Tipps für Ihr Home-Office

Effektiv von zu Hause arbeiten

Mit der zunehmenden Digitalisierung moderner Büros und Arbeitsplätze wird die Option, von zu Hause aus zu arbeiten, bei Arbeitnehmern auf der ganzen Welt immer beliebter. Laut Global Workplace Analytics arbeiten allein in den USA 5 Millionen Menschen mindestens 50 % der Zeit von zu Hause aus. Während viele freiwillig von zu Hause aus arbeiten, kann ein plötzlicher Übergang zum Home-Office ohne Vorbereitung etwas beängstigend oder gar störend wirken. Wenn Sie vorhaben, ein Home-Office einzurichten und von dort aus zu arbeiten, ist es wichtig, dass Sie richtig anfangen.

In der Theorie klingen die Vorteile des Home-Office manchmal wie ein Traum. Endlich müssen Sie nicht mehr pendeln und können im Schlafanzug arbeiten und zu Mittag essen, wann immer Sie wollen. Erfahrene Telearbeiter und Home-Office-Veteranen wissen allerdings, dass die Realität bei Weitem nicht so entspannt aussieht. Es kann durchaus schwierig sein, zu Hause den gleichen Arbeitsrhythmus wie im Büro zu finden. Eventuell haben Sie nicht einmal einen richtigen Schreibtisch im Haus oder Sie werden leicht von Haustieren, Familienmitgliedern und Hausarbeiten abgelenkt. Außerdem kann es wirklich schwierig sein, nach der Arbeit abzuschalten, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Das liegt daran, dass das Home-Office einen psychologischen Einfluss auf Ihr Leben haben kann, weil Ihr Zuhause untrennbar mit der Arbeit verbunden ist. Mit den richtigen Gewohnheiten können Sie allerdings sicherstellen, dass Sie bei der Arbeit von zu Hause hervorragende Leistungen erbringen und gleichzeitig Ihr Privatleben von der Arbeit trennen.

Bereiche zum Arbeiten und zum Leben schaffen

Zuallererst brauchen Sie einen Arbeitsbereich, der diesen Namen verdient. Es mag zwar attraktiv klingen, mit einem Laptop im Bett zu liegen, aber wenn Sie nicht die richtige Arbeitsumgebung haben, kann das Ihre Konzentration ernsthaft beeinträchtigen. Legen Sie deshalb einen bestimmten Bereich im Haus als Ihren speziellen Arbeitsbereich fest, in dem Sie sich wirklich konzentrieren und intensiv arbeiten können. Das kann einfach eine Ecke im Schlafzimmer oder auch ein Platz an Ihrem Küchentisch sein, an dem Sie normalerweise nicht sitzen. Wo auch immer er sich befindet – es sollte ein Ort sein, den Sie zu Hause normalerweise nicht nutzen würden, damit Sie diesen Raum psychologisch mit einer Arbeitsmentalität verbinden können, statt sich zu Hause ausschließlich zu entspannen. Es kann außerdem eine große Hilfe sein, wenn Sie sich setzen und in den Arbeitsfluss eintauchen müssen, aber auch dann, wenn Sie am Ende des Tages Ihre Arbeit zur Seite legen.

Die richtige Ausstattung

An Ausstattung denkt man oft nicht, bis zu dem Tag, an dem man nur mit seinem Laptop auf dem Sofa festsitzt und ein Haufen von Tabs oder Dokumenten auf einem Bildschirm geöffnet ist. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, benötigen Sie eine technische Ausstattung, die es Ihnen ermöglicht, so zu arbeiten, wie Sie es normalerweise im Büro tun würden. Ob ein zusätzlicher Bildschirm, eine separate Maus und Tastatur oder auch nur ein richtiger Schreibtisch – die richtigen Hilfsmittel sind unerlässlich. Wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten möchten, liegt es im Interesse Ihres Arbeitgebers, dass Sie dafür gut ausgerüstet sind.

Informieren Sie sich über die Richtlinien Ihres Arbeitgebers in Bezug auf die Arbeit von zu Hause und die Ausstattung und stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was Sie brauchen. Auch wenn Ihre Bedürfnisse je nach Funktion individuell unterschiedlich sind, kann es sich lohnen, zu prüfen, ob die folgenden Punkte für Sie relevant sind und ob Sie zu Hause Zugang dazu haben:

• Monitor
• Maus
• Tastatur
• Anzeigekabel/-adapter
• Blickschutzfilter für Monitor
• Kopfhörer
• Laptopständer
• Ladegeräte
• Ergonomischer Stuhl

Denken Sie daran, dass dazu auch die relevanten Dateien und eine zuverlässige Internetverbindung gehören. Wenn Sie aus irgendeinem Grund von zu Hause aus nicht auf das Netzwerk Ihres Unternehmens zugreifen können, müssen Sie trotzdem in der Lage sein, zu arbeiten. Mit in Dropbox gespeicherten Dateien können Sie problemlos offline von zu Hause aus arbeiten, da Sie Dateien auswählen können, die im lokalen und im Cloud-Speicher gespeichert werden sollen. Wenn Ihre Verbindung tatsächlich wegfällt, stehen Ihre Dateien dort bereit, damit Sie daran arbeiten können. Außerdem werden sie mit den Onlineversionen synchronisiert, sobald Sie wieder verbunden sind. Sie müssen Internetausfälle nicht fürchten, auch wenn es dadurch eine Ausrede weniger gibt, um früher Feierabend zu machen.

Zeitpläne einhalten

Sobald Sie Ihr Home-Office eingerichtet haben, ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Ein gängiger Fehler zu Beginn der Heimarbeit besteht darin, dass Sie Ihre Fahrtzeit gegen etwas zusätzlichen Schlaf eintauschen möchten. Allerdings kann es ziemlich nervenaufreibend sein, direkt aus dem Bett an den Schreibtisch zu rollen. Für einen guten Start sollten Sie sich so vorbereiten, als würden Sie ins Büro gehen – auch wenn es ein entspannter Tag ist. Wenn Sie Rituale entwickeln, die Sie in den Arbeitsmodus versetzen, so wie das Pendeln Sie auf den bevorstehenden Tag vorbereiten würde, sind Sie mental gerüstet. Bei richtiger Planung können Sie sich bei einem Spaziergang mit Ihrem Kaffee (oder Ihrem Hund) etwas Zeit für sich selbst nehmen, bevor Sie sich an Ihrem Heimarbeitsplatz niederlassen, um Ihren Tag in Angriff zu nehmen.

Pausen

Wenn wir im Flow sind, sollten wir auch auf unsere Pausen achten. Unsere regulären Tage im Büro sind oft gespickt von dringend nötigen, kurzen Besuchen im Pausenraum, um Kaffee zu holen, Gesprächen mit Kollegen an deren Schreibtischen und anderen kleinen Ablenkungen. Zwar gehen Sie wahrscheinlich in die Küche, um Kaffee und Snacks zu holen, aber wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie allzu leicht in ein Muster verfallen, in dem Sie ununterbrochen ohne Pausen arbeiten. Auch wenn Sie sich vielleicht besser konzentrieren können, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und keine anderen Personen in der Nähe sind, brauchen Sie dennoch die zusätzliche Zeit, um Pausen zu machen und sich zu entspannen – und diese Pausen sollten Sie nutzen.

Endlich Feierabend

Entscheidend für die Arbeit im Home-Office ist die Möglichkeit, den Arbeitsplatz am Ende des Tages verlassen zu können. Obwohl es den Anschein haben mag, dass die Heimarbeit die Work-Life-Balance zu Gunsten des Privatlebens verändert, bewirkt sie oft genau das Gegenteil. Sobald Sie zu Hause effektiv arbeiten können, müssen Sie dafür sorgen, dass Sie sich auch wieder von der Arbeit lösen können. Legen Sie wie im Büro auch eine bestimmte Zeit für das Ende Ihres Arbeitstags fest. Wie schon zu Beginn des Tages benötigen Sie nun auch ein Ritual, das Ihnen hilft, zur Ruhe zu kommen und aus dem Arbeitsmodus herauszufinden. Leichter Sport oder Lesen sind übliche Methoden zur Entspannung, aber finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert. Dies ist nicht nur wichtig, damit Sie sich vor der Arbeit am nächsten Tag entspannen und erholen können, sondern auch, damit Sie ein gesundes Privatleben führen können, das völlig unabhängig von der Arbeit ist.

Aus der Ferne mit Ihrem Team kommunizieren

Auch wenn Sie und Ihr Team alle von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtig, so miteinander in Kontakt zu bleiben und am Ball zu bleiben, als wären Sie im Büro. Viele Menschen sind bereits gewohnt, mit Mitarbeitern an entfernten Standorten oder mit Kollegen in verschiedenen Büros oder an verschiedenen Orten zu arbeiten, und sind sich bewusst, wie wichtig eine gute Kommunikation für räumlich voneinander getrennte Teams ist. Für andere kann die Heimarbeit jedoch einsam sein. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, nicht mehr ins Büro gehen zu müssen, heißt das oft, dass Sie viel Zeit mit sich selbst verbringen oder den Arbeitsplatz mit der Familie teilen müssen. Es ist wichtig, dass Sie weiterhin nach innovativen Wegen suchen, um mit Ihrem Team auf effektive Weise zu kommunizieren, die aber auch für Ihre spezielle Situation geeignet ist.

Gemeinsame Tools für die Zusammenarbeit

Am besten arbeiten Sie eng – aus der Ferne – mit Ihren Kollegen zusammen, indem Sie digitale Tools verwenden. Durch die Arbeit in gemeinsam genutzten Smart Workspaces können alle Mitglieder Ihres Teams direkt zusammenarbeiten und gleichzeitig über Projekte auf dem Laufenden bleiben. In Dropbox Paper können Sie Dokumente mit Ihrem Team teilen und online gemeinsam daran arbeiten, ohne dass Sie E-Mails verschicken oder Dateien zusammenführen müssen. Wenn eine Aufgabe ansteht, können Sie einfach eines Ihrer Teammitglieder in einem relevanten Teil des Dokuments erwähnen, um es zu benachrichtigen. Das ist eine einfachere und effektivere Methode, um mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben und besser zusammenzuarbeiten – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros. Sie können Ihre Arbeit außerdem mit Dropbox Capture in Videonachrichten teilen – wodurch sich der Bedarf an Meetings und E-Mail-Austausch drastisch reduzieren lässt.

Videokonferenzen statt Meetings

Durch die Heimarbeit entfallen zwar sicherlich viele unnötige Meetings aus Ihrem Terminkalender, wichtige Besprechungen können dadurch aber auch erschwert werden. Manche Gespräche sollten wohl lieber von Angesicht zu Angesicht geführt werden als per Telefon, wobei es auch zu subtilen Interaktionen oder Nuancen kommen kann, die man bei der Arbeit von zu Hause aus nicht wahrnimmt. Mithilfe von Videokonferenzen lässt sich diese Lücke jedoch durchaus schließen. Ganz gleich, ob es sich um eine unternehmensweite Besprechung oder ein Projektgespräch mit einem Kollegen handelt – die Videofunktion macht Meetings effektiver und hält eine visuelle und akustische Verbindung zu Ihrem Team aufrecht. Mit in Dropbox integrierten Apps wie Zoom können Sie problemlos Videokonferenzen einrichten oder sie als regelmäßigen Bestandteil Ihrer gewohnten Arbeit verwenden. Wenn jemand schnell etwas zu einem Dokument besprechen möchte, können Sie Zoom-Anrufe mit ihm direkt über Dropbox anfordern und starten.

Gemeinsame Chatkanäle

Wir alle wissen, dass es dank Technologie ganz natürlich ist, dass die Mitglieder Ihres Teams oder Teile Ihres Unternehmens unter sich bleiben – ob sie nun im Büro sind oder nicht. Eine Möglichkeit, die Kommunikation zu fördern und zu verbessern, ist die Verwendung von Instant-Messaging-Software für das Büro, zum Beispiel Slack. Das trägt zwar dazu bei, ein Gefühl der Dringlichkeit in Bezug auf die Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern zu schaffen, eröffnet aber auch neue Möglichkeiten, mit anderen Kollegen zu kommunizieren und Kontakte zu knüpfen. Wenn Sie Slack mit Dropbox verwenden, können Sie einzelne Channels mit Teammitgliedern, dem gesamten Büro oder für Ihr Happy-Hour-Team nach Feierabend einrichten – so, wie Sie es möchten.

Mehr sagen – nicht weniger

Wenn Sie nicht mehr auf den Gängen oder in der Mittagspause auf Teamkollegen treffen, entfallen plötzlich viele wertvolle soziale Interaktionen. Der beste Weg, den Mangel an physischer Kommunikation im Büro zu überwinden, ist einfach, deutlich mehr zu kommunizieren, obwohl Sie nicht da sind.  Machen Sie sich die Mühe, mit Ihren Teammitgliedern regelmäßige Termine zu vereinbaren, um aktuelle Projekte zu besprechen – mit Tools wie Slack oder Zoom. Und denken Sie daran, dass es nicht immer um die Arbeit gehen muss. Scheuen Sie sich nicht davor, mit Ihren Kollegen online einfach so zu sprechen, wie Sie es im Büro tun würden. Die meisten Instant-Messaging-Programme für das Büro bieten Emoticons und GIFs, mit denen Sie Ihre Unterhaltungen ein wenig auflockern können. In Dropbox können Sie sogar Emojis in Dokumenten verwenden, um Ihren Gesprächen mehr Herzlichkeit und Persönlichkeit zu verleihen.

Die Highlights der Arbeit von Zuhause

Auch wenn es für manche zunächst etwas herausfordernd erscheinen mag, so gibt es doch einen Grund, warum so viele Menschen bereits heute von zu Hause aus arbeiten. Der Arbeitsweg entfällt, der Zeitplan ist flexibel und Sie können die Freiheit genießen, in Ihrem eigenen Zuhause zu sein, mit mehr Zeit für sich selbst und Ihre Familie. Und das Beste daran? Mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Tools ist es nicht schwer, das zu erreichen, was es für viele Telearbeiter so attraktiv macht. Mit einer angemessenen Arbeitsumgebung zu Hause und engen Kontakten zu Kollegen online kann der Übergang zur Heimarbeit eine einfache und angenehme Angelegenheit sein, auf die Sie womöglich nicht mehr verzichten möchten.