Що таке гнучка методика?
Від початку 2000-х років гнучка методика перетворилася на один із основних підходів до керування проєктами в багатьох технологічних організаціях. Більшість команд розробників програмного забезпечення застосовують гнучку методику в тій чи іншій формі, а її елементи використовуються в різних робочих середовищах. Популярність слова «гнучкий» зростає, оскільки сьогодні лідери думок усе більше починають говорити про необхідність бути гнучкішими у світі бізнесу. Але що насправді означає використання методики гнучкого керування проєктами у вашій компанії?
Гнучка методика—це процес керування проєктами, який ґрунтується на розділенні проєктів на дрібніші завдання й етапи. Таке дроблення дає змогу командам, що використовують гнучку методику, ураховувати відгуки учасників проєкту, аналізувати результати роботи й застосовувати ітеративний підхід на кожному етапі процесу. Один із найпопулярніших підходів на основі гнучкої методики полягає в розподіленні проєкту на короткі етапи розробки, які називають спринтами. Завдяки цьому команди можуть швидко виконувати роботу й регулярно аналізувати результати з керівництвом і учасниками проєкту під час планування спринтів та проведення щоденних нарад. За результатами аналізу команда й учасники проєкту можуть продовжити рухатися в обраному напрямку або переглянути планування чергових спринтів. Якщо порівняти з традиційними підходами до керування проєктами, основними пріоритетами гнучкого підходу є оперативність, гнучкість, командна робота й потреби учасників проєкту.
Як виник гнучкий підхід?
Ідея гнучкої методики була запропонована на початку 2000-х років групою розробників програмного забезпечення, які сформулювали чотири основні її принципи:
- люди та зв’язки важливіші, ніж процеси й інструменти;
- робоче програмне забезпечення важливіше, ніж детальна документація;
- співпраця з клієнтом важливіша, ніж обговорення умов контракту;
- реагування на зміни важливіше, ніж виконання плану.
Ці принципи, закріплені в Маніфесті гнучкої розробки (Agile Manifesto), складеному в 2001 році, сформували методику гнучкого керування проєктами й трансформували галузь розробки програмного забезпечення.
Досі найпопулярнішим підходом до керування проєктами з розробки програмного забезпечення вважалася каскадна модель. Ця модель, яка з'явилася в 1970-х роках, спочатку вважалася новаторською ідеєю, але у 2000-х роках вона стала обтяжливою. Принциповим є те, що ця модель вимагала величезних обсягів документації й істотного планування ще до початку виконання проєктних робіт. Після фактичного початку робіт окремі та нерідко розрізнені команди суворо дотримувалися планів, що ускладнювало адаптацію в разі виникнення проблем або необхідності внесення змін. Водночас команди, які використовують гнучку методику в розробці, можуть почати реалізацію проєкту швидше, пристосовуватися до нових проблем і взаємодіяти безпосередньо із замовниками й учасниками проєкту під час планування.
Чому гнучке керування проєктами настільки популярне?
Якщо порівняти з каскадною моделлю, переваги гнучкої методики були очевидними для технологічних компаній у 2000-х роках. Переваги гнучкої розробки програмного забезпечення не обмежені лише світом програмування, оскільки цей підхід використовується в робочих процесах цілої низки інших галузей. Отже, що робить гнучку методику такою привабливою для численних керівників проєктів та очільників компаній?
Адаптованість
По суті, гнучка методика полягає в можливості реагувати на зміну цілей, умов або пов'язаних із процесом питань. Принципи гнучкої методики вимагають інтеграції можливостей аналізу поточних результатів роботи, хронології та проєктних вимог. Якщо один із учасників проєкту хоче змінити обсяг або спрямування проєкту, проведення скрамів і планування спринтів допоможуть команді змінити курс. Якщо хтось із учасників команди зіткнеться з проблемою в поточному завданні або частині проєкту, графік робіт можна скоригувати для оперативного розв'язання проблеми. Гнучка методика дозволяє оперативно змінювати курс, щоб результати роботи ваших проєктних команд урешті не виявилися неактуальним для клієнта.
Взаємодія з учасниками проєкту
Завдяки такому рівню адаптованості, гнучка методика забезпечує можливість діяти відповідно до вимог і потреб клієнтів, які постійно змінюються. У будь-якому проєкті цілі й обсяг робіт, які були спочатку погоджені між командою та учасниками проєкту, рідко залишаються незмінними. У клієнта можуть виникнути додаткові обсяги робіт і потреби, які він не міг передбачити, або вимоги кінцевого споживача згодом можуть змінитися. Якою б не була причина зміни планів учасниками проєкту, гнучка методика дозволяє оперативніше реагувати на такі зміни, щоб ви могли швидко виконати роботу й уникнути відставання. Це гарантує відповідність результатів змінним вимогам клієнтів, незалежно від їх розбіжностей із погодженими на початку умовами.
Швидкість
Зрозуміло, що гнучка методика називалася б інакше, якби не була такою гнучкою за своєю природою. Дроблення завдань команди та встановлення коротших періодів роботи за допомогою гнучкої медики допомагає команді зосередитися та працювати швидше. На базовому рівні це означає, що товари можуть швидше потрапити на ринок або до клієнтів. Саме це поєднання швидкості й можливості адаптуватися робить гнучку методику такою привабливою для всіх компаній. У разі виникнення проблем команда має змогу швидко змінити курс і оперативно усунути їх. Не потрібно витрачати час на повернення до початкових планів або документів: ви порушуєте проблему в скрамі, плануєте заходи, а потім вирішуєте її. Так гнучка методика допомагає командам залишатися зосередженими на конкретних завданнях і виконувати їх вчасно.
Які труднощі пов'язані з гнучким підходом?
Гнучка методика не є бездоганним рішенням. Як і будь-яка модель керування проєктами, вона має свої переваги й обмеження, які варто враховувати під час її використання. Подібно до каскадної моделі, використання гнучкої методики пов'язане з низкою недоліків і проблем, які заважатимуть роботі, якщо їх не усунути.
Керування обсягом робіт
Маючи можливість швидко адаптуватися до проблем і змін у процесі, дуже важливо контролювати загальний перебіг проєкту й обсяг робіт. Гнучка методика дозволяє змінювати плани й оперативно виконувати роботу, але швидке перемикання між завданнями може завадити вам спостерігати за загальним перебігом проєкту. Навіть якщо команда працює ефективно, ви можете вийти за межі бюджету або часу, якщо не контролюватимете виконання списків завдань, які створюються під час планування спринтів. Команди й керівники проєктів, які працюють за гнучкою методикою, повинні стежити за виконанням обсягів і плану проєкту, щоб не втратити контроль над завданнями.
Планування
Команда, що застосовує гнучкий процес, повинна стежити не лише за обсягом робіт. Під час планування спринтів команди можуть корегувати графіки й пріоритети з огляду на поточні потреби. Але коли учасники команд починають працювати й ставити нові завдання або вирішувати проблеми, виникає необхідність у перегляді графіків із урахуванням нових умов. Якщо ви дотримуєтеся суворого графіка, переконайтеся, що планування спринтів здійснюється у встановлених часових межах.
Крім цього, учасники команд, що самоорганізовуються, можуть перемикатися між різними завданнями залежно від потреби, але, зрештою, вони мають повернутися до тих завдань, які було їм призначено. На цьому етапі керівники проєктів, що використовують гнучкий підхід, повинні проконтролювати стан усіх завдань, які виконує команда, і переконатися, що нічого не залишилося без уваги. Інакше те, що вважалося виконаним, може бути забутим під час численних швидкісних спринтів.
Комунікації
Надання пріоритетної уваги командній роботі й оперативному реагуванню в гнучкому підході фактично означає, що обмін інформацією має величезне значення. Учасники команди повинні мати змогу легко повідомляти про перебіг виконання робіт, виникнення проблем і необхідність отримання допомоги. Такий обмін інформацією повинен відбуватися регулярно між усіма учасниками команди, а отримані дані потрібно використовувати безпосередньо під час планування. Дуже важливо підтримувати зв’язок із учасниками проєкту, оскільки неможливо вносити зміни в плани, якщо ви не знаєте, чого хочуть учасники проєкту.
Як упровадити гнучкий процес
Якщо ви хочете використовувати методику гнучкого керування проєктами у своїй команді, існує безліч перевірених стратегій і практик, серед яких найпоширенішими є спринти та скрами. Зазвичай використання відповідних програм та інструментів для керування проєктами також може вирішити долю методики гнучкого планування. Нижче наведено деякі найважливіші процеси й методи, пов'язані із запровадженням і дотриманням гнучких підходів.
Контролюйте перебіг виконання завдань
Щоб зрозуміти, які роботи потрібно виконати в черговому спринті, необхідно дізнатися, що вже зроблено. Для цього команда повинна самостійно контролювати перебіг виконання робіт. Актуалізація або підготовка вимог щодо невиконаної роботи—один із найпоширеніших прийомів, які використовують команди в межах гнучкої методології. Він ґрунтується на підвищенні прозорості для команд, визначенні пріоритетної невиконаної роботи й забезпеченні готовності елементів угорі списку. Скрам-команди часто використовують стіни планування або канбан-дошки для відстеження подій, але багато хто віддає перевагу програмному забезпеченню для керування завданнями. Dropbox забезпечує можливість інтеграції програмного забезпечення для керування завданнями, наприклад Trello, щоб у реальному часі синхронізувати командні процеси в різних програмах.
Організуйте регулярне й ефективне спілкування
Ефективне спілкування—це ключова складова будь-якої системи гнучкого керування проєктами. Тому першочерговим завданням є забезпечення учасників команди засобами й можливостями для регулярної взаємодії. Хоча спринти зазвичай тривають 2-3 тижні, багато скрам-майстрів проводять щоденні наради зі своїми командами, щоб мати актуальну інформацію про перебіг виконання робіт. Конкретну періодичність взаємодії встановлюєте ви й ваша команда, а використання спеціальних інструментів може допомогти спростити спілкування.
Інтеграція з програмами для обміну повідомленнями в реальному часі та організації відеоконференцій, як‑от Slack і Zoom , також допоможе в організації командних зустрічей і нарад із планування. Ви можете ділитися файлами та спілкуватися безпосередньо в Dropbox, не витрачаючи час на переміщення між вкладками або зміну контексту. Dropbox Capture дозволяє записувати себе та свій екран, щоб ясно і зрозуміло ділитися важливими оновленнями замість довгих електронних листів і зустрічей. Така взаємодія особливо корисна для віддалених команд або працівників, чиї робочі місця розташовані занадто далеко.
Зробіть паузу для аналізу
У разі використання гнучкої методології ви ризикуєте почати швидко перескакувати від одного завдання до іншого зі встановленням відповідних прапорців у списку. Але в гнучких процесах дуже важливо знайти час для аналізу й розбору спринтів, щоб уникнути примітивного мислення в команді. Приділення часу для проведення аналізу після завершення кожного спринту дає учасникам команди можливість проаналізувати виконану роботу та розставити пріоритети.
Перегляд спринтів після їх завершення можна використовувати, щоб дізнатися, як ваше планування впливає на реалізацію проєкту протягом його циклу виконання. Важливою складовою є відстеження й облік вашої роботи. Dropbox має вбудовані засоби керування версіями , які можна використовувати для перевірки файлів команди на кожному етапі розробки. Ці засоби також можуть використовуватися на нарадах, щоб відстежувати прогрес кожного учасника команди або відкочувати назад унесені зміни, які не було затверджено.
Робота за гнучкою методикою
Гнучка методика змінила способи й результати роботи багатьох компаній і керівників. Вона стала рушійною силою в процесах розробки програмного забезпечення від початку 2000-х років, а її елементи проникли в усі галузі. Незалежно від того, чи готуєтеся ви до командного скраму наступного ранку, чи просто перевіряєте електронну пошту, гнучка методика стає невід'ємною частиною життя.
