Коли слід використовувати сканер?
Хоча сьогодні багато файлів і документів є цифровими, сканувати документи все ще необхідно. До деяких об’єктів, які іноді потрібно відсканувати, належать:
- Особисті друковані фотографії
- Рукописні нотатки
- Медичні та фінансові документи
- Особисті або робочі квитанції
- Договори та рахунки
- Фотографії й відеозаписи
- Вирізки з журналів і газет
- Ескізи та креслення
Оцифрування фотографій є одним із популярних варіантів, який спрощує сканування. Якщо ви скануєте сімейну колекцію фотографій, вам знадобиться лише кілька дотиків на телефоні, щоб перетворити фізичну фотографію на відскановане якісне зображення, яка зберігатиметься у вашій колекції цифрових фотографій.
Сучасні рішення означають, що сканувати документи — це набагато швидше та легше, ніж використовувати старомодні способи, які ви пам’ятаєте.
Як відсканувати документ на iPhone або Android
Сканування на комп’ютері — це одне, але що робити, якщо ви в дорозі чи не хочете витрачати гроші на сканер, яким, можливо, не так часто користуєтеся? Мобільне сканування є простою та економічною альтернативою для швидкого сканування фізичних документів у цифрові файли. Мобільне сканування дозволяє скористатися зручним сканером без необхідності купувати будь-яке обладнання. Замість того, аби зіставляти документи та пропускати їх через копіювальний апарат, ви можете використати свій телефон, щоб зробити знімок.
Сфотографуйте документ
Ви можете використати камеру свого телефону та зробити знімок документа. Можливо, це один із найпростіших способів, але він має свої недоліки. По-перше, це не зовсім безпечно. По-друге, фотографія, яка зберігається лише на телефоні, може ускладнити процес її використання на кількох пристроях. Також у цей спосіб складно отримати високоякісні зображення паперових документів. Зрештою, ви навіть можете втратити час, якщо вам доведеться перезнімати знову і знову.
Сфотографуйте та запустіть програму сканування
Програма для сканування документів — це хороший варіант для перетворення зображення у високоякісне скановане зображення. Потім ви можете зберегти або надіслати його у форматі PDF, PNG, JPG, tiff або як будь-який інший потрібний тип файлу . Це відкриває низку нових способів сканування документів у вашому повсякденному житті, які не потребують поїздки до друкарні, бібліотеки чи офісу. Ви можете зробити це як із новими сканованими зображеннями, так і зі старими.
Програма для сканування документів
Функція сканера документів Dropbox надає вам більше можливостей для забезпечення безпеки, ніж фотографування, але зробити це так само просто. Відкрийте програму на своєму iPhone і натисніть «+» (знак «плюс»), щоб почати сканування. Ваше нове сканування тепер у вашому Dropbox. Ви можете отримати до нього доступ зі свого телефону чи комп’ютера, незалежно від того, що ви використовуєте — iOS чи Windows. Ви також можете повторити сканування, не починаючи заново; це дуже корисно, коли у вас купа документів. Крім того, вам більше не доведеться турбуватися про втрату або пошкодження документів завдяки простому резервному копіюванню на iPhone.
Чому OCR краще для сканованих документів?
OCR (Optical Character Recognition) — це оптичне розпізнавання символів. Воно перетворює сканований текст на текстові дані, які можна шукати. Однією з головних переваг OCR є розпізнавання відсканованих документів. Програма сканування від Dropbox використовує OCR , тож ви можете знайти будь-які скановані документи за допомогою пошуку за одним ключовим словом у вашій обліковці Dropbox.
Якщо ви завантажили банківську виписку з друкованою датою в кутку, здійсніть пошук за цією датою й ви швидко знайдете свій документ. Завдяки тому, що документи можна легко конвертувати у PDF, а також легко знаходити та шукати, ви зможете відмовитися від паперових документів. Або ви можете замінити додаток для нотаток на додаток для сканування за допомогою OCR, миттєво оцифровуючи документи та нотатки скануванням одним дотиком.
Відскануйте документи за допомогою копіювального апарату або принтера
Копіювальним апаратом зазвичай легко користуватися завдяки спеціальній кнопці сканування. Принтери зазвичай виконують роль сканерів, а сучасні моделі дозволяють надсилати скани електронною поштою безпосередньо з апарата. Одним із недоліків є те, що вони зазвичай дорогі. Якщо ви користуєтеся цією послугою, то можна швидко додати кілька відсканованих сторінок. І навіть якщо у вас є подібний принтер удома, він не є найкращим рішенням для сканування документів, оскільки це може бути трудомістким і неефективним процесом.
Кроки можуть відрізнятися залежно від моделі: найпростіший завершує сканування та надсилає його в папку з документами на комп’ютері, до якого він підключений. Досконаліші принтери чи копіювальні апарати дозволять вам обрати розмір, колір або чорно-білий режим чи тип файлу. Деякі з них дозволяють обрати користувача або унікальну адресу електронної пошти, на яку потрібно надіслати повідомлення. Найпоширенішим типом документа, який доставляється з копіювальних машин, є PDF-файл. Залежно від копіювального апарату, ви навіть можете зберегти скановане зображення як файли інших типів, наприклад JPEG або PNG.
Використовуйте спеціальний сканер
Якщо у вас удома є сканер, тоді сканувати документи легко. Покладіть документ лицьовою стороною вниз і вирівняйте за правим нижнім або правим верхнім кутом, як це вказано стрілкою на пристрої. Натисніть«Сканувати», і після завершення ви зможете надіслати скановане зображення електронною поштою або зберегти його. Як правило, файли на комп’ютері Mac або ПК зберігаються в папці з документами. Залежно від вашої моделі у вас може не бути опції сканування й відправлення електронною поштою або надсилання у форматі PDF. У цьому випадку вам потрібно буде виконати ще кілька кроків, щоб надіслати сканований документ електронною поштою або перетворити його на PDF.
Залежно від того, що ви скануєте, вам, можливо, доведеться «повозитися» з налаштуваннями, щоб отримати ідеальний результат. Звичайні літери, правовий формат або чорно-білі документи зазвичай легко сканувати. Але якщо ви скануєте витвір мистецтва чи фотографії, розмір може бути завеликим, щоб поміститися в скановане зображення, або передача кольорів може бути недостатньо чіткою. Можливо, вам знадобиться налаштувати параметри за замовчуванням, щоб переконатися, що ви скануєте з правильною роздільною здатністю та у відповідному кольоровому режимі.
Проблеми з використанням спеціального сканера такі ж, як і з принтером або копіювальним апаратом. Кожна модель має дещо інший спосіб сканування, який може розчарувати та заплутати. Також може бути важко знайти або переслати скановані зображення, якщо ви не використовуєте власний комп’ютер. Купувати спеціальний сканер — це непотрібні витрати, але якщо ви звернетеся до копіювального центру, це затрата часу та грошей.
Як забезпечити високу якість сканування
Незалежно від методу сканування, який ви обрали, переконайтеся, що ваші документи перебувають у гарному стані для чіткого та точного сканування:
- Переконайтеся, що ваші документи не зім’яті, не зігнуті та не змінили колір
- Переконайтеся, що дрібні деталі не тьмяні
- Під час сканування телефоном не заповнюйте фоновий простір
- Якщо ви використовуєте сканер без OCR, ви також маєте звернути увагу на роздільну здатність. Вона вимірюється в DPI або точках на дюйм:
- Для фотографій використовуйте вищу роздільну здатність, до 600 dpi
- Для простих документів у відтінках сірого використовуйте роздільну здатність 300 dpi , щоб їхні деталі були розбірливими і сканований файл мав малий розмір
- Будь-яка роздільна здатність, менша за 300 dpi, може добре виглядати на вашому екрані, але буде розмитою чи піксельною, якщо ви вирішите надрукувати копію
Більшість програм для редагування зображень можуть вирішити проблеми зі сканованим документом, але ви можете даремно витратити час і гроші, доки правильно це зробите.
Зберігання ваших сканований матеріалів
Зберігання ваших сканованих матеріалів у хмарному сховищі гарантує, що вони не загубляться на жорсткому диску чи випадково не видаляться. Це також ідеально підходить для ваших особистих документів, наприклад, банківських виписок, які ви також можете відсканувати та зберегти у цифровій версії. Dropbox має захист, який гарантує, що лише ви маєте доступ до них або надаєте доступ тим, хто його потребує. Із Dropbox ваші файли знаходяться у вашому телефоні та завжди з вами.