L'importanza del software di collaborazione
Una collaborazione fluida e mirata è essenziale in qualsiasi ambiente di lavoro e il lavoro remoto non dovrebbe essere visto come una barriera per una collaborazione di successo. Avere a portata di mano gli strumenti giusti per facilitare e incoraggiare una collaborazione preziosa è altrettanto importante quanto avere forti capacità comunicative.
Dropbox offre una serie di funzionalità innovative e intuitive che mettono la collaborazione in primo piano nel lavoro di successo. Gli strumenti di collaborazione del team descritti di seguito sono progettati per rendere più facile la collaborazione da remoto e sono altrettanto utili per i team che condividono uno spazio fisico.
Avere tutti i file, le informazioni e gli strumenti necessari nella stessa pagina aiuta a mantenere allineati i membri del team e le parti interessate.
Dropbox: la tua migliore piattaforma di collaborazione
Dropbox può trasformare le cartelle in aree di lavoro collaborative e versatili, dove puoi aggiungere descrizioni, note, elenchi attività e altro ancora, tutto direttamente in una cartella Dropbox e con i file contenuti.
Creato con la machine intelligence, Dropbox è progettato per aiutare i team a massimizzare il potenziale collaborativo offrendo tutto ciò che è necessario per lavorare insieme in modo efficiente da un unico spazio centrale.
Funzionalità come la ricerca di immagini, le anteprime dei file, l'integrazione di Dropbox Paper e i punti salienti del team rendono più facile che mai per i team rimanere organizzati e concentrati sulle attività in corso. L'integrazione intuitiva con il calendario consente di collegare istantaneamente i contenuti di Dropbox agli eventi e alle riunioni, rendendoli più produttivi che mai.
Con Dropbox puoi assicurarti che i membri del team possano visualizzare facilmente file, obiettivi, date e tappe intermedie pertinenti in un unico spazio.
Dropbox Paper: strumenti di collaborazione online dall'inizio alla fine
La flessibilità di Dropbox Paper può guidare il tuo team in ogni fase del processo di collaborazione, offrendo modelli e strumenti che affrontano le numerose sfide della collaborazione online. Diamo un'occhiata a ogni fase del processo e vediamo come Dropbox Paper può essere utilizzato per rafforzare il lavoro di squadra:
Pianificazione in corso
Nelle fasi di pianificazione di un progetto, è necessario assicurarsi che tutti siano allineati e abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie.
Responsabilità e comunicazione sono componenti vitali della collaborazione e, quando inizi a definire il tuo processo, dovresti sfruttare gli strumenti che ti aiutano a strutturare le idee in modo organizzato e facilmente comprensibile.
Calendari condivisi, elenchi di attività, istruzioni interattive e rispetto delle tempistiche sono tutti strumenti che garantiscono che il team sia sempre al passo con gli obiettivi e le aspettative e Dropbox Paper offre modelli versatili per ciascuno di questi strumenti di gestione delle attività collaborative.
Quando utilizzi gli strumenti collaborativi offerti da Dropbox Paper, assicurati che ogni membro del team abbia chiari gli obiettivi e le proprie responsabilità individuali e sappia esattamente cosa fare in caso di problemi o confusione.
Produzione
Se hai più membri del team che lavorano sullo stesso progetto, assicurati che possano lavorare allo stesso file contemporaneamente. Ciò significa che non c'è necessità di inviare documenti avanti e indietro o aspettare che un membro del team esegua la sua parte prima che possa iniziare la successiva.
Dropbox Paper consente al team di lavorare in tempo reale in modo collaborativo. L'intero team può lavorare sullo stesso documento da qualsiasi parte del mondo, senza ritardi.
Anziché riempire le cartelle con infinite versioni di file, puoi tenere traccia della cronologia delle modifiche di un singolo documento. Non è necessario salvare e condividere nuove copie più e più volte poiché ogni membro del team aggiunge il proprio input. In questo modo è possibile creare uno spazio di lavoro meno confuso che favorisca una collaborazione più organizzata ed efficiente.
Feedback
Il feedback è un passo estremamente importante nel processo collaborativo, ma può essere controintuitivo se non viene fatto nel modo corretto. Quando si tratta delle fasi di revisione di un progetto o di un lavoro, è importante essere chiari e diretti e le funzionalità di feedback in tempo reale di Dropbox Paper semplificano le operazioni.
Per monitorare i progressi sarebbe meglio evitare di leggere lunghi thread di email. Con le note in Dropbox, puoi visualizzare il feedback insieme al lavoro per cui è rilevante e taggare direttamente i membri del team in modo che nulla venga mai perso o confuso.
Ad esempio, se stai offrendo un feedback su una frase specifica in un documento, puoi annotare direttamente quella frase, in modo che i tuoi appunti siano facilmente collegati alle aree specifiche che stai evidenziando.
Il feedback non deve essere per forza negativo, deve essere produttivo, costruttivo e dovrebbe rafforzare i punti di forza del team, non ostacolarli. Un buon sistema di feedback aiuta la collaborazione del team perché stabilisce un ambiente più aperto, onesto e produttivo.
Se vuoi aggiungere un po' di energia giocosa al processo, prova a utilizzare gli emoji su Dropbox Paper per comunicare visivamente il feedback in modo positivo e informale.
Consegna
Hai bisogno di una piattaforma di gestione dei documenti che garantisca la protezione del tuo lavoro, renda più facile per il team rimanere concentrato e produttivo e ti permetta anche di condividere in sicurezza il tuo lavoro quando arriva il momento di farlo. L'uso dello spazio di archiviazione cloud consente al team, ai clienti e a chi ne ha necessità l'accesso ai file di lavoro ovunque si trovino, creando una gestione del flusso di lavoro più flessibile.
Più ordinato è lo spazio di lavoro, virtuale o meno, migliore è il modo in cui il team può collaborare. Non dovrai perdere tempo a setacciare le cartelle di tutti alla ricerca del file corretto e non dovrai fare affidamento su nessuna persona per avere i dati importanti. Su Dropbox, puoi condividere file con un clic e impostare le autorizzazioni per definire chi può fare cosa con un documento che condividi.
Ciò significa che Dropbox Paper non è solo un'ottima soluzione per la produzione collaborativa, ma può anche seguirti in ogni fase del processo, dalla strategia alla realizzazione, includendo tutte le fasi intermedie.
I migliori strumenti di collaborazione da integrare con Dropbox
Quando integri Dropbox con un altro software di collaborazione per team, puoi davvero esplorare la vera potenza del lavoro di squadra.
Ottieni di più da Zoom
Il nome ora è familiare, Zoom è uno strumento fondamentale per l'ambiente di lavoro moderno, che facilita la collaborazione faccia a faccia da lontano. Zoom può essere integrato con Dropbox, consentendo una comunicazione ancora più efficiente tra i team.
Quando integri Dropbox con Zoom, le riunioni diventano ancora più produttive. Potrai collaborare in tempo reale avviando o partecipando alle chiamate Zoom direttamente dai file Dropbox, in modo da poter mantenere il lavoro davanti e al centro senza dover passare da una piattaforma all'altra.
Le registrazioni dei meeting e persino le trascrizioni possono essere copiate automaticamente da Zoom a Dropbox e puoi visualizzare facilmente i file condivisi da Dropbox durante le riunioni.
L'integrazione di Zoom con Dropbox consente al team di sfruttare al meglio le videoconferenze fornendo un accesso rapido e semplice a lavori importanti in uno spazio unificato.
Trello
Trello utilizza le schede Kanban come strumenti di gestione visiva dei progetti, consentendo di organizzare le "schede" in colonne personalizzabili. All'interno di una scheda Trello, puoi aggiungere immagini, allegati, titoli, commenti e descrizioni, nonché taggare utenti specifici, impostare scadenze e notifiche, codificare con i colori e altro ancora.
Quando è integrato con Dropbox, il team può condividere file e cartelle direttamente su una bacheca Trello, senza nemmeno dover uscire da Dropbox. Puoi quindi monitorare l'attività di Trello su quel file direttamente dall'anteprima in Dropbox.
Che tu lo utilizzi per organizzare feedback, brainstorming, monitorare i progressi o per la gestione delle risorse, l'integrazione di Dropbox con Trello unisce il processo e la produzione e ti aiuta a gestire meglio i numerosi dentelli e meccanismi del lavoro collaborativo.
Slack
Slack ti consente di creare canali specializzati per team e progetti in cui condividere file direttamente da Dropbox, effettuare chiamate vocali e video, avviare chat dedicate e altro ancora.
Questo software di collaborazione per progetti ti consente di comunicare con il team in modo semplice e versatile, senza dover perdere tempo per riunioni inutili e senza dover cadere nella trappola delle catene di e-mail disordinate.
Usa strumenti di comunicazione come la messaggistica istantanea e crea chat e canali per ogni aspetto specifico di un progetto. Quindi, comunica in tempo reale mentre fai il lavoro, in modo che il tuo team non perda mai slancio.
Quando integri Slack con Dropbox, sarai in grado di inviare file direttamente a un canale Slack dal tuo Dropbox, connettere più aree di lavoro Slack a un account Dropbox e collaborare ai documenti Dropbox Paper dall'interno stesso di Slack.
Un solo spazio con tutti gli strumenti di cui hai bisogno
Per un lavoro di squadra efficace è utile stabilire uno spazio unificato in cui ogni membro del team possa lavorare e comunicare con gli altri e un altro che offra strumenti che superano i limiti della collaborazione remota.
Il software di collaborazione e gli strumenti descritti in precedenza aiuteranno il team a massimizzare il suo potenziale, offrendo tutto ciò che serve per un lavoro collaborativo efficace, indipendentemente da quanto sia virtuale lo spazio di lavoro.
Non devi perdere tempo a saltare avanti e indietro da uno strumento all'altro, con Dropbox Integrations il tuo team può sfruttare al meglio le migliori app e strumenti di collaborazione, tutto da un unico spazio, su qualsiasi dispositivo.
