Як проводити ефективні зустрічі?
Ви вже через це проходили: жахлива зустріч. Це ділова зустріч, на якій не вдалося вирішити жодних питань, усі завдання перенесли на наступний раз, а всі учасники вийшли з відчуттям втраченого часу. Наочним прикладом поганої зустрічі є зібрання групи людей в одному приміщенні для обговорення всього, що спаде на думку. Якщо ви хочете, щоб зустріч пройшла успішно, потрібно бути завбачливими, а якщо ваша робота полягає в організації зустрічей, тоді вся команда має бути впевнена, що ви робите це добре.
Засідання правління зазвичай проводяться раз на квартал, а не щотижня. Багато компаній перейшли на імпровізаційні зустрічі. Але справа не лише в тому, що погані зустрічі не потрібні нікому. Вони досить дорого коштують. Низька ефективність комунікації спричиняє збитки в обсязі до 10 000 доларів США на кожного працівника. Тому проведення ефективних зустрічей важливе не тільки для вашої душевної рівноваги, але й має значну фінансову вагу як для малого, так і для великого бізнесу.
Розумне керування зустрічами починається задовго до їх початку та триває й після їх закінчення. Ось кілька ключових факторів, які потрібно враховувати, плануючи успішну зустріч із працівником, клієнтом або всією командою.
Визначте мету зустрічі
Безліч поганих зустрічей закінчувалися тим, що всі працівники думали: «Я міг би витратити цей час, щоб виконати ті завдання, які ми тут обговорювали». Переконайтеся, що ви чітко визначили мету зустрічі, перш ніж вносити її в календар. Один із найкращих способів зробити це — скласти продуманий план зустрічі.
Вирішіть, коли розпочнеться зустріч
Не оголошуйте час зустрічі раптово — у день її проведення або навіть напередодні. Що раніше ви повідомите учасників, то більше шансів на те, що зустріч буде успішною. Не ставтеся до зустрічі як до можливості проявити свою владу, відриваючи працівників від важливішої роботи. Функції керування завданнями в Dropbox Paper дають чітке уявлення про робоче навантаження кожного працівника, тому ви можете бачити, чи вдалий день ви вибрали для зустрічі або, можливо, у команди є більш невідкладні завдання. Подібним чином, інструменти керування часом на кшталт цього дають змогу побачити перешкоди для реалізації проєкту та зрозуміти, чи необхідна зустріч для обговорення проблем. Якщо учасники вашої команди перебувають у різних частинах країни чи світу, вам потрібно буде вибрати зручний для всіх час у кожному часовому поясі. Якщо ви не можете знайти часове вікно, яке підходить для всіх, перевірте, чи є зустріч абсолютно необхідною. Натомість можна скористатись інструментами на кшталт Dropbox Capture для надсилання відеоповідомлень або записів, на яких ви презентуєте свою роботу. Учасники розмежованих команд можуть дивитися вашу презентацію в зручний для них час.
Запросіть важливих учасників зустрічі
Переконайтеся, що запрошення на зустріч надіслано потрібним працівникам. Не запрошуйте всю команду, якщо знаєте, що в деяких учасників є більш пріоритетні завдання або вони не беруть участі в цьому проєкті. Також не варто виключати молодих учасників команди та стажистів, які можуть запропонувати свіжі ідеї. Інтеграція програм Zoom і Slack у Dropbox для команд дозволяє проводити зустрічі за участі віддалених працівників вашої команди. Залучайте всіх колег до роботи за допомогою провідних інструментів проведення віддалених зустрічей. Ви можете проводити зустріч, вести протокол і надсилати листи за підсумками зустрічі будь-якому учаснику команди як в офісі, так і за його межами без перемикання контексту. Запросіть на зустріч тих учасників, яких безпосередньо стосуються питання, що обговорюються під час неї. Зрештою, результативні зустрічі — ключ до підвищення ефективності співпраці команди.
Діліться інформацією, а не тільки очікуйте ідеї від інших
Якщо потрібно провести мозковий штурм для пошуку нових ідей щодо проєкту, недостатньо просто зібрати учасників команди в конференц-залі й очікувати, що вони все зроблять самостійно. Плануючи зустрічі, особливо для мозкового штурму, спочатку зберіть і запишіть усі свої ідеї. Завчасно повідомте учасників про зустріч, щоби вони могли до неї підготуватися. Якщо плануєте завдання або цілі, попросіть учасників обміркувати «розумні цілі» заздалегідь, щоб узгодити орієнтири. Якщо ви хочете, щоб кожен зробив свій внесок, створіть документ у Paper, де учасники зможуть завчасно ознайомитися з порядком денним зустрічі й навіть додати свої ідеї.
Забезпечте можливості для прийняття рішень
Ефективна зустріч має відбуватися, як і будь-яке інше завдання: починайте з мети й завершуйте рішенням або принаймні погодженням заходів у цьому напрямку. Якщо метою зустрічі є подолання проблеми, дайте всім присутнім можливість висловитися щодо підходів до її вирішення. Також виділіть під час зустрічі час на командне вирішення проблеми. Не завершуйте зустріч, доки кожен учасник не зрозуміє план дій, не буде встановлено терміни виконання й визначено виконавців конкретних завдань.
Як провести зустріч
Ефективні зустрічі не обов’язково проводяться в конференц-залах. Якщо в команді є віддалені працівники, це не завжди можливо. Результативність зустрічі не має залежати від того, де вона проводиться. Zoom або Google Hangouts — чудові рішення для проведення зустрічей.
Не потрібно, щоб один працівник вів протокол, оскільки всі учасники зустрічі можуть робити нотатки в спільному документі в режимі реального часу. Хоча кажуть, що «де начальства ціла рота, там виходить пшик робота», у такий спосіб можна заохотити всіх брати активну участь у зустрічі в режимі реального часу. Крім того, якщо віддалені учасники команди приєдналися в процесі зустрічі, оскільки проживають в іншому часовому поясі або через погану якість зв’язку, їм не потрібно буде чекати закінчення зустрічі, щоб побачити, що вони пропустили: вони зможуть прочитати всю інформацію в спільному документі в режимі реального часу. Для інтровертів такі нотатки під час зустрічі можуть виявитись ефективнішими. Ви можете редагувати документ, виділяючи в ньому ключові моменти ідей кожного учасника, а потім додати їх до підсумкового електронного листа.
Завжди варто надсилати підсумкові листи після зустрічі, оскільки навіть у кращому випадку навряд чи можливо запам’ятати все, що говорилося, навіть якщо робити нотатки. Підсумковий електронний лист після зустрічі складається її організатором і допомагає учасникам виділити ключові пункти обговорення та звернути на них особливу увагу. Насправді успішна зустріч — це та, після якої кожен учасник може чітко згадати, про що йшла мова. Якщо весь ваш день присвячений зустрічам і нотаткам, спростіть їх організацію, скориставшись шаблоном протоколу зустрічі.
Типи зустрічей
Не кожній зустрічі потрібно приділяти максимальну увагу. Можна просто визначити пункти плану зустрічі. Для цього потрібні ви, фінансовий директор і маркерна дошка або зручна програма для сканування документів, наприклад рахунків. Зустріч із фрилансером можна просто провести в Slack і дати колегам зрозуміти, що вони за потреби можуть звернутися до вас. Це також може бути спільний обід із колегою. Зрештою, зустрічі — це лише спосіб підтримки зв'язку. Не ігноруйте питання тільки тому, що вони не обговорювалися на офіційній зустрічі, і надсилайте підсумкові електронні листи, навіть якщо були присутні лише дві особи. Пам’ятайте: кожна зустріч важлива незалежно від кількості учасників.
Стимулюйте участь у зустрічі
Якщо ви проводите зустріч, присвячену офісним новинам або представленню нових учасників команди, деяким працівникам це може здатися несуттєвим. Однак коли справа стосується формування команди, такі зустрічі важливі в контексті загальної корпоративної культури. Заохочуйте працівників до участі, наприклад за допомогою смачної їжі, завдяки якій можна поєднувати продуктивну зустріч зі спільним обідом команди. Натякніть, що збираєтеся повідомити щось цікаве, навіть якщо мова йде про місце проведення різдвяної вечірки.
Кожен може брати участь у плануванні зустрічі
Існує застаріла думка, що планувати зустрічі можуть лише керівники, які мають повноваження викликати працівників на ці зустрічі. Але комунікація має бути двосторонньою. Якщо ви вважаєте, що зустріч потрібна, призначте її. Просто пам’ятайте, що вона має бути ефективною, а не марною втратою часу.
Зустрічі призначені для кожного: тут можна поділитись ідеями, висловити занепокоєння та разом знайти їх рішення. Припустімо, є проблема, яку неможливо пояснити працівникам навіть за допомогою найкращого інструмента керування завданнями. Це гарний момент, щоб обговорити проблему особисто з учасниками вашої команди. Зустрічі проводяться, щоб кожен міг висловитися незалежно від своєї посади та місцезнаходження. Завдяки ефективним цифровим інструментам у вашому розпорядженні ви зможете провести зустріч легко й невимушено.
