Sechs Wege, um Papierkram mit HelloSign schmerzlos zu gestalten

Person prüft eine elektronische Signaturvorlage für einen Standardmietvertrag

Versuchen wir erst gar nicht, es schönzureden: Papierkram kann wirklich nerven.

Ja, viele Unternehmen haben das Ausdrucken und Scannen zwar schon durch die Digitalisierung ihrer Dokumentenabläufe aus dem Arbeitsalltag verbannen können, aber es gibt immer noch genug Firmen und Branchen, die an den alten, papierbasierten Systemen festhalten. Das geht auch besser.

Unten finden Sie sechs verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Formalitäten in Ihrem Büro, Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen angenehmer gestalten können. Unsere Tipps eignen sich hervorragend für alle Branchen, die bereit sind, sich ihrer Papierlast zu entledigen. Voraussetzung für alle Vorschläge: ein aktives HelloSign-Konto.

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1. Zeit sparen mit Vorlagen für häufig genutzte Dokumente

Warum sollten Sie immer und immer wieder das Gleiche tun, wenn Sie es nur einmal machen und dann automatisieren können? Mit HelloSign-Vorlagen können Sie ein Dokument einfach ein einziges Mal formatieren und diese Formatierung dann speichern, um sie künftig wiederzuverwenden. So vermeiden Sie unnötiges Formatieren und schaffen sich nicht nur mehr Zeit, sondern gönnen auch Ihrem Kopf eine Pause.

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre erste Vorlage erstellen.

2. Noch mehr Zeit sparen durch das automatische Ausfüllen von Dokumenten

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein kompliziertes Formular erhalten. Doch anstatt hunderte Textfelder von Hand ausfüllen zu müssen, müssen Sie nur noch die automatisch eingefügten Daten prüfen und unterschreiben. Wäre das nicht fantastisch? Sie haben Glück: Mit den Text-Tags der HelloSign-API ist genau das möglich.

Mithilfe von Text-Tags sind API-Kunden in der Lage, Dokumentenvorlagen (die kennen Sie schon aus dem vorherigen Absatz!) mit besonderen Tags zu versehen, über die Textfelder automatisch mit bestimmten Daten bestückt werden. Dazu gehören unter anderem Stellenbezeichnung, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vieles mehr.

Mehr darüber, was Sie mit der HelloSign-API noch alles tun können, erfahren Sie hier.

3. E-Mails erinnern an fällige Dokumente

Mit E-Mail-Erinnerungen von HelloSign werden Sie immer über den aktuellen Stand eines Dokuments auf dem Laufenden gehalten. So wissen Sie genau, wann Sie einen Unterzeichner noch einmal erinnern müssen oder wann Sie selbst ein Dokument unterzeichnen müssen, das möglicherweise in Ihrem riesigen Anfragevolumen untergegangen ist.

Mithilfe von E-Mail-Erinnerungen erhalten Sie umfassende Einblicke in Dokumentenaktivitäten und vermeiden so unangenehme Nachfragen. Sie wissen nämlich immer genau, ob ein bestimmtes Dokument geöffnet, angezeigt und unterzeichnet wurde – und vieles mehr!

Wechseln Sie in Ihrem HelloSign-Konto einfach zu den Einstellungen, um E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten.

4. Unterzeichnungsreihenfolgen sorgen für einen geordneten Ablauf

In Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen gibt es Dokumente, die von mehreren Beteiligten unterzeichnet werden müssen? Gar kein Problem. Wenn Sie für solche Dokumente eine Unterzeichnungsreihenfolge einrichten, vermeiden Sie das andernfalls vorprogrammierte Durcheinander.

Mithilfe einer Unterzeichnungsreihenfolge sorgen Sie dafür, dass Sie dasselbe Dokument nicht an mehrere E-Mail-Adressen senden und manuell nachverfolgen müssen, wer wann was gesehen hat. Besonders nützlich ist diese Funktion in Verbindung mit E-Mail-Erinnerungen: So weiß jeder Bescheid, was gerade los ist.

Einrichten können Sie die Unterzeichnungsreihenfolge dann, wenn Sie das betreffende Dokument zur Signatur vorbereiten. Seit Kurzem können Sie die Reihenfolge aber auch schon beim Erstellen einer Dokumentenvorlage konfigurieren.

5. Dank Datenvalidierung keine manuelle Prüfung mehr

Irren ist menschlich. Wie schützen Sie sich aber am besten vor Fehlern? Mit Datenvalidierung! Die Datenvalidierung ist eine Funktion, mit deren Hilfe der Unterzeichner auf im falschen Format eingegebene Daten hingewiesen wird.

So erscheint beispielsweise immer dann eine Fehlermeldung, wenn jemand versehentlich seine Telefonnummer in das Feld für die E-Mail-Adresse eingibt. Auf diesem Weg können Sie sich sicher sein, dass die erfassten Daten auch die gewünschten sind, und Sie müssen nicht jedes Dokument einzeln auf Flüchtigkeitsfehler durchkämmen.

Hier erfahren Sie mehr über das Thema Datenvalidierung.

6. Online-Signaturen unterstützen einen rundum sorglosen Berufsalltag

Sie möchten die Kontrolle über das gesamte Unterzeichnungserlebnis übernehmen? Dann sollten Sie sich darüber Gedanken machen, es mithilfe der HelloSign-API in Ihre Arbeitsabläufe, Anwendungen oder Plattformen einzubetten.

Mithilfe dieser API können Sie die Funktionen von HelloSign in Ihre individuellen Arbeitsabläufe integrieren. Es gibt kaum ein besseres Upgrade!

Hier Beispiele einiger Kunden, die genau das getan haben:

Für einen nahtlosen Dokumentenfluss

Ganz unabhängig davon, ob Sie Ihr erstes Dokument online verwalten, bestehende Dokumentenabläufe automatisieren oder Online-Unterzeichnungserlebnisse in Ihre Website integrieren möchten – wir unterstützen Sie gerne. Registrieren Sie sich jetzt für ein Testkonto.

Sie sind unübersichtlichen Papierkram leid?

Dann informieren Sie sich über HelloSign.