无论我们属于哪个部门或承担什么职能，在工作中都会创建大量的文件和文档。但是，创建文档之后，它们很容易淹没在整个企业的庞大内容生态系统中。那么，我们如何才能更轻松地找到它们呢？
文档管理系统可以帮助您简化工作流、提高效率和生产力，以及节省团队的宝贵时间。
在本文中，我们将探讨什么是文档管理系统以及使用它的好处，还将分享有关如何寻找正确解决方案的一些实用提示。
什么是文档管理？
文档管理是指捕捉、存储、存档、跟踪和检索企业电子文档的过程。这包括 PDF、文字处理文件、视频和纸质文件（例如收据）的扫描件。
使用数字文档管理系统，您可以省去文书工作，并更轻松地编辑 PDF 等内容、共享文件获取电子签名以及完成其他重要的业务流程。
文档管理系统（简称“DMS”）可让您从各种来源（例如电子邮件、在线表格和共享数字文件）获取不同类型的文档，并将它们存储在一个安全且易于访问的位置。
为什么需要数字文档管理系统
您需要一个清晰而全面的系统来保证文档安全并确保高效的文档管理。
如今，我们在工作中与客户、同事和其他利益相关者互动时都会创建大量数据。当我们不断地在工作流及项目中创建、接收和共享文件和文件夹时，数字文档管理系统有助于确保它们可访问且安全。
文档管理系统有哪些好处？
实施文档管理系统可以为您的企业带来诸多显著的好处。
1. 团队精神和协作
如果团队成员知道他们工作所需的文件和文件夹的确切位置，实时协作就会变得容易得多。从此告别通过电子邮件和其他沟通工具来回共享文档来获取输入的过程！
此外，它不仅可以简化与客户和其他利益相关者在外部共享内容的过程，还能将文档保存在一个安全的位置并仅限特定人员访问，从而添加额外的安全层。
2. 易于访问
相比局限于单一位置或网站的本地纸质化系统，数字文档管理系统更易于访问。借助数字系统，尤其是基于云的数字系统，您和您的团队成员可以随时随地在任何设备上访问文档。
因此，无论您是居家办公还是在路上完成某些任务，您都可以安心地访问安全保存在云存储中的文件，从而避免丢失纸质文件。
在一个集中的地方管理文档还可以让查找文件变得更加轻松，文档不再分散在不同的文件夹和子文件夹中，能够避免出现访问问题。
3. 更好的安全性
内置安全功能（例如 Dropbox 发送和跟踪）允许您设置访问权限并监控文档的查看、编辑和共享时间、地点和方式。
管理员可以仅向需要的人员授予文档访问权限，从而保护敏感信息并帮助满足法规合规性要求。
适当的记录管理也正在成为许多行业的法律要求，这意味着强大的文档管理系统可以帮助向审计员表明您符合相关法律法规要求。
4. 提高效率和生产力
有了全面的文档管理系统，您不必浪费时间在不同的设备、应用或浏览器标签页上查找文件。
如果您使用 Dropbox Dash 等智能 AI 工具来增强这一功能，无论元数据或文件格式如何，只需单击几下即可找到所需的任何内容，节省您的宝贵时间和精力。
选择文档管理系统的注意事项
在为新系统选择文档管理软件时，应选择具备以下几项重要功能的软件，包括：
- 版本控制和审计跟踪—了解当前文档的形成过程及其与旧版本的差异
- 安全和访问控制—文件加密以及对重要文档进行密码保护的能力
- 工作流自动化—加快完成耗时的任务，例如创建和管理文件夹
- 协作—将文档存储在一个集中位置，方便同事们同时使用文件
- 轻松的文件搜索和检索—选择具有简化用户体验且能够帮助您在需要时找到正确文档的工具
您选择的系统还应无缝融入您的文档管理工作流，这样您和您的团队就能继续创建、共享和管理文档而不会出现问题。
统一集中式文档管理系统
Dropbox 是存储、协作、获取反馈和管理项目文件的理想集中点。使用 Dropbox，您可以轻松地创建、编辑和与团队成员共享文档，并随时随地访问它们。