¿Cuándo debo utilizar un escáner?
Aunque hoy en día muchos de nuestros archivos y documentos son digitales, escanear documentos sigue siendo una necesidad. Estos son algunos de los elementos que puedes querer escanear para conservarlos:
- Fotos personales impresas
- Notas escritas a mano
- Documentos médicos y financieros
- Recibos personales o de trabajo
- Contratos y facturas
- Fotos y documentos de identificación
- Recortes de revistas y periódicos
- Bocetos y planos
Digitalizar las fotos es una opción muy habitual que se simplifica con el escaneo. Para escanear la colección de fotos de tu familia, solo necesitas seguir un par de pasos en tu móvil a fin de convertir una foto física en un documento escaneado de calidad original que podrás almacenar en tu colección de fotos digitales.
Ahora, con las soluciones modernas, escanear documentos es más rápido y más sencillo que antes.
Cómo escanear documentos en iPhone o Android
Escanear documentos a un ordenador es una cosa, pero ¿qué pasa si no estás en casa o simplemente no quieres invertir en un escáner que quizás no uses con frecuencia? Escanear con el móvil es una alternativa fácil y rentable para digitalizar rápidamente documentos físicos. La opción de escanear con el móvil te permite disfrutar de la comodidad de un escáner sin tener que comprar ningún otro dispositivo. En lugar de recopilar tus documentos y meterlos en una fotocopiadora, usarás el teléfono para hacer una foto.
Haz una foto de tu documento
Puedes usar la cámara de tu teléfono para capturar una imagen del documento. Puede que esta sea una de las formas más fáciles, pero tiene sus inconvenientes. En primer lugar, no es totalmente seguro. En segundo lugar, tener una foto almacenada solo en el teléfono puede dificultar su uso en varios dispositivos. También es más difícil obtener imágenes de alta calidad de tus documentos en papel. Incluso puedes acabar perdiendo tiempo si tienes que repetirlas una y otra vez.
Haz una foto y procésala en una aplicación de escaneado
Una aplicación de escaneado de documentos es una buena opción para convertir una imagen en un escaneado de alta calidad. Después, podrás guardarla o enviarla como PDF, PNG, JPG, TIFF o cualquier otro tipo de archivo que necesites. Esto te ofrece una amplia variedad de posibilidades de escaneado de documentos en tu vida cotidiana y te evita tener que desplazarte a la copistería, la biblioteca o la oficina. Puedes realizar todas estas acciones tanto con los nuevos escaneos como con los antiguos.
Escanea desde una aplicación de escaneado
Con la funcionalidad de escaneado de documentos de Dropbox cuentas con más funciones y seguridad que haciendo una foto, y es igual de fácil. Abre la aplicación en el iPhone y toca "+" (signo más) para empezar a escanear. Tu nuevo escaneo estará ahora en tu Dropbox. Podrás acceder a él desde tu teléfono u ordenador, independientemente de si usas iOS o Windows. También puedes retomar un escaneo sin tener que empezar de nuevo, lo que te resultará muy útil cuando tengas un montón de documentos por escanear. Además, gracias a unas simples soluciones de copia de seguridad para iPhone, ya no tendrás que volver a preocuparte de si se pierden o se estropean los documentos.
¿Por qué es mejor el OCR para los documentos escaneados?
"OCR" se refiere a "reconocimiento óptico de caracteres", por sus siglas en inglés. Esta tecnología convierte el texto escaneado en datos de texto en los que se pueden realizar búsquedas. Uno de los principales beneficios del OCR es que permite organizar los documentos escaneados. La aplicación de escaneado de Dropbox utiliza OCR para que puedas encontrar cualquier documento que escanees con una sola búsqueda de palabras clave en tu cuenta de Dropbox.
Por lo tanto, si has subido un extracto bancario con la fecha impresa en la esquina, buscando la fecha encontrarás el documento enseguida. El hecho de que sea tan fácil convertir los documentos físicos a PDF y buscarlos por palabra clave te permite deshacerte de una gran cantidad de documentos en papel. También puedes reemplazar la aplicación de notas por una aplicación de escaneado mediante OCR, para digitalizar documentos y notas al instante con un solo toque.
Escanea los documentos con una fotocopiadora o impresora
Las fotocopiadoras suelen ser fáciles de usar y disponen de un botón específico para escanear. Las impresoras suelen funcionar también como escáneres, y los modelos modernos permiten enviarse el escaneado por correo electrónico directamente desde la máquina. Una de las desventajas es que estos servicios suelen ser costosos. Y el escaneado de varias páginas puede resultarte algo caro. E incluso aunque tengas un escáner en casa, no suele ser la mejor solución para escanear documentos, porque el proceso suele robarte mucho tiempo.
Los pasos pueden variar de un modelo a otro: el más básico completará el escaneado y lo enviará a la carpeta de documentos del ordenador al que esté conectado. Las impresoras o fotocopiadoras más avanzadas te permitirán elegir el tamaño, el modo de color o blanco y negro, o el tipo de archivo. Algunas te permiten seleccionar un usuario o una dirección de correo electrónico única a la que enviar el archivo. El tipo de documento más común que generan las fotocopiadoras son los archivos PDF. Dependiendo de la fotocopiadora, puede que incluso tengas la opción de guardar el documento como otros tipos de archivo, como JPEG o PNG.
Utiliza un escáner específico
Si tienes un escáner en casa, escanear documentos es muy fácil. Coloca el documento boca abajo, ya sea en la parte inferior derecha o superior derecha, como indica la flecha física de tu máquina. Haz clic en Escanear y, cuando se haya terminado la operación, puede que tengas la opción de enviar el archivo por correo electrónico o guardarlo. Normalmente, los archivos de un Mac o PC se guardan en la carpeta de documentos. Según el modelo, es posible que no tengas la opción de escanear y enviar el documento al correo electrónico o enviarlo como PDF. En ese caso, tendrás que completar esos pasos manualmente.
Según lo que escanees, tendrás que ir haciendo pruebas para conseguir el resultado perfecto. Por ejemplo, escanear una carta normal y corriente, documentos legales de tamaño estándar o documentos en blanco y negro suele ser relativamente fácil. En cambio, la cosa se complica cuando tienes que escanear otro tipo de documentos y el tamaño es mayor que el escáner o los colores son muy determinados. Es posible que tengas que configurar los ajustes predeterminados para asegurarte de estar escaneando el material en la resolución y el modo de color correctos.
Los problemas con el uso de un escáner físico específico son los mismos que con una impresora o fotocopiadora. Cada modelo tiene una forma ligeramente diferente de escanear, lo que puede resultar frustrante y confuso. También puede ser difícil encontrar o transferir tus documentos escaneados si no utilizas tu propio ordenador. Tener un escáner físico es un coste innecesario, y si vas a algún sitio en el que ofrezcan este servicio, no solo pierdes dinero, sino también tiempo.
Cómo asegurarte de que los documentos escaneados sean de alta calidad
Sea cual sea el método de escaneo que utilices, es importante que te asegures de que tus documentos estén en las mejores condiciones para que el proceso de escaneo sea nítido y claro:
- Comprueba que tus documentos no estén arrugados, doblados o descoloridos.
- Revisa que no haya información borrosa.
- Al escanear con el teléfono, hazlo en un fondo ordenado
- Si utilizas un escáner sin OCR, conviene que te fijes en la resolución, que se mide en ppp, es decir, en puntos por pulgada:
- Para las fotos, utiliza una resolución más alta o incluso sin pérdidas, de hasta 600 ppp.
- Para los documentos sencillos en escala de grises, utiliza 300 ppp para que sean legibles y su tamaño de archivo sea pequeño.
- Cualquier resolución inferior a 300 ppp puede verse bien en tu pantalla, pero quedará borrosa o pixelada si decides imprimir una copia en el futuro.
La mayoría de los programas de edición de imágenes pueden solucionar los problemas de los documentos escaneados, pero puede que pierdas tiempo y dinero en el proceso.
Almacenamiento de los documentos escaneados
Mantener tus escaneos a salvo en el almacenamiento en la nube garantiza que no se pierdan en tu disco duro ni se eliminen por accidente. Esto también es ideal para tus documentos personales como, por ejemplo, los extractos bancarios, que es posible que también quieras escanear y guardar en formato digital. Dropbox cuenta con una protección que garantiza que solo tú o las personas que elijas accedáis a tu contenido. Con Dropbox, tu archivador cabrá en tu teléfono y te acompañará a todas partes.