La importancia del software de colaboración
Una colaboración fluida y centralizada es esencial en cualquier lugar de trabajo, y el teletrabajo no debería considerarse un obstáculo para la colaboración. Tener las herramientas adecuadas a mano para facilitar y fomentar una colaboración fructífera es igual de importante que tener buenas habilidades comunicativas.
Dropbox ofrece una serie de funciones innovadoras e intuitivas que sitúan la colaboración a la vanguardia del éxito en el trabajo. Las herramientas de colaboración en equipo que se describen a continuación están diseñadas para que sea más fácil para los equipos trabajar juntos desde cualquier lugar, y son igual de útiles para los equipos que comparten un espacio físico.
Tener todos los archivos, la información y las herramientas que necesitas en la misma página ayuda a mantener a los miembros de tu equipo y a las partes interesadas en sintonía.
Dropbox: la plataforma de colaboración definitiva
Dropbox puede transformar carpetas en espacios de trabajo versátiles y colaborativos en los que puedes añadir descripciones, notas, listas de tareas y mucho más, todo directamente en una carpeta de Dropbox y en los archivos incluidos en ella.
Dropbox, que incorpora inteligencia artificial, está diseñado para ayudar a los equipos a maximizar su potencial de colaboración y ofrecerles todo lo que necesitan para trabajar juntos de manera eficiente desde un espacio central.
Funciones como la búsqueda de imágenes, la vista previa de archivos, la integración con Dropbox Paper y los aspectos destacados del equipo facilitan más que nunca que los equipos mantengan la organización y se centren en las tareas que tienen entre manos. La integración intuitiva con el calendario permite enlazar instantáneamente el contenido de Dropbox a los eventos y reuniones, lo que hace que estas últimas sean más productivas que nunca.
Con Dropbox, puedes asegurarte de que los miembros de tu equipo puedan ver fácilmente los archivos, los objetivos, las fechas y los hitos relevantes, todo en un único espacio.
Dropbox Paper: herramientas de colaboración en línea de principio a fin
La flexibilidad de Dropbox Paper puede guiar a tu equipo en cada paso del proceso de colaboración, ya que ofrece plantillas y herramientas que permiten abordar los numerosos desafíos de la colaboración en línea. Veamos cada paso del proceso y cómo se puede utilizar Dropbox Paper para reforzar el trabajo en equipo:
Planificación
En las fases de planificación de un proyecto, es importante asegurarse de que todo el mundo esté al tanto de todo y tenga acceso a toda la información necesaria.
La responsabilidad y la comunicación son componentes vitales de la colaboración y, a medida que comienzas a diseñar las estrategias del proceso, debes aprovechar las herramientas que te ayudan a estructurar las ideas de una manera organizada y fácil de entender.
Los calendarios compartidos, las listas de tareas, los informes interactivos y las agendas de reuniones son herramientas que garantizan que tu equipo se mantenga al tanto de sus objetivos y expectativas. Además, Dropbox Paper ofrece plantillas versátiles para cada una de estas herramientas de colaboración de gestión de tareas.
Cuando usas las herramientas de colaboración que ofrece Dropbox Paper, te aseguras de que todos los miembros del equipo tengan claros tanto los objetivos comunes como las responsabilidades individuales, y que sepan exactamente adónde ir en caso de que surjan problemas o dudas.
Producción
Si tienes varios miembros del equipo trabajando en el mismo proyecto, debes asegurarte de que puedan trabajar con fluidez en el mismo archivo al mismo tiempo. Esto significa no tener que estar intercambiando documentos ni esperar a que un miembro del equipo termine para que el siguiente pueda empezar.
Dropbox Paper permite a los equipos colaborar en tiempo real. Todo tu equipo podrá trabajar en el mismo documento desde cualquier parte del mundo y sin retrasos.
En lugar de llenar tus carpetas con infinitas versiones de archivos, puedes hacer un seguimiento del historial de un solo documento. No es necesario estar guardando y compartiendo nuevas copias constantemente, ya que cada miembro del equipo añade su aportación. Esto permite un espacio de trabajo más ordenado que fomentará una colaboración más organizada y eficiente.
Comentarios
Los comentarios son un paso muy importante del proceso de colaboración, pero pueden resultar contraproducentes si no se hacen de la manera correcta. Cuando se abordan las etapas de revisión de un proyecto o trabajo, es importante comunicarse de forma clara y directa, y las funciones de comentarios en tiempo real de Dropbox Paper facilitan esta tarea.
No deberías tener que buscar en cadenas de correo electrónico desordenadas para hacer un seguimiento del progreso. Con las notas de Dropbox, puedes ver los comentarios junto al trabajo al que se refieren y etiquetar directamente a los miembros del equipo para que nada se pierda ni se confunda.
Por ejemplo, si vas a añadir comentarios sobre una oración específica de un documento, puedes añadirlos en esa oración directamente, de modo que tus notas se relacionarán fácilmente con las áreas específicas que estés resaltando.
Los comentarios no tienen por qué ser siempre negativos; deben ser productivos y constructivos y reforzar los puntos fuertes del equipo, no menoscabarlos. Un buen sistema de comentarios fomenta la colaboración del equipo, porque establece un entorno más abierto, honesto y productivo.
Si quieres añadir un poco de diversión al proceso, prueba a usar emojis en Dropbox Paper para comunicar visualmente los comentarios de una manera concisa e informal.
Entregas
Necesitas una plataforma de gestión de documentos que mantenga tu trabajo protegido, que facilite a tu equipo mantener la concentración y la productividad y que, además, te permita compartir el trabajo de forma segura cuando llegue el momento de la entrega. Si utilizas el almacenamiento en la nube, concederás acceso al equipo, los clientes y los consumidores a los archivos de trabajo desde cualquier lugar, lo que permitirá una gestión más flexible del flujo de trabajo.
Cuanto más ordenado esté tu espacio de trabajo, sea virtual o no, mejor podrá colaborar tu equipo. No tendrás que perder tiempo rebuscando en las carpetas de todo el mundo en busca del archivo correcto y no tendrás que depender de ninguna persona para que te proporcione los datos importantes. En Dropbox, puedes compartir archivos con un solo clic y establecer tus propios permisos para definir quién puede realizar cada acción con el documento que compartas.
Esto significa que Dropbox Paper no es solo una excelente solución para la producción colaborativa, sino que puede guiarte en cada paso del proceso, desde la estrategia hasta la entrega, y en todo lo demás.
Las mejores herramientas de colaboración para integrar con Dropbox
Si integras Dropbox con otro software de colaboración en equipo, descubrirás el verdadero poder del trabajo en equipo.
Saca más partido de Zoom
Zoom, esa herramienta que conocemos tan bien ahora, es un recurso principal en el lugar de trabajo moderno que facilita la colaboración cara a cara a distancia. Zoom se puede integrar con Dropbox, lo que permite una comunicación aún más eficiente entre los equipos.
Si integras Dropbox con Zoom, tus reuniones serán mucho más productivas. Podrás colaborar en tiempo real iniciando llamadas de Zoom o uniéndote a ellas directamente desde los archivos de Dropbox, para que puedas mantener el trabajo en primer plano sin tener que cambiar de plataforma.
Las grabaciones de reuniones e incluso las transcripciones se pueden copiar automáticamente de Zoom a Dropbox, y puedes ver fácilmente qué archivos se han compartido desde Dropbox durante las reuniones.
La integración de Zoom con Dropbox permite a tu equipo sacar el máximo partido de las videoconferencias, ya que proporciona un acceso rápido y sencillo al trabajo importante en un espacio unificado.
Trello
Trello utiliza tableros Kanban como herramientas visuales de gestión de proyectos, lo que te permite organizar las tarjetas en columnas personalizables. En una tarjeta de Trello puedes añadir imágenes, datos adjuntos, títulos, comentarios y descripciones, así como etiquetar a usuarios específicos, definir fechas límite y notificaciones, usar codificación de color y mucho más.
Cuando Trello se integra con Dropbox, tu equipo puede compartir archivos y carpetas directamente con un tablero de Trello, sin tener que salir siquiera de Dropbox. Después, puedes hacer un seguimiento de la actividad de Trello en ese archivo directamente desde la vista previa del archivo en Dropbox.
Ya sea para organizar comentarios, lluvias de ideas, realizar un seguimiento del progreso o gestionar recursos, la integración de Dropbox con Trello conecta los procesos y la producción y te ayuda a gestionar mejor los diversos componentes del trabajo colaborativo.
Slack
Slack te permite crear canales especializados para equipos y proyectos en los que puedes compartir archivos directamente desde Dropbox, realizar llamadas de voz y vídeo, iniciar chats sobre temas específicos y mucho más.
Este software de colaboración en proyectos te permite comunicarte con tu equipo de una manera sencilla y versátil sin necesidad de reservar tiempo para reuniones innecesarias ni caer en el error de generar cadenas de correo electrónico desordenadas.
Usa herramientas de comunicación como la mensajería instantánea y crea chats y canales para cada aspecto específico de un proyecto. Después, comunícate en tiempo real mientras trabajas, para que tu equipo nunca pierda el ritmo.
Si integras Slack con Dropbox, podrás enviar archivos directamente a un canal de Slack desde tu Dropbox, conectar varios espacios de trabajo de Slack a una cuenta de Dropbox y colaborar en documentos de Dropbox Paper desde Slack.
Un espacio con todas las herramientas que necesitas
Para trabajar en equipo de forma efectiva, es importante establecer un espacio unificado en el que todos los miembros del equipo puedan trabajar y comunicarse entre sí, y que ofrezca herramientas para superar las limitaciones de la colaboración a distancia.
El software de colaboración y las herramientas que hemos descrito anteriormente ayudarán a tu equipo a maximizar su potencial y te ofrecerán todo lo que necesitas para un trabajo colaborativo eficaz, aunque el espacio de trabajo sea virtual.
No necesitas perder tiempo cambiando de una herramienta a otra. Con las integraciones de Dropbox, tu equipo puede aprovechar al máximo las mejores aplicaciones y herramientas de colaboración; todo desde un solo espacio y en cualquier dispositivo.
