Що таке матриця Ейзенхауера?
Рідко хтось хоче бути непродуктивним, особливо на роботі. Але протягом дня виникають термінові запити, і в міру того, як список завдань розширюється, стає все важче підтримувати це прагнення до продуктивності. Якщо ви не встигаєте виконувати ключові завдання вчасно або вам складно дотримуватися термінів у довгострокових проєктах, ефективне визначення пріоритетів завдань може вивести вас з аутсайдерів у лідери. І саме тут на допомогу приходить матриця Ейзенхауера.
Розуміння матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера — також відома як «скринька Ейзенхауера» або «матриця термінових/важливих завдань» — це проста схема для визначення пріоритетів завдань та управління робочим навантаженням. Вона названа на честь Дуайта Д. Ейзенхауера, п’ятизіркового генерала і 34-го президента Сполучених Штатів. Ейзенхауер був відомий своїм неймовірним рівнем продуктивності настільки, що його підхід до постановки цілей і управління часом всебічно вивчало широке коло людей, одним із яких був Стівен Кові. У своїй книзі «7 звичок високоефективних людей» Кові створив на базі ідеї Ейзенхауера простий інструмент для визначення пріоритетів у виконанні завдань: матрицю Ейзенхауера.
Отже, що таке матриця Ейзенхауера? По суті, це стратегія, яка дозволяє втілити в життя цитату, яку приписують Ейзенхауеру: «У мене є два види проблем: термінова й важлива. Термінові не важливі, а важливі ніколи не бувають терміновими». Усе, що вам потрібно зробити, це оцінити свої завдання згідно за їх терміновістю й важливістю.
Як працює скриня Ейзенхауера?
Підприємства й окремі особи можуть використовувати матрицю Ейзенхауера для планування, делегування, визначення пріоритетів і планування щоденних або тижневих завдань. Призначивши завдання одному з чотирьох квадрантів, наведених нижче, ви можете визначити, наскільки вони невідкладні і як їх вирішувати належним чином:
- Перший квадрант: термінове й важливе (завдання, які потрібно виконати негайно) — це пріоритетні завдання, які необхідно вирішити якомога швидше. Зазвичай це запити, одержані в останню хвилину, які виникають через непередбачувані обставини. Як правило, подібні завдання слід виконувати негайно або того ж дня. Як приклад таких завдань можна навести заміну в проєкті колеги, що захворів, або вирішення непередбачених надзвичайних ситуацій, як-от зрив ланцюга постачань.
- Другий квадрант: важливе, але не термінове (завдання, які потрібно запланувати на потім) — це довгострокові цілі або завдання, які важливі, але не мають особливо чіткого терміну, тому ви можете запланувати їх виконання пізніше. Сюди можна віднести отримання професійної кваліфікації або планування довгострокових бізнес-цілей, як-от скорочення бюджету.
- Третій квадрант: термінове, але не важливе (завдання, які потрібно делегувати комусь іншому) — ці завдання потрібно виконати негайно, але вони можуть бути недостатньо важливими, щоб вимагати вашої уваги, а це означає, що їх можна делегувати іншим членам команди. До цієї категорії можна віднести повсякденну роботу або тривалі зустрічі/телефонні дзвінки без чіткої мети.
- Четвертий квадрант: ані термінові, ані важливі (завдання, яких потрібно позбутися) — ці завдання відволікають увагу, і їх слід уникати, якщо є така можливість. У багатьох випадках ці типи завдань можна просто проігнорувати або скасувати. Сюди належать соціальні заходи або невиправдано довгі перерви на чай або каву.
Простіше кажучи, використання скриньки Ейзенхауера може допомогти вам візуалізувати ваші завдання в контексті важливості й терміновості. Коли ви розглядатимете своє робоче навантаження в цій площині, вам буде набагато легше розставити пріоритети завдань і виконати їх якомога швидше.
Як розрізнити терміновість і важливість?
Немає універсальної формули для визначення відмінності між терміновістю й важливістю, коли ви створюєте матрицю пріоритетів, але це надзвичайно важливо. Найчастіше визначити відмінність між цими двома категоріями в реальному житті набагато складніше, ніж коли ви створюєте абстрактну скриню Ейзенхауера. Якщо коротко, термінові завдання неминучі й вимагають негайної уваги, тоді як важливі завдання вимагають ретельнішого планування й сприяють досягненню довгострокових цілей. Наприклад, відповіді на телефонні дзвінки від основного клієнта — це термінове завдання, а відстеження останніх досліджень у вашій галузі — важливе.
Які переваги матриці Ейзенхауера?
Одна з ключових переваг матриці термінового/важливого Ейзенхауера полягає в простоті її реалізації. Немає необхідності купувати дорогий пакет програмного забезпечення і приділяти багато часу на виготовлення матриці. Загалом, матриця пріоритетів дає змогу покращити управління часом, установивши чіткі й недвозначні пріоритети. Цей інструмент особливо корисний для людей на керівних посадах або власників бізнесу, а також для фрілансерів, яким може знадобитися одночасно займатися завданнями з кількох різних проєктів або від кількох клієнтів.
Які недоліки матриці Ейзенхауера?
Матриця пріоритетів має кілька недоліків. Слід особливо підкреслити, що часто буває важко точно визначити важливість завдання. Це означає, що зрештою ви можете делегувати завдання не тій людині, що призведе до зниження якості. Крім того, важливо пам’ятати, що не завжди є можливість діяти негайно, коли ви маєте справу з подіями, які потребують термінового вирішення. Це може бути неможливим через брак знань, часу, через наявні правила й бюрократичні процедури, чи велику кількість термінових/важливих завдань, що знижує ефективність матриці пріоритетів, коли справа доходить до прийняття рішень та управління часом.
Як використовувати скриньку Ейзенхауера для керування завданнями й робочим навантаженням
Матриця термінових/важливих завдань може стати чудовою відправною точкою для управління робочими процесами й проєктами. Після того як ви призначили свої завдання у відповідний квадрант, можна почати налаштовувати процеси управління часом, що допоможе вам вчасно виконувати важливі дії. Наприклад, ви можете використовувати Dropbox, щоб ефективніше керувати списком справ, створивши шаблон робочого графіка. Можна використовувати ці інструменти керування завданнями, щоб призначати термінові/неважливі завдання іншим членам команди, а також установити терміни виконання й нагадування для важливих/нетермінових завдань, які можна запланувати на пізніший термін.
Також варто подумати про впровадження інструментів автоматизації на робочому місці. Автоматизація — якщо вона можлива — це чудовий спосіб виконувати завдання, які не вимагають особливого планування чи аналізу наперед. Використовуючи інструменти автоматизації або інтеграцію в програмі Dropbox для підвищення продуктивності, ви можете «делегувати» завдання з квадранта Q3 (термінові, але не важливі) у спосіб, який економить час для вашого бізнесу. Можна призначати завдання членам команди в Dropbox Paper із зазначенням термінів або переносити їх безпосередньо на картки Trello для членів вашої команди з файлів Dropbox. Інструменти автоматичного створення вмісту допоможуть вам позбутися трудомістких, не захищених від помилок завдань, які можуть спричинити проблеми, таким чином гарантуючи, що ви й ваша команда працюватимете продуктивно в майбутньому.
Крім того, щоб досягати кращих результатів, слід поєднати скриньку Ейзенхауера з іншими підходами до управління часом. Наприклад, можна використовувати метод «З'їж жабу». Цей метод побудовано на вислові Марка Твена, який сказав: «Якщо ваша робота полягає в тому, щоб з’їсти жабу, краще зробити це вранці». У контексті бізнесу це означає, що спочатку слід вирішити найбільшу чи найскладнішу задачу, перш ніж переходити до менших завдань, які ви можете розставити за пріоритетами на основі інших факторів, як-от терміни. Також існує метод ABCDE, в якому ви призначаєте своїм завданням літерне значення залежно від їхньої важливості, а потім виконуєте їх у цьому порядку.
Висновки
Скринька Ейзенхауера може бути надзвичайно ефективним інструментом для управління завданнями й часом. Навчившись ефективно визначати пріоритети завдань, ви можете підвищити ефективність роботи, не марнувати час і досягти своїх довгострокових бізнес-цілей.
