У сучасну цифрову епоху компанія будь-якого розміру стикається з проблемою організації дедалі більшої кількості документів і керування ними. Добре структурований робочий процес документообігу має вирішальне значення для оптимізації пов’язаних із ними бізнес-процесів, поліпшення співпраці та підвищення продуктивності.
У цьому посібнику повністю описано робочий процес керування цифровими документами. Розглянуто його переваги та покрокове створення ефективного робочого процесу згідно з потребами бізнесу.
Що таке робочий процес документообігу?
Процес документообігу — це систематичне керування документами протягом терміну їх використання. Він охоплює різні етапи: створення, змінення, зберігання, поширення, затвердження, упровадження, а також збереження або видалення документів.
Робочий процес допоможе організувати час і розподілити ресурси ефективніше, ніж у разі безсистемної обробки та керування документами. Ви знатимете, хто відповідає за той чи інший крок процесу, а завдання стануть більш стандартизованим, тож плутанини буде менше.
Це відрізняється від системи документообігу (DMS) на основі ресурсів і технологій зберігання та організації документів. У робочому процесі документообігу основну увагу приділяють створенню й використанню документів.
Переваги робочого процесу документообігу
Завдяки впровадженню повного робочого процесу документообігу компанії отримують численні переваги:
- Поліпшення співпраці: оптимізовані робочі процеси збільшують ефективність співпраці в команді завдяки ефективному поширенню й редагуванню документів та наданню відгуків.
- Дотримання вимог законодавства: чітко визначений робочий процес допомагає виконувати нормативні й правові вимоги, зменшуючи ризик невідповідності.
- Зменшення кількості завдань, які виконують вручну: автоматизація робочого процесу дає змогу заощадити дорогоцінний час і ресурси. Замість того щоб гаяти час на повторювані завдання, команда може зосередитися на важливішій стратегічний роботі.
- Поліпшення доступу до документів: завдяки ефективним робочим процесам легше знаходити й отримувати документи, а отже, зростає загальна продуктивність.
- Зростання ефективності: після оптимізації робочих процесів скорочуються затримки й зникають перешкоди, завдяки чому вся організація працює ефективніше.
Складники робочого процесу документообігу
Типовий робочий процес документообігу містить кілька ключових елементів:
- Створення та зміна: створюються нові документи, пізніше вносяться зміни. Можна контролювати версії документа під час редагування в режимі реального часу.
- Зберігання: документи зберігаються надійно й централізовано, як-от у хмарному сховищі, тому їх легко знайти й отримати.
- Поширення та надсилання: документи можна надавати потрібним користувачам у компанії та за її межами.
- Схвалення та відгуки: документи проходять процедуру перевірки й схвалення для точності та дотримання вимог.
- Упровадження та використання: затверджені документи набувають чинності або використовуються за призначенням.
- Зберігання та видалення: документи зберігаються протягом необхідного періоду та безпечно видаляються, коли більше не потрібні.
Яким компаніям варто використовувати робочий процес документообігу?
Робочі процеси документообігу можуть стати в пригоді компаніям із різних галузей і сфер діяльності. Нижче описано деякі поширені способи використання.
Відділ кадрів
Оптимізовані робочі процеси полегшують ефективне керування записами співробітників, контрактами та іншими документами, пов’язаними з кадрами.
Охорона здоров’я
Завдяки робочим процесам документообігу ви зможете надійно зберігати й легко отримувати медичні картки, результати аналізів і медичні зображення.
Юридичний відділ
Юридичні фірми зможуть ефективно керувати юридичними документами, контрактами та матеріалами справ за допомогою надійної системи документообігу.
Фінансовий відділ
Робочі процеси документообігу сприяють ефективній обробці фінансових документів, рахунків і звітів.
Продаж і маркетинг
Команди продавців можуть легко здійснювати доступ до торгових пропозицій, контрактів і маркетингових матеріалів, а також ділитися ними.
Окрім названих галузей, робочі процеси документообігу також стануть у пригоді бізнес-департаментам, зокрема адміністрації, відділам корпоративної культури, постачання та логістики.
Покрокове створення робочого процесу документообігу
Щоб створити ефективний робочий процес документообігу, потрібно виконати кілька ключових кроків, описаних нижче.
1. Оцініть поточний процес
Спочатку оцініть поточний процес документообігу. Зв’яжіться з колегами, щоб зібрати аналітику й визначити напрямки для покращення. Розгляньте різні елементи робочих процесів і визначте фактори, що стримують ріст, і перешкоди на шляху до збільшення ефективності, наприклад повільну співпрацю або недостатній обсяг сховища. Для успіху важливо, щоб робочий процес відповідав потребам команди.
2. Виберіть правильний інструмент
Визначивши напрямки, які потребують поліпшення, виберіть оптимальний інструмент документообігу для своєї організації.
Централізована платформа, як-от Dropbox, — це комплексне рішення для створення, редагування, зберігання та спільного використання різних типів документів в одному безпечному місці. Поліпшені функції безпеки та дозволи для документів допоможуть захистити конфіденційну інформацію.
3. Упровадьте робочий процес
Щойно буде визначено підхожий інструмент, можна застосувати вибраний робочий процес.
В ідеалі налаштування має бути швидким і безперебійним, щоб перехід відбувся плавно. Завдяки широким можливостям інтеграції в Dropbox можна легко налагодити роботу з документами за допомогою наявних інструментів.
4. Повторюйте й удосконалюйте
Коли команда почне використовувати новий робочий процес, стежте за його ефективністю та виконуйте необхідні налаштування для оптимізації продуктивності.
Це можна зробити за допомогою функції Надіслати та відстежувати, яка дає змогу стежити за спільною роботою з файлами й аналізувати їх. Ви щодня отримуватимете сповіщення електронною поштою про кількість переглядів документа й матимете доступ до розширеної аналітики спільного доступу. Так ви дізнаєтеся, коли, де та як довго переглядали ваш файл. За допомогою цієї функції можна визначити напрямки для покращення та внести потрібні зміни, щоб підвищити ефективність робочого процесу.
Оптимізація робочого процесу має тривати постійно, це не одноразова дія. Коли команда ознайомиться з новим робочим процесом, може знадобитися виконати додаткові налаштування спільними зусиллями. Залишаючись проактивними й постійно шукаючи способи покращити робочий процес, ви допоможете команді працювати ефективніше.
5. Прискорюйте ручне виконання завдань
Dropbox пропонує різні функції для оптимізації ручного виконання завдань і підвищення продуктивності:
- Редагування файлів PDF: скануйте паперові документи, а потім конвертуйте у формат PDF для зручного редагування та співпраці.
- Електронні підписи: надсилайте документи для електронних підписів безпосередньо зі своєї обліковки Dropbox.
- Пошук за допомогою штучного інтелекту: Dropbox Dash ефективно знаходить у файлах потрібну інформацію, навіть якщо ім’я файлу невідоме. Миттєво знаходьте вміст у всіх підключених програмах робочого стола й на вкладках браузера.
- Керування версіями: Dropbox автоматично зберігає кожну попередню версію файлу, щоб можна було її відновити, а також переглянути зміни.
Рекомендації щодо робочого процесу документообігу
Окрім упровадження робочого процесу розгляньте рекомендації щодо оптимального документообігу.
Використання розширених функцій захисту
Захистіть конфіденційні документи за допомогою надійних засобів. У Dropbox для захисту документів використовується розширене шифрування. Крім того, можна встановити дозволи й захистити файл паролем, щоб обмежити доступ.
Інтеграція з наявною системою документообігу
Зробіть робочий процес ефективнішим, інтегрувавши його інструмент у наявну систему документообігу. Це спростить доступ до документів, прискорить процес схвалення та поліпшить співпрацю між учасниками команди.
Ви також побачите, що помилок поменшає, оскільки скоротиться обсяг даних, які передаються між програмами та програмним забезпеченням.
Розробка правил поведінки й процедур
Упровадьте чіткі правила поведінки й процедури, щоб допомогти учасникам команд ефективно використовувати робочий процес. Опишіть стандартизовані дії щодо створення, зберігання, отримання та спільного використання важливих документів у команді, а також з іншими внутрішніми та зовнішніми учасниками.
Процедури мають містити чіткі інструкції щодо передання файлів і класифікації документів, пошуку та отримання файлів, а також відстеження змін у документах.
Навчання учасників команди
Проводьте практичні навчальні заняття, щоб усі учасники команди розуміли новий робочий процес і виконували його.
Ці заняття мають бути вичерпними й охоплювати ключові дії щодо створення, зберігання, спільного використання та архівування чи видалення документів. Практичні приклади допоможуть учасникам команди зрозуміти, як використовувати новий процес у повсякденній роботі.
Подальші заняття, доступні посібники й навчальні матеріали, а також регулярні перевірки також можуть допомогти розв’язувати проблеми або розглядати нові ідеї.
Налаштування робочого процесу згідно з власними потребами
Добре структурований робочий процес документообігу — це ключ, який відкриває всі можливості наявної системи документообігу.
Dropbox — це ідеальна централізована платформа для зберігання, спільної роботи, отримання відгуків і керування файлами проєктів. Скористайтеся всіма функціями Dropbox, щоб оптимізувати процеси, пов’язані з документами, поліпшити співпрацю та успішно вести бізнес.
