¿Cuándo debo usar un escáner?
Si bien hoy en día muchos de nuestros archivos y documentos son digitales, escanear documentos sigue siendo una necesidad. Algunos de los elementos que puedes escanear para conservarlos son los siguientes:
- Fotos personales impresas
- Notas escritas a mano
- Documentos médicos y financieros
- Recibos personales o laborales
- Contratos y facturas
- Fotos e identificaciones
- Recortes de revistas y diarios
- Bocetos y planos
Digitalizar fotos es una opción popular que se simplifica con el escaneado. Si estás escaneando tu colección de fotos familiares, solo necesitarás pulsar unas cuantas veces tu teléfono para que una foto física se transforme en un escaneado de calidad original almacenado en tu colección de fotos digitales.
Las soluciones modernas permiten escanear documentos mucho más rápido y fácil que las formas antiguas que puedes recordar.
Escanear documentos en iPhone o Android
Escanear a una PC es una cosa, pero ¿qué sucede si estás fuera o no quieres despilfarrar en un escáner que tal vez no uses con frecuencia? El escaneado móvil es una alternativa simple y económica para escanear rápidamente documentos físicos y convertirlos en archivos digitales. El escaneado móvil te permite disfrutar de la comodidad de un escáner sin tener que comprar ningún equipo. En vez de cotejar los documentos y pasarlos por una fotocopiadora, utiliza el teléfono para hacer una foto.
Haz una foto de tu documento
Puedes utilizar la cámara de tu teléfono y tomar una imagen de tu documento. Esta puede ser una de las formas más fáciles, pero tiene sus inconvenientes. En primer lugar, no es totalmente segura. En segundo lugar, tener una foto almacenada solo en tu teléfono puede dificultar su uso en múltiples dispositivos. También es más difícil obtener imágenes de alta calidad de tus documentos en papel. Incluso puedes perder tiempo al final si tienes que volver a tomar una foto una y otra vez.
Toma una foto y pasa por una aplicación de escaneo
Una aplicación de escaneo de documentos es una buena opción para convertir una imagen en un escaneo de alta calidad. Luego, puedes guardar o enviar archivos como PDF, PNG, JPG, tiff o cualquier tipo de archivo que necesites. Esto abre una variedad de formas nuevas de escanear documentos en tu día a día que no implican un viaje a la tienda de impresión, biblioteca u oficina. Puedes hacerlo tanto en los escaneos nuevos como en los antiguos.
Escanea desde una aplicación de escaneado
La función de escáner de documentos de Dropbox te ofrece más características y seguridad que tomar una foto, pero es igual de fácil. Abre la aplicación en tu iPhone y pulsa “+” (signo más) para iniciar el escaneado. Tu nuevo escaneado está ahora en tu Dropbox. Puedes acceder a este desde tu teléfono o computadora sin importar si usas iOS o Windows. También puedes volver a realizar un escaneo sin tener que empezar de nuevo, lo que resulta muy útil cuando tienes una pila de documentos. Además, nunca más tendrás que preocuparte por perder ni dañar documentos gracias a las sencillas soluciones de copia de seguridad para iPhone.
¿Por qué el OCR es mejor para los documentos escaneados?
OCR son las siglas para Optical Character Recognition (Reconocimiento óptico de caracteres). OCR convierte el texto escaneado en datos de texto que pueden buscarse. Una de las principales ventajas del OCR es la organización de los documentos escaneados. La aplicación de escáner de Dropbox utiliza OCR para que puedas encontrar cualquier documento que escanees con una sola búsqueda de palabras clave en tu cuenta de Dropbox.
Si has cargado un extracto bancario con la fecha impresa en la esquina, solo debes buscar la fecha y podrás encontrar el documento rápidamente. Al facilitar la conversión de documentos en PDF, así como su localización y búsqueda, se pueden eliminar los documentos en papel. También puedes sustituir la aplicación de notas por una aplicación de escaneado con OCR, que digitaliza al instante documentos y notas con un solo toque.
Escanea documentos con una fotocopiadora o impresora
Por lo general, una fotocopiadora es fácil de utilizar con un botón de escaneo dedicado. Las impresoras suelen funcionar también como escáneres, y los modelos modernos permiten enviarte el escaneado por correo electrónico directamente desde la máquina. Una de las desventajas es que suelen ser costosas. Muchas páginas escaneadas pueden acumularse rápidamente si utilizas un servicio. Incluso si tienes una máquina en tu hogar, no son la mejor solución para el escaneado de documentos porque pueden demandar tiempo y ser un proceso ineficaz.
Los pasos pueden variar de un modelo a otro: el más básico completará el escaneado y lo enviará a la carpeta de documentos de la computadora a la que esté conectado. Las impresoras o fotocopiadoras más avanzadas te permitirán elegir el tamaño, el modo de color o blanco y negro, o el tipo de archivo. Algunas te permiten seleccionar a qué usuario o a qué dirección de correo electrónico única quieres que se envíe. El tipo de documento más común que entregan las fotocopiadoras son los archivos PDF. Dependiendo de la fotocopiadora, puede que incluso tengas la opción de guardar como otros tipos de archivo, como JPEG o PNG.
Uso de un escáner dedicado
Si cuentas con un escáner en tu hogar, escanear documentos es sencillo. Alinea el documento boca abajo en la parte inferior derecha o superior derecha, según indique la flecha física de tu máquina. Haz clic en Escanear y, cuando hayas terminado, puedes tener la opción de enviar un correo electrónico o guardar. En general, los archivos de tu Mac o PC se guardan en la carpeta de documentos. Según el modelo que tengas, quizás no tengas la opción para enviar el escaneado al correo electrónico o para enviar como PDF. Tendrías que seguir algunos pasos más, como si pudieras enviar por correo electrónico el documento escaneado o convertirlo en PDF.
De acuerdo con lo que escanees, tal vez necesites explorar la configuración para obtener el resultado perfecto. Las cartas típicas, los documentos en tamaño legal o aquellos en blanco y negro suelen ser fáciles de escanear. Sin embargo, si escaneas una pieza artística o fotos, el tamaño puede ser muy grande para caber en el escáner o la coincidencia de color quizás no sea muy precisa. Es posible que debas configurar desde la configuración predeterminada para asegurarte de que estás escaneando en la resolución correcta y el modo de color.
Los problemas que plantea el uso de un escáner físico dedicado son los mismos que los de una impresora o fotocopiadora. Cada modelo tiene una forma ligeramente diferente de escanear que puede ser frustrante y confusa. También puede ser difícil encontrar o transferir tus escaneos si no estás utilizando tu propia computadora. Tener una es un gasto innecesario, pero si vas a un servicio, es tiempo y dinero invertido.
Cómo garantizar escaneados de alta calidad
Cualquiera sea el método de escaneado que elijas, asegúrate de que tus documentos estén en el mejor estado para un escaneado nítido y claro:
- Asegúrate de que tus documentos no estén arrugados, doblados ni descoloridos.
- Garantiza que los detalles no estén borrosos
- Mantén el fondo despejado cuando realices el escaneado con el teléfono
- Si utilizas un escáner sin OCR, es posible que también quieras prestar atención a la resolución. Se mide en DPI o puntos por pulgada:
- Para las fotos, usa una resolución más alta o incluso sin pérdidas de hasta 600 dpi
- Para los documentos simples en escala de grises, usa 300 dpi para garantizar que sean legibles y que el tamaño del archivo sea pequeño
- Cualquier resolución inferior a 300 ppp puede verse bien en tu pantalla, pero será borrosa o pixelada si decides imprimir una copia física en el futuro
La mayoría del los software de edición de imágenes puede solucionar problemas con el documento escaneado, pero puedes perder tiempo y dinero hasta encontrar el adecuado.
Almacenamiento de los escaneados
Mantener tus escaneados a salvo en el almacenamiento en la nube garantizará que no se pierdan en tu disco duro ni se eliminen por accidente. Esto también es ideal para tus documentos personales, como extractos bancarios, que también quizás desees escanear y mantener en versión digital. Dropbox cuenta con protección que garantiza que solo tú tengas acceso a aquellos que lo necesitan o que les des acceso a ellos. Con Dropbox, tu archivador cabe en tu teléfono y va donde tú vayas.