Когда следует использовать сканер?
Несмотря на то, что в наши дни многие файлы являются цифровыми, сканирование документов по-прежнему необходимо. Возможно вы захотите отсканировать и сохранить некоторые материалы, в том числе:
- личные напечатанные фотографии;
- рукописные записи;
- медицинские и финансовые документы;
- личные или рабочие квитанции;
- контракты и счета-фактуры;
- фотографии и идентификационные карты;
- журнальные и газетные вырезки;
- эскизы и чертежи.
Оцифровка фотографий — один из популярных вариантов, упрощенный с помощью сканирования. Если вы сканируете альбом фотографий своей семьи, вам понадобится сделать всего несколько нажатий на телефоне, чтобы превратить бумажный снимок в отсканированное изображение качества оригинала и сохранить в своей коллекции.
Современные решения обеспечивают намного более быстрый и простой процесс сканирования документов, чем старомодные способы, которые, возможно, вам знакомы.
Как сканировать документы на iPhone или андроид
Сканирование на ПК — это замечательно, но что, если вам понадобится сканер в дороге или если вы не хотите тратиться на устройство, которым не будете часто пользоваться? Мобильный сканер — это простая и экономичная альтернатива для быстрого перевода бумажных документов в цифровые файлы. Эта технология позволяет наслаждаться удобством без необходимости покупать какое-либо оборудование. Вместо того чтобы сопоставлять документы и пропускать их через копировальный аппарат, вы можете использовать свой телефон, чтобы сделать фотографию.
Сфотографируйте документ
Вы можете использовать камеру своего телефона, чтобы сфотографировать документ. Возможно, это один из самых простых способов, но он имеет недостатки. Во-первых, он не обеспечивает полную безопасность. Во-вторых, хранение фотографий только на телефоне может затруднить их использование на нескольких устройствах. Кроме того, усложняется получение высококачественных изображений бумажных документов. В конечном итоге, вы можете даже потерять время, если вам придется переснимать снова и снова.
Сделайте снимок и отсканируйте его при помощи приложения
Приложение для сканирования документов — хороший способ преобразования изображения в высококачественный скан. Затем можно сохранить или переслать файл в любом необходимом вам формате: PDF, PNG, JPG, tiff и других. Эта возможность открывает множество новых способов сканирования документов в повседневной жизни, не подразумевающих поездку в типографию, библиотеку или офис. Это работает и на новых и на старых отсканированных документах.
Документ, отсканированный при помощи приложения
Функции сканера документов Dropbox обеспечивают больше возможностей и безопасности по сравнению с фотосъемкой, но это так же просто. Откройте мобильное приложение на своем iPhone и нажмите «+» (значок «плюс»), чтобы начать сканирование. Новый отсканированное изображение сохраняется в аккаунте Dropbox. Вы можете получить к нему доступ с телефона или компьютера, вне зависимости от используемой системы — iOS или Windows. Кроме того, можно заново отсканировать изображение, не начиная весь процесс с начала, что очень удобно, если необходимо обработать кипу документов. Кроме того, вам больше не придется беспокоиться о потере или повреждении файлов, благодаря простым решениям iPhone для резервного копирования.
Почему технологию OCR лучше использовать для отсканированных документов?
OCR означает оптическое распознавание текста. Оно преобразует отсканированный текст в текстовые данные, которые можно искать. Одним из основных преимуществ OCR является упорядочивание отсканированных документов. Приложение для сканирования Dropbox использует OCR , чтобы можно было найти любые документы, которые вы сканируете, с помощью поиска по одному ключевому слову в своем аккаунте.
Например, если вы загрузили банковскую выписку с напечатанной датой в углу, выполните поиск по дате, и вы сможете быстро найти свой документ. Упростив преобразование файлов в PDF, а также их нахождение и поиск, вы можете существенно сократить количество бумаг. Или вы можете заменить приложение для заметок приложением для сканирования с технологией OCR, мгновенно оцифровывая документы и заметки с помощью сканирования одним касанием.
Сканирование документов при помощи копировального аппарата или принтера
Как правило, копировальные аппараты просты в использовании и имеют отдельную кнопку для сканирования. Принтеры обычно работают, как сканеры, а современные модели позволяют отправлять скан по электронной почте прямо с аппарата. Как правило, один из недостатков принтеров — высокая стоимость. Можно быстро добавить несколько отсканированных страниц при использовании сервиса. И даже если дома у вас есть принтер, это не самое лучшее решение для сканирования документов, потому что процесс может быть трудоемким и неэффективным.
Выполняемые действия зависят от моделей. Большинство базовых моделей сканируют и отправляют файл в папку «Документы» на компьютер, к которому подключены. Более современные принтеры или копировальные аппараты позволяют выбрать размер, цветовой режим (цветной или черно-белый) или тип файла. Некоторые модели позволяют выбрать пользователя или уникальный адрес электронной почты для отправки документа. Чаще всего отсканированные файлы передаются с копировальных аппаратов в формате PDF. В зависимости от копира у вас может даже быть возможность выбора для сохранения с использованием других типов файлов, таких как JPEG или PNG.
Использование специального сканера
Если у вас дома есть сканер, сканировать документы очень просто. Расположите документ лицевой стороной вниз в правой нижней или верхней части, в зависимости от расположения физической стрелки на вашем сканере. Нажмите «Сканировать» и выберите, что нужно сделать — отправить отсканированный документ по электронной почте или сохранить. Как правило, файлы на Mac или ПК сохраняются в папку «Документы». В зависимости от модели, у вас может не быть возможности передавать сканы на электронную почту или отправлять документы в формате PDF. Тогда придется выполнить несколько дополнительных действий, схожих с теми, которые вы использовали бы для передачи отсканированного документа или конвертирования в PDF.
В зависимости от того, что вы сканируете, может возникнуть необходимость повозиться с настройками, чтобы получить идеальный результат. Типичные документы форматов Letter, Legal или черно-белые документы обычно сканируются относительно легко. Но если вы сканируете иллюстрацию или фотографии, размер может быть слишком большим или подбор цветов — недостаточно точным. Возможно потребуется выполнить некоторые настройки, в отличие от настроек по умолчанию, чтобы обеспечить сканирование в правильном разрешении и цветовом режиме.
Проблемы при использовании специального физического сканера не отличаются от проблем при использовании принтера или копира. У каждой модели свой немного отличающийся способ сканирования, что может расстроить и запутать. Также может быть трудно найти или передать сканы, если вы пользуетесь чужим компьютером. Собственный сканер — это ненужные расходы, но при обращении в сервис, вы тратите время и деньги.
Как обеспечить высокое качество сканирования
Какой бы метод сканирования вы ни выбрали, удостоверьтесь, что ваши документы находятся в наилучшем состоянии для четкого сканирования:
- Убедитесь, что документы не измяты, не сложены и не потеряли цвет.
- Убедитесь, что детали документов не блеклые.
- Не допускайте загромождения фона при сканировании с помощью телефона.
- Если используете сканер для копирования без оптического распознавания символов, обратите внимание на разрешение. Оно измеряется в точках на дюйм (DPI):
- Для фотографий используйте более высокое разрешение или разрешение без потерь до 600 точек на дюйм.
- Для простых документов в оттенках серого используйте разрешение 300 точек на дюйм , чтобы они были разборчивы и имели небольшой размер.
- Любое изображение с разрешением ниже 300 точек на дюйм может нормально выглядеть на экране, но при последующей распечатке физической копии оно будет размытым или мозаичным.
В большинстве случаев программное обеспечение для редактирования изображений может исправить проблемы с отсканированным документом, но вы, возможно, потратите время и деньги, пытаясь сделать все как надо.
Хранение отсканированных изображений
Хранение ваших отсканированных изображений в облачном хранилище гарантирует, что они не будут потеряны на жестком диске или случайно удалены. Этот способ также идеально подходит для ваших личных документов, таких как банковские выписки, которые вы можете отсканировать и сохранить в виде цифровой версии. Dropbox обеспечивает защиту, которая гарантирует предоставление доступа к документам только тем лицам, которые должны работать с ними. Dropbox позволяет всему архиву документов храниться на вашем телефоне и перемещаться вместе с вами.