Die Bedeutung von Software für die Zusammenarbeit
Eine nahtlose, zielgerichtete Zusammenarbeit ist an jedem Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung. Und Remote-Arbeit sollte kein Hindernis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit darstellen. Die richtigen Tools, die eine wertvolle Zusammenarbeit ermöglichen und fördern, sind ebenso wichtig wie starke Kommunikationsfähigkeiten.
Dropbox bietet eine Reihe innovativer, intuitiver Funktionen, die die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt einer erfolgreichen Arbeit stellen. Die im Folgenden vorgestellten Tools für die Zusammenarbeit im Team sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit von Teams aus der Ferne zu erleichtern. Sie eignen sich ebenso für Teams, die sich am gleichen physischen Ort befinden.
Wenn sich alle Dateien, Informationen und Tools, die Sie benötigen, an einem Ort befinden, können Ihre Teammitglieder und Stakeholder an einem Strang ziehen.
Dropbox: Ihre ultimative Plattform für die Zusammenarbeit
Dropbox kann Ordner in vielseitige, kollaborative Arbeitsbereiche verwandeln, in denen Sie Beschreibungen, Anmerkungen, Aufgabenlisten und vieles mehr direkt zu einem Dropbox-Ordner und den darin enthaltenen Dateien hinzufügen können.
Dropbox wurde mit maschineller Intelligenz ausgestattet, um Teams bei der Maximierung ihres kollaborativen Potenzials zu unterstützen. Dropbox bietet alles, was Sie brauchen, um effizient an einem zentralen Ort zusammenzuarbeiten.
Mit Funktionen wie Bildersuche, Dateivorschau, der Integration von Dropbox Paper und Team-Highlights können sich Teams einfacher als je zuvor organisieren und auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren. Über die intuitive Kalenderintegration können Sie Inhalte aus Dropbox sofort mit Veranstaltungen und Meetings verknüpfen – damit werden Meetings produktiver denn je.
Mit Dropbox stellen Sie sicher, dass die Mitglieder Ihres Teams relevante Dateien, Ziele, Termine und Meilensteine problemlos an einem Ort einsehen können.
Dropbox Paper: Tools für die Online-Zusammenarbeit von A bis Z
Die Flexibilität von Dropbox Paper führt Ihr Team durch jeden Prozessschritt der Zusammenarbeit mithilfe von Vorlagen und Tools, die es mit den vielfältigen Herausforderungen der Online-Zusammenarbeit aufnehmen. Betrachten wir die einzelnen Schritte des Prozesses und wie Dropbox Paper dabei zur Stärkung der Teamarbeit eingesetzt werden kann:
Planung
In der Planungsphase eines Projekts möchten Sie sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen und dass jeder Zugang zu allen notwendigen Informationen hat.
Verantwortlichkeit und Kommunikation sind wichtige Komponenten der Zusammenarbeit. Wenn Sie anfangen, Strategien für Ihren Prozess festzulegen, dann sollten Sie Tools einsetzen, die Ihnen helfen, Ihre Ideen auf organisierte, verständliche Weise zu strukturieren.
Gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten, interaktive Zusammenfassungen und Tagesordnungen für Besprechungen sind Tools, die sicherstellen, dass Ihr Team seine Ziele und Erwartungen im Auge behält. Dropbox Paper bietet vielfältige Vorlagen für jedes dieser Tools für die kollaborative Aufgabenverwaltung.
Wenn Sie die von Dropbox Paper gebotenen Tools für die Zusammenarbeit nutzen, stellen Sie sicher, dass sich jedes Teammitglied sowohl über die Ziele des Teams als auch über seine individuellen Verantwortlichkeiten im Klaren ist und genau weiß, wohin es sich bei Problemen oder Fragen wenden kann.
In Produktion
Wenn mehrere Ihrer Teammitglieder am selben Projekt arbeiten, möchten Sie sicherstellen, dass sie problemlos gleichzeitig an derselben Datei arbeiten können. Das heißt, ohne dass Dokumente hin- und hergeschickt werden müssen und ohne darauf warten zu müssen, dass ein Teammitglied fertig wird, damit das nächste beginnen kann.
Mit Dropbox Paper kann Ihr Team in Echtzeit zusammenarbeiten. Ihr gesamtes Team kann von jedem Ort der Welt aus ohne Verzögerung an demselben Dokument arbeiten.
Statt Ihre Ordner mit endlos vielen Dateiversionen zu füllen, können Sie den Dateiverlauf eines einzelnen Dokuments verfolgen. Sie müssen nicht ständig neue Kopien speichern und weitergeben, sobald die einzelnen Teammitglieder ihren Beitrag hinzugefügt haben. Damit wird der Arbeitsbereich übersichtlicher und eine besser organisierte, effizientere Zusammenarbeit wird ermöglicht.
Feedback
Feedback ist ein enorm wichtiger Schritt im Prozess der Zusammenarbeit, der jedoch kontraintuitiv sein kann, wenn er nicht auf die richtige Art und Weise ausgeführt wird. In den Prüfungsphasen eines Projekts oder eines Arbeitsschritts ist es wichtig, verständlich und direkt zu sein. Mit den Echtzeit-Feedback-Funktionen von Dropbox Paper ist das kein Problem.
Sie müssen sich nicht durch chaotische E-Mail-Ketten wühlen, um den Fortschritt zu verfolgen. Mit Anmerkungen in Dropbox steht das Feedback neben der Arbeit, auf die es sich bezieht. Sie können Teammitglieder direkt taggen, damit nichts verpasst oder durcheinander gebracht wird.
Wenn Sie beispielsweise Feedback zu einem bestimmten Satz in einem Dokument geben, können Sie diesen Satz direkt mit Anmerkungen versehen, sodass Ihr Text direkt mit dem von Ihnen markierten Bereich verknüpft wird.
Feedback darf keine Schwarzmalerei sein. Es muss produktiv und konstruktiv sein. Es darf Ihr Team nicht behindern, sondern muss seine Stärken verbessern. Ein gutes Feedbacksystem unterstützt die Zusammenarbeit im Team, weil es eine offenere, aufrichtigere und produktivere Umgebung für Ihr Team schafft.
Wenn Sie ein wenig spielerische Energie in den Prozess einbringen möchten, versuchen Sie, Emojis in Dropbox Paper zu nutzen, um das Feedback auf prägnante, informelle Weise visuell zu vermitteln.
Lieferung
Sie brauchen eine Dokumentenmanagement-Plattform, die Ihre Arbeit schützt, Ihrem Team die konzentrierte und produktive Arbeit erleichtert und Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Arbeit sicher zu teilen, wenn es an der Zeit ist, sie zu übergeben. Mit Cloud-Speicher können Ihr Team, Ihre Auftraggeber und Ihre Kunden von überall auf Arbeitsdateien zugreifen, was eine flexiblere Workflow-Verwaltung ermöglicht.
Je aufgeräumter Ihr Arbeitsbereich ist – auch der virtuelle –, desto besser kann Ihr Team zusammenarbeiten. Sie müssen Ihre Zeit nicht mehr damit verschwenden, die Ordner aller Beteiligten zu durchforsten, um die richtige Datei zu finden, und Sie sind nicht mehr darauf angewiesen, dass eine einzelne Person Ihnen die wichtigen Daten liefert. In Dropbox können Sie Dateien mit einem Mausklick freigeben und Ihre eigenen Berechtigungen dafür festlegen, wer in einem freigegebenen Dokument welche Befugnisse hat.
Damit ist Dropbox Paper nicht nur eine ausgezeichnete Lösung für die kollaborative Produktion, sondern begleitet Sie durch jeden Schritt des Prozesses, von der Strategie bis zur Lieferung und bei allen Zwischenschritten.
Die besten Tools für die Zusammenarbeit mit Integration in Dropbox
Wenn Sie Dropbox in andere Software für die Zusammenarbeit im Team integrieren, erleben Sie die wahre Kraft der Teamarbeit.
Zoom noch effektiver nutzen
Zoom ist heute ein bekannter Name und ein unverzichtbares Hilfsmittel am modernen Arbeitsplatz, das die persönliche Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtert. Zoom kann in Dropbox integriert werden, wodurch eine noch effizientere Teamkommunikation möglich wird.
Wenn Sie Dropbox mit Zoom integrieren, werden Ihre Besprechungen noch produktiver. Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, indem Sie direkt aus Dropbox-Dateien Zoom-Anrufe starten oder an Zoom-Anrufen teilnehmen. So müssen Sie nicht zwischen Plattformen wechseln und Ihre Arbeit bleibt im Mittelpunkt.
Besprechungsprotokolle und sogar Mitschriften können automatisch von Zoom in Dropbox kopiert werden. Und Sie sehen sofort, welche Dateien während einer Besprechung aus Dropbox geteilt wurden.
Durch die Integration von Zoom in Dropbox kann Ihr Team das Optimum aus Videokonferenzen herausholen, indem es schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Arbeiten in einem konsolidierten Bereich ermöglicht.
Trello
Trello verwendet Kanban-Boards als visuelle Projektmanagement-Tools, in denen Sie „Karten“ in anpassbaren Spalten anordnen können. Auf einer Trello-Karte können Sie Bilder, Anhänge, Titel, Kommentare und Beschreibungen hinzufügen, bestimmte Nutzer taggen, Fristen und Benachrichtigungen einrichten, Farbcodierungen vornehmen und vieles mehr.
Wenn Trello in Dropbox integriert ist, kann Ihr Team Dateien und Ordner direkt für ein Trello-Board freigeben, ohne dass es Dropbox verlassen muss. Sie können dann die Trello-Aktivität für eine Datei direkt über die Dateivorschau in Dropbox verfolgen.
Ganz gleich, ob Sie damit Feedback organisieren, Ideen im Brainstorming sammeln, den Fortschritt verfolgen oder Ressourcen verwalten, die Dropbox-Integration mit Trello überbrückt den Prozess und die Produktion und hilft Ihnen, die vielen Rädchen der Zusammenarbeit besser zu verwalten.
Slack
Mit Slack können Sie spezielle Kanäle für Teams und Projekte einrichten, über die Sie Dateien direkt aus Dropbox teilen, Sprach- und Videoanrufe tätigen, spezielle Chats starten und vieles mehr durchführen können.
Diese Software für die Projektzusammenarbeit ermöglicht eine unkomplizierte und vielseitige Kommunikation mit Ihrem Team, ohne dass Sie dafür Zeit für unnötige Besprechungen reservieren oder mit chaotischen E-Mail-Ketten hantieren müssen.
Nutzen Sie Kommunikations-Tools wie Instant Messaging und erstellen Sie Chats und Kanäle für alle spezifischen Aspekte eines Projekts. Kommunizieren Sie dann in Echtzeit, während Sie Ihre Arbeit erledigen, damit Ihr Team stets am Ball bleibt.
Wenn Sie Slack in Dropbox integrieren, können Sie Dateien direkt aus Dropbox an einen Slack-Kanal senden, mehrere Slack-Arbeitsbereiche mit einem Dropbox-Konto verbinden und aus Slack heraus gemeinsam an Dropbox Paper-Dokumenten arbeiten.
Ein Arbeitsbereich mit allen erforderlichen Tools
Wenn es um effektive Teamarbeit geht, brauchen Sie einen konsolidierten Bereich, in dem alle Teammitglieder sowohl arbeiten als auch miteinander kommunizieren können, der Tools bietet, mit denen sich die Grenzen der Remote-Zusammenarbeit überwinden lassen.
Die oben vorgestellten Programme und Tools für die Zusammenarbeit helfen Ihrem Team, sein Potenzial zu maximieren und bieten alles, was für effektives Zusammenarbeiten notwendig ist – unabhängig davon, wie virtuell der Arbeitsbereich ist.
Sie verschwenden keine Zeit mehr damit, von Tool zu Tool zu springen. Mit Dropbox-Integrationen kann Ihr Team die besten Apps und Tools für die Zusammenarbeit optimal nutzen – und all dies an einem Ort und auf jedem Gerät.
