Sådan scanner du et dokument

Uanset om du er digital nomade eller en teknikkyndig forælder, er det vigtigt at kunne få dokumenter fra dit skrivebord til en computer eller mobilenhed. Her er en hurtig vejledning til de mest almindelige metoder til dokumentscanning af høj kvalitet.

Hvornår skal jeg bruge en scanner?

Selvom rigtig mange af vores filer og dokumenter i dag er digitale, er det stadig nødvendigt at kunne scanne dokumenter. Der er mange ting, folk har brug for at scanne til opbevaring, f.eks.:

  • Personlige trykte billeder

  • Håndskrevne noter

  • Medicinske og økonomiske dokumenter

  • Personlige eller arbejdsrelaterede kvitteringer

  • Kontrakter og fakturaer

  • Billeder og id

  • Udklip fra blade og aviser

  • Skitser og plantegninger

Alle disse ting er der stadig et stort behov for – både personligt og i arbejdsmæssige sammenhænge. Moderne løsninger betyder, at det er langt hurtigere, smartere og nemmere at scanne dokumenter end de gammeldags metoder, du måske kan huske.

Brug af en kopimaskine til scanning

Nyere printere fungerer typisk også som scannere, og moderne modeller giver dig mulighed for at sende det scannede dokument til dig selv via e-mail direkte fra maskinen. Hvis du har brug for at scanne et dokument på arbejdet, eller hvis du har adgang til en printer eller kopimaskine på et lokalt bibliotek, gør de det nemt at få scanninger af høj kvalitet, og de er normalt nemme at bruge, omend det er en lidt dyr fornøjelse. Det kan hurtigt blive til mange scannede sider. Og selvom du har adgang til en printer derhjemme, er det ikke den bedste løsning til dokumentscanning, da det kan være en tidskrævende og ineffektiv proces.

Processen kan være forskellig fra model til model. Nogle modeller gennemfører bare scanningen og sender den til den computer, den er forbundet med. Andre mere moderne printere eller kopimaskiner giver dig mulighed for at vælge størrelse, farve eller filtype, og derefter kan du vælge, hvilken lokal bruger eller hvilken unik e-mailadresse scanningen skal sendes til. Scanninger leveres normalt fra kopimaskiner som PDF-filer, men afhængigt af kopimaskinen kan du til tider også vælge andre filtyper som JPEG eller PNG.

Brug af en scanner

Hvis du har en dedikeret scanner derhjemme, er det nemt at scanne dokumenter. Afhængigt af modellen er det dog ikke sikkert, du kan vælge at scanne til e-mail eller sende dokumentet som en PDF-fil. Hvis du har købt en scanner til privat brug, skal du muligvis foretage nogle konfigurationer i forhold til standardindstillingerne, så du er sikker på, at du scanner i den rigtige opløsning og farvetilstand.

Afhængigt af hvad du scanner, skal du muligvis ændre nogle indstillinger for at få det perfekte resultat. Det er ret nemt at scanne dokumenter af normal brevstørrelse eller juridiske dokumenter. Hvis du derimod scanner kunstværker, kan de være for store til at passe i en scanning, eller farvematchet er måske ikke nøjagtigt nok.

Sådan scanner du dokumenter på iPhone eller Android

Det er én ting at scanne til en pc, men hvad nu hvis du arbejder hjemmefra, er på farten, eller du bare ikke vil bruge penge på en scanner, som du ikke bruger særlig tit? Mobilscanning er et enkelt og omkostningseffektivt alternativ, der kan bruges til hurtig scanning af fysiske dokumenter til læsbare filer. I stedet for omhyggeligt at samle dine dokumenter og køre dem gennem kopimaskinen kan du bare tage et billede af dem med din mobilenhed. En app til dokumentscanning kan derefter konvertere billedet til en scanning af høj kvalitet, som kan sendes som en PDF-, PNG- eller en anden filtype til din e-mail. Det åbner for en lang række nye måder at bruge dokumentscanning på i hverdagen – og du slipper for at tage på biblioteket eller tilbage til hjemmekontoret.

Dropbox' dokumentscanner giver dig f.eks. mulighed for automatisk at gemme alle dokumentscanninger på din Dropbox-konto, så de straks er tilgængelige både på din computer og din mobilenhed. Hvis du digitaliserer samlingen af familiebilleder, kræver det kun nogle få tryk på telefonen at omdanne et fysisk billede til en original kvalitetsscanning, der gemmes i din digitale fotosamling. Hvis du er bekymret for organiseringen af dine mobilscannede dokumenter, anvender vores dokumentscanner-app også OCR-teknologi. OCR konverterer scannet tekst til data, som man kan søge i. Det betyder, at du kan identificere ethvert dokument, du scanner, med en enkelt søgeordssøgning på din Dropbox-konto.

Fordele ved mobilscanning

Med mobilscanning får du fordelene ved en scanner, uden at du behøver at købe ekstra udstyr. Dropbox’ scannerapp anvender intelligent teknologi til at sørge for, at dine dokumenter ser lige så godt ud på dine enheder, som de gør på papir. Og du behøver aldrig mere at bekymre dig for, om du mister eller beskadiger dokumenter. Du kan bare hive telefonen op af lommen og scanne dit dokument på få sekunder.

Brug af OCR-scanning

I Dropbox' scannerapp omdanner Optical Character Recognition (optisk tegngenkendelse) også billeder fra din mobilenhed til søgbar tekst ved at udtrække teksten fra dit billede. Det betyder, at du kan søge efter vigtige ord i dine scannede dokumenter for at finde dem i Dropbox. Hvis du f.eks. har uploadet et kontoudtog med en trykt dato i hjørnet, kan du finde dokumentet hurtigt ved at søge på datoen. Du kan i princippet fjerne behovet for fysiske dokumenter ved at gøre det nemt at konvertere papirdokumenter til PDF-filer og samtidig gøre det nemt at finde dem og søge i dem. Du kan også erstatte den notetagningsapp, du bruger til at transskribere med, med en scanningsapp, der bruger OCR, og digitalisere dokumenter og noter med det samme via en scanning med et enkelt tryk.

Sådan får du scanninger af høj kvalitet

Uanset hvilken scanningsmetode du bruger, skal du sørge for, at dine dokumenter har den bedst mulige kvalitet, så du får en klar og tydelig scanning:

  • Prøv at sørge for, at dine dokumenter ikke er krøllede eller foldede.

  • Sørg for, at detaljerne ikke er udviskede.

  • Sørg for, at baggrunden ikke er rodet, når du scanner med din telefon.

Hvis du anvender en kombineret kopimaskine og scanner uden OCR, skal du også være opmærksom på opløsningen, som måles i DPI (Dots per Inch):

  • Til billeder bør du bruge en høj eller måske endda tabsfri opløsning på op til 600 dpi.

  • Til enkle dokumenter i gråtoner skal du bruge 300 dpi for at sikre, at de kan læses, og at filstørrelsen er lille.

Billedredigeringssoftware vil kunne løse problemer med dit scannede dokument, men det er ingen skade til at komme godt fra start.

Sikkerhedskopiér dine scanninger

Hvis du deler dine billeder online eller opbevarer dem sikkert i cloudlager, kan du sikre dig, at dine scannede billeder ikke bliver væk på din harddisk eller slettes ved et uheld. Dette er også ideelt til dine personlige dokumenter som f.eks. kontoudtog, som du også kan scanne og opbevare i en digital version.