Cómo escanear un documento

Tanto si eres un nómada digital como si eres un padre de familia experto en tecnología, resulta esencial poder trasladar fácilmente los documentos de tu escritorio al ordenador o al móvil. Aquí encontrarás una guía rápida con algunos de los métodos más habituales para escanear documentos con una resolución de alta calidad.

¿Cuándo debo utilizar un escáner?

A pesar de que actualmente muchos de nuestros archivos y documentos son digitales, sigue siendo necesario escanear documentos. Es habitual, querer escanear determinados documentos para guardarlos como, por ejemplo:

  • Fotos personales en formato papel

  • Notas escritas a mano

  • Documentos médicos y financieros

  • Recibos personales o del trabajo

  • Contratos y facturas

  • Fotos y carnés

  • Recortes de revistas y periódicos

  • Bocetos y planos

Seguimos teniendo la necesidad de utilizar muchos de estos documentos, ya sea para asuntos personales o de trabajo. Ahora, con las soluciones más modernas, escanear documentos es más rápido, más cómodo y más sencillo que antes.

Escanear documentos con una impresora

Las impresoras, siempre que no sean de las antiguas, suelen funcionar también como escáneres, y los modelos modernos te permiten enviar el documento escaneado por correo electrónico directamente desde la máquina. Si necesitas escanear documentos en el trabajo, o si tienes acceso a una impresora o una fotocopiadora en una biblioteca local, puedes conseguir escanear tus documentos con una resolución de alta calidad. Por lo general, son dispositivos fáciles de usar, a pesar de que normalmente es una opción que tiene un coste elevado. Eso sí, las páginas a escanear pueden multiplicarse rápidamente. E incluso si tienes un escáner en casa, no suele ser la mejor solución para escanear documentos, porque el proceso suele robarte mucho tiempo.

Los pasos pueden variar de un modelo a otro: algunos simplemente completan el escaneo y lo envían al ordenador al que estás conectado. Por otra parte, las impresoras o fotocopiadoras más modernas te permiten elegir el tamaño, el color o el tipo de archivo, y luego dan la opción de seleccionar el usuario local o la dirección de correo electrónico única a la que deseas enviar el documento escaneado. Por lo general, los documentos escaneados se crean como PDF, pero esto depende de la impresora o de la fotocopiadora. En algunos casos, también permiten elegir tipos de archivo como JPEG o PNG.

Cómo utilizar un escáner

Si tienes un escáner en casa, escanear documentos es muy fácil. Sin embargo, según el modelo, es posible que no tenga la opción de escanear y enviar el documento al correo electrónico o enviarlo como PDF. Si tienes un escáner doméstico, es probable que tengas que configurarlo para elegir la resolución y el efecto de color correctos.

Según lo que escanees, tendrás que ir haciendo pruebas para conseguir el resultado perfecto. Por ejemplo, escanear una carta normal y corriente o documentos legales de tamaño estándar suele ser relativamente fácil. En cambio, escanear otro tipo de documentos, si el tamaño es mayor que el escáner o los colores son muy determinados, la cosa se complica.

Cómo escanear documentos con un dispositivo iPhone o Android

Escanear documentos a un ordenador es una cosa, pero ¿qué pasa si trabajas desde casa, estás fuera o simplemente no quieres invertir en un escáner que quizás no uses con frecuencia? Escanear con el móvil es una alternativa fácil y rentable para escanear rápidamente documentos físicos. En lugar de tener preparar cuidadosamente los documentos y pasarlos por la fotocopiadora, basta con hacer una foto con el dispositivo móvil. A continuación, con una aplicación de escaneo de documentos puedes convertir la imagen en un documento escaneado de alta calidad que puedes enviar directamente a tu correo electrónico como PDF, PNG o cualquier otro tipo de archivo que necesites. Esto abre una amplia variedad de nuevas formas de escanear documentos en tu vida cotidiana que no implican tener que desplazarte a la biblioteca o a la oficina que tienes en casa.

Por ejemplo, la aplicación de Dropbox para escanear documentos te permite almacenar automáticamente cualquier documento escaneado en tu cuenta de Dropbox. De este modo, lo tienes disponible de inmediato tanto en tu escritorio como en tu dispositivo móvil. Para digitalizar la colección de fotos de tu familia, solo necesitas seguir un par de pasos en tu móvil para convertir una foto física en un documento escaneado de calidad original que podrás almacenar en tu colección de fotos digitales. Si lo que te preocupa es cómo organizar tus documentos escaneados con el móvil, nuestra aplicación de escáner de documentos también hace uso de la tecnología OCR. La tecnología OCR convierte el texto escaneado en datos de texto en los que se pueden realizar búsquedas. Esto significa que puedes identificar cualquier documento que escanees a través de la opción de buscar por palabra clave disponible en Dropbox.

Ventajas de escanear documentos con el móvil

La opción de escanear con el móvil te permite disfrutar de la comodidad de un escáner sin tener que comprar ningún otro dispositivo. La aplicación de escáner de Dropbox utiliza tecnología inteligente para garantizar que tus documentos se vean tan bien en formato digital como en papel. Además, ya nunca más tendrás que preocuparte por si pierdes o dañas la documentación, basta con sacar tu teléfono y escanearlo en unos segundos.

Utilizar la tecnología OCR al escanear

En la aplicación de escáner de Dropbox, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (o "OCR", por sus siglas en inglés) también convierte las imágenes de tu dispositivo móvil en texto para que puedas realizar búsquedas, extrayendo la copia de tu imagen. Esto significa que puedes buscar a través de palabras clave para encontrar los documentos que necesitas en Dropbox. Por lo tanto, si has subido un extracto bancario con la fecha impresa en la esquina, buscando la fecha encontrarás el documento enseguida. Que sea fácil convertir los documentos físicos a PDF y, además, esto te permita buscar por palabra clave, quiere decir que puedes deshacerte de una gran cantidad de documentación en formato papel. Otra de las cosas que te permite esta tecnología es dejar de utilizar tu aplicación de notas. Con una aplicación de escáner y la tecnología OCR puedes digitalizar los documentos y las notas manuscritas al instante.

Cómo asegurarte de que los documentos escaneados sean de alta calidad

Sea cual sea el método de escaneo que utilices, es importante que te asegures de que tus documentos estén en las mejores condiciones para que el proceso de escaneo sea nítido y claro:

  • Comprueba que los documentos no están arrugados ni doblados

  • Revisa que no haya información borrosa

  • Al escanear con el teléfono, hazlo en un fondo ordenado

Si utilizas un escáner sin OCR, conviene que te fijes en la resolución, que se mide en ppp, es decir, puntos por pulgada:

  • Para las fotos, utiliza una resolución más alta o incluso sin pérdidas, hasta 600 ppp

  • Para los documentos sencillos en escala de grises, utiliza 300 ppp para que sean legibles y su tamaño de archivo sea pequeño

Con un software de edición de imágenes podrás arreglar cualquier problema que tenga el documento escaneado, pero no está de más empezar bien.

Haz copias de seguridad de tus escaneos

Compartir fotos en línea o protegerlas al guardarlas en la nube garantizará que tus imágenes escaneadas no se pierdan en tu disco duro ni se eliminen accidentalmente. Esto también es ideal para tus documentos personales como, por ejemplo, los extractos bancarios, que es posible que también quieras guardar escaneado en formato digital.