6 cara memudahkan pembuatan dokumen dengan HelloSign

Seseorang meninjau templat tanda tangan elektronik untuk perjanjian sewa guna usaha standar

Tak perlu lagi berbasa-basi – dokumen cetak sangat menyulitkan.

Meski sudah banyak perusahaan yang menghilangkan proses mencetak dan memindai dengan mendigitalkan alur dokumen mereka, masih banyak perusahaan dan industri yang terjebak dalam sistem dokumen cetak kuno. Sekarang ada cara yang lebih baik.

Anda akan menemukan enam cara untuk mempermudah proses dokumen di kantor, tim, departemen, atau perusahaan Anda di bawah ini. Kiat ini sempurna bagi segala industri yang siap membebaskan diri dari tumpukan kertas. Setiap saran mengharuskan Anda memiliki akun HelloSign yang aktif.

Klik di sini untuk mendaftar dan mendapatkan akun uji coba Anda.

1. Hemat waktu dengan membuat templat dokumen yang kerap digunakan

Mengapa harus mengulangi hal yang sama ratusan kali jika Anda dapat melakukannya sekali, lalu mengotomatiskannya? Templat HelloSign memungkinkan Anda menyusun format dokumen satu kali, kemudian menyimpannya untuk penggunaan mendatang. Ini adalah cara hebat untuk menghilangkan format yang tak perlu serta menghadiahkan waktu istirahat dan sumber daya mental bagi Anda.

Pelajari cara mengatur templat pertama Anda di sini.

2. Hemat lebih banyak waktu dengan secara otomatis mengisi informasi ke dokumen Anda

Bayangkan Anda menerima paket dokumen rumit, dan alih-alih harus mengisi ratusan kolom teks, Anda cukup meninjau informasi dan menandatanganinya? Betapa mudahnya! Untungnya, Anda dapat mewujudkannya saat menggunakan tag teks dengan API HelloSign.

Tag teks memungkinkan pelanggan API memformat templat dokumen (ingat, kita baru membahasnya!) dengan tag khusus yang secara otomatis mengisi kolom teks dengan data. Ini dapat meliputi berbagai hal, seperti jabatan kerja, nomor telepon, alamat email, dan masih banyak lagi.

Pelajari selengkapnya tentang hal lain yang dapat Anda lakukan bersama API HelloSign di sini.

3. Aktifkan pengingat email agar Anda terus mengetahui perkembangan dokumen Anda

Pengingat email HelloSign membuat Anda terus mengetahui aktivitas dokumen, sehingga memperjelas jika Anda perlu meminta penandatangan untuk menandatangani atau jika Anda perlu menandatangani dokumen yang terlewat.

Pengingat email menghadirkan tampilan hebat ke dalam aktivitas dokumen, sehingga menghindarkan Anda dari pemeriksaan yang canggung. Anda dapat melihat jika dokumen telah dibuka, dilihat, ditandatangani, dan masih banyak lagi.

Arahkan ke tab pengaturan Anda dalam akun HelloSign Anda untuk mengelola notifikasi email Anda.

4. Tetapkan urutan penandatanganan agar semua tetap teratur

Apa Anda memiliki dokumen perusahaan atau industri yang perlu ditandatangani beberapa pemangku kepentingan? Mudah saja meminta dokumen tersebut ditandatangani dengan berurutan saat Anda mengaktifkan urutan penandatanganan dokumen.

Urutan penandatanganan menghilangkan kerumitan saat harus mengirimkan dokumen yang sama ke beberapa alamat email serta secara manual melacak siapa yang sudah melihat dokumen dan waktunya. Ini sangat bermanfaat saat dipasangkan dengan pengingat email. Semua orang akan senantiasa mengetahui kabar terbaru!

Anda dapat menetapkan urutan penandatanganan saat mengatur dokumen untuk ditandatangani. Sekarang Anda juga dapat menetapkan urutan penandatanganan saat mengatur templat dokumen.

5. Lenyapkan stres karena harus meninjau dokumen secara manual dengan validasi data

Manusia tak luput dari salah, dan validasi data melindungi kita dari kesalahan. Validasi data adalah fitur yang memperingatkan penandatangan jika mereka memasukkan data dengan format yang salah.

Misalnya, pesan kesalahan akan muncul jika seseorang tidak sengaja memasukkan nomor telepon ke kotak teks email. Anda akan merasa tenang saat mengetahui informasi yang Anda kumpulkan adalah informasi yang diinginkan, serta Anda tak perlu meneliti dokumen satu per satu untuk menemukan kesalahan tak disengaja.

Pelajari lebih lanjut tentang validasi data di sini.

6. Hadirkan pengalaman sepenuhnya dengan memasang penandatanganan online ke alur kerja Anda

Apabila Anda ingin mengambil kendali penuh atas segenap pengalaman penandatanganan, pertimbangkan untuk menerapkan pengalaman penandatanganan ke alur kerja, aplikasi, atau platform Anda dengan API HelloSign.

API memungkinkan Anda memasang fungsi HelloSign ke alur kerja yang Anda tentukan. Inilah peningkatan yang kita maksud!

Beberapa pelanggan yang telah melakukannya:

Nikmati alur dokumen bebas repot

Baik jika Anda siap meluncurkan dokumen online pertama, mengotomatiskan alur dokumen yang ada, maupun memasang pengalaman penandatanganan online ke situs web Anda – kami siap membantu Anda. Daftar untuk mendapatkan akun uji coba.

Siap menghilangkan kerumitan dokumen?

Pelajari lebih lanjut tentang HelloSign