Cómo escanear un documento

Ya seas un nómada digital o un padre experto en tecnología, es esencial que puedas transferir fácilmente documentos de tu escritorio físico a tu escritorio virtual o a tu móvil. Esta es una guía rápida sobre los métodos más comunes para escanear documentos de alta calidad.

¿Cuándo debo usar un escáner?

Dado que tenemos tantos archivos y documentos digitales en la actualidad, aún es necesario escanear documentos. Hay muchos elementos que las personas desean escanear para preservar, como por ejemplo:

  • Fotos personales impresas
  • Notas escritas a mano
  • Documentos médicos y financieros
  • Recibos personales o laborales
  • Contratos y facturas
  • Fotos e identificaciones
  • Recortes de revistas y diarios
  • Bocetos y planos

Aún hay una gran demanda de todas estas cosas, ya sea para tu vida personal o para tu administración profesional. Las soluciones modernas permiten escanear documentos mucho más rápido, pulcro y fácilmente que las formas antiguas que puedes recordar.

Usar una fotocopiadora para escanear

Las impresoras, siempre que no sean muy antiguas, normalmente también funcionan como escáneres y los modelos modernos te permiten enviarte a ti mismo el escaneado por correo electrónico directamente desde la máquina. Si necesitas escanear un documento en el trabajo, o si tienes acceso a una impresora o a una fotocopiadora en tu biblioteca local, estas permiten obtener escaneados de alta calidad de forma simple y normalmente son fáciles de usar, aunque, por lo general, son costosas. Se puede acumular una gran cantidad de páginas escaneadas rápidamente. Incluso si tienes una máquina en tu hogar, no son la mejor solución para el escaneado de documentos porque pueden demandar tiempo y ser un proceso ineficaz.

Los pasos pueden variar de un modelo a otro: en algunos, el escaneado se completa y se envía a la computadora a la que está conectado. Otros modelos, impresoras o fotocopiadoras más modernas, te permiten seleccionar el tamaño, modo de color o tipo de archivo y luego a qué usuario local o a qué dirección de correo electrónico única deseas enviarlo. Los escaneados se entregan normalmente de máquinas fotocopiadoras como archivos PDF, pero según la máquina, incluso puedes tener la opción de otros tipos de archivo como JPEG o PNG.

Cómo usar un escáner

Si cuentas con un escáner dedicado en tu hogar, escanear documentos es simple. Sin embargo, según el modelo que tengas, quizás no tengas la opción para enviar el escaneado al correo electrónico o para enviar como PDF. Si has comprado un escáner para el hogar, es posible que debas realizar algunas configuraciones de los ajustes predeterminados para garantizar que escanees a la resolución y el modo de color correctos.

De acuerdo con lo que escanees, tal vez necesites explorar la configuración para obtener el resultado perfecto. Es relativamente fácil escanear documentos con letra típica o con tamaño legal. Sin embargo, si escaneas una pieza artística, el tamaño puede ser muy grande para caber en el escáner o la coincidencia de color quizás no sea muy precisa.

Cómo escanear documentos en iPhone o Android

Escanear a una PC es una cosa, pero ¿qué sucede cuando trabajas desde casa, fuera de casa o simplemente no deseas despilfarrar en un escáner que quizás no uses tan seguido? El escaneado móvil es una alternativa simple y económica para escanear rápidamente documentos físicos y convertirlos en archivos legibles. En vez de cotejar minuciosamente tus documentos y pasarlos por tu fotocopiadora, simplemente puedes tomar una foto usando tu dispositivo móvil. Una aplicación de escaneado de documentos puede convertir la imagen en un escaneado de alta calidad que puede enviarse como PDF, PNG o cualquier archivo que necesites a tu correo electrónico. Abre una variedad de nuevas formas de usar el escaneado de documentos en tu vida diaria que no supone acudir a la biblioteca o a la oficina del hogar.

Por ejemplo, la aplicación de escaneado de documentos de Dropbox te permite almacenar automáticamente todos los escaneados de documentos en tu cuenta de Dropbox, los cuales quedan inmediatamente disponibles tanto en tu escritorio como en tu dispositivo móvil. Si estás digitalizando tu colección de fotos familiares, solo necesitarás pulsar unas cuantas veces tu teléfono para que una foto física que transforme en un escaneado de calidad original almacenado en tu colección de fotos digitales. Si te preocupa cómo organizar tus documentos de escaneado móvil, nuestra aplicación de escaneado de documentos también utiliza la tecnología OCR. OCR convierte el texto escaneado en datos de texto que pueden buscarse. Esto significa que puedes identificar los documentos que escaneas con una simple búsqueda con palabras claves en tu cuenta de Dropbox.

Beneficios del escaneado móvil

El escaneado móvil te permite disfrutar de la comodidad de un escáner sin tener que comprar ningún equipo. La aplicación de escaneado de Dropbox usa tecnología inteligente para garantizar que tus documentos se vean tan bien en tus dispositivos como en el papel. Además, nunca tendrá que preocuparse porque sus documentos se pierdan o dañen; solo debe sacar el teléfono del bolsillo y escanearlo en segundos.

Cómo usar el escaneado con OCR

En la aplicación de escaneado de Dropbox, el reconocimiento óptico de caracteres también convierte las imágenes de tu dispositivo móvil en texto que se puede buscar, al extraer la copia de tu imagen. Esto significa que puedes buscar términos clave de tus documentos escaneados para encontrarlos en Dropbox. Por lo tanto, si has cargado un extracto bancario con la fecha impresa en la esquina, solo debes buscar la fecha y podrás encontrar el documento rápidamente. Al hacer que la documentación sea fácil de convertir en PDF, y de encontrar y buscar, básicamente puedes eliminar los documentos físicos. También puedes reemplazar la aplicación de notas que usas para transcribir por la aplicación de escaneado usando OCR y digitalizar inmediatamente los documentos y las notas con una aplicación de una sola pulsación.

Cómo garantizar escaneados de alta calidad

Cualquiera sea el método de escaneado que elijas, asegúrate de que tus documentos estén en el mejor estado para un escaneado nítido y claro:

  • Intenta garantizar que tus documentos no estén arrugados ni doblados
  • Garantiza que los detalles no estén borrosos
  • Mantén el fondo despejado cuando realices el escaneado con el teléfono

Si eliges un escáner de copias sin OCR, también deberás prestar atención a la resolución, medida en DPI, o en puntos por pulgada:

  • Para las fotos, usa una resolución más alta o incluso sin pérdidas de hasta 600 dpi
  • Para los documentos simples en escala de grises, usa 300 dpi para garantizar que sean legibles y que el tamaño del archivo sea pequeño

El software de edición de imágenes podrá corregir todos los problemas con tus documentos escaneados, pero también es bueno comenzar bien desde el principio.

Cómo respaldar tus escaneados

Si compartes fotos en línea o las mantienes seguras en el almacenamiento en la nube, podrás garantizar que tus imágenes escaneadas no se pierdan en tu disco duro ni se eliminen accidentalmente. Esto también es ideal para tus documentos personales, como extractos bancarios, que también quizás desees escanear y mantener en versión digital.

Descubre una mejor manera de trabajar en equipo.

Introducción a Dropbox Business