Versuchen wir erst gar nicht, es schönzureden: Papierkram kann wirklich nerven.
Ja, viele Unternehmen haben das Ausdrucken und Scannen zwar schon durch die Digitalisierung ihrer Dokumentenabläufe aus dem Arbeitsalltag verbannen können, aber es gibt immer noch genug Firmen und Branchen, die an den alten, papierbasierten Systemen festhalten. Das geht auch besser.
Unten finden Sie sechs verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Formalitäten in Ihrem Büro, Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen angenehmer gestalten können. Unsere Tipps eignen sich hervorragend für alle Branchen, die bereit sind, sich ihrer Papierlast zu entledigen. Voraussetzung für alle Vorschläge ist ein aktives Konto von Dropbox Sign (früher HelloSign).
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1. Zeit sparen mit Vorlagen für häufig genutzte Dokumente
Warum sollten Sie immer und immer wieder das Gleiche tun, wenn Sie es nur einmal machen und dann automatisieren können? Mit Dropbox Sign-Vorlagen können Sie ein Dokument einfach ein einziges Mal formatieren und diese Formatierung dann speichern, um sie künftig wiederzuverwenden. So vermeiden Sie unnötiges Formatieren und schaffen sich nicht nur mehr Zeit, sondern gönnen auch Ihrem Kopf eine Pause.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre erste Vorlage erstellen.
2. Noch mehr Zeit sparen durch das automatische Ausfüllen von Dokumenten
Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein kompliziertes Formular erhalten. Doch anstatt hunderte Textfelder von Hand ausfüllen zu müssen, müssen Sie nur noch die automatisch eingefügten Daten prüfen und unterschreiben. Wäre das nicht fantastisch? Sie haben Glück: Mit den Text-Tags der Dropbox Sign-API ist genau das möglich.
Mithilfe von Text-Tags sind API-Kunden in der Lage, Dokumentenvorlagen (die kennen Sie schon aus dem vorherigen Absatz!) mit besonderen Tags zu versehen, über die Textfelder automatisch mit bestimmten Daten bestückt werden. Dazu gehören unter anderem Stellenbezeichnung, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vieles mehr.
3. E-Mails erinnern an fällige Dokumente
Mit E-Mail-Erinnerungen von Dropbox Sign werden Sie immer über den aktuellen Stand eines Dokuments auf dem Laufenden gehalten. So wissen Sie genau, wann Sie einen Unterzeichner noch einmal erinnern müssen oder wann Sie selbst ein Dokument unterzeichnen müssen, das möglicherweise in Ihrem riesigen Anfragevolumen untergegangen ist.
Mithilfe von E-Mail-Erinnerungen erhalten Sie umfassende Einblicke in Dokumentenaktivitäten und vermeiden so unangenehme Nachfragen. Sie wissen nämlich immer genau, ob ein bestimmtes Dokument geöffnet, angezeigt und unterzeichnet wurde – und vieles mehr!
Wechseln Sie in Ihrem Dropbox Sign-Konto einfach zu den Einstellungen, um E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten.
4. Unterzeichnungsreihenfolgen sorgen für einen geordneten Ablauf
In Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen gibt es Dokumente, die von mehreren Beteiligten unterzeichnet werden müssen? Gar kein Problem. Wenn Sie für solche Dokumente eine Unterzeichnungsreihenfolge einrichten, vermeiden Sie das andernfalls vorprogrammierte Durcheinander.
Mithilfe einer Unterzeichnungsreihenfolge sorgen Sie dafür, dass Sie dasselbe Dokument nicht an mehrere E-Mail-Adressen senden und manuell nachverfolgen müssen, wer wann was gesehen hat. Besonders nützlich ist diese Funktion in Verbindung mit E-Mail-Erinnerungen: So weiß jeder Bescheid, was gerade los ist.
Einrichten können Sie die Unterzeichnungsreihenfolge dann, wenn Sie das betreffende Dokument zur Signatur vorbereiten. Seit Kurzem können Sie die Reihenfolge aber auch schon beim Erstellen einer Dokumentenvorlage konfigurieren.
5. Dank Datenvalidierung keine manuelle Prüfung mehr
Irren ist menschlich. Wie schützen Sie sich aber am besten vor Fehlern? Mit Datenvalidierung! Die Datenvalidierung ist eine Funktion, mit deren Hilfe der Unterzeichner auf im falschen Format eingegebene Daten hingewiesen wird.
So erscheint beispielsweise immer dann eine Fehlermeldung, wenn jemand versehentlich seine Telefonnummer in das Feld für die E-Mail-Adresse eingibt. Auf diesem Weg können Sie sich sicher sein, dass die erfassten Daten auch die gewünschten sind, und Sie müssen nicht jedes Dokument einzeln auf Flüchtigkeitsfehler durchkämmen.
6. Online-Signaturen unterstützen einen rundum sorglosen Berufsalltag
Sie möchten die Kontrolle über das gesamte Unterzeichnungserlebnis übernehmen? Dann sollten Sie sich darüber Gedanken machen, es mithilfe der Dropbox Sign-API in Ihre Arbeitsabläufe, Anwendungen oder Plattformen einzubetten.
Mithilfe dieser API können Sie die Funktionen von Dropbox Sign in Ihre individuellen Arbeitsabläufe integrieren. Es gibt kaum ein besseres Upgrade!
Lesen Sie mehr darüber, wie die Workflow-Integration funktioniert.
Für einen nahtlosen Dokumentenfluss
Ganz unabhängig davon, ob Sie Ihr erstes Dokument online verwalten, bestehende Dokumentenabläufe automatisieren oder Online-Unterzeichnungserlebnisse in Ihre Website integrieren möchten – mit Dropbox Sign und Dropbox ist es ganz einfach.
