Tak perlu lagi berbasa-basi – dokumen cetak sangat menyulitkan.
Meski sudah banyak perusahaan yang menghilangkan proses mencetak dan memindai dengan mendigitalkan alur dokumen mereka, masih banyak perusahaan dan industri yang terjebak dalam sistem dokumen cetak kuno. Sekarang ada cara yang lebih baik.
Anda akan menemukan enam cara untuk mempermudah proses dokumen di kantor, tim, departemen, atau perusahaan Anda di bawah ini. Kiat ini sangat sesuai bagi segala industri yang siap membebaskan diri dari tumpukan kertas. Setiap saran mengharuskan Anda untuk memiliki akun Dropbox Sign (sebelumnya HelloSign) yang aktif.
Klik di sini untuk mendaftar akun uji coba Anda.
1. Hemat waktu dengan membuat templat dokumen yang kerap digunakan
Mengapa harus mengulangi hal yang sama ratusan kali jika Anda dapat melakukannya satu kali, lalu mengotomatiskannya? Templat Dropbox Sign memungkinkan Anda untuk membuat format dokumen satu kali, lalu menyimpan format tersebut untuk digunakan di waktu mendatang. Ini adalah cara hebat untuk menghilangkan pemformatan yang tak perlu serta memulihkan waktu istirahat dan kebebasan mental Anda.
Pelajari cara mengatur templat pertama Anda di sini.
2. Hemat lebih banyak waktu dengan secara otomatis mengisi informasi ke dokumen Anda
Bayangkan Anda menerima paket dokumen yang rumit. Bagaimana jika dibandingkan harus mengisi ratusan kolom teks, Anda cukup meninjau informasi dan menandatanganinya? Itu akan melegakan sekali! Untungnya, Anda dapat melakukan hal ini saat menggunakan tag teks dengan Dropbox Sign API.
Tag teks memungkinkan pelanggan API memformat templat dokumen (ingat, kita baru membahasnya!) dengan tag khusus yang secara otomatis mengisi kolom teks dengan data. Ini dapat meliputi berbagai hal, seperti jabatan kerja, nomor telepon, alamat email, dan masih banyak lagi.
3. Aktifkan pengingat email agar Anda terus mengetahui perkembangan dokumen Anda
Pengingat email Dropbox Sign membuat Anda selalu mengetahui aktivitas dokumen, sehingga memperjelas ketika Anda perlu meminta penanda tangan untuk menandatangani atau jika Anda perlu menandatangani dokumen yang terlewat.
Pengingat email menghadirkan tampilan hebat ke dalam aktivitas dokumen, sehingga menghindarkan Anda dari pemeriksaan yang canggung. Anda dapat melihat jika dokumen telah dibuka, dilihat, ditandatangani, dan masih banyak lagi.
Bukalah tab pengaturan di akun Dropbox Sign Anda untuk mengelola notifikasi email Anda.
4. Tetapkan urutan penandatanganan agar semua tetap teratur
Apa Anda memiliki dokumen perusahaan atau industri yang perlu ditandatangani beberapa pemangku kepentingan? Mudah saja meminta dokumen tersebut ditandatangani dengan berurutan saat Anda mengaktifkan urutan penandatanganan dokumen.
Urutan penandatanganan menghilangkan kerumitan saat harus mengirimkan dokumen yang sama ke beberapa alamat email serta secara manual melacak siapa yang sudah melihat dokumen dan waktunya. Ini sangat bermanfaat saat dipasangkan dengan pengingat email. Semua orang akan senantiasa mengetahui kabar terbaru!
Anda dapat menetapkan urutan penandatanganan saat mengatur dokumen untuk ditandatangani. Sekarang Anda juga dapat menetapkan urutan penandatanganan saat mengatur templat dokumen.
5. Lenyapkan stres karena harus meninjau dokumen secara manual dengan validasi data
Manusia tak luput dari salah, dan validasi data melindungi kita dari kesalahan. Validasi data adalah fitur yang memperingatkan penandatangan jika mereka memasukkan data dengan format yang salah.
Misalnya, pesan kesalahan akan muncul jika seseorang tidak sengaja memasukkan nomor telepon ke kotak teks email. Anda akan merasa tenang saat mengetahui informasi yang Anda kumpulkan adalah informasi yang diinginkan, serta Anda tak perlu meneliti dokumen satu per satu untuk menemukan kesalahan tak disengaja.
6. Hadirkan pengalaman sepenuhnya dengan memasang penandatanganan online ke alur kerja Anda
Apabila Anda ingin mengambil kendali penuh atas seluruh pengalaman penandatanganan, pertimbangkan untuk menerapkan pengalaman penandatanganan ke alur kerja, aplikasi, atau platform Anda dengan API Dropbox Sign.
API ini memungkinkan Anda untuk menyertakan fungsionalitas Dropbox Sign ke alur kerja yang ditentukan. Sebuah peningkatan yang besar!
Baca lebih lanjut tentang bagaimana cara kerja integrasi alur kerja.
Nikmati alur dokumen bebas repot
Meluncurkan dokumen online pertama, mengotomatiskan alur dokumen yang ada, atau menyertakan pengalaman penandatanganan online ke situs web mudah dilakukan dengan Dropbox Sign dan Dropbox.
