När ska jag använda en skanner?
Även om många av våra filer och dokument är digitala i dag är det ibland fortfarande nödvändigt att skanna in handlingar. Exempel på saker som man kanske vill skanna för att spara dem kan vara:
- Personliga utskrivna foton
- Handskrivna anteckningar
- Medicinska och finansiella handlingar
- Privata eller arbetsrelaterade kvitton
- Avtal och fakturor
- Foton och legitimationer
- Tidningsurklipp
- Skisser och ritningar
Att digitalisera av foton är en populär möjlighet som är enkel med skanning. Om du skannar in din familjs fotosamling krävs bara några knapptryckningar på telefonen för att förvandla ett fysiskt foto till en originalskanning som är lagrad i din digitala fotosamling.
Moderna lösningar innebär att dokumentskanning går snabbare och är enklare än de gamla metoder du kanske kommer ihåg.
Så skannar du dokument med iPhone eller Android
Att skanna till en PC är en sak, men hur gör du om du är ute och flänger, eller bara inte vill lägga pengar på en skanner som du kanske inte kommer att använda så ofta? Mobilskanning är ett enkelt och kostnadseffektivt alternativ för den som snabbt behöver skanna fysiska dokument till digitala filer. Med mobil skanning får du bekvämligheten hos en skanner men slipper köpa en massa utrustning. I stället för att samla dina dokument och köra dem genom en kopieringsmaskin använder du din telefon för att ta ett kort.
Ta kort på ditt dokument
Du kan använda kameran på din telefon och ta en bild av ditt dokument. Detta kan vara en av de enklaste metoderna, men den har sina nackdelar. Först och främst är den inte helt säker. För det andra kan det vara svårt att använda ditt foto på flera enheter om du bara det lagrat på din telefon. Det är också svårare att förvandla dina pappersdokument till bilder av hög kvalitet. I slutändan kanske det till och med tar längre tid om du måste göra om gång på gång.
Ta en bild och köra den genom en skanningsapp
Ett dokumentskanningsprogram är ett bra alternativ för att konvertera en bild till en inskannad fil av hög kvalitet. Du kan sedan spara eller skicka den som PDF, PNG, JPG, tiff eller någon annan filtyp du behöver. Detta öppnar upp för en mängd nya möjligheter att använda dokumentskanning i vardagen som inte kräver en resa till biblioteket eller hemmakontoret. Du kan göra detta med både nya inskannade filer och gamla.
Skanna från en skanningsapp
Dropbox-skannerfunktionen ger dig fler möjligheter och bättre säkerhet än om du tar kort, men den är precis lika enkel. Öppna appen på din iPhone och tryck på ”+” (plustecknet) för att börja skanna. Din nya inskannade fil finns nu i Dropbox. Du kan komma åt den från din telefon eller dator vare sig du använder iOS eller Windows. Du kan också göra om en skanning utan att börja om – ganska praktiskt om du har en hel hög med dokument att gå igenom. Dessutom behöver du aldrig mer oroa dig för att tappa bort eller råka förstöra dokument igen med enkla säkerhetskopieringslösningar i din iPhone.
Varför är OCR bättre för inskanning av dokument?
OCR står för Optical Character Recognition. Denna teknik konverterar skannad text till textdata som du kan söka i. En av de största fördelarna med OCR är möjligheten att organisera inskannade dokument. Dropbox-skannerappen använder OCR så att du kan hitta alla slags dokument du skannat in med en enda nyckelordssökning i ditt Dropbox-konto.
Om du precis laddat upp ett kontoutdrag med ett datum tryckt uppe i hörnet kan du alltså bara söka på det datumet, så hittar du ditt dokument på nolltid. Genom att göra fysiska dokument enkla att konvertera till PDF och enkla att söka och hitta kan du i princip eliminera pappershanteringen. Eller så kan du ersätta anteckningsappen med en skanningsapp med OCR och omedelbart digitalisera dokument och anteckningar genom att skanna in med ett knapptryck.
Skanna dokument med en kopiator eller skrivare
En kopiator är ofta lätt att använda med en särskild skanningsknapp. Skrivare fungerar vanligtvis också som skannrar, och med moderna modeller kan du skicka den inskannade bilden till dig själv direkt från maskinen. En av nackdelarna är att dessa vanligtvis är dyra. Skannar du in många sidor kan det snabbt bli dyrt om du använder en tjänst. Och även om du har en apparat hemma är detta inte alltid den bästa lösningen för dokumentskanning eftersom det kan vara en tidskrävande, ineffektiv process.
Arbetsgången kan variera mellan olika modeller. De mest grundläggande modellerna genomför bara skanningen och skickar filen till dokumentmappen på datorn som skannern är ansluten till. Mer avancerade skrivare eller kopiatorer låter dig välja storlek, färgläge eller svartvitt läge eller filtyp. Vissa låter dig välja vilken användare eller vilken unik e-postadress du vill att filen ska skickas till. Den vanligaste dokumenttypen som levereras från kopieringsmaskiner är PDF-filer. Med vissa kopiatorer kan du emellertid också ha möjlighet att spara som andra filtyper, som till exempel JPEG eller PNG.
Använda en dedikerad skanner
Om du har en skanner hemma är det enkelt att skanna dokument. Justera dokumentet med framsidan nedåt antingen ner till höger eller upp till höger utifrån den fysiska pilen på din dator. Klicka på skanningsknappen, och när du är klar kanske du får välja om du vill mejla eller spara filen. Vanligtvis sparas filerna på din Mac eller PC i dokumentmappen. Med vissa modeller har du kanske inte möjlighet att skanna till e-post eller skicka som PDF. Då behöver du gå igenom några ytterligare steg för att mejla det skannade dokumentet eller konvertera till en PDF-fil.
Beroende på vad du skannar kan du behöva pilla lite med inställningarna för att få till det perfekta resultatet. Vanliga A4-sidor, kuvertstora handlingar eller svartvita dokument är vanligtvis enkla att skanna. Men om du skannar grafiskt innehåll eller foton kan sidorna ibland vara för stora för maskinen, eller så kanske färgen inte matchar tillräckligt bra. Du kan behöva ändra standardkonfigurationen för att säkerställa att du skannar med rätt upplösning och färgläge.
De problem en fysisk dedikerad skanner medför är desamma som med en skrivare eller kopiator. Varje modell har ett eget unikt sätt att skanna, vilket kan vara frustrerande och förvirrande. Det kan också vara svårt att hitta eller överföra dina inskannade bilder om du inte använder din egen dator. Att äga en egen maskin är en onödig kostnad men om du väljer en tjänst kan tidsåtgången och utgifterna snabbt växa.
Så garanterar du skanningar av hög kvalitet
Oavsett vilken skanningsmetod du väljer ska du se till att dina dokument är i bästa möjliga skick för att möjliggöra en skarp och tydlig skanning:
- Försök att se till att dina dokument inte är skrynkliga, vikta eller missfärgade
- Se till att detaljerna inte är suddiga
- Se till att bakgrunden inte är plottrig när telefonen skannar
- Om du använder en skanner utan OCR är det också en bra idé att vara noga med upplösningen. Den mäts i DPI eller punkter per tum:
- För foton ska du använda en högre eller till och med förlustfri upplösning på upp till 600 dpi
- För enkla gråskaledokument räcker 300 dpi för att säkerställa att de är läsliga och att filstorleken inte blir för stor
- Upplösningar under 300 dpi kan se okej ut på skärmen, men de kommer att vara suddiga eller pixliga om du väljer att skriva ut en fysisk kopia i framtiden
De flesta bildredigeringsprogram kan lösa eventuella problem med ditt inskannade dokument, men det kan kosta både tid och pengar innan du får till det.
Lagra dina inskannade bilder
Om du lagrar dina inskannade bilder tryggt i molnlagring kan du vara säker på att de inte försvinner på din hårddisk eller raderas av misstag. Detta är också perfekt för personliga dokument som kontoutdrag, som du kanske också vill skanna och förvara i en digital version. Dropbox har skydd som garanterar att endast du har eller ger åtkomst till den som behöver det. Med Dropbox får ditt arkivskåp plats på telefonen och följer med dig vart du än beger dig.