Apa yang membuat rapat menjadi efektif?
Anda tentu pernah mengalaminya: rapat yang buruk. Contohnya adalah rapat bisnis tanpa ada pemecahan masalah, segala sesuatu dialihkan untuk rapat berikutnya, dan semua orang pulang dengan merasa bahwa rapat itu benar-benar membuang waktu. Sekelompok orang berkumpul di sebuah ruangan untuk membahas dengan serampangan perkara apa pun yang terlintas dalam pikiran adalah definisi standar sebuah rapat yang buruk. Jika Anda ingin mengadakan sebuah rapat yang sukses, Anda membutuhkan wawasan yang aktual, dan jika rapat adalah bagian inti dari peran Anda, maka diperlukan seluruh tim untuk memastikan bahwa Anda melaksanakannya dengan baik.
Saat ini, rapat dewan sering kali dilaksanakan setiap triwulan, bukan mingguan. Banyak bisnis kini mengandalkan "diskusi" mendadak. Namun, rapat yang buruk bukan hanya merupakan hambatan bagi semua orang. Rapat yang buruk biayanya juga mahal. Efisiensi komunikasi yang buruk sebenarnya mengakibatkan kerugian hingga $10.000 per karyawan. Maka, melaksanakan rapat yang efektif bukan hanya penting untuk kesehatan Anda, tetapi juga sangat penting secara finansial untuk setiap bisnis—besar maupun kecil.
Manajemen rapat yang cerdas diawali sejak lama sebelum rapat yang sesungguhnya dimulai dan berlanjut lama setelah rapat berakhir. Berikut ini adalah beberapa hal utama yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan rapat yang sukses bersama karyawan, klien, atau seluruh tim bisnis Anda.
Tentukan tujuan rapat
Banyak rapat yang tidak menghasilkan kemajuan apa-apa. Peserta rapat merasa "saya bisa menggunakan waktu rapat untuk mengerjakan hal yang dibicarakan dalam rapat itu". Pastikan bahwa Anda menguraikan dengan jelas tujuan rapat sebelum Anda menuliskannya di kalender. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyusun agenda rapat yang dipertimbangkan dengan matang.
Putuskan waktu mulai rapat
Jangan mengumumkan waktu rapat secara tiba-tiba di hari yang sama, atau bahkan sehari sebelumnya. Semakin awal pemberitahuan disampaikan kepada para peserta rapat, semakin besar peluang Anda untuk mengadakan rapat yang sukses. Jangan memperlakukan rapat sebagai alat untuk memaksakan kekuasaan, menggunakan kewenangan untuk menghentikan tim Anda dari pekerjaan yang lebih penting. Fitur-fitur manajemen tugas di Dropbox Paper menyediakan tampilan yang jelas mengenai beban kerja semua orang, sehingga Anda dapat melihat apakah tanggal pilihan Anda adalah waktu rapat yang baik atau apakah tim kemungkinan memiliki pekerjaan yang lebih mendesak. Demikian juga, alat manajemen waktu seperti ini memungkinkan Anda melihat apakah proyek mengalami hambatan dan apakah Anda perlu mengadakan rapat untuk mengatasi setiap kesulitan. Jika tim Anda tersebar di berbagai penjuru negeri, atau bahkan di seluruh dunia, Anda juga akan perlu mencari waktu yang sesuai untuk semua orang di setiap zona waktu. Jika Anda tidak dapat menemukan slot waktu yang cocok untuk semua orang, periksa apakah rapat benar-benar diperlukan. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan fitur seperti Dropbox Capture untuk mengirim pesan video atau rekaman presentasi pekerjaan Anda. Tim terdistribusi kemudian dapat menonton presentasi Anda pada waktu yang sesuai untuk mereka.
Undang peserta rapat yang relavan
Pastikan orang yang tepat dimasukkan ke dalam undangan rapat. Jangan mengundang seluruh tim jika Anda mengetahui bahwa beberapa anggota tim memiliki prioritas yang lebih mendesak atau mungkin tidak dapat banyak terlibat dalam suatu proyek. Demikian pula, jangan mengesampingkan anggota tim junior atau karyawan magang yang mungkin dapat memberikan perspektif baru. Dengan integrasi aplikasi Zoom dan Slack di Dropbox untuk tim, tidak ada alasan untuk mengecualikan anggota rapat jarak jauh. Pertimbangkan praktik terbaik rapat jarak jauh untuk melibatkan semua rekan kerja. Anda dapat menjalankan rapat, menulis notula, dan mengirimkan tindak lanjut ke setiap anggota tim di dalam maupun di luar kantor tanpa berpindah konteks. Peserta rapat seharusnya hanya mereka yang perlu mengikuti rapat—maka pastikan bahwa Anda mengundang orang-orang yang akan terpengaruh secara langsung oleh segala sesuatu yang dibahas. Yang lebih penting, rapat yang sukses adalah kunci untuk kolaborasi tim yang lebih efektif.
Bagikan informasi, jangan hanya meminta masukan
Jika Anda perlu melakukan curah pendapat ide-ide baru untuk sebuah proyek, jangan hanya mengundang anggota tim ke ruang rapat dan mengharapkan mereka langsung mengerjakannya di tempat. Ketika merencanakan rapat—khususnya untuk curah pendapat—kumpulkan inspirasi, dan tuliskan ide Anda terlebih dahulu. Kemudian, berikan gambaran awal kepada para peserta rapat agar mereka dapat mengikuti rapat dengan penuh persiapan. Jika ingin merencanakan tugas atau tujuan, minta anggota Anda untuk mempertimbangkan tujuan SMART sebelumnya untuk menyelaraskan tujuan. Anda ingin agar mereka dapat memberikan nilai tambah, maka pastikan Anda menyusun dokumen yang berguna di Paper agar peserta rapat bisa membacanya terlebih dahulu sebelum rapat—dan bahkan menambahkan ide mereka sendiri.
Mungkinkan pengambilan keputusan
Rapat yang efektif harus berwujud seperti tugas lainnya: dimulai dari suatu tujuan dan berakhir dengan keputusan, atau setidaknya langkah-langkah yang disetujui bersama untuk mencapai sesuatu. Jika rapat tersebut bertujuan untuk mengatasi suatu masalah, berikan kesempatan kepada setiap orang untuk menyampaikan pendapat mengenai cara pendekatan terhadap masalah tersebut. Kemudian arahkan rapat untuk mengatasi masalah tersebut sebagai sebuah tim. Jangan biarkan setiap rapat berakhir tanpa semua orang memahami rencana aksinya, dengan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan untuk orang tertentu dan kapan suatu tugas tertentu perlu diselesaikan.
Cara mengadakan rapat
Rapat yang efektif tidak selalu harus dilaksanakan di ruang rapat fisik. Jika beberapa anggota tim bekerja dari jarak jauh, rencana ini tidak selalu memungkinkan. Sebuah rapat yang baik tidak boleh bergantung pada tempat pelaksanaannya—Zoom atau Google Hangouts adalah sarana yang tepat.
Tidak perlu lagi menyusun notula rapat jika semua orang dalam rapat tersebut dapat menuliskan catatan ke dalam sebuah dokumen kolaboratif, secara langsung. Meskipun rasanya seperti "terlalu banyak campur tangan", hal ini juga mendorong setiap orang untuk benar-benar terlibat dalam rapat secara real time. Hal ini juga berarti bahwa jika terdapat anggota tim jarak jauh yang tidak mengikuti rapat karena zona waktu atau koneksi internet yang buruk, mereka tidak perlu menunggu hingga selesai untuk melihat apa yang mereka lewatkan: mereka dapat memeriksanya saat itu juga di dokumen yang disusun secara langsung. Dan untuk seseorang yang introver, catatan rapat yang dibuat dengan cara ini mungkin juga terbukti lebih efektif. Anda dapat mengedit dan mencatat bagian-bagian penting dari perspektif setiap orang, dan kemudian menyertakannya dalam email tindak lanjut.
Email tindak lanjut harus selalu dikirimkan, karena bahkan dalam skenario terbaik sekalipun Anda kemungkinan tidak mengingat semua hal yang disampaikan dalam rapat, meskipun Anda membuat catatannya. Email tindak lanjut yang disusun oleh penyelenggara rapat akan membantu peserta rapat mengetahui dan memprioritaskan poin-poin utama dalam diskusi. Rapat yang benar-benar sukses adalah rapat di mana setiap orang dapat mengingat dengan jelas apa saja yang dibahas. Jika pekerjaan Anda adalah berurusan dengan rapat dan catatan, maka buatlah dalam format yang ramping menggunakan templat notula rapat.
Jenis-jenis rapat
Tidak semua rapat harus dilakukan dengan sangat serius. Isi agenda rapat Anda mungkin adalah sesuatu yang dapat diselesaikan dengan mudah antara Anda, manajer keuangan, dan papan tulis – atau aplikasi scanner dokumen yang mudah digunakan untuk semua faktur. Rapat dapat sesederhana berkomunikasi menggunakan Slack dengan pekerja lepas untuk memberi tahu mereka bahwa Anda selalu siap jika mereka membutuhkan Anda. Atau mungkin seperti berbincang dengan rekan kerja setelah makan siang. Sebenarnya, rapat hanyalah sebuah metode agar komunikasi terus berjalan. Jangan mengabaikan masalah hanya karena masalah itu tidak dibahas dalam rapat resmi, dan jangan lalai menindaklanjuti hanya karena jumlah peserta rapat tidak lebih dari dua orang. Ingatlah: setiap rapat itu penting, sekecil apa pun itu.
Berikan daya tarik untuk rapat Anda
Jika rapat Anda membicarakan sesuatu seperti pembaruan kantor atau memperkenalkan anggota tim yang baru, hal ini dapat dianggap kurang penting oleh sebagian orang. Namun, ketika rapat mengenai pengembangan tim, rapat seperti ini sangat penting bagi budaya perusahaan Anda secara keseluruhan. Berikan alasan kepada anggota tim untuk menghadiri rapat dengan daya tarik seperti makanan yang lezat, yang dapat mengubah rapat yang produktif menjadi makan siang bersama tim. Atau Anda dapat menyiratkan bahwa Anda akan mengungkapkan sesuatu yang menarik, meskipun hanya mengungkapkan lokasi pesta perayaan Natal.
Semua orang bisa menjadi penyelenggara rapat
Ada sebuah anggapan bahwa manajemen rapat hanya dapat dilakukan oleh karyawan "senior" dengan kewenangan untuk mengundang tim menghadiri rapat. Namun, komunikasi itu berjalan dua arah. Jika Anda merasa bahwa rapat akan berhasil, maka selenggarakanlah. Yang penting, ketahuilah bahwa Anda perlu memastikan apakah rapat akan efektif dan bukan hanya membuang waktu.
Rapat adalah sarana bagi semua orang untuk berbagi ide dan menyampaikan permasalahan, serta mengatasinya. Misalnya saja, ada suatu masalah yang tidak dapat disampaikan menggunakan alat manajemen tugas terbaik sekalipun. Ini adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk menandai masalah itu secara pribadi bersama tim Anda. Rapat adalah memberikan kesempatan berpendapat untuk semua orang, apa pun peran mereka dan di mana pun mereka berada. Dan dengan alat digital yang efektif sesuai kehendak anda, setiap rapat dapat berjalan dengan lebih lancar.
