In welchen Fällen sollte ich einen Scanner nutzen?
Auch wenn heute sehr viele Akten und Dokumente digital vorliegen, ist es doch immer noch notwendig, Dokumente zu scannen. Einige Dinge, die man gescannt aufbewahren möchte, sind zum Beispiel:
- Abzüge von Fotos
- Handschriftliche Notizen
- Medizinische Dokumente und Finanzdokumente
- Private oder berufliche Belege
- Verträge und Rechnungen
- Fotos und Ausweise
- Zeitschriften- und Zeitungsausschnitte
- Skizzen und Entwürfe
Fotos zu digitalisieren ist eine beliebte Option, die durch das Scannen vereinfacht wird. Wenn Sie das Fotoalbum Ihrer Familie scannen, brauchen Sie nur ein paar Mal auf Ihr Smartphone zu tippen, um ein physisches Foto in einen Scan in Originalqualität zu verwandeln, der in Ihrer digitalen Fotosammlung gespeichert wird.
Mit modernen Lösungen verläuft das Scannen von Dokumenten deutlich schneller, eleganter und unkomplizierter als mit den althergebrachten Methoden, an die Sie sich vielleicht noch erinnern.
So scannen Sie Dokumente mit Ihrem iPhone oder Android-Smartphone
Das Scannen an einen PC ist die eine Sache. Wie sieht es aber aus, wenn Sie unterwegs sind oder kein Geld für einen Scanner ausgeben möchten, den Sie vielleicht nur selten nutzen? Das mobile Scannen bietet eine einfache und kostengünstige Alternative, um physische Dokumente schnell in digitale Dateien umzuwandeln. Das mobile Scannen bietet Ihnen den Komfort eines Scanners, ohne dass Sie dafür ein Gerät kaufen müssen. Statt Ihre Dokumente zusammenzutragen und durch einen Kopierer laufen zu lassen, können Sie einfach mit Ihrem Handy ein Foto schießen.
Ein Bild von Ihrem Dokument machen
Sie können die Kamera Ihres Smartphones verwenden und ein Bild von Ihrem Dokument machen. Das ist zwar eine der einfachsten Möglichkeiten, hat aber auch Nachteile. Erstens ist es nicht vollständig sicher. Zweitens kann es schwierig sein, ein Foto, das nur auf Ihrem Telefon gespeichert ist, auf mehreren verschiedenen Geräten zu verwenden. Es ist auch schwieriger, hochwertige Bilder Ihrer Papierdokumente zu erstellen. Am Ende verlieren Sie vielleicht sogar Zeit, wenn Sie es immer wieder wiederholen müssen.
Foto machen und durch eine Scan-App laufen lassen
Apps zum Scannen von Dokumenten sind gut geeignet, um ein Bild in einen qualitativ hochwertigen Scan umzuwandeln. Diesen können Sie dann als PDF, PNG, JPG, TIFF oder einen sonstigen Dateityp speichern oder senden. Dies eröffnet Ihnen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, um das Scannen von Dokumenten im Alltag zu nutzen, ohne dafür in den Copyshop, die Bibliothek oder das Büro zu müssen. Das funktioniert sowohl bei neuen als auch bei alten Scans.
Über eine Scan-App scannen
Der Dropbox-Dokumentenscanner bietet Ihnen mehr Funktionen und Sicherheit als Fotos, ist aber genauso einfach. Öffnen Sie die App auf Ihrem iPhone und tippen Sie auf das „+“ (Pluszeichen), um den Scanvorgang zu starten. Ihr neuer Scan befindet sich jetzt in Ihrer Dropbox. Sie können von Ihrem Smartphone oder Computer aus darauf zugreifen, egal, ob Sie iOS oder Windows verwenden. Sie können einen Scan auch wiederholen, ohne von vorne zu beginnen – sehr hilfreich, wenn Sie einen Stapel Dokumente vor sich haben. Außerdem müssen Sie sich dank einfacher iPhone-Sicherungslösungen nie wieder Sorgen um den Verlust oder die Beschädigung von Dokumenten machen.
Warum ist OCR besser für gescannte Dokumente?
OCR steht für „Optical Character Recognition“, also optische Zeichenerkennung. Es wandelt gescannte Texte in Textdaten um, die durchsucht werden können. Einer der Hauptvorteile von OCR ist die Organisation gescannter Dokumente. Die Dropbox-Scanner-App verwendet OCR, sodass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, mit einer einfachen Stichwortsuche in Ihrem Dropbox-Konto finden können.
Wenn Sie einen Kontoauszug hochgeladen haben, der ein bestimmtes Datum enthält, dann suchen Sie einfach nach dem Datum und Sie finden Ihr Dokument im Handumdrehen. Durch die einfache Konvertierung von Papierdokumenten in PDF-Dokumente und die einfache Auffindbarkeit und Suchfunktion können Sie im Grunde auf Dokumente in Papierform verzichten. Oder Sie ersetzen die Notizen-App durch eine Scan-App mit OCR und digitalisieren damit Dokumente und Notizen sofort, indem Sie durch einfaches Antippen das Scannen starten.
Dokumente mit einem Kopierer oder Drucker scannen
Ein Kopierer ist meist einfach zu verwenden und hat einen Extraknopf für Scans. Drucker können in der Regel auch als Scanner genutzt werden. Mit modernen Modellen können Sie sich das gescannte Bild auch direkt vom Gerät per E-Mail zusenden. Einer der Nachteile ist, dass sie meist teuer sind. Mehrere gescannte Seiten können schnell teuer werden, wenn Sie einen Dienst verwenden. Und selbst wenn Sie zu Hause einen Scanner haben, ist dieser wahrscheinlich nicht die optimale Lösung für das Scannen von Dokumenten, weil der Vorgang relativ zeitaufwendig und ineffizient ist.
Die Schritte unterscheiden sich von Modell zu Modell: Die einfachsten erstellen den Scan und senden ihn an den Dokumentenordner auf dem Computer, mit dem sie verbunden sind. Bei moderneren Druckern oder Kopierern können Sie die Größe, Farb- oder Schwarz-Weiß-Modus oder den Dateityp auswählen. Bei manchen können Sie angeben, an welchen Nutzer oder welche eindeutige E-Mail-Adresse Sie den Scan senden möchten. Scans werden von Kopiergeräten in der Regel als PDF-Dateien bereitgestellt. Bei einigen Kopierern können Sie auch andere Dateitypen – wie JPEG oder PNG – auswählen.
Verwendung eines dedizierten Scanners
Sofern Sie zu Hause einen Scanner haben, ist das Scannen von Dokumenten einfach. Richten Sie Ihr Dokument mit der Vorderseite nach unten – entweder unten rechts oder oben rechts – aus, wie durch den Pfeil auf Ihrem Gerät gekennzeichnet. Klicken Sie auf „Scannen“. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Scan per E-Mail senden oder speichern. In der Regel werden die Dateien auf Ihrem Mac oder PC im Ordner „Dokumente“ gespeichert. Abhängig von Ihrem Modell haben Sie eventuell keine Option zum Versenden des Scans per E-Mail oder als PDF. Sie müssen dazu weitere Schritte ausführen, wie z. B. das gescannte Dokument per E-Mail versenden oder in eine PDF-Datei konvertieren.
Abhängig von der zu scannenden Vorlage müssen Sie möglicherweise die verschiedenen Einstellungen ausprobieren, um ein perfektes Ergebnis zu erhalten. Briefe oder Schwarz-Weiß-Dokumente im Standardformat lassen sich relativ einfach scannen. Wenn Sie allerdings Kunstwerke oder Fotos scannen, sind diese eventuell zu groß, um auf den Scan zu passen, oder die Farben stimmen nicht ausreichend überein. Sie müssen möglicherweise zunächst einige Standardeinstellungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass Sie mit der richtigen Auflösung und dem richtigen Farbmodus scannen.
Die Probleme bei der Verwendung eines dedizierten Scanner-Geräts sind dieselben wie bei einem Drucker oder Kopierer. Jedes Modell erstellt Scans auf eine etwas andere Art, was frustrierend und verwirrend sein kann. Zudem kann es schwierig sein, Ihre Scans zu finden oder zu übertragen, wenn Sie nicht Ihren eigenen Computer verwenden. Einen Scanner zu besitzen ist ein unnötiger Kostenfaktor, aber wenn Sie eine Dienstleistung in Anspruch nehmen, bedeutet das Zeit- und Geldaufwand.
So sorgen Sie für qualitativ hochwertige Scans
Egal für welche Scan-Methode Sie sich entscheiden, Sie müssen dafür sorgen, dass sich Ihre Dokumente in bestem Zustand befinden, um ein gestochen scharfes, klares Ergebnis zu erhalten:
- Sicherstellen, dass Ihre Dokumente nicht zerknittert, gefaltet oder verfärbt sind
- Stellen Sie sicher, dass keine Details verblasst sind
- Sorgen Sie beim Scannen mit dem Smartphone für einen ruhigen Hintergrund
- Wenn Sie mit einem Scanner ohne OCR arbeiten, sollten Sie auch auf die Auflösung achten. Sie wird in DPI bzw. Dots per Inch gemessen:
- Verwenden Sie für Fotos eine höhere oder sogar verlustfreie Auflösung von bis zu 600 dpi
- Verwenden Sie für einfache Graustufendokumente 300 dpi, damit sie lesbar sind und die Dateien nicht zu groß werden
- Jede Auflösung unter 300 dpi sieht auf Ihrem Bildschirm möglicherweise OK aus, ist jedoch verschwommen oder pixelig, wenn Sie später einen Ausdruck erstellen
Mit einer Bildbearbeitungssoftware können Sie die Probleme mit Ihrem gescannten Dokument meist beheben, aber bis es richtig gelingt, verschwenden Sie möglicherweise Zeit und Geld.
Scans speichern
Indem Sie Ihre Scans sicher in einem Cloud-Speicher aufbewahren, verhindern Sie, dass Ihre gescannten Bilder auf Ihrer Festplatte verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Das ist auch für Ihre persönlichen Dokumente ideal – zum Beispiel für Kontoauszüge, die Sie vielleicht auch scannen und als digitale Version aufbewahren möchten. Dropbox verfügt über einen Schutz, dank dem sichergestellt ist, dass nur Sie Zugriff darauf haben oder nur denjenigen Zugriff gewähren, die ihn benötigen. Mit Dropbox passt Ihr Aktenschrank auf Ihr Smartphone und begleitet Sie überallhin.