Cara scan dokumen

Jika Anda pengembara digital yang mencari nafkah dari internet atau orang tua yang melek teknologi aplikasi, melakukan scan dokumen pada komputer atau perangkat seluler itu sangat penting. Berikut panduan cepat tentang beberapa metode umum untuk menscan dokumen berkualitas tinggi seperti ijazah misalnya lewat laptop atau scan foto dari hp menggunakan aplikasi scan dokumen.

Kapan saya harus memakai scanner?

Dengan banyaknya file dan dokumen kita yang berbentuk digital sekarang ini, menscan dokumen adalah suatu keharusan. Ada banyak item yang orang ingin scan untuk membuatnya tetap awet, misalnya:

  • Foto pribadi yang dicetak

  • Catatan tulisan tangan

  • Dokumen medis & keuangan

  • Tanda terima pribadi atau kantor

  • Kontrak dan faktur

  • Foto dan Kartu Identitas

  • Kliping majalah dan surat kabar

  • Sketsa dan cetak biru

Semua ini masih sangat banyak dibutuhkan, entah untuk kebutuhan pribadi atau urusan administratif profesional. Solusi modern berarti bahwa menscan dokumen itu lebih cepat, efisien, dan lebih mudah daripada cara lama yang mungkin masih Anda ingat.

Memakai mesin fotokopi untuk menscan

Printer, sepanjang bukan versi lama, biasanya berfungsi ganda sebagai scanner, dan model modern memungkinkan Anda mengirim hasil scan lewat email secara langsung kepada Anda dari mesin. Jika Anda memerlukan dokumen agar discan di kantor, atau memiliki akses ke printer atau mesin fotokopi di perpustakaan lokal, biasanya mereka memiliki fasilitas scan berkualitas tinggi dan biasanya mudah dipakai, meski biasanya harganya lebih mahal. Menscan beberapa halaman bisa dilakukan dengan cepat. Dan meski Anda memilikinya di rumah, biasanya tidak menawarkan solusi dan cara scan dokumen terbaik karena biasanya menghabiskan banyak waktu dan tidak efisien.

Setiap model memiliki langkah-langkah yang berbeda: beberapa model biasanya menyelesaikan scan dan mengirimkannya ke komputer yang terhubung dengannya. Selain itu, semakin banyak printer atau mesin fotokopi modern yang memungkinkan Anda memilih ukuran, mode warna, dan tipe file, lalu mengizinkan Anda memilih pengguna lokal atau alamat email unik sebagai penerimanya. Scan biasanya dihasilkan dari mesin fotokopi sebagai file PDF, namun bergantung mesin fotokopinya, Anda bahkan bisa memiliki opsi untuk tipe file lainnya seperti JPEG atau PNG.

Memakai scanner

Jika Anda memiliki scanner khusus di rumah, menscan dokumen itu mudah. Bergantung model yang Anda miliki, Anda mungkin tidak memiliki opsi scan ke email atau mengirim sebagai PDF. Jika Anda membeli scanner rumah, Anda mungkin perlu melakukan konfigurasi dari pengaturan standarnya untuk memastikan Anda menscan memakai resolusi dan mode warna yang tepat.

Bergantung pada apa yang akan discan, Anda mungkin harus mengutak-atik pengaturan agar meraih hasil sempurna. Surat biasa atau dokumen berukuran folio bisa lebih mudah discan Namun jika Anda menscan karya seni, ukurannya mungkin terlalu besar agar pas dengan scan atau kecocokan warnanya mungkin tidak cukup akurat.

Aplikasi scan dokumen pada iPhone atau Android

Menscan pada PC adalah satu hal, namun bagaimana jika Anda bekerja dari rumah, di luar kantor, atau tidak mau membeli scanner yang mungkin tidak terlalu sering Anda pakai. Cara scan foto lewat hp atau scan mobile adalah alternatif simpel dan murah daripada menscan dokumen fisik dengan cepat menjadi file yang dapat dibaca. Daripada menyusun dokumen dengan cermat dan menjalankannya melalui mesin fotokopi, Anda dapat scan foto lewat hp. Aplikasi scan dokumen selanjutnya dapat mengonversikan gambar ke scan berkualitas tinggi yang dapat dikirim sebagai PDF, PNG atau jenis file apa pun yang Anda butuhkan ke email. Melakukan scan dokumen dalam kehidupan sehari-hari memiliki banyak cara baru yang tidak mengharuskan Anda melakukan perjalanan ke perpustakaan atau rumah kantor.

Misalnya, aplikasi pemindai dokumen Dropbox memungkinkan Anda untuk menyimpan otomatis pindaian dokumen apa pun di akun Dropbox Anda, sehingga langsung tersedia di laptop maupun perangkat seluler. Jika Anda ingin menyimpan koleksi foto keluarga sebagai file digital, hanya diperlukan beberapa langkah di ponsel untuk mengubah foto fisik menjadi pindaian berkualitas sebaik foto aslinya, yang akan disimpan di koleksi foto digital Anda. Jika Anda khawatir tentang mengatur dokumen yang dipindai menggunakan perangkat seluler, aplikasi pemindai dokumen kami juga memanfaatkan teknologi OCR. OCR mengonversi teks pindaian menjadi data teks yang bisa ditelusuri. Ini berarti Anda bisa mengidentifikasi setiap dokumen yang dipindai melalui penelusuran dengan satu kata kunci di akun Dropbox Anda.

Manfaat scan foto lewat hp

Scan foto lewat hp memungkinkan Anda menikmati manfaat sebuah scanner tanpa harus membeli satu barang pun. Aplikasi scanner dari Dropbox memakai teknologi cerdas untuk memastikan dokumen Anda memiliki kualitas yang sama baiknya pada perangkat Anda seperti di atas kertas. Selain itu, Anda tidak pernah harus khawatir lagi jika dokumen akan hilang atau rusak, tinggal mengambil telepon dari saku dan langsung scan dalam beberapa detik.

Memakai scan OCR

Pada aplikasi pemindai Dropbox, Pengenalan Karakter Optik (OCR) juga mengubah gambar dari perangkat seluler menjadi teks yang dapat ditelusuri, dan membuat salinan dari gambar Anda. Artinya, Anda dapat menelusuri istilah kunci dari dokumen pindaian untuk mencarinya di Dropbox. Jadi, jika Anda telah mengunggah laporan rekening bank dengan tanggal pencetakan di sudut, carilah tanggal tersebut dan Anda dapat menemukan dokumen ini dengan cepat. Dengan dokumen cetak yang mudah diubah menjadi PDF dan mudah ditemukan dan ditelusuri, Anda sebenarnya tidak lagi memerlukan dokumen fisik. Atau, Anda bisa mengganti aplikasi catatan untuk menulis dengan aplikasi pemindai yang menggunakan OCR, yang langsung mengubah dokumen dan catatan menjadi file digital dengan pemindaian sekali ketuk.

Cara memastikan hasil scan berkualitas tinggi

Apa pun metode scan yang Anda pilih, pastikan dokumen Anda berada dalam kondisi terbaik untuk mendapatkan hasil scan yang jelas dan tajam:

  • Pastikan bahwa dokumen Anda tidak berkerut atau terlipat

  • Pastikan detailnya tidak pudar

    r
  • Buat bagian latar belakangnya teratur saat scan dokumen dengan hp

Jika Anda akan melakukan scan dokumen tanpa OCR, Anda juga mungkin harus memperhatikan resolusi, yang diukur dalam DPI, atau titik per inci:

  • Untuk foto, gunakan resolusi tinggi atau bahkan resolusi lossless hingga 600 dpi

  • Untuk dokumen hitam putih biasa, pakai 300 DPI untuk memastikan agar dokumen terbaca dan ukurang filenya kecil

Perangkat lunak pengedit gambar dapat memperbaiki masalah pada dokumen yang dican, namun tidak ada masalah juga tanpa memakainya.

Cadangkan hasil scan Anda

Berbagi foto secara online atau mengamankannya di penyimpanan awan akan memastikan gambar pindaian Anda tidak akan hilang di hard drive atau terhapus secara tidak sengaja. Langkah ini juga cocok untuk dokumen pribadi Anda, seperti laporan rekening bank, yang mungkin juga akan dipindai dan disimpan dalam versi digital.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai menggunakan Dropbox Business