Hoe kun je een document scannen

Of je nu een digitale nomade bent of een technisch onderlegde ouder, het is belangrijk om te weten hoe je eenvoudig documenten naar je desktop of mobiel stuurt. Dit is een korte handleiding over de meestgebruikte methoden om hoogwaardige scans van documenten te maken.

Wanneer moet ik een scanner gebruiken?

Nu zoveel van onze bestanden en documenten tegenwoordig digitaal zijn, is het scannen van documenten nog steeds een noodzaak. Er zijn tal van items die mensen willen scannen om ze te kunnen bewaren, waaronder:

  • Afgedrukte privéfoto's

  • Handgeschreven aantekeningen

  • Medische en financiële documenten

  • Bonnetjes voor persoonlijk of zakelijk gebruik

  • Contracten en facturen

  • Foto's en ID

  • Knipsels uit tijdschriften en kranten

  • Schetsen en blauwdrukken

Deze dingen zijn allemaal nog steeds bijzonder gewild, of het nu om je persoonlijke leven of om professionele administratie gaat. Dankzij moderne oplossingen is het scannen van documenten veel sneller, soepeler en eenvoudiger dan de ouderwetse manieren die je je misschien herinnert.

Scannen met een kopieerapparaat

Een niet al te oude printer is meestal ook meteen een scanner. Met moderne modellen kun je de scan zelfs direct vanaf het apparaat naar jezelf e-mailen. Hiermee kun je gemakkelijk hoogwaardige scans maken als je op het werk een document moet scannen of toegang hebt tot een printer of kopieerapparaat in de plaatselijke bibliotheek. Het is vaak wel duur. Bij meerdere gescande pagina's loopt het snel op. En zelfs als je er thuis een hebt, is het niet altijd de beste oplossing voor het scannen van documenten, omdat het tijdrovend en inefficiënt kan zijn.

De stappen zijn per model verschillend: soms wordt de scan gewoon voltooid en naar de verbonden computer gestuurd. Andere, modernere printers of kopieerapparaten laten je het formaat, de kleurmodus of het bestandstype kiezen. Vervolgens kun je kiezen naar welke lokale gebruiker of naar welk uniek e-mailadres je het wilt sturen. Scans worden meestal als PDF-bestanden verstuurd vanaf kopieerapparaten, maar op sommige apparaten kun je een ander bestandstype kiezen, zoals JPEG of PNG.

Een scanner gebruiken

Als je thuis een eigen scanner hebt, is het eenvoudig om documenten te scannen. Afhankelijk van je model heb je echter niet altijd de mogelijkheid om een scan direct als PDF te e-mailen. Als je een thuisscanner koopt, moet je misschien de standaardinstellingen aanpassen om er zeker van te zijn dat je op de juiste resolutie en in de juiste kleurmodus scant.

Afhankelijk van wat je aan het scannen bent, kan het nodig zijn om de instellingen aan te passen om het perfecte resultaat te krijgen. Documenten van A-formaten of juridisch formaat zijn relatief eenvoudig te scannen. Maar als je kunst gaat scannen, is deze mogelijk te groot voor de scanner of worden de kleuren niet nauwkeurig genoeg.

Hoe scan je documenten met een iPhone of Android

Scannen naar een pc is één ding, maar wat als je thuis werkt, onderweg bent of gewoon geen zin hebt om geld uit te geven aan een scanner die je waarschijnlijk niet zo vaak gebruikt? Mobiel scannen is een eenvoudig en kostenefficiënt alternatief om snel fysieke bestanden te scannen en leesbaar te maken. In plaats van je documenten zorgvuldig te ordenen en door je kopieerapparaat te laten lopen, maak je met je mobiele apparaat gewoon een foto. Vervolgens kan een app voor het scannen van documenten de afbeelding omzetten in een hoogwaardige scan die als PDF, PNG of welk bestandstype dan ook naar je e-mail kan worden gestuurd. Zo heb je verschillende nieuwe manieren om documenten te scannen in het dagelijks leven, zonder naar de bibliotheek of het thuiskantoor te gaan.

Met de documentscanner-app van Dropbox kun je automatisch alle gescande documenten in je Dropbox-account opslaan, zodat ze direct op je computer en mobiele apparaat beschikbaar zijn. Als je de fotocollectie van je familie digitaliseert, hoef je maar een paar keer op je telefoon te tikken om een fysieke foto om te zetten in een originele kwaliteitsscan die in je digitale fotocollectie wordt opgeslagen. Als je geen zin hebben in het organiseren van de mobiel gescande documenten, gebruikt onze documentscanner-app ook OCR-technologie. OCR maakt van de gescande tekst een tekstbestand dat doorzocht kan worden. Dit betekent dat je al je gescande documenten kunt terugvinden door te zoeken op een enkel trefwoord in je Dropbox-account.

Voordelen van mobiel scannen

Met mobiel scannen geniet je van het gemak van een scanner zonder dat je er apparatuur voor hoeft te kopen. De scanner-app van Dropbox gebruikt slimme technologie om je documenten er net zo goed op je apparaten uit te laten zien als op papier. Bovendien hoef je nooit meer bang te zijn dat je documenten verloren gaan of beschadigd raken: je hoeft je telefoon maar uit je zak te halen en in een mum van tijd heb je er een scan van gemaakt.

Scannen met behulp van OCR

In de scanner-app van Dropbox zet Optical Character Recognition ook afbeeldingen van je mobiele apparaat om in doorzoekbare tekst, waarbij de tekst uit je afbeelding wordt gehaald. Dit betekent dat je in Dropbox naar trefwoorden kunt zoeken in je gescande documenten. Als je dus een bankafschrift hebt geüpload met daarop een afgedrukte datum, zoek je gewoon op de datum en je vindt je document snel terug. Door papierwerk eenvoudig naar PDF te converteren en moeiteloos terug te vinden en te doorzoeken, kun je fysieke documenten in wezen elimineren. Of je kunt je app voor het transcriberen van notities vervangen door een scanner-app met OCR, waarbij je in één keer documenten en notities kunt digitaliseren.

Hoe zorg je voor hoogwaardige scans

Voor welke scanmethode je ook kiest, zorg ervoor dat je documenten in goede staat verkeren voor een scherpe, heldere scan:

  • Zorg ervoor dat je documenten niet gekreukeld of gevouwen zijn

  • Zorg ervoor dat details niet zijn vervaagd

  • Houd de achtergrond rustig als je scant met je telefoon

Als je met een kopieerapparaat zonder OCR werkt, moet je ook op de resolutie letten, gemeten in DPI, dots per inch:

  • Gebruik voor foto's een hogere of zelfs een resolutie zonder verlies tot 600 dpi

  • Gebruik voor eenvoudige documenten met grijswaarden 300 dpi om er zeker van te zijn dat ze leesbaar zijn en dat de bestandsgrootte klein blijft

Beeldbewerkingssoftware kan eventuele problemen met je gescande document oplossen, maar je kunt beter gewoon goed beginnen.

Back-up maken van je scans

Door foto's online te delen of ze veilig in de cloudopslag te bewaren, weet je zeker dat je gescande foto's niet verloren gaan op je harde schijf of per ongeluk worden verwijderd. Dit is ook ideaal voor je persoonlijke documenten, zoals bankafschriften, die je misschien ook als digitale versie wilt scannen en bewaren.

Ontdek een betere manier van samenwerken.

Ga aan de slag met Dropbox Business