Чому потрібно використовувати систему керування документацією?

Кожна компанія зберігає величезну кількість документів, починаючи від фінансових звітів і закінчуючи юридичними документами. Але якщо ваші документи не впорядковані й не захищені, вам слід якнайшвидше це виправити.

Полиці з акуратно розставленими й чітко маркованими книгами

Що таке керування документацією?

Керування документацією (або ведення записів) — це, як випливає з назви, процес упорядкування й забезпечення захисту документації організації. Ці завдання потрібно виконувати протягом усього життєвого циклу компанії, тобто в документах, що зберігаються, може бути відображена вся історія компанії. Але слід мати на увазі, що керування документацією — це дещо більше, ніж просто зберігання документів в умовній шафі. Успішне керування документацією має ґрунтуватися на процесі, який включає класифікацію, створення, отримання та зберігання документів. Безпечне знищення або видалення документів організації також має бути частиною процесу ведення записів.

Співробітник, відповідальний за ведення документації, має зберігати в архіві такі документи:

  • паперові й інші види документів для читання в автономному режимі;
  • цифрові документи;
  • договори;
  • звіти;
  • документи аудиторської перевірки;
  • сертифікати;
  • електронні листи й повідомлення в соціальних мережах;
  • відеозаписи.

У компаній такі матеріали накопичуються постійно. Саме тому так важливо впровадити нормативний процес, який дозволяє відокремити потрібне від марного та зберігати ключові матеріали серед важливих документів. Dropbox слугує як сучасна версія традиційного центру зберігання документації. Однак цей процес не обмежується лише натисканням кнопки збереження. Файлам потрібен облік, тобто ви маєте керувати не тільки новими документами, що надходять, але й архівом.

Навіщо компаніям потрібна система керування документацією?

Окрім загального адміністрування, є кілька важливих причин, щоби почати вести документацію. Ведення документації допоможе не тільки вберегти вас від неприємностей, а й довести свою правоту, якщо вашу компанію будь-коли звинуватять у чомусь, що ганьбить її ділову репутацію. Також не варто вважати, що відпрацьовані документи більше не важливі. Нижче наведено лише деякі типи документів, які мають чітко встановлені терміни зберігання в США.

Податкова документація

Вона важлива для мешканців Сполучених Штатів. Податкове управління США може запитати документи про сплату податків. Ці найважливіші документи слід зберігати щонайменше чотири роки.

Закон про справедливі норми праці

У рамках Закону про справедливі норми праці для різних типів відомостей заробітної плати діють різні норми. Як правило, термін зберігання відомостей становить принаймні три роки.

Документи щодо персоналу

Такі документи потрібно зберігати принаймні шість років із моменту звільнення працівника. Їх використовують як доказ того, що конкретна особа справді працювала у вашій компанії. Також вони можуть допомогти вам скласти рекомендацію на співробітника, якщо надійде відповідний запит. Якщо співробітник вирішить подати на вас до суду, ви також повинні надати ці документи.

Документи про прийом на роботу

Усі документи, пов’язані з наймом співробітника, потрібно зберігати близько трьох років. Комісія із забезпечення рівних можливостей у працевлаштуванні вимагає зберігати такі документи принаймні один рік.

Інше

Є також інші менш важливі документи, які слід вести заради власного спокою. Квитанції про сплату рахунків за комунальні послуги, вітальні електронні листи щодо нового програмного забезпечення та заяви про прийом на роботу можна зручно зберігати у файлах.

Як налаштувати систему керування документацією?

Перш ніж приступити до створення цієї системи, потрібно врахувати кілька важливих моментів. Керування документами зачіпає всю компанію й вимагає призначення відповідальної особи та проведення первинного інструктажу для всієї команди. Для створення ефективної системи керування документацією потрібно виконати кілька умов.

Старший співробітник, який відповідає за керування документацією

Це не має бути загальним обов’язком усього відділу кадрів, натомість один старший співробітник повинен повністю взяти на себе весь процес. Керування документацією є не менш важливим, ніж керування фінансами, до якого ви не залучаєте всіх співробітників. Вам потрібно призначити одного учасника команди, який відповідатиме за документи й архів.

Рішення про те, що, як і коли слід зберігати

Визначте разом зі старшим персоналом і рештою учасників команди, які важливі документи потрібно зберігати. Установіть термін зберігання, а також вирішіть, як слід знищувати документи після закінчення їх життєвого циклу. Термін зберігання документів може залежати від типу. Статутні документи компанії, наприклад, належать до документів постійного зберігання, але ви можете видалити дані про заробітну плату співробітників через кілька років.

Бюджет на керування електронною документацією

Скоріше за все, цифрові документи складають більшу частину адміністративних записів і кореспонденції вашої компанії, і для забезпечення їх безпеки вам знадобляться інформаційні технології. Моделі «Програмне забезпечення як послуга» передбачають не одноразову покупку програми для керування документацією, а тривалу передплату зі щомісячною оплатою. Переконайтеся, що у вас є бюджет на цю статтю витрат.

Навчання й постійний моніторинг

Усім співробітникам вашої компанії може бути потрібно користуватися документами, а тому вони мають стати головним елементом вашого єдиного джерела достовірних даних. Отже, у рамках програми керування документацією необхідно навчити команду отримувати доступ до документів і відповідально поводитися з ними. Зрештою, ці файли є деякими з найбільш важливих документів вашої компанії, а тому вам потрібно запровадити механізм керування даними й визначити політику ведення документації. Крім того, потрібен постійний моніторинг цієї системи, особливо цифрових документів, щоб унеможливити несанкціоноване використання або випадкове видалення даних. Це дозволить завжди бути готовими виконати відновлення файлів, перш ніж стане занадто пізно. Також рекомендуємо продумати шляхи аварійного відновлення, наприклад, на випадок зараження файлів компанії вірусом.

Інші міркування

Якщо ваша компанія виконує громадські функції, наприклад надає комунальні послуги, ваші найважливіші документи можуть підпадати під дію закону про свободу інформації, що регулює федеральні записи. Це означає, що може знадобитися відкрити громадськості доступ до деякої вашої документації. Переконайтеся, що ви включили цю можливість у свої процеси, коли почнете запроваджувати систему бухгалтерського обліку у своїй організації. 

Вибір рішення для ведення документації компанії 

Належна система керування цифровими документами — ключовий елемент процесу ведення документації. Dropbox — це ефективне рішення для зберігання файлів, яке ідеально підходить для цієї мети. Воно містить усі інструменти, необхідні для безпечного зберігання файлів, а також безліч додаткових функцій, що полегшують загальні робочі процеси й керування інформацією. Ви також можете переміщувати паперові записи до цифрового архіву, просто скануючи документи. Використовуйте розширені елементи керування для команд, захист паролем і доступ з обмеженням часу, щоб забезпечити найвищий рівень захисту даних і належне керування інформацією. Більше того, доповнення Розширений журнал версій дозволяє відновлювати будь-які файли, видалені або змінені протягом останніх 10 років. 

З Dropbox ви можете бути абсолютно впевнені, що ваші документи надійно захищені, але при цьому відкриті й доступні авторизованим користувачам.

Наведена вище інформація не має на меті надати юридичну пораду. Якщо у вас виникли запитання правового характеру, рекомендуємо проконсультуватися з юристом.

Захистіть файли, які складають основу вашого цифрового життя.

Дізнайтеся, як Dropbox забезпечує безпеку ваших даних