Багато хто з нас витрачає час на «роботу заради роботи». За оцінкою McKinsey, робітники розумової праці витрачають приблизно 20% часу, шукаючи внутрішню інформацію або колег, які можуть допомогти з певними завданнями.
Завдяки оптимізації робочих процесів можна скоротити час, що витрачається на непотрібні завдання, і значно покращити роботу бізнесу. Визначивши й усунувши повторювані завдання або проблеми, які сповільнюють вашу роботу, можна підвищити ефективність і продуктивність.
У цьому посібнику ми розповімо про п’ять простих стратегій для оптимізації робочих процесів, щоб ви могли попрощатись із зайвою складністю і познайомитися зі спрощеними процесами, які дадуть вашій команді змогу досягати більшого.
Які переваги має оптимізація робочих процесів?
Оптимізація процесів дає змогу позбутися зайвих кроків у повсякденній роботі, усунути виснажливі завдання та зменшити кількість помилок. Серед інших переваг можна виділити такі:
- підвищення продуктивності;
- підвищення ефективності;
- покращення комунікації;
- скорочення затримок і зірваних термінів;
- конкурентна перевага;
- підвищення морального духу співробітників;
- спрощення навчання співробітників;
- зрозуміліші обов’язки й відповідальність.
П’ять способів оптимізації робочих процесів
Ось п’ять способів оптимізації робочих процесів:
1. Визначте поточні процеси, які сповільнюють роботу
Ознаки того, що ваші робочі процеси потребують оптимізації, — це, зокрема, повільна робота й затримки, через які ви не можете здавати проєкти вчасно, багато виправлень або непотрібних повторень під час виконання завдань, а також зайві технології, які створюють додаткові проблеми, а не розв’язують наявні.
Оцінюючи поточні робочі процеси, врахуйте такі фактори:
- залучені люди, системи або інструменти;
- завдання, кроки або дії, які потрібно виконати, щоб досягти бажаного результату робочого процесу;
- час, який зазвичай витрачається на виконання кожного завдання або дії;
- інформація, необхідна для просування робочого процесу;
- тригер, дія, час або умова, які запускають робочий процес;
- очікуваний наслідок або результат робочого процесу.
Якщо докласти спільних зусиль, можна разом виявити будь-які зайві або неефективні елементи в робочому процесі.
Завдяки наданню спільного доступу до файлів та інструментів для співпраці Dropbox можна легше збирати дані від учасників команди. Наприклад, у Dropbox з одним файлом можуть працювати кілька користувачів у реальному часі, що спрощує співпрацю. Така прозорість може сприяти виявленню будь-яких затримок: якщо один з учасників команди постійно потребує більше часу на виконання завдання, це може вказувати на проблему в його частині робочого процесу.
Щоб визначити, які етапи робочого процесу займають найбільше часу та що можна покращити, у Dropbox можна переглянути докладний журнал усіх дій, які виконували з файлом, як-от перегляди, завантаження й редагування.
2. Визначте цілі та завдання
Коли ви виявили, які робочі процеси необхідно оптимізувати, можна перейти до визначення цілей, яких ви хочете досягти завдяки цим змінам, і створити план дій.
Навіть якщо спершу ви розробите масштабний план, продумайте конкретні покращення, які хочете впровадити, і чому вони необхідні. Це допоможе чітко зосередитися на бажаних результатах.
Наприклад, якщо вашій команді властиво працювати спринтами з повторюваними місячними термінами, можна оптимізувати процес зворотного зв’язку, щоб уникнути блокування проєктів наприкінці місяця. За допомогою інструментів для керування проєктами, як-от Dropbox Paper, можна створювати списки завдань, призначати їх учасникам команди та встановлювати терміни виконання за лічені секунди. Коли термін виконання наближатиметься, Paper надсилатиме автоматичні сповіщення як нагадування про всі проєктні завдання.
3. Використовуйте шаблони й автоматизацію робочих процесів, де це можливо
Автоматизація процесів допоможе скоротити час на самостійне або повторюване виконання завдань, адже вони вимагають багато уваги, яку можна приділити продуктивнішим діям.
За допомогою автоматизації Dropbox можна налаштувати правила й тригери для автоматичного впорядкування файлів у призначені папки. Це заощаджує час і зусилля на самостійне сортування й переміщення файлів, а також гарантує, що документи завжди зберігатимуться в потрібній папці.
Деякі інструменти, як-от Dropbox Dash, допоможуть згрупувати вміст файлів, програм, посилань із браузера в один організований стос, яким можна ділитися з командою. Dash використовує штучний інтелект, щоб пропонувати нові стоси й організовувати файли в колекції проєктів на основі ваших останніх дій.
Застосування шаблонів документів також прискорює процес створення вмісту — шаблони можна використовувати для будь-чого, від специфікацій проєкту до календарів вмісту. Це чудовий спосіб забезпечити незмінну якість роботи, навіть коли усуваються певні етапи з робочого процесу.
Щоб спростити доступ до документації процесу та обмін нею, Dropbox надає безпечне й централізоване місце вам і учасникам вашої команди. Крім того, щоб зберігати все в одній обліковці, Dropbox можна інтегрувати з програмами, які ви вже використовуєте й любите, як-от Zapier, Gmail і Outlook.
4. Діліться знаннями й аналітикою
Документуйте зміни й досліджуйте свої процеси, щоб забезпечити легкий обмін інформацією з новими та наявними учасниками команди. Ця документація слугує орієнтиром для всіх учасників процесу, забезпечуючи загальну координацію та розуміння нових процедур.
Крім того, документуючи робочий процес, можна прискорити його впровадження. Коли учасники команди мають доступ до зрозумілої та чіткої документації, вони можуть швидко пристосовуватися до нових процесів та інтегрувати їх у свою щоденну роботу. Зрештою, це підвищує продуктивність і ефективність команди, оскільки всі працюють задля досягнення спільних цілей.
До того ж, занотовуючи весь робочий процес у Dropbox Paper, можна полегшити адаптацію для нових учасників команди. Маючи вичерпну документацію, нові співробітники можуть швидко ввійти в курс справи та зрозуміти, як працює команда. Це скорочує час навчання нових працівників і дає їм змогу якнайшвидше долучитися до командної роботи.
5. Збирайте відгуки
Інші люди розглянуть ваші процеси по-новому й порадять покращити певні аспекти, які ви могли пропустити. Попросіть учасника своєї команди, керівника або колегу з іншої команди дати зворотний зв’язок, щоб отримати цінну аналітику й дізнатися про перспективи, які ви могли випустити з уваги.
Документуючи процес у Dropbox Paper і надаючи колегам доступ до документа, ви забезпечуєте співпрацю в реальному часі — будь-де та з будь-якого пристрою. Вони можуть надавати відгуки щодо того, як добре працює запропонований вами робочий процес, виділяти його сильні сторони та потенційні переваги. Крім того, ваші колеги можуть указати на області, де робочий процес можна було б покращити або оптимізувати, і запропонувати варіанти поліпшення або налагодження, які б допомогли досягти кращих результатів.
Взаємодія з іншими людьми з вашої організації також може забезпечити згоду та підтримку в упровадженні нового робочого процесу. Залучіть ключові зацікавлені сторони до процесу ухвалення рішень і запитайте їхню думку, щоб збільшити ймовірність успішного впровадження та прийняття нового робочого процесу.
Поради щодо оптимізації робочих процесів
Ось кілька додаткових порад щодо оптимізації наявних процесів для підвищення ефективності роботи:
- Думайте про довгострокову перспективу. Чи будуть зміни, які ви вносите зараз, ефективними з розвитком і розширенням бізнесу?
- Будьте гнучкими. У бізнесі все змінюється швидко, тому важливо вміти адаптуватись і налагоджувати процеси.
- Оптимізуйте процеси за пріоритетами. Визначте, які завдання є найважливішими, а які можна спростити й автоматизувати.
- Документуйте зміни та нові процеси. Уникніть плутанини й переконайтеся, що всі учасники дотримуються робочого процесу в належний спосіб.
- Перевірте, чи працює новий оптимізований робочий процес, перш ніж просувати його далі. Забезпечте змогу усунути будь-які проблеми в зародку та переконайтеся, що процес працює максимально ефективно.
Оптимізація та спрощення робочих процесів за допомогою Dropbox
Dropbox допомагає оптимізувати продаж, маркетинг та інші робочі процеси завдяки автоматизації, даючи змогу уникати перемикання між програмами й звільняючи час, який ви витрачали на коментування вмісту. Використовуючи зручні інструменти, як-от Dropbox Paper, можна легше ділитись ідеями та вмістом, а також збирати більше прямих відгуків.
Dropbox можна інтегрувати з програмами, якими ви вже користуєтесь, і зібрати всі компоненти, необхідні для оптимізації робочого процесу: ефективність і швидкість, чіткість і послідовність, а також структурність і стандартизацію.
