Cómo trabajar desde casa de forma efectiva
A medida que las oficinas modernas se vuelven más digitales, la opción de trabajar desde casa va ganando popularidad entre los trabajadores de todo el mundo. Según Global Workplace Analytics, solo en los Estados Unidos, 5 millones de personas trabajan desde casa durante al menos la mitad de su horario de trabajo. Aunque muchas lo hacen por elección propia, pasar de trabajar en la oficina a hacerlo desde casa de forma repentina y sin preparación puede ser abrumador o incluso desconcertante. Si estás preparándote para montar una oficina en casa y teletrabajar, es fundamental que empieces con buen pie.
Sobre el papel, las ventajas de trabajar desde casa pueden parecer un sueño hecho realidad. Te ahorras el tiempo de los desplazamientos, puedes ir en pijama y paras para comer cuando quieres. Sin embargo, las personas que llevan tiempo trabajando desde casa saben que la realidad no es tan distendida ni idílica como parece. De hecho, lograr el ritmo de trabajo que se tiene en la oficina puede ser muy complicado. Es posible que no tengas un escritorio o que te acabes distrayendo fácilmente con tu mascota o familia, o porque tienes que poner la lavadora. Otro aspecto que tener en cuenta es lo difícil que resulta desconectar del mundo laboral cuando trabajas desde casa. Esto se debe al impacto psicológico que esta situación puede tener en tu vida, ya que irás asociando irremediablemente la casa con el trabajo. Pero no hay de qué preocuparse. Con los hábitos adecuados, conseguirás separar claramente tu vida profesional de la personal.
Crea espacios para trabajar y espacios para descansar
Lo primero y más importante es que necesitas un espacio adecuado para trabajar. Puede que trabajar desde la cama con el portátil te parezca buena idea, pero el entorno de trabajo puede afectar a tu capacidad de concentración. Elige un espacio concreto de tu casa para convertirlo en oficina; un lugar en el que realmente te puedas concentrar o profundizar en tu trabajo. Este espacio puede ser sencillamente una esquina de tu habitación o incluso la propia cocina, donde puedes sentarte en una de las sillas que no suelas usar alrededor de la mesa. Esté donde esté, lo importante es que sea un sitio que normalmente no utilices cuando estás en casa. Así puedes vincular psicológicamente ese espacio con el trabajo, en vez de relajarte como harías normalmente en otros lugares de tu hogar. Esto te ayudará mucho tanto a la hora de sentarte y concentrarte como al desconectar al final de la jornada.
Prepara todo lo que necesitas
Puede que al principio no caigas en que necesitas cierto equipamiento para trabajar. Al menos, hasta el día en que te ves en el sofá con el portátil y una pantalla a rebosar de documentos y pestañas abiertas. Cuando trabajas desde casa, necesitas cuidar ciertos aspectos técnicos que te permitan hacerlo igual que si estuvieras en la oficina. Por ejemplo, con una pantalla adicional, un ratón y un teclado o quizás buscándote un escritorio adecuado. La cuestión es que es fundamental tener las herramientas adecuadas. Si tienes pensado trabajar desde casa con regularidad, a tu empresa también le interesa que tengas todo lo que necesitas.
Echa un vistazo a la política de teletrabajo y equipamiento, y asegúrate de tener todo lo que te hace falta. Si bien es cierto que tus necesidades dependerán del puesto que desempeñes, quizás merezca la pena revisar si vas a necesitar a diario los siguientes elementos que mencionamos a continuación y comprobar si ya los tienes en casa:
- Monitores
- Ratón
- Teclados
- Cables/Adaptadores de pantalla
- Pantallas de privacidad
- Auriculares
- Soportes para portátil
- Cargadores
- Silla ergonómica
Ten en cuenta que esto también incluye disponer de los archivos necesarios y conexión a Internet. Si, por algún motivo, no puedes acceder a la red de tu empresa desde casa, tienes que poder trabajar igualmente. Al guardar los archivos en Dropbox, podrás acceder a ellos fácilmente aunque trabajes sin conexión en remoto, ya que te permite seleccionar qué contenido se almacena de forma local o en la nube. Si te quedas sin conexión, tus archivos estarán listos para que trabajes en ellos. Además, se sincronizarán con las versiones en línea cuando vuelvas a conectarte. No tendrás que preocuparte por si pierdes la conexión, aunque ya no tendrás excusa para terminar de trabajar un poco antes.
Respeta tu horario de trabajo
Cuando ya tengas preparada tu oficina en casa, llega el momento de ponerse manos a la obra. Un error habitual de principiante, es pensar que el tiempo que antes invertías en el trayecto para llegar a la oficina va a traducirse en tiempo para dormir. La cuestión es que es bastante difícil salir de la cama y ponerse inmediatamente a trabajar. Para empezar bien en día, tienes que prepararte igual que si tuvieras que ir a la oficina. Cuando estableces rituales para entrar y salir del modo trabajo, te preparas mentalmente para el día que tienes por delante, igual que lo harías durante el trayecto a la oficina. Y si lo planificas bien, podrás dedicar un rato a salir a pasear tranquilamente, café en mano o junto a tu mascota, antes de prepararte para afrontar el día en tu oficina en casa.
Haz pausas
Una vez que estés trabajando y te hayas concentrado, tendrás que acordarte de hacer pausas. En un día normal en la oficina, lo habitual es hacer varios viajes a la sala de descanso para prepararte un café, pasarte por la mesa de tus compañeros para ponerte al día y desconectar con distracciones breves. Aunque es probable que vayas varias veces a la cocina para tomarte un café o picar algo, cuando trabajas desde casa es muy fácil caer en una rutina de trabajo sin pausas. Es cierto que en casa puedes concentrarte mejor porque no tienes a otras personas a tu alrededor que puedan distraerte, pero sigues necesitando descansar de vez en cuando y relajarte. Por eso es tan importante que hagas pausas.
Fin de la jornada laboral
Para trabajar desde casa es muy importante ser capaz de finalizar la jornada laboral al final del día. Aunque pueda parecer que esta forma de trabajar es positiva para mejorar el equilibrio entre la vida profesional y la personal, muchas veces se consigue el efecto contrario. Cuando ya eres capaz de teletrabajar de forma efectiva, debes hacer lo posible por desconectar del trabajo. Define una hora concreto para terminar tu horario laboral, igual que lo harías en la oficina. Es lo mismo que comentábamos sobre cómo empezar el día. Es importante que tengas un ritual que te ayude dejar de pensar en el trabajo. Puede ser una buena idea hacer un poco de ejercicio o leer un rato. Hay muchas opciones y se trata de que encuentres la que mejor te funcione. Esto es muy importante: no solo para que tengas la oportunidad de relajarte y recuperarte para trabajar el día siguiente, sino para tener una vida personal saludable y totalmente separada del trabajo.
Cómo seguir conectado con tu equipo en remoto
Incluso si tanto tú como tu equipo trabajáis desde casa, es importante que os mantengáis conectados y sincronizados como si estuvierais trabajando desde la oficina. Hay mucha gente que ya está habituada a trabajar con empleados o compañeros que llevan a cabo su trabajo desde oficinas distintas o desde otros lugares, y ya saben lo necesario que es que la comunicación sea buena entre los equipos que trabajan en remoto. En cambio, hay personas que, al trabajar desde casa, pueden llegar a sentirse solas. Cuando la emoción de no tener que ir a la oficina deja de ser una novedad, puede que te pases mucho tiempo solo o compartiendo el espacio de trabajo con tu familia. Es esencial que en todo momento busques formas innovadoras de comunicación para mantener el contacto con tu equipo de forma efectiva; aunque también es efectivo para tus circunstancias particulares.
El uso de herramientas compartidas para colaborar
La mejor forma de trabajar codo con codo con tu equipo aunque estéis separados es usar herramientas digitales. Al hacerlo en un espacio de trabajo inteligente compartido, todo el equipo podrá colaborar sin perder detalle de lo que pasa en cada proyecto. En Dropbox Paper, puedes compartir documentos con tu equipo y colaborar con él en línea, sin tener que enviar correos electrónicos ni fusionar documentos. Si hay que hacer algo, solo tienes que mencionar a uno de tus compañeros en un fragmento específico de un documento para que reciba una notificación. Así, estar conectar en todo momento con el equipo y mejorar la colaboración dentro y fuera de la oficina es más simple y eficaz. También puedes usar Dropbox Capture para compartir tu trabajo con mensajes de vídeo, lo cual es una opción perfecta para reducir el número de reuniones y el intercambio de correos.
De las reuniones a las videoconferencias
Trabajar desde casa te ayuda a que la agenda no se sature con un montón de reuniones inútiles, pero también dificulta la gestión de aquellas que sí son importantes. Siempre se ha pensado que, para hablar de determinados temas, es mejor reunirse cara a cara que llamar por teléfono. Además, al trabajar desde casa pueden pasarse por alto algunas interacciones o matices. Sin embargo, una videoconferencia puede ayudar a paliar estas dificultades añadidas. Ya se trate de una reunión con todos los empleados de la empresa o sincronizarte con un compañero para un proyecto, las reuniones por videoconferencia son más efectivas y te permiten tener tanto contacto visual como de audio con tu equipo. Dropbox cuenta con integraciones de aplicaciones como Zoom que te lo ponen fácil para organizar videoconferencias o utilizarlas como algo habitual en tu trabajo. Si alguien quiere comentarte algo sobre un documento rápidamente, puedes solicitar e iniciar llamadas de Zoom con esta persona directamente desde Dropbox.
Canales de chat comunes
Todos sabemos que la tecnología normaliza que los miembros de tu equipo o determinados departamentos de tu empresa se aíslen, estén o no en la oficina. Una opción para fomentar y mejorar la comunicación es el uso de soluciones de mensajería instantánea como Slack. Con este tipo de herramientas se consiguen dos cosas. Por un lado, se crea una sensación de urgencia en torno a las comunicaciones individuales entre los miembros del equipo. Y, por otro lado, se abre un abanico de nuevas posibilidades de comunicación y socialización con otros compañeros. Al utilizar Slack con Dropbox, puedes crear canales únicos con miembros del equipo, con toda la oficina o para charlar un rato con los que os reunís siempre los viernes después del trabajo.
Cuanta más comunicación, mejor
Al trabajar desde casa, te pierdes las charlas informales con tus compañeros en el pasillo o durante la hora de la comida. Esto hace que de repente desaparezca una interacción social muy valiosa. La mejor forma de compensar esta falta de comunicación física que suele producirse en la oficina es simplemente comunicarse más cuando se trabaja desde casa. Haz un esfuerzo por organizar reuniones con los miembros de tu equipo para hablar de los proyectos que tengáis en marcha, utilizando herramientas como Slack y Zoom. Y ten en cuenta que no siempre tenéis que hablar de trabajo. No tengas miedo de entablar conversación y socializar con ellos de forma natural, tal y como harías en la oficina. La mayoría de los programas de mensajería instantánea para oficinas cuentan con emojis y GIF para ayudar a dar un poco de alegría a las conversaciones. En Dropbox, puedes incluso utilizar emoticonos en los documentos para añadir calidez y personalidad a tus chats.
Las ventajas de trabajar desde casa
Aunque al principio algunas personas lo encuentren abrumador, hay una razón por la que tantas personas estén optando por esta forma de trabajar hoy en día. Te evitas los desplazamientos, el horario es flexible y puedes disfrutar de la libertad de estar en tu propia casa, lo cual significa tener más tiempo para ti y tus seres queridos. ¿Qué es lo mejor de trabajar desde casa? Pues que con el enfoque y las herramientas adecuadas, es fácil llegar a disfrutar de eso que tantas personas que teletrabajan desde casa consideran atractivo. Si cuentas con el entorno de trabajo adecuado y tienes una buena conexión en línea con tus compañeros, la transición a trabajar en casa puede ser simple y agradable, tanto que igual ya no quieres dejarlo.
