Kapan saya harus memakai scanner?
Meskipun hampir semua file dan dokumen kita sudah dalam bentuk digital, pemindaian dokumen masih menjadi kebutuhan. Beberapa item yang mungkin ingin Anda pindai untuk disimpan meliputi:
- Foto pribadi yang dicetak
- Catatan tulisan tangan
- Dokumen medis & keuangan
- Kuitansi pribadi atau kantor
- Kontrak dan faktur
- Foto dan ID
- Kliping majalah dan surat kabar
- Sketsa dan cetak biru
Mendigitalkan foto adalah salah satu opsi populer yang disederhanakan dengan pemindaian. Jika Anda ingin memindai koleksi foto keluarga, hanya diperlukan beberapa langkah di ponsel untuk mengubah foto fisik menjadi pindaian dengan kualitas sebaik foto aslinya, yang akan disimpan di koleksi foto digital Anda.
Solusi modern berarti bahwa memindai dokumen dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan mudah dibandingkan cara lama yang mungkin masih Anda ingat.
Cara memindai dokumen di iPhone atau Android
Memindai ke PC mungkin tidak sulit, tetapi bagaimana jika Anda sedang bepergian, di luar kantor, atau tidak mau membeli pemindai yang mungkin tidak terlalu sering Anda pakai? Pemindaian mobile adalah alternatif sederhana dan hemat biaya untuk memindai dokumen fisik menjadi file digital dengan cepat. Pemindaian mobile memungkinkan Anda menikmati kenyamanan pemindai tanpa harus membeli peralatan apa pun. Daripada menyusun dokumen dan memprosesnya melalui mesin fotokopi, Anda dapat menggunakan ponsel untuk mengambil gambar.
Mengambil gambar dokumen Anda
Anda dapat menggunakan kamera ponsel dan mengambil gambar dokumen Anda. Ini bisa jadi salah satu cara termudah, tetapi tentu ada kekurangannya. Pertama, hal ini tidak sepenuhnya aman. Kedua, menyimpan foto hanya di ponsel Anda dapat menyulitkan penggunaan di banyak perangkat. Selain itu, kualitas gambar dokumen fisik yang dihasilkan masih rendah. Anda bahkan bisa membutuhkan waktu lebih jika harus mengulanginya beberapa kali.
Mengambil gambar dan memproses dengan aplikasi pemindaian
Aplikasi pemindaian dokumen adalah opsi yang baik untuk mengonversi gambar menjadi pindaian berkualitas tinggi. Kemudian, Anda dapat menyimpan atau mengirim sebagai PDF, PNG, JPG, tiff, atau jenis file apa pun yang Anda butuhkan. Ada banyak cara memindai dokumen dalam kehidupan sehari-hari yang tidak mengharuskan Anda melakukan perjalanan ke percetakan, perpustakaan, atau kantor. Anda dapat melakukan ini pada pindaian baru maupun lama.
Memindai dari aplikasi pemindaian
Fungsionalitas pemindai dokumen Dropbox memberi Anda lebih banyak fitur dan keamanan daripada sekadar mengambil foto, tetapi sama mudahnya. Buka aplikasi di iPhone Anda dan ketuk "+" (tanda tambah) untuk mulai memindai. Pindaian baru sekarang ada di Dropbox Anda. Anda dapat mengaksesnya dari ponsel atau komputer, baik Anda menggunakan iOS atau Windows. Anda juga dapat memindai ulang tanpa memulai dari awal—cukup membantu saat Anda memiliki banyak dokumen. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir mengkhawatirkan kehilangan atau kerusakan dokumen dengan solusi pencadangan iPhone sederhana.
Mengapa OCR lebih baik untuk dokumen yang dipindai?
OCR berarti Optical Character Recognition (Pengenalan Karakter Optis). OCR mengonversi teks pindaian menjadi data teks yang bisa ditelusuri. Salah satu manfaat utama OCR adalah mengatur dokumen yang dipindai. Aplikasi pemindai Dropbox menggunakan OCR agar Anda dapat menemukan dokumen apa pun yang dipindai dengan satu pencarian kata kunci di akun Dropbox Anda.
Jadi, jika Anda telah mengunggah laporan rekening bank dengan tanggal pencetakan di sudut, cari tanggal tersebut dan Anda dapat menemukan dokumen ini dengan cepat. Dengan membuat dokumen yang mudah dikonversi ke PDF dan juga mudah ditemukan dan dicari, pada dasarnya Anda tidak lagi memerlukan dokumen fisik. Atau, Anda dapat mengganti aplikasi catatan dengan aplikasi pemindaian menggunakan OCR, yang dapat mendigitalkan dokumen dan catatan secara instan dengan pemindaian sekali ketuk.
Memindai dokumen menggunakan mesin fotokopi atau printer
Mesin fotokopi biasanya mudah digunakan dengan tombol pindai khusus. Printer biasanya berfungsi ganda sebagai pemindai, dan model modern memungkinkan Anda mengirim hasil pindaian lewat email secara langsung kepada Anda dari mesin. Salah satu kelemahannya adalah biasanya harganya mahal. Memindai beberapa halaman dapat dilakukan dengan cepat jika Anda menggunakan layanan. Dan meski Anda memilikinya di rumah, biasanya tidak menawarkan solusi pemindaian dokumen terbaik karena biasanya menghabiskan banyak waktu dan tidak efisien.
Setiap model memiliki langkah-langkah yang berbeda: model paling umum biasanya menyelesaikan pindaian dan mengirimkannya ke folder dokumen di komputer yang terhubung. Printer atau mesin fotokopi yang lebih canggih memungkinkan Anda memilih ukuran, mode warna atau hitam putih, atau jenis file. Beberapa model memungkinkan Anda memilih pengguna atau alamat email unik yang ingin Anda jadikan tujuan pengiriman. Jenis dokumen yang paling umum dikirim dari mesin fotokopi adalah file PDF. Bergantung pada mesin fotokopi, Anda bahkan mungkin memiliki opsi untuk menyimpan sebagai jenis file lain seperti JPEG atau PNG.
Menggunakan pemindai khusus
Jika Anda memiliki pemindai di rumah, memindai dokumen adalah pekerjaan mudah. Sejajarkan dokumen Anda menghadap ke bawah di kanan bawah atau kanan atas seperti yang ditunjukkan oleh tanda panah di mesin Anda. Klik pindai, dan setelah selesai, Anda mungkin memiliki pilihan untuk mengirim email atau menyimpan. Biasanya, file di Mac atau PC Anda disimpan di folder dokumen. Bergantung model yang Anda miliki, mungkin tidak ada opsi pindai ke email atau mengirim sebagai PDF. Anda perlu mengikuti beberapa langkah lagi seperti yang Anda lakukan untuk mengirim dokumen yang dipindai melalui email atau mengonversi ke PDF.
Bergantung pada dokumen yang akan dipindai, Anda mungkin harus mengutak-atik pengaturan agar mendapatkan hasil sempurna. Surat biasa, ukuran legal, atau dokumen hitam putih biasanya lebih mudah dipindai. Namun jika Anda memindai karya seni, ukurannya mungkin terlalu besar untuk mesin pemindai atau kecocokan warnanya mungkin tidak cukup akurat. Anda mungkin perlu mengonfigurasi dari pengaturan default untuk memastikan Anda memindai dengan resolusi dan mode warna yang benar.
Masalah penggunaan pemindai khusus fisik sama dengan masalah printer atau mesin fotokopi. Setiap model memiliki cara pemindaian yang sedikit berbeda yang dapat membuat frustasi dan membingungkan. Mungkin juga sulit untuk menemukan atau mentransfer pindaian jika Anda tidak menggunakan komputer Anda sendiri. Secara harga, membeli pemindai tidaklah terlalu mendesak, tetapi secara waktu dan biaya, Anda akan diuntungkan.
Cara memastikan hasil scan berkualitas tinggi
Apa pun metode scan yang Anda pilih, pastikan dokumen Anda berada dalam kondisi terbaik untuk mendapatkan hasil scan yang jelas dan tajam:
- Pastikan dokumen Anda tidak kusut, terlipat, atau berubah warna
- Pastikan bagian yang detail tidak pudar
- Buat bagian latar belakangnya teratur saat scan dokumen dengan hp
- Jika Anda akan menggunakan pemindai tanpa OCR, Anda juga mungkin harus memperhatikan resolusi. Resolusi diukur dalam DPI, atau titik per inci:
- Untuk foto, gunakan resolusi tinggi atau bahkan resolusi lossless hingga 600 dpi
- Untuk dokumen hitam putih biasa, gunakan 300 dpi untuk memastikan dokumen terbaca dan ukuran filenya kecil
- Semua resolusi yang lebih kecil dari 300 dpi mungkin terlihat jelas di layar, tetapi akan buram atau pecah jika Anda ingin mencetaknya di kemudian hari
Sebagian besar perangkat lunak pengedit gambar dapat menyelesaikan masalah dengan dokumen yang dipindai, tetapi memperbaikinya mungkin akan membuang waktu dan uang.
Menyimpan pindaian Anda
Menyimpan pindaian Anda dengan aman di penyimpanan awan akan memastikan pindaian tidak akan hilang di hard drive Anda atau terhapus secara tidak sengaja. Langkah ini juga cocok untuk dokumen pribadi Anda, seperti laporan rekening bank, yang mungkin juga ingin Anda pindai dan simpan dalam versi digital. Dropbox memiliki perlindungan yang memastikan hanya Anda yang memiliki atau memberikan akses kepada orang yang membutuhkannya. Dengan Dropbox, Anda akan seperti memiliki lemari file di ponsel dan dapat dibawa ke mana pun Anda pergi.