Pentingnya perangkat lunak kolaborasi
Kolaborasi yang lancar dan terfokus sangat penting di setiap tempat kerja, dan bekerja dari rumah tidak semestinya dilihat sebagai penghalang bagi pekerjaan kolaboratif yang berhasil. Memiliki alat bantu yang tepat untuk memfasilitasi dan mendorong kolaborasi yang bernilai sama pentingnya dengan keterampilan komunikasi yang andal.
Dropbox menawarkan berbagai fitur inovatif yang intuitif dan inovatif yang menempatkan kolaborasi sebagai hal yang sangat penting dalam sebuah keberhasilan pekerjaan. Alat bantu kolaborasi tim yang diuraikan di bawah dirancang agar tim dapat lebih mudah bekerja bersama dari jauh, dan memiliki manfaat yang sama dengan tim yang bekerja di satu lokasi fisik yang sama.
Memiliki semua file, info, dan alat bantu yang Anda perlukan di satu halaman yang sama akan membantu anggota tim dan pihak yang berkepentingan bisa kompak dan selaras.
Dropbox: platform kerja online terbaik
Dropbox dapat mengubah folder menjadi ruang kerja yang serba guna serta kolaboratif di mana Anda bisa menambahkan keterangan, anotasi, daftar untuk dilakukan, dan lainnya, semuanya secara langsung dari folder Dropbox dan semua file yang ada di dalamnya.
Dibangun dengan kecerdasan mesin, Dropbox dirancang untuk membantu tim memaksimalkan potensi kolaborasi mereka dengan menawarkan semua yang Anda perlukan untuk bekerja sama secara efisien dari satu ruang terpusat.
Fitur-fitur seperti Pencarian Gambar, pratinjau file, integrasi Dropbox Paper, dan sorotan tim memudahkan tim agar tetap terorganisir dan fokus pada tugas-tugas yang dihadapi. Integrasi kalender yang ramah pengguna memungkinkan Anda menautkan konten dari Dropbox ke acara dan rapat, sehingga rapat Anda jadi lebih produktif daripada sebelumnya.
Dengan Dropbox, Anda dapat memastikan bahwa anggota tim Anda dapat melihat dengan mudah file, tujuan, tanggal, dan tonggak pencapaian yang relevan.
Dropbox Paper: alat kolaborasi daring dari awal sampai akhir
Fleksibilitas Dropbox Paper dapat memandu tim Anda melalui setiap langkah proses kolaborasi, menawarkan templat dan alat bantu yang mengatasi berbagai tantangan kolaborasi online. Mari kita telusuri setia langkah prosesnya dan melihat bagaimana Dropbox Paper dapat digunakan untuk memperkuat kerja tim:
Perencanaan
Dalam tahap perencanaan proyek, Anda ingin memastikan bahwa semua orang mengikut perkembangan yang sama, dan semua orang memiliki akses ke semua informasi yang diperlukan.
Akuntabilitas dan komunikasi merupakan komponen vital dalam kolaborasi, dan saat Anda mulai membuat strategi prosesnya, Anda harus memanfaatkan alat bantu yang akan membantu menstrukturkan ide-ide Anda secara tertata dan mudah dicerna.
Kalender bersama, daftar untuk dilakukan, brief interaktif, dan agenda rapat merupakan alat bantu yang memastikan tim Anda tetap mengetahui tujuan utama dan apa yang diharapkan dari mereka, dan Dropbox Paper menawarkan templat serbaguna untuk setiap alat bantu manajemen tugas kolaboratif ini.
Ketika Anda menggunakan alat bantu kolaboratif yang ditawarkan oleh Dropbox Paper, Anda memastikan bahwa setiap anggota tim sudah memiliki kejelasan tentang tujuan dari tim dan tanggung jawab masing-masing, dan mengetahui dengan tepat kepada siap harus bertanya jika ada masalah atau kebingungan.
Produksi
Jika Anda memiliki beberapa anggota tim yang mengerjakan proyek yang sama, Anda ingin memastikan bahwa mereka mengerjakan file yang sama pada waktu yang sama. Ini berarti bahwa tanpa harus bolak balik mengirim dokumen atau menunggu satu anggota tim menyelesaikan suatu hal sebelum menyelesaikan tugas berikutnya.
Dropbox Paper memungkinkan tim Anda bekerja secara kolaboratif secara real time. Seluruh tim Anda dapat mengerjakan dokumen yang sama dari mana saja di seluruh dunia, tanpa penundaan.
Daripada memenuhi folder dengan berbagai versi file yang berbeda, Anda dapat melacak riwayat file pada satu dokumen. Tidak perlu menyimpan dan membagikan salinan baru berulang kali karena setiap anggota tim menambahkan masukan mereka sendiri. Ini memungkinkan ruang kerja lebih tertata rapi yang akan mendorong kolaborasi yang lebih terorganisir dan efisien.
Masukan
Masukan atau umpan balik merupakan langkah penting dalam proses kolaboratif, namun masukan bisa sia-sia jika tidak dilakukan dengan baik. Saat harus melakukan tinjauan atau evaluasi dari sebuah proyek atau bagian pekerjaan, kejelasan dan kelugasan itu perlu, dan fitur masukan real time dari Dropbox Paper membuat hal itu menjadi mudah.
Anda tidak mesti mengais-ngais banyak utas email untuk melacak kemajuan. Dengan anotasi di Dropbox, Anda dapat melihat masukan beserta pekerjaan yang terkait, dan menandai anggota tim secara langsung sehingga tidak ada yang terlewat atau membingungkan.
Misalnya, jika Anda menawarkan masukan pada kalimat tertentu dalam sebuah dokumen, Anda dapat menganotasi kalimat itu secara langsung, sehingga catatan Anda dapat dikaitkan dengan mudah ke area tertentu yang Anda soroti.
Masukan tidak mesti terkesan pesimis, masukan harus produktif, membangun, dan harus memperkuat kelebihan tim dan bukan menghalanginya. Sistem masukan yang baik membantu kolaborasi tim karena menciptakan lingkungan yang terbuka, jujur, dan produktif bagi tim Anda.
Jika Anda ingin menambahkan sedikit suasana riang pada proses kerja, cobalah memakai emoji pada Dropbox Paper untuk mengomunikasikan masukan secara visual dalam cara yang ringkas dan informal.
Penyerahan pekerjaan
Anda perlu platform manajemen dokumen yang membuat pekerjaan terlindungi, memudahkan tim untuk tetap fokus dan produktif, serta memungkinkan Anda membagikan pekerjaan dengan aman saat harus diserahkan. Dengan menggunakan penyimpanan awan artinya Anda memberi tim, klien, dan pelanggan akses ke file pekerjaan dari mana saja, sehingga menciptakan manajemen alur kerja yang lebih fleksibel.
Semakin rapi ruang kerja Anda, baik itu virtual atau bukan, semakin baik tim Anda dapat berkolaborasi. Anda tidak perlu membuang waktu mencari folder semua orang untuk mencari file yang tepat, dan Anda tidak perlu mengandalkan pada satu orang untuk menyediakan data penting. Di Dropbox, Anda dapat membagikan file dengan hanya mengklik satu tombol dan mengatur izin Anda sendiri untuk menetapkan siapa yang dapat melakukan apa pada dokumen yang Anda bagikan.
Ini berarti bahwa Dropbox Paper tidak hanya merupakan solusi yang luar biasa untuk menciptakan kolaborasi, namun juga melihat partisipasi Anda di setiap langkah prosesnya, mulai dari strategi hingga penyerahan, dan semua kegiatan di antaranya.
Alat kolaborasi terbaik untuk berintegrasi dengan Dropbox
Saat Anda mengintegrasikan Dropbox dengan perangkat lunak kolaborasi tim lainnya, Anda dapat menjelajahi kekuatan sebenarnya dari kerja tim.
Memaksimalkan Zoom
Sebagai nama yang sudah tidak asing lagi bagi semua orang sekarang, Zoom merupakan makanan pokok dalam ruang kerja modern saat ini berkat kemampuannya memfasilitasi kolaborasi tatap muka langsung dari jauh. Zoom dapat diintegrasikan dengan Dropbox, sehingga komunikasi antar tim jadi jauh lebih efisien.
Saat Anda mengintegrasikan Dropbox dengan Zoom, rapat Anda menjadi lebih produktif. Anda akan dapat berkolaborasi secara real time atau bergabung dengan panggilan Zoom secara langsung dari file Dropbox, sehingga Anda dapat terus mengerjakan pekerjaan tanpa harus beralih di antara platform berbeda.
Rekaman rapat dan transkrip sekali pun dapat otomatis disalin dari Zoom ke Dropbox, dan Anda dapat mengetahui dengan mudah file mana yang dibagikan dari Dropbox selama rapat.
Mengintegrasikan Zoom dengan Dropbox memungkinkan tim Anda memanfaatkan konferensi video dengan menyediakan akses cepat dan mudah ke pekerjaan penting dalam sebuah ruang yang menyatu.
Trello
Trello menggunakan papan Kanban sebagai alat bantu manajemen proyek visual sehingga Anda dapat mengatur "kartu" pada kolom yang dapat disesuaikan. Di dalam kartu Trello, Anda dapat menambahkan gambar, lampiran, judul, komentar, dan keterangan, serta menandai pengguna tertentu, menyiapkan tenggat dan notifikasi, pengkodean warna, dan lainnya.
Saat diintegrasikan dengan Dropbox, tim Anda dapat berbagi file dan folder secara langsung ke papan Trello, tanpa perlu meninggalkan Dropbox sama sekali. Anda selanjutnya dapat melacak aktivitas Trello pada file itu secara langsung dari pratinjau file di Dropbox.
Entah Anda menggunakannya untuk mengorganisir masukan, melakukan curah pendapat atas berbagai ide, melacak proses atau untuk manajemen sumber daya, integrasi Dropbox dengan Trello menjembatani proses dan produksi serta membantu Anda mengelola banyak berbagai hal mendetail dari sebuah pekerjaan kolaboratif.
Slack
Slack memungkinkan Anda menciptakan saluran khusus untuk tim dan proyek di mana anda dapat membagikan file secara langsung dari Dropbox, membuat panggilan suara dan video, memulai obrolan khusus, dan banyak lainnya.
Perangkat lunak kolaborasi proyek ini memungkinkan Anda berkomunikasi dengan tim Anda secara lugas, serba guna tanpa harus mengalokasikan waktu untuk rapat yang tak perlu dan tanpa jatuh ke perangkap utas email yang berantakan.
Gunakan alat bantu komunikasi seperti pesan instan dan buat obrolan dan saluran untuk setiap aspek spesifik dari proyek. Lalu, berkomunikasilah secara real time saat Anda melakukan pekerjaan, agar tim Anda tidak pernah kehilangan momentum.
Saat Anda mengintegrasikan Slack dengan Dropbox, Anda akan dapat mengirim file secara langsung ke saluran Slack dari Dropbox, menghubungkan berbagai ruang kerja Slack ke satu akun Dropbox, dan berkolaborasi pada dokumen Dropbox Paper di dalam Slack itu sendiri.
Satu ruang dengan semua alat bantu yang Anda butuhkan
Untuk urusan kerja tim yang efektif, Anda ingin membuat sebuah ruang gabungan di mana setiap anggota tim dapat bekerja dan berkomunikasi satu sama lain, ruang yang menawarkan alat bantu dan mengatasi keterbatasan kolaborasi jarak jauh.
Perangkat lunak dan alat bantu kolaborasi yang kami uraikan di atas akan membantu tim Anda memaksimalkan potensinya, menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk pekerjaan kolaborasi yang efektif seberapa virtualkah ruang kerja itu.
Anda tidak perlu membuang waktu bolak balik dari satu alat ke alat lain, dengan Integrasi Dropbox, tim Anda dapat memanfaatkan secara maksimal aplikasi kolaborasi terbaik dan alat bantu dari semua dari satu ruang, pada perangkat mana pun.
