Så skannar du ett dokument

Vare sig du är en digital nomad eller tekniskt kunnig förälder är det viktigt att du enkelt kan flytta dokument från din hand till datorns skrivbord eller mobilen. Här är kommer en snabb vägledning i de vanligaste metoderna för dokumentskanning med hög kvalitet.

När ska jag använda en skanner?

Eftersom så många av våra filer och dokument är digitala idag är det ibland nödvändigt att skanna in handlingar. Det finns många saker som människor vill skanna för att bevara dem, som till exempel:

  • Personliga utskrivna foton

  • Handskrivna anteckningar

  • Medicinska och ekonomiska dokument

  • Personliga eller jobbrelaterade kvitton

  • Avtal och fakturor

  • Foton och ID-handlingar

  • Tidningsurklipp

  • Skisser och ritningar

Alla dessa funktioner är fortfarande mycket efterfrågade, vare sig det handlar om ditt privatliv eller du arbetar med administration. Moderna lösningar innebär att dokumentskanning går snabbare, blir snyggare och är enklare än de gamla metoder du kanske kommer ihåg.

Använda en kopieringsapparat för att skanna

Skrivare – som inte är antika – brukar ha en skannerfunktion, och med moderna modeller kan du ofta mejla den inskannade filen direkt från maskinen. Om du behöver ett dokument inskannat på jobbet eller har tillgång till en skrivare eller kopiator på ditt lokala bibliotek är det smidigt att göra inskanningar med hög kvalitet på enkelt vis – men det kan oftast kosta en slant. Om du måste skanna in flera sidor blir det snabbt dyrt. Och även om du har en apparat hemma är detta inte alltid den bästa lösningen för dokumentskanning eftersom det kan vara en tidskrävande, ineffektiv process.

Arbetsgången kan variera mellan olika modeller. Vissa genomför bara skanningen och skickar filen till den dator maskinen är ansluten till. Andra mer moderna skrivare eller kopieringsapparater låter dig välja storlek, färgläge eller filtyp, och därefter vilken lokal användare eller unik e-postadress du vill att filen ska skickas till. Inskannade filer levereras vanligen från kopieringsapparater som PDF-filer, men med vissa maskiner får du till och med möjlighet att välja andra filtyper som JPEG eller PNG.

Använda en skanner

Om du har en särskild skanner hemma är det enkelt att skanna dokument. Med vissa modeller kan du dock kanske inte skanna till e-post eller skicka som PDF. Om du har köpt en hemskanner kan du behöva genomföra viss konfiguration från standardinställningarna för att se till att du skannar med rätt upplösning och färgläge.

Beroende på vad du skannar kan du behöva pilla lite med inställningarna för att få till det perfekta resultatet. Vanliga A4-sidor eller kuvertstora dokument är relativt enkla att skanna. Men om du skannar grafiskt innehåll kan sidorna ibland vara för stora för maskinen, eller så kanske färgen inte matchar tillräckligt bra.

Så skannar du dokument med iPhone eller Android

Att skanna till en PC är en sak, men hur gör du om du jobbar hemifrån, är ute och flänger, eller bara inte vill lägga pengar på en skanner som du kanske inte kommer att använda så ofta? Mobilskanning är ett enkelt och kostnadseffektivt alternativ för den som snabbt behöver skanna fysiska dokument till läsbara filer. I stället för att omsorgsfullt samla in dina dokument och köra dem genom din kopieringsapparat kan du helt enkelt ta ett foto med din mobila enhet. En dokumentskanningsapp kan sedan konvertera bilden till en skanning med hög kvalitet som kan skickas som PDF, PNG eller någon annan filtyp du behöver till din e-post. Detta öppnar upp för en mängd nya sätt att använda dokumentskanning i vardagen som inte kräver en resa till biblioteket eller hemmakontoret.

Till exempel kan du med Dropbox-skannerappen automatiskt lagra alla inskannade dokument i ditt Dropbox-konto, omedelbart tillgängliga på både stationära och mobila enheter. Om du digitaliserar din familjs fotosamling krävs bara några knapptryckningar på telefonen för att förvandla ett fysiskt foto till en originalskanning som är lagrad i din digitala fotosamling. Om du är orolig över hur du ska organisera dina mobilskannade dokument använder vår dokumentskannerapp också OCR-teknik. OCR konverterar skannad text till textdata som du kan söka i. Det innebär att du kan identifiera de dokument som du skannar in genom att textsöka i ditt Dropbox-konto.

Fördelar med mobilskanning

Med mobil skanning får du bekvämligheten hos en skanner men slipper köpa en massa utrustning. Dropbox-skannerappen använder smart teknik som ser till att dokumenten ser lika bra ut på dina enheter som på papper. Dessutom behöver du aldrig mer oroa dig över att tappa bort eller råka förstöra ett viktigt dokument – plocka bara fram telefonen ur fickan och skanna det på några sekunder.

Använda OCR-skanning

I Dropbox-skannerappen förvandlar Optical Character Recognition också bilder från din mobila enhet till sökbar text, och extraherar alltså brödtexten från fotografiet. Detta innebär att du kan söka efter sökord i ett skannat dokument för att hitta det i Dropbox. Om du precis laddat upp ett kontoutdrag med ett datum tryckt uppe i hörnet kan du alltså bara söka på det datumet, så hittar du ditt dokument på nolltid. Genom att göra fysiska dokument enkla att konvertera till PDF och enkla att söka och hitta kan du i princip eliminera pappershanteringen. Eller så kan du ersätta anteckningsappen du använder för transkribering med en skanningsapp med OCR och omedelbart digitalisera dokument och anteckningar genom en smidig skanning.

Så garanterar du skanningar av hög kvalitet

Oavsett vilken skanningsmetod du väljer ska du se till att dina dokument är i bästa möjliga skick för att möjliggöra en skarp och tydlig skanning:

  • Försök att se till att dina dokument inte är skrynkliga eller vikta

  • Se till att detaljerna inte är suddiga

  • Se till att bakgrunden inte är plottrig när telefonen skannar

Om du använder en kopieringsskanner utan OCR kanske du också ska titta lite extra på upplösningen som mäts i DPI eller prickar per tum:

  • För foton ska du använda en högre eller till och med förlustfri upplösning på upp till 600 dpi

  • För enkla gråskaledokument räcker 300 dpi för att säkerställa att de är läsliga och att filstorleken inte blir för stor

Programvara för bildredigering kommer att kunna åtgärda eventuella problem med det skannade dokumentet, men det skadar inte med ett bra utgångsläge.

Säkerhetskopiera dina skannade dokument

Att dela foton online eller förvara dem säkert i molnet säkerställer att dina skannade bilder inte försvinner på hårddisken eller raderas av misstag. Detta är också perfekt för personliga dokument, som kontoutdrag, som du kanske också vill skanna och förvara i en digital version.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business