Що таке PERT?

Програма PERT буде корисною керівникам проєктів, які хочуть підвищити ефективність роботи своїх команд.

true

Історія PERT

Абревіатура PERT означає Program Evaluation and Review Technique (методика оцінювання й аналізу проєктів). Цю методику використовують різні організації вже понад 50 років. Її було розроблено в 1958 році Відділом із реалізації спеціальних проєктів ВМС США. Методика PERT являє собою систему керування, яка допомагає планувати великі та складні проєкти. У межах цієї методики здійснюється глибокий аналіз проєкту до дати початку його реалізації, починаючи із загального оцінювання. Ця методика використовувалася для розробки ракет Polaris і навіть під час проведення зимових Олімпійських ігор 1968 року у Греноблі. Згодом з’явилося чимало інших подібних концепцій керування, але PERT була першою методикою такого типу.

Як здійснюється керування проєктами за допомогою PERT

Як згадувалося вище, методика PERT призначена для роботи з дуже складними проєктами, які потрібно реалізовувати у вигляді послідовних завдань і/або запускати паралельно з іншими проєктами. Загалом мета PERT — це своєчасне завершення проєкту в межах бюджету, а також точне оцінювання загального обсягу проєкту на етапі визначення обсягу робіт.

Визначення обсягу робіт у проєкті PERT

Визначення обсягу робіт — це ключовий етап роботи з PERT, оскільки саме тут ви складаєте план дій для проєкту. Методика враховує чинники, які можуть призвести до небажаного результату або збільшення кількості часу, необхідного для реалізації проєкту, а також ключові етапи його реалізації. Порівняно з методом визначення обсягу робіт, який зазвичай використовує ваша команда, методика PERT може здатися дуже поглибленою, адже вона враховує все, починаючи з керування ресурсами та закінчуючи особистими показниками. Оскільки методику PERT було розроблено військовими, особлива увага приділяється підготовці та врахуванню всіх чинників.

Термінологія PERT для визначення обсягу робіт

У системі PERT використовується наведена нижче термінологія для визначення ключових подій, термінів і ресурсів.

Події

Події PERT є етапами вашого робочого процесу. Вони не потребують жодних ресурсів, але подія PERT не завершиться, доки не буде виконано всі завдання, що передують їй.

  • Подія PERT означає початок або завершення однієї або кількох дій.
  • Попередня подія відбувається безпосередньо перед іншими подіями.
  • Наступна подія відбувається безпосередньо після інших подій.

Дії

Дії PERT — це завдання, для виконання яких потрібні ресурси.

  • Дія PERT означає виконання завдання, для якого використовуються ваші ресурси — час, матеріали, гроші, обладнання тощо. Ви не можете виконати дію PERT, доки не буде завершено подію, яка відзначає її початок. Наприклад, якщо якісь завдання на етапі попередньої події не завершено, не можна розпочати новий етап.
  • Піддії PERT — це невеликі завдання, на які можна поділити дію PERT. Наприклад, дію «підготувати креслення» можна розділити на піддії «підготувати креслення 1, 2 і 3», якщо для її виконання потрібно кілька кроків.

Терміни

Терміни є ключовим аспектом PERT. Вони допомагають досягти оптимальної продуктивності й уникнути затримок.

  • Оптимістичний термін — це мінімальний час, необхідний для виконання дії за умови, що все працюватиме безвідмовно й навіть краще, ніж очікувалося.
  • Песимістичний термін — це максимальний час, необхідний для виконання дії за умови, що все, що може піти негаразд, піде негаразд (без урахування глобальних лих).
  • Найбільш вірогідний термін — це прогнозований термін виконання за умови, що все йтиме як завжди.
  • Очікуваний термін — це розрахований термін виконання з допущенням деяких проблем. Він має ґрунтуватися на еталонному середньому часі виконання типового завдання.

Керування

Наведена нижче додаткова термінологія допомагає визначити важливість, перебіг реалізації та очікуваний час кожної події або дії.

  • Критичний шлях надає огляд усього проєкту з початку реалізації до дати завершення й допомагає визначити загальну кількість часу у днях, місяцях і роках, що знадобиться вашій команді для повної реалізації проєкту. Метод критичного шляху був окремим підходом, розробленим у той же час, що і PERT, але обидва ці підходи використовувалися разом.

  • Критична дія — це завдання, для якого неприпустиме перевищення встановлених термінів або використання більшої кількості ресурсів, ніж заплановано. Як випливає з назви, критична дія є надзвичайно важливою для успішного завершення проєкту.

  • Запас або резерв — це час і ресурси, доступні під час реалізації проєкту. Вільний резерв — це наявність додаткових ресурсів у разі затримки в роботі команди, а негативний резерв — це завдання, для яких спостерігається дефіцит ресурсів.

  • Час виконання — це час, за який потрібно реалізувати попередню подію, щоб перейти до наступної події.

  • Затримка — це мінімальний проміжок часу між двома послідовними подіями.

  • Прискорення — це ситуація, коли команда виконує критичні завдання паралельно, щоб скоротити загальний критичний шлях.

  • Стиснення критичного шляху означає виділення додаткових ресурсів для дії на критичному шляху, що скорочує кількість часу на її виконання, а отже й сам критичний шлях.

Етапи планування проєкту PERT

Тепер, коли ви ознайомилися з основною термінологією, розгляньмо, як застосувати ці знання на практиці.

  1. Визначення завдань. Треба визначити всі завдання, необхідні для завершення проєкту, що може зайняти деякий час. Однак, якщо ви відповідаєте за складний проєкт, необхідно якомога раніше отримати чітке уявлення про всі його етапи.

  2. Визначення правильної послідовності. Установіть найкращу послідовність завдань для отримання оптимальних результатів. Пам’ятайте, що можна виконувати завдання паралельно. Правильно визначте порядок залежності завдань.

  3. Визначення термінів. Визначте, скільки часу потрібно для виконання кожного завдання, установивши оптимістичний, песимістичний і очікуваний терміни.

  4. Створення діаграми PERT. Це буде візуальним поданням вашого проєкту.

  5. Установлення резерву. Переконайтеся, що ви знаєте, скільки ресурсів потребуватиме кожне завдання.

  6. Визначення критичного шляху. На основі розробленої структури встановіть дату повного завершення проєкту.

Планування завдань у PERT

Таблиця PERT допоможе вам запротоколювати терміни й послідовність дій. Ця таблиця ефективна не лише під час планування. Її також можна використовувати як корисний розклад всього проєкту. Нижче наведено приклад таблиці PERT.

Дія

Опис

Попередні події

Оптимістичний термін

Найбільш вірогідний термін

Песимістичний термін

Очікуваний термін

0

Дата початку

 

0

0

0

0

A

Підбір персоналу

0

10

15

20

15

B

Підбір обладнання

0

5

10

15

10

C

Складання плану

A

10

12

18

12

D

Адаптація персоналу

A

7

10

15

10

E

Інсталювання обладнання

B, C

48

72

96

72

Складання мережевої діаграми PERT

Після складання таблиці можна переходити до створення відповідної діаграми PERT. Вона схожа на блок-схему й дає чітке візуальне уявлення про послідовність виконання завдань проєкту. Ви також можете використати цифрову діаграму Ганта. Діаграма має містити вузли, кожен з яких описує дію, а також оптимістичний, песимістичний і очікуваний терміни виконання.

Ось приклад повної мережевої діаграми PERT.

Методика PERT: переваги й недоліки

Як можна побачити, методика PERT — це масштабне завдання навіть на етапах планування. Ви й ваша команда маєте ретельно продумати, чи цей варіант є найкращим методом керування вашим проєктом. Загалом підхід PERT не особливо застосовується до невеликих проєктів. Якщо ви спробуєте застосувати його до досить простих проєктів, то можете опинитися в ситуації «у семи няньок дитина без ока». Перш ніж ухвалити рішення щодо застосування цієї методики, розгляньте її переваги й недоліки.

Переваги методики PERT

  • Створює наочне та зрозуміле візуальне подання всього проєкту.
  • Дає змогу провести глибокий аналіз ресурсів і ефективності проєкту до початку його реалізації.
  • Дає змогу сформувати структурований підхід із чіткою хронологією робіт.
  • Забезпечує прозорість, оскільки всі учасники мають чітко визначені ролі та терміни виконання завдань.
  • Враховує затримки в роботі.
  • Мотивує учасників команди завдяки чіткому плану співпраці.
  • Може призвести до швидшого завершення проєкту завдяки тому, що кожен знає, що має робити й коли. Наприклад, допомагає уникнути затримок через недостатньо чітке інформування про очікування.

Недоліки методики PERT

  • Почавши розбивати кожну з необхідних дій, ви можете отримати величезну кількість завдань.
  • Не найкращий варіант для невеликих проєктів і простих завдань.
  • Вузли й діаграми допомагають продемонструвати очікування, але не показують поточний стан проєкту.
  • Очікування не завжди втілюються в реальність під час реалізації проєкту.
  • На етапі визначення обсягу робіт значно зростає обсяг адміністративних завдань.
  • Визначення термінів виконання може пригнічувати й перешкоджати виконанню творчих завдань.

Чи підходить методика PERT вам і вашій команді?

Якщо у вашому проєкті задіяно багато людей і багато завдань, наявність мережевої діаграми PERT як плану дасть всім потужний інструмент керування проєктом, який можна використовувати як основу для просування вперед. Але якщо у вас не дуже складний проєкт, ця методика тільки заплутає вас і ви витратите дорогоцінний час на непотрібну деталізацію.

Які існують альтернативи PERT?

Якщо ви вважаєте, що ваша команда може отримати переваги, використовуючи деякі концепції PERT без застосування методики в повному обсязі, розгляньте інструменти зі схожою концепцією, але з меншим обсягом робіт. Dropbox пропонує інструменти керування завданнями, які дають змогу без зусиль стежити за тим, чим займається ваша команда. Завдяки інтеграції програм, включно із Xero, Monday і Trello, ви можете легко керувати фінансами й завданнями команди, а також розв’язувати проблеми безпосередньо у Dropbox.

Керівники проєктів можуть виявити, що команді потрібна не складна методика планування, а чітко організований робочий процес та інструменти для його реалізації.

Відкрийте для себе кращий спосіб співпраці.

Початок роботи з Dropbox Business