ฉันควรใช้เครื่องสแกนเมื่อใด
แม้ว่าปัจจุบันไฟล์และเอกสารจำนวนมากของเราจะเป็นแบบดิจิทัล แต่การสแกนเอกสารยังคงเป็นสิ่งจำเป็น เอกสารบางประเภทที่คุณอาจต้องการสแกนเพื่อเก็บรักษาไว้ ได้แก่
- รูปภาพส่วนบุคคลที่อัดภาพบนกระดาษ
- บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
- เอกสารทางการเงินและทางการแพทย์
- ใบเสร็จรับเงินส่วนบุคคลหรือที่เกี่ยวข้องกับงาน
- สัญญาและใบแจ้งหนี้
- รูปถ่ายและบัตรประจำตัว
- ข่าวที่ตัดมาจากนิตยสารและหนังสือพิมพ์
- ภาพร่างและพิมพ์เขียว
การแปลงรูปภาพเป็นดิจิทัลคือตัวเลือกยอดนิยมหนึ่งที่ทำได้ง่ายๆ ด้วยการสแกน หากคุณกำลังสแกนคอลเลกชันรูปภาพครอบครัว เพียงแตะไม่กี่ครั้งบนโทรศัพท์ของคุณเพื่อเปลี่ยนรูปภาพจริงให้เป็นภาพสแกนที่มีคุณภาพเหมือนรูปต้นฉบับ ซึ่งจะจัดเก็บอยู่ในคอลเลกชันรูปภาพดิจิทัลของคุณ
โซลูชันที่ทันสมัยทำให้สแกนเอกสารได้รวดเร็วและง่ายดายกว่าวิธีเดิมๆ ที่คุณอาจยังคงจำได้
วิธีสแกนเอกสารด้วย iPhone หรือ Android
การสแกนไปยังพีซีก็เป็นเรื่องหนึ่ง แต่จะทำอย่างไรหากคุณออกไปข้างนอก หรือไม่อยากสิ้นเปลืองเงินไปกับเครื่องสแกนที่อาจไม่ได้ใช้งานบ่อยนัก การสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือเป็นทางเลือกที่ง่ายและประหยัดค่าใช้จ่ายในการสแกนเอกสารจริงให้เป็นไฟล์ดิจิทัลอย่างรวดเร็ว การสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือช่วยให้คุณเพลิดเพลินกับความสะดวกสบายจากสแกนเนอร์โดยไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ใดๆ แทนที่จะต้องรวบรวมและจัดเรียงเอกสารแล้วนำไปสแกนผ่านเครื่องถ่ายเอกสาร คุณใช้โทรศัพท์ของคุณถ่ายภาพเอกสารเหล่านั้นได้เลย
ถ่ายภาพเอกสารของคุณ
คุณสามารถใช้กล้องในโทรศัพท์ถ่ายภาพเอกสารของคุณได้ วิธีนี้อาจเป็นวิธีหนึ่งที่ง่ายที่สุด แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง ประการแรก วิธีนี้ไม่ได้ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ ประการที่สอง การเก็บรูปภาพไว้ในโทรศัพท์ของคุณเพียงที่เดียวอาจทำให้ใช้งานบนอุปกรณ์หลายเครื่องได้ยาก และยังได้ภาพที่มีคุณภาพสูงแบบเดียวกับเอกสารกระดาษได้ยากกว่าด้วย สุดท้ายอาจทำให้เสียเวลาได้ หากว่าต้องถ่ายภาพเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีก
ถ่ายภาพและนำไปสแกนผ่านแอปสแกนเอกสาร
แอปพลิเคชันสแกนเอกสารเป็นตัวเลือกที่ดีในการแปลงรูปภาพให้เป็นเอกสารสแกนคุณภาพสูง เมื่อสแกนแล้ว คุณสามารถบันทึกหรือส่งเป็นไฟล์ PDF, PNG, JPG, TIFF หรือไฟล์ประเภทใดก็ได้ที่คุณต้องการ ซึ่งเป็นการเปิดโลกสู่วิธีการใหม่ๆ ในการสแกนเอกสารในชีวิตประจำวันโดยไม่ต้องเดินทางไปที่ร้านพิมพ์เอกสาร ห้องสมุด หรือสำนักงาน คุณสามารถใช้วิธีนี้กับเอกสารสแกนใหม่ๆ ได้เช่นเดียวกับเอกสารสแกนเก่า
สแกนจากแอปสแกนเอกสาร
ฟังก์ชันสแกนเนอร์เอกสารของ Dropbox มีคุณสมบัติและการรักษาความปลอดภัยให้คุณนอกเหนือจากการถ่ายภาพ แต่สามารถทำได้ง่ายเหมือนกัน เพียงเปิดแอปบน iPhone ของคุณ แล้วแตะ “+” (เครื่องหมายบวก) เพื่อเริ่มสแกน แล้วเอกสารสแกนใหม่ก็จะไปอยู่ใน Dropbox ของคุณ โดยคุณสามารถเข้าถึงเอกสารนั้นได้จากโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบปฏิบัติการ iOS หรือ Windows คุณยังสามารถถ่ายภาพเอกสารสแกนซ้ำได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรก จึงค่อนข้างมีประโยชน์เมื่อคุณมีเอกสารกองโต นอกจากนี้ คุณยังไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะสูญหายหรือเสียหายอีกต่อไป เพราะมีโซลูชันการสำรองข้อมูล iPhone ที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน
เหตุใด OCR จึงดีกว่าสำหรับเอกสารที่สแกน
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition (การรู้จำอักขระด้วยแสง) โดย OCR จะแปลงข้อความที่สแกนให้เป็นข้อมูลตัวอักษรที่สามารถค้นหาได้ ประโยชน์หลักๆ ข้อหนึ่งของ OCR คือการจัดระเบียบเอกสารที่สแกน แอปสแกนเอกสารของ Dropbox ใช้ OCR เพื่อให้คุณสามารถค้นหาเอกสารใดๆ ที่สแกนได้ด้วยการค้นหาโดยใช้คำสำคัญเพียงคำเดียวในบัญชี Dropbox ของคุณ
ดังนั้น หากคุณเคยอัพโหลดใบแจ้งยอดของธนาคารที่มีวันที่พิมพ์อยู่ตรงมุม คุณจะพบเอกสารได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ค้นหาจากวันที่เท่านั้น คุณสามารถกำจัดเอกสารฉบับจริงโดยการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงทราบตำแหน่งที่จัดเก็บและค้นหาเอกสารดังกล่าวได้ไม่ยาก หรืออาจเปลี่ยนจากการใช้แอปจดบันทึกมาเป็นแอปสแกนที่ใช้ OCR แทนได้ ซึ่งจะแปลงเอกสารและบันทึกต่างๆ เป็นข้อมูลดิจิทัลได้ในทันทีด้วยการสแกนแบบแตะครั้งเดียว
สแกนเอกสารโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์
ปกติแล้วเครื่องถ่ายเอกสารจะใช้งานง่ายด้วยการกดปุ่มสำหรับสแกนโดยเฉพาะ โดยทั่วไปแล้วเครื่องพิมพ์มักจะเป็นเครื่องสแกนด้วย และเครื่องพิมพ์รุ่นที่ทันสมัยจะช่วยให้คุณส่งอีเมลเอกสารที่สแกนถึงตัวคุณเองได้จากเครื่องโดยตรง ข้อเสียอย่างหนึ่งก็คือเครื่องพิมพ์ประเภทนี้มักมีราคาแพง โดยหากคุณใช้บริการตามร้าน จำนวนหน้าเอกสารก็อาจเพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว แม้ว่าคุณจะมีเครื่องพิมพ์ดังกล่าวที่บ้าน ก็ยังไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการสแกนเอกสาร เพราะอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนต่างๆ อาจแตกต่างกันไปตามแต่ละรุ่น โดยรุ่นพื้นฐานที่สุดจะสแกนเอกสารให้เสร็จและส่งไปยังโฟลเดอร์เอกสารในคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออยู่ เครื่องพิมพ์หรือเครื่องถ่ายเอกสารขั้นสูงกว่าจะให้คุณเลือกขนาด โหมดสีหรือขาวดำ หรือประเภทไฟล์ได้ บางรุ่นจะอนุญาตให้คุณเลือกผู้ใช้หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะที่คุณต้องการให้ส่งเอกสารสแกนไปให้ได้ ประเภทเอกสารที่ส่งมาจากเครื่องถ่ายเอกสารบ่อยที่สุดก็คือไฟล์ PDF โดยคุณอาจมีตัวเลือกในการบันทึกเอกสารสแกนเป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ ได้ เช่น JPEG หรือ PNG ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องถ่ายเอกสาร
การใช้เครื่องสแกนโดยเฉพาะ
หากคุณมีเครื่องสแกนอยู่ที่บ้าน การสแกนเอกสารจะเป็นเรื่องง่าย จัดตำแหน่งเอกสารของคุณโดยคว่ำหน้าลงที่ด้านล่างขวาหรือด้านบนขวาตามที่ลูกศรบนเครื่องของคุณระบุ คลิกสแกน และเมื่อสแกนเสร็จแล้วคุณอาจเลือกได้ว่าจะส่งอีเมลหรือบันทึกเอกสารนั้นไว้ โดยทั่วไปแล้ว ไฟล์ในเครื่อง Mac หรือพีซีของคุณจะได้รับการบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เอกสาร แต่คุณอาจไม่มีตัวเลือกในการส่งเอกสารสแกนไปยังอีเมลหรือส่งเป็นไฟล์ PDF ขึ้นอยู่กับรุ่นของเครื่องสแกนที่คุณมี ซึ่งคุณจะต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมอีกสองสามขั้นตอน เช่น ส่งอีเมลเอกสารที่สแกนหรือแปลงเป็นไฟล์ PDF
คุณอาจต้องเสียเวลาไปกับการตั้งค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังสแกน การสแกนเอกสารที่มีตัวอักษรและขนาดทั่วไปหรือที่มีสีขาวดำจะทำได้โดยง่าย แต่หากคุณสแกนงานศิลปะหรือรูปภาพ ขนาดอาจจะใหญ่เกินกว่าที่จะสแกนได้ หรือสีที่ได้อาจไม่ตรงกับต้นฉบับนัก คุณอาจต้องกำหนดค่าบางอย่างจากการตั้งค่าเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังจะสแกนด้วยความละเอียดและโหมดสีที่ถูกต้อง
ปัญหาเกี่ยวกับการใช้เครื่องสแกนโดยเฉพาะนั้นเหมือนกับปัญหาในการใช้เครื่องพิมพ์หรือเครื่องถ่ายเอกสาร แต่ละรุ่นจะมีวิธีการสแกนที่แตกต่างกันเล็กน้อย ซึ่งอาจทำให้หงุดหงิดและสับสนได้ นอกจากนี้ การค้นหาหรือโอนย้ายเอกสารสแกนอาจทำได้ยาก หากคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ของตัวเอง การเป็นเจ้าของเครื่องสแกนสักเครื่องนั้นเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น แต่ถ้าไปใช้บริการที่ร้านก็เป็นการเสียเงินและเวลา
วิธีการรับประกันการสแกนที่มีคุณภาพสูง
ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการสแกนแบบใด ต้องแน่ใจว่าเอกสารของคุณอยู่ในสภาพดีที่สุดสำหรับการสแกนที่คมชัดและชัดเจน:
- พยายามตรวจสอบดูให้ดีว่าเอกสารของคุณไม่ยับ ถูกพับ หรือมีสีผิดเพี้ยน
- ต้องแน่ใจว่ารายละเอียดไม่จางหายไป
- ฉากหลังต้องไม่รกขณะที่ใช้โทรศัพท์สแกน
- หากคุณใช้เครื่องสแกนที่ไม่มี OCR คุณอาจต้องระวังเรื่องความละเอียดด้วย โดยความละเอียดนี้จะมีหน่วยวัดเป็น DPI หรือจุดต่อนิ้ว
- สำหรับรูปภาพ ให้ใช้ความละเอียดที่สูงขึ้นหรือความละเอียดแบบไม่สูญเสียข้อมูลสูงสุด 600 DPI
- สำหรับเอกสารเฉดสีเทาธรรมดา ให้ใช้ความละเอียด 300 DPI เพื่อให้เอกสารนั้นอ่านง่ายและมีขนาดไฟล์ที่เล็ก
- ความละเอียดที่น้อยกว่า 300 DPI อาจดูปกติเมื่ออยู่บนหน้าจอ แต่จะเบลอหรือแตกเป็นพิกเซลหากคุณเลือกพิมพ์ลงบนกระดาษในอนาคต
ซอฟต์แวร์แก้ไขรูปภาพส่วนใหญ่สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่สแกนของคุณได้ แต่คุณอาจต้องสิ้นเปลืองเงินและเวลาไปกับการแก้ไขเอกสารสแกนให้ใช้งานได้
การจัดเก็บเอกสารสแกน
การเก็บเอกสารสแกนของคุณให้ปลอดภัยอยู่ในบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยรับประกันว่าเอกสารสแกนเหล่านั้นจะไม่สูญหายไปในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือถูกลบโดยไม่ตั้งใจ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับเอกสารส่วนตัวของคุณ เช่น ใบแจ้งยอดของธนาคาร ซึ่งคุณอาจต้องการสแกนและเก็บไว้เป็นเวอร์ชันดิจิทัล Dropbox มีการป้องกันที่จะรับรองว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่มีสิทธิ์หรือให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้ที่ต้องการใช้งานได้ เมื่อใช้ Dropbox คุณจะมีตู้เก็บไฟล์ในโทรศัพท์ที่พกติดตัวไปได้ทุกที่