazione. Non sminuire i problemi perché non sono stati discussi in una riunione ufficiale e non tralasciare l'e-mail di follow-up solo perché non erano presenti più di due partecipanti. Ricorda: ogni riunione è importante, indipendentemente dal numero di partecipanti.
Incentiva le riunioni
Se la riunione che hai pianificato riguarda argomenti come aggiornamenti dell'ufficio o la presentazione di nuovi membri del team, potrebbe inizialmente apparire come "non essenziale". Tuttavia, quando si tratta di creare coesione nel team, riunioni come queste sono fondamentali per alimentare la cultura aziendale. Offri ai membri del team dei validi motivi per partecipare attraverso invitanti incentivi: del buon cibo, ad esempio, può trasformare una riunione produttiva in un pranzo di lavoro. In alternativa, puoi suggerire che svelerai delle novità entusiasmanti, anche se si tratta solo della location per la festa di Natale.
Chiunque può pianificare riunioni
In alcuni ambienti persiste l'idea che la gestione delle riunioni spetti esclusivamente ai "piani alti" che hanno il potere di convocare i membri del team. Tuttavia, è importante ricordare che la comunicazione è bilaterale. Se ne hai la possibilità, organizzane una. Tieni presente, però, che sarà compito tuo assicurarti che sia efficace e non una perdita di tempo.
Le riunioni devono essere un mezzo a disposizione di tutti per condividere idee, sollevare dubbi e trovare una soluzione. Immaginiamo che ci sia un problema che neanche il migliore strumento di gestione delle attività è in grado di risolvere: è un'ottima occasione per segnalare il problema al tuo team. Le riunioni servono per dare una voce a tutti, indipendentemente dal ruolo o dalla posizione, e con degli efficaci strumenti di collaborazione a disposizione, puoi gestire ogni riunione nel migliore dei modi.
