Hvornår skal jeg bruge en scanner?
Selvom mange af vores filer og dokumenter i dag er digitale, er det stadig nødvendigt at scanne dokumenter. Du vil muligvis scanne følgende ting for at bevare dem:
- Personlige trykte billeder
- Håndskrevne noter
- Medicinske og økonomiske dokumenter
- Personlige kvitteringer eller arbejdskvitteringer
- Kontrakter og fakturaer
- Billeder og id
- Udklip fra blade og aviser
- Skitser og plantegninger
Digitalisering af billeder er funktion, der er blevet nemt at udføre ved hjælp af scanning. Hvis du scanner samlingen af familiebilleder, kræver det kun nogle få tryk på telefonen at omdanne et fysisk billede til en original kvalitetsscanning, der gemmes i din digitale fotosamling.
Moderne løsninger betyder, at det er langt hurtigere og nemmere at scanne dokumenter end de gammeldags metoder, du måske kan huske.
Sådan scanner du dokumenter på iPhone eller Android
Det er én ting at scanne til en pc, men hvad nu hvis du er på farten, eller du bare ikke vil bruge penge på en scanner, som du ikke bruger særlig tit? Mobilscanning er et enkelt og omkostningseffektivt alternativ, der kan bruges til hurtig scanning af fysiske dokumenter til digitale filer. Med mobilscanning får du fordelene ved en scanner, uden at du behøver at købe ekstra udstyr. I stedet for at samle dine dokumenter og køre dem gennem kopimaskinen bruger du din telefon til at tage et billede.
Tag et billede af dokumentet
Du kan bruge kameraet på din telefon og tage et billede af dokumentet. Det er en af de nemmeste måder, men den har visse ulemper. For det første er den ikke helt sikker. For det andet kan det gøre det vanskeligt at bruge flere enheder, hvis du kun har gemt et billede på telefonen. Det er også sværere at få billeder af høj kvalitet af dine papirdokumenter. Du kan desuden ende med at spilde tid, hvis du er nødt til at tage billedet om flere gange.
Tag et billede, og kør det gennem en scanningsapp
En dokumentscanningsapp er en god mulighed til at konvertere et billede til en scanning af høj kvalitet. Derefter kan du gemme og sende som PDF, PNG, JPG, tiff, eller hvilken filtype du har brug for. Dette åbner for en lang række nye måder at scanne dokumenter på i hverdagen – og du slipper for at tage til en printshop, på biblioteket eller på kontoret. Du kan gøre dette både med nye og gamle scanninger.
Scan fra en scanningsapp
Med Dropbox' dokumentscanner får du flere funktioner og mere sikkerhed, end hvis du tager et billede, men det er lige så nemt. Åbn appen på din iPhone , og tryk på "+" (plustegnet) for at begynde at scanne. Den nye scanning er nu i din Dropbox. Du kan få adgang til den fra din telefon eller computer, uanset om du bruger iOS eller Windows. Du kan også tage en scanning igen uden at starte forfra – ret smart hvis du har en stor bunke dokumenter. Du behøver desuden aldrig mere at være bekymret for at miste eller beskadige dokumenter med enkle løsninger til iPhone-sikkerhedskopiering.
Hvorfor er OCR bedre til scannede dokumenter?
OCR står for Optical Character Recognition (optisk tegngenkendelse). OCR konverterer scannet tekst til data, som man kan søge i. En af de vigtigste fordele ved OCR er organiseringen af scannede dokumenter. Dropbox-scannerappen bruger OCR , så du kan finde ethvert dokument, du har scannet, med en enkelt søgeordssøgning på din Dropbox-konto.
Hvis du f.eks. har uploadet et kontoudtog med en trykt dato i hjørnet, kan du finde dokumentet hurtigt ved at søge på datoen. Du kan i princippet fjerne behovet for papirdokumenter ved at gøre det nemt at konvertere papirdokumenter til PDF-filer og samtidig gøre det nemt at finde dem og søge i dem. Du kan også erstatte notetagningsappen med en scanningsapp , der bruger OCR, og digitalisere dokumenter og noter med det samme via en scanning med et enkelt tryk.
Scan dokumenter ved hjælp af en kopimaskine eller printer
En kopimaskine er normalt nem at bruge med en dedikeret scanningsknap. Printere fungerer typisk også som scannere, og moderne modeller giver dig mulighed for at sende det scannede dokument til dig selv via e-mail direkte fra maskinen. En af ulemperne er, at de typisk er dyre. Mange scannede sider kan hurtigt blive dyrt, hvis du bruger en tjeneste. Og selvom du har adgang til en printer derhjemme, er det ikke den bedste løsning til dokumentscanning, da det kan være en tidskrævende og ineffektiv proces.
Processen kan være forskellig fra model til model. Nogle modeller gennemfører bare scanningen og sender den til dokumentmappen på den computer, den er forbundet med. Mere avancerede printere eller kopimaskiner giver dig mulighed for at vælge størrelse, farvetilstand eller sort-hvid eller filtype. Nogle giver dig mulighed for at vælge, hvilken bruger eller unik e-mailadresse scanningen skal sendes til. Den mest almindelige dokumenttype , der leveres fra kopimaskiner, er PDF-filer. Afhængigt af kopimaskinen kan du også have mulighed for at gemme som andre filtyper som JPEG eller PNG.
Brug af en dedikeret scanner
Hvis du har en scanner derhjemme, er det nemt at scanne dokumenter . Juster dokumentet med forsiden nedad enten nederst til højre eller øverst til højre som angivet med den fysiske pil på maskinen. Klik på Scan, og når du er færdig, kan du muligvis vælge at sende via e-mail eller gemme. Filerne på din Mac eller pc gemmes normalt i dokumentmappen. Afhængigt af modellen er det dog ikke sikkert, du kan vælge at scanne til e-mail eller sende dokumentet som en PDF-fil. Du skal følge et par trin mere, hvis du vil sende det scannede dokument via e-mail eller konvertere det til en PDF.
Afhængigt af hvad du scanner, skal du muligvis ændre nogle indstillinger for at få det perfekte resultat. Det er normalt nemt at scanne dokumenter af almindelig brevstørrelse, juridiske dokumenter eller sort-hvid -dokumenter. Hvis du derimod scanner kunstværker eller billeder, kan de være for store til at passe i en scanning, eller farvematchet er måske ikke nøjagtigt nok. Du skal muligvis ændre standardindstillingerne for at sikre, at du scanner i den korrekte opløsning og farvetilstand.
Problemerne med at bruge en fysisk dedikeret scanner er de samme som med en printer eller en kopimaskine. Hver enkelt model scanner på sin egen måde, hvilket kan være frustrerende og forvirrende. Det kan også være svært at finde eller overføre dine scanninger, hvis du ikke bruger din egen computer. Det kan være en unødvendig omkostning at eje en, men hvis du bruger en tjeneste, koster det både tid og penge.
Sådan får du scanninger af høj kvalitet
Uanset hvilken scanningsmetode du bruger, skal du sørge for, at dine dokumenter har den bedst mulige kvalitet, så du får en klar og tydelig scanning:
- Prøv at sørge for, at dine dokumenter ikke er krøllede, foldede eller misfarvede.
- Sørg for, at detaljerne ikke er udviskede.
- Sørg for, at baggrunden ikke er rodet, når du scanner med din telefon.
- Hvis du bruger en scanner uden OCR, skal du også være opmærksom på opløsningen. Den måles i DPI (Dots per Inch):
- Til billeder bør du bruge en høj eller måske endda tabsfri opløsning på op til 600 dpi
- Til enkle dokumenter i gråtoner skal du bruge 300 dpi for at sikre, at de kan læses, og at filstørrelsen er lille.
- Enhver opløsning, der er mindre end 300 dpi , kan se ok ud på din skærm, men vil være sløret eller pixeleret, hvis du vælger at udskrive en fysisk kopi i fremtiden.
De fleste typer billedredigeringssoftware kan løse problemer med dit scannede dokument, men du kan nemt komme til at bruge en masse tid og penge på at få det helt rigtigt.
Lagring af dine scanninger
Hvis du opbevarer dine scanninger sikkert i cloudlager , kan du sikre dig, at de ikke bliver væk på din harddisk eller slettes ved et uheld. Dette er også ideelt til dine personlige dokumenter som f.eks. kontoudtog, som du også kan scanne og opbevare i en digital version. Dropbox har beskyttelse, der sikrer, at det kun er dig, der har eller giver adgang til dem, der har brug for det. Med Dropbox kan dit arkivskab være på din telefon, og du har det altid med dig.