Cara mengimbas dokumen

Sama ada anda seorang nomad digital atau ibu bapa yang mahir teknologi, keupayaan untuk mendapatkan dokumen dengan mudah daripada meja anda ke desktop, atau peranti mudah alih adalah penting. Berikut merupakan panduan pantas tentang kaedah paling lazim bagi pengimbasan dokumen berkualiti tinggi.

Bilakah saya patut menggunakan pengimbas?

Dengan begitu banyak fail dan dokumen kita dalam bentuk digital kini, pengimbasan dokumen masih suatu keperluan. Terdapat pelbagai item yang ingin diimbas oleh orang ramai untuk dipelihara, termasuklah:

  • Foto cetak peribadi

  • Nota tulisan tangan

  • Dokumen perubatan & kewangan

  • Resit peribadi atau kerja

  • Kontrak dan invois

  • Foto dan ID

  • Keratan majalah dan surat khabar

  • Lakaran dan rangka tindakan

Semua ini masih mempunyai permintaan tinggi, sama ada untuk kehidupan peribadi anda atau pentadbir profesional. Penyelesaian moden bermakna pengimbasan dokumen adalah lebih pantas, lebih canggih dan lebih mudah berbanding cara lama yang mungkin anda masih ingat.

Menggunakan mesin salin untuk mengimbas

Selagi sesebuah pencetak itu tidak begitu lapuk, lazimnya pencetak juga berfungsi sebagai pengimbas dan model moden membolehkan anda menghantar imbasan tersebut sebagai e-mel kepada diri anda, terus daripada mesin. Jika anda perlu mengimbas dokumen di tempat kerja atau mempunyai akses ke pencetak atau mesin salin di perpustakaan tempatan, maka kedua-duanya memudahkan anda untuk mendapatkan imbasan berkualiti tinggi dan lazimnya mudah untuk digunakan—walaupun lazimnya mahal. Berbilang halaman yang diimbas dapat bertambah dengan pantas. Walaupun anda memiliki salah satu di rumah, ini bukanlah penyelesaian terbaik untuk pengimbasan dokumen kerana proses ini boleh memakan masa yang lama dan tidak cekap.

Langkahnya boleh berbeza-beza antara model: sesetengah model akan melengkapkan imbasan dan menghantarnya kepada komputer yang bersambung dengannya. Pencetak atau mesin salin lain yang lebih moden akan membenarkan anda memilih saiz, mod warna atau jenis fail. Kemudian, anda dapat memilih pengguna tempatan atau alamat e-mel unik yang ingin anda hantar. Imbasan lazimnya dihantar daripada mesin salin sebagai fail PDF, tetapi bergantung pada mesin salin, anda mungkin mempunyai pilihan jenis fail yang lain seperti JPEG atau PNG.

Menggunakan pengimbas

Jika anda mempunyai pengimbas yang khusus di rumah, maka mudah sahaja untuk mengimbas dokumen. Walau bagaimanapun, bergantung pada model, anda mungkin tidak mempunyai pilihan untuk mengimbas ke e-mel atau hantar sebagai PDF. Jika anda telah membeli pengimbas rumah, anda mungkin perlu melakukan beberapa konfigurasi daripada tetapan lalai untuk memastikan anda mengimbas pada resolusi dan mod warna yang betul.

Bergantung pada perkara yang anda imbas, anda mungkin perlu mencuba tetapan untuk mendapatkan hasil yang sempurna. Dokumen berukuran surat atau berukuran biasa agak mudah untuk diimbas. Namun, jika anda mengimbas karya seni, maka saiznya mungkin terlalu besar untuk diimbas atau padanan warna mungkin tidak begitu tepat.

Cara mengimbas dokumen pada iPhone atau Android

Mengimbas ke PC itu satu hal, tetapi bagaimana jika anda bekerja dari rumah, di luar atau anda tidak mahu berbelanja besar untuk pengimbas yang mungkin tidak sering digunakan? Pengimbasan mudah alih ialah alternatif yang mudah dan menjimatkan kos untuk mengimbas dokumen fizikal kepada fail boleh dibaca dengan pantas. Daripada menyusun dokumen anda dengan teliti dan mengimbasnya melalui mesin salin anda, anda boleh menangkap gambar menggunakan peranti mudah alih anda. Aplikasi pengimbasan dokumen boleh menukar imej menjadi imbasan berkualiti tinggi yang boleh dihantar sebagai PDF, PNG atau apa-apa jenis fail yang anda perlukan ke e-mel anda. Kaedah ini membuka pelbagai cara baharu untuk menggunakan imbasan dokumen dalam kehidupan harian anda yang tidak melibatkan perjalanan ke perpustakaan atau pejabat rumah anda.

Misalnya, apl pengimbas dokumen Dropbox membolehkan anda menyimpan sebarang imbasan dokumen secara automatik dalam akaun Dropbox anda, yang tersedia dengan serta-merta pada desktop dan peranti mudah alih anda. Jika anda ingin mendigitalkan koleksi foto keluarga anda, maka anda hanya perlu mengetik beberapa kali pada telefon untuk menukar foto fizikal kepada imbasan kualiti asal yang disimpan dalam koleksi foto digital anda. Sekiranya anda bimbang tentang menyusun dokumen imbasan mudah alih anda, apl pengimbas dokumen kami juga menggunakan teknologi OCR. OCR menukar teks yang diimbas menjadi data teks yang boleh dicari. Ini bermakna anda boleh mengenal pasti sebarang dokumen yang anda imbas dengan satu carian kata kunci dalam akaun Dropbox anda.

Manfaat pengimbasan mudah alih

Pengimbasan mudah alih membolehkan anda menikmati kemudahan pengimbas tanpa perlu membeli sebarang peralatan. Apl pengimbas Dropbox menggunakan teknologi pintar untuk memastikan dokumen anda kelihatan elok pada peranti anda sebagaimana di atas kertas. Selain itu, anda tidak perlu bimbang tentang kehilangan dokumen atau dokumen yang rosak lagi. Keluarkan sahaja telefon anda daripada poket dan imbas dalam masa beberapa saat.

Menggunakan pengimbasan OCR

Pada apl pengimbas Dropbox, Pengecaman Aksara Optik juga menukar imej daripada peranti mudah alih anda kepada teks boleh cari, mengeluarkan salinan daripada imej anda. Ini bermakna anda boleh mencari kata kunci daripada dokumen diimbas anda untuk mencarinya dalam Dropbox. Maka, jika anda memuat naik penyata bank dengan tarikh cetakan di sudut, cari sahaja tarikh tersebut dan anda boleh menemui dokumen anda dengan segera. Dengan memudahkan kertas kerja untuk ditukar kepada PDF dan juga memudahkannya untuk dikesan dan dicari, secara asasnya anda boleh menghapuskan dokumen fizikal. Atau, anda boleh menggantikan apl nota yang anda gunakan untuk ditranskripsi dengan apl pengimbas menggunakan OCR, lantas mendigitalkan dokumen dan nota dengan serta-merta menggunakan imbasan satu ketikan.

Cara untuk memastikan imbasan berkualiti tinggi

Apa-apa pun kaedah imbasan yang anda pilih, pastikan dokumen anda berada dalam keadaan baik untuk pengimbasan yang jelas:

  • Cuba pastikan dokumen anda tidak renyuk atau berlipat

  • Pastikan butiran tidak kabur

  • Pastikan latar belakang tidak berselerak semasa pengimbasan telefon

Jika anda memilih pengimbas salinan tanpa OCR, maka anda perlu memberikan tumpuan pada resolusi, yang diukur dalam DPI atau titik per inci:

  • Untuk foto, gunakan resolusi yang lebih tinggi atau bahkan tanpa hilang sehingga 600 dpi

  • Bagi dokumen skala kelabu yang biasa, gunakan 300 dpi untuk memastikan dokumen tersebut dapat dibaca dan saiz failnya kecil

Perisian pengeditan imej akan dapat menyelesaikan sebarang masalah dengan dokumen diimbas anda, tetapi tidak ada salahnya anda bermula dengan lebih baik.

Sandarkan imbasan anda

Berkongsi foto dalam talian atau menyimpan foto dengan selamat dalam penyimpanan awan akan memastikan imej imbasan anda tidak hilang dalam pemacu keras anda atau dipadam secara tidak sengaja. Ini juga sesuai untuk dokumen peribadianda seperti penyata bank, yang juga mungkin anda ingin imbas dan simpan sebagai versi digital.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business