Bilakah saya patut menggunakan pengimbas?
Walaupun banyak fail dan dokumen kami adalah digital pada masa kini, pengimbasan dokumen masih merupakan satu keperluan. Beberapa item yang mungkin ingin anda imbas untuk pemeliharaan termasuk:
- Foto cetakan peribadi
- Nota tulisan tangan
- Dokumen perubatan & kewangan
- Resit peribadi atau kerja
- Kontrak dan invois
- Foto dan ID
- Keratan majalah dan akhbar
- Lakaran dan rangka tindakan
Pendigitan foto ialah satu pilihan popular yang dibuat mudah dengan pengimbasan. Jika anda ingin mendigitalkan koleksi foto keluarga anda, maka anda hanya perlu mengetik beberapa kali pada telefon untuk menukar foto fizikal kepada imbasan kualiti asal yang disimpan dalam koleksi foto digital anda.
Penyelesaian moden bermakna pengimbasan dokumen adalah lebih pantas, lebih canggih dan lebih mudah berbanding dengan cara lama yang mungkin anda masih ingat.
Cara untuk mengimbas dokumen pada iPhone atau Android
Mengimbas ke PC adalah satu perkara, tetapi bagaimana jika anda berada di luar rumah, atau tidak mahu berbelanja besar pada pengimbas yang mungkin tidak anda gunakan dengan kerap? Pengimbasan mudah alih ialah cara alternatif yang ringkas dan menjimatkan kos untuk mengimbas dokumen fizikal kepada fail yang boleh dibaca dengan pantas. Pengimbasan mudah alih membolehkan anda menikmati kemudahan pengimbas tanpa perlu membeli apa-apa peralatan. Anda tidak menyusun dokumen anda dan menjalankannya melalui mesin penyalin, tetapi hanya menggunakan telefon anda untuk mengambil gambar.
Ambil gambar dokumen anda
Anda boleh menggunakan kamera pada telefon anda dan mengambil imej dokumen anda. Ini mungkin salah satu cara yang paling mudah, tetapi ada kelemahannya. Kelemahan pertama, cara ini tidak selamat sepenuhnya. Kedua, mempunyai foto yang disimpan hanya pada telefon mungkin menyukarkan anda menggunakannya pada berbilang peranti. Anda juga sukar untuk mendapatkan imej dokumen kertas anda yang berkualiti tinggi. Anda mungkin membazirkan masa pada akhirnya jika anda perlu mengambil semula berulang kali.
Ambil gambar dan jalankan melalui apl pengimbasan
Aplikasi pengimbasan dokumen ialah pilihan yang baik untuk menukar imej kepada imbasan berkualiti tinggi. Anda kemudian boleh menyimpan atau menghantar sebagai PDF, PNG, JPG, tiff atau apa-apa sahaja jenis fail yang anda perlukan. Kaedah ini membuka pelbagai cara baharu untuk mengimbas dokumen dalam kehidupan seharian anda yang tidak melibatkan perjalanan ke kedai cetak, perpustakaan atau pejabat. Anda boleh melakukan ini pada imbasan baharu dan juga imbasan lama.
Imbas daripada aplikasi pengimbasan
Kemudian kefungsian pengimbas dokumen Dropbox memberi anda lebih banyak ciri dan keselamatan daripada mengambil foto, tetapi faedahnya sama mudah sahaja. Buka apl pada iPhone anda dan ketik "+" (tanda tambah) untuk mula mengimbas. Imbasan baharu anda kini dalam Dropbox anda. Anda boleh mengaksesnya daripada telefon atau komputer anda tidak kira sama ada anda menggunakan iOS atau Windows. Anda juga boleh mengambil semula imbasan tanpa memulakan semula proses—sangat membantu apabila anda mempunyai banyak dokumen. Selain itu, anda tidak perlu risau lagi tentang kehilangan atau kerosakan dokumen dengan penyelesaian ringkas iPhone sandaran.
Mengapakah OCR lebih baik untuk dokumen yang diimbas?
OCR bermaksud Pengecaman Tulisan Optikal. OCR menukar teks yang diimbas menjadi data teks yang boleh dicari. Salah satu faedah utama OCR adalah dapat menyusun dokumen yang diimbas. Apl pengimbas Dropbox menggunakan OCR supaya anda boleh mencari mana-mana dokumen yang anda imbas dengan carian kata kunci tunggal dalam akaun Dropbox anda.
Maka, jika anda memuat naik penyata bank dengan tarikh cetakan di sudut, cari sahaja tarikh tersebut dan anda boleh menemui dokumen anda dengan segera. Dengan menjadikan kertas kerja mudah untuk ditukar kepada PDF dan juga mudah untuk dicari, anda sebenarnya sudah boleh menghapuskan dokumen kertas. Atau, anda boleh menggantikan apl nota dengan apl imbasan menggunakan OCR, serta-merta mendigitalkan dokumen dan nota dengan imbasan satu ketik.
Imbas dokumen menggunakan mesin penyalin atau pencetak
Mesin penyalin biasanya mudah digunakan dengan butang imbasan khusus. Pencetak biasanya berfungsi sebagai pengimbas, dan model moden membolehkan anda menghantar e-mel imbasan kepada diri sendiri terus daripada mesin. Salah satu kelemahannya ialah harganya yang biasanya mahal. Berbilang halaman yang diimbas boleh ditambah dengan pantas jika anda menggunakan perkhidmatan. Walaupun anda memiliki salah satu di rumah, ini bukanlah penyelesaian terbaik untuk pengimbasan dokumen kerana proses ini boleh memakan masa yang lama dan tidak cekap.
Langkah-langkah boleh berbeza-beza mengikut model: langkah paling asas akan melengkapkan imbasan dan menghantarnya kepada folder dokumen pada komputer yang disambungkan. Pencetak atau penyalin yang lebih maju akan membolehkan anda memilih saiz, mod warna atau hitam dan putih, atau jenis fail. Sesetengah membolehkan anda memilih pengguna atau alamat e-mel unik yang anda mahu fail dihantar. Jenis dokumen yang paling biasa dihantar daripada mesin salinan ialah fail PDF. Bergantung pada mesin penyalin, anda mungkin mempunyai pilihan untuk simpan sebagai jenis file yang lain seperti JPEG atau PNG.
Menggunakan pengimbas khusus
Jika anda mempunyai pengimbas di rumah, mengimbas dokumen adalah mudah sahaja. Jajarkan dokumen anda menghadap ke bawah sama ada di bahagian bawah kanan atau atas kanan seperti yang ditunjukkan oleh anak panah fizikal pada mesin anda. Klik imbas, dan apabila selesai, anda mungkin mempunyai pilihan untuk menghantar e-mel atau menyimpan. Biasanya, fail pada Mac atau PC anda disimpan dalam folder dokumen. Walau bagaimanapun, bergantung pada model, anda mungkin tidak mempunyai pilihan untuk mengimbas kepada e-mel atau hantar sebagai PDF. Anda perlu mengikuti beberapa langkah lagi seperti yang anda lakukan untuk menghantar e-mel dokumen yang diimbas atau menukar kepada PDF.
Bergantung pada perkara yang anda imbas, anda mungkin perlu mencuba tetapan untuk mendapatkan hasil yang sempurna. Huruf biasa, saiz sah, dokumen hitam dan putih biasanya mudah diimbas. Namun, jika anda mengimbas karya seni, maka saiznya mungkin terlalu besar untuk diimbas atau padanan warna mungkin tidak begitu tepat. Anda mungkin perlu mengkonfigurasi daripada tetapan lalai untuk memastikan anda mengimbas pada resolusi dan mod warna yang betul.
Isu menggunakan pengimbas khusus fizikal adalah sama seperti pencetak atau mesin penyalin. Setiap model mempunyai cara yang sedikit berbeza untuk mengimbas, yang boleh mengecewakan dan mengelirukan. Mungkin juga sukar untuk mencari atau memindahkan imbasan anda jika anda tidak menggunakan komputer anda sendiri. Memiliki peranti sendiri merupakan kos yang tidak perlu tetapi jika anda pergi ke kedai, anda akan menghabiskan masa dan wang.
Cara untuk memastikan imbasan berkualiti tinggi
Apa-apa pun kaedah imbasan yang anda pilih, pastikan dokumen anda berada dalam keadaan baik untuk pengimbasan yang jelas:
- Cuba pastikan dokumen anda tidak berkedut, berlipat atau berubah warna
- Pastikan butiran tidak kabur
- Pastikan latar belakang tidak berselerak semasa pengimbasan telefon
- Jika anda menggunakan pengimbas tanpa OCR, maka anda juga mungkin mahu memberi perhatian kepada resolusi. Resolusi diukur dalam DPI, atau titik per inci:
- Untuk foto, gunakan resolusi yang lebih tinggi atau bahkan tanpa hilang sehingga 600 dpi
- Bagi dokumen skala kelabu yang biasa, gunakan 300 dpi untuk memastikan dokumen tersebut dapat dibaca dan saiz failnya kecil
- Mana-mana resolusi yang lebih kecil daripada 300 dpi mungkin kelihatan ok pada skrin anda, tetapi akan menjadi kabur atau berpiksel jika anda memilih untuk mencetak salinan fizikal pada masa hadapan
Kebanyakan perisian penyuntingan imej boleh menyelesaikan masalah dengan dokumen anda yang diimbas, tetapi anda mungkin membuang masa dan wang untuk membetulkannya.
Menyimpan imbasan anda
Memastikan imbasan anda selamat dalam simpanan awan akan memastikan ia tidak hilang pada pemacu keras anda atau dipadam secara tidak sengaja. Ini juga sesuai untuk dokumen peribadi anda seperti penyata bank, yang juga mungkin anda ingin imbas dan simpan sebagai versi digital. Dropbox mempunyai perlindungan yang memastikan hanya anda mempunyai atau memberi akses kepada mereka yang memerlukannya. Dengan Dropbox, kabinet fail anda muat pada telefon anda dan mengikut anda ke mana-mana sahaja anda pergi.