Hvordan skanne et dokument

Enten du er en digital nomade eller teknisk kunnskapsrik forelder, er det viktig å kunne få dokumenter fra pult til skrivebordet - eller mobil. Her er en rask veiledning om de vanligste metodene for dokumentskanning av høy kvalitet.

Når skal jeg bruke en skanner?

Med så mange av våre filer og dokumenter som er digitale i disse dager, er skanning av dokumenter fortsatt en nødvendighet. Det er mange elementer som folk vil skanne for bevaring, inkludert:

  • Personlige trykte bilder

  • Håndskrevne notater

  • Medisinske og økonomiske dokumenter

  • Personlige kvitteringer eller arbeidskvitteringer

  • Kontrakter og fakturaer

  • Bilder og ID

  • Klipp fra magasiner og aviser

  • Skisser og utkast

Alle disse tingene er fortsatt veldig etterspurt, enten det gjelder det personlige livet ditt eller profesjonelle administrator. Moderne løsninger betyr at skanning av dokumenter er mye raskere, jevnere og enklere enn de gammeldagse måtene du kanskje husker.

Bruke en kopimaskin for å skanne

Skrivere, så lenge de ikke er eldgamle, fungerer vanligvis som skannere, og moderne modeller lar deg sende skanningen til deg selv direkte fra maskinen. Hvis du trenger å skanne et dokument på jobben, eller har tilgang til en skriver eller kopimaskin på et lokalt bibliotek, gjør de det enkelt å få skanninger av høy kvalitet og er vanligvis enkle å bruke - om enn naturligvis dyre. Flere skannede sider kan raskt oppsummere seg. Og selv om du har en hjemme, er de ikke den beste løsningen for skanning av dokumenter, fordi det kan være en tidkrevende, ineffektiv prosess.

Trinnene kan variere fra modell til modell: Noen vil bare fullføre skanningen og sende den til datamaskinen den er koblet til. Andre, mer moderne skrivere eller kopimaskiner lar deg velge størrelse, fargemodus eller filtype, og lar deg deretter velge hvilken lokal bruker eller hvilken unik e-postadresse du vil at den skal sendes til. Skanninger leveres ofte fra kopimaskiner som PDF-filer, men avhengig av kopimaskinen, kan du til og med ha muligheten til andre filtyper som JPEG eller PNG.

Bruke en skanner

Hvis du har en dedikert skanner hjemme, er det enkelt å skanne dokumenter. Avhengig av modell, har du kanskje ikke muligheten til å skanne til e-post eller sende som PDF. Hvis du har kjøpt en hjemmeskanner, kan det hende du må utføre noe konfigurasjon av standardinnstillingene for å sikre at du skanner i riktig oppløsning og fargemodus.

Avhengig av hva du skanner, må du kanskje fikle med innstillingene for å få det perfekte resultatet. Vanlige dokumenter eller dokumenter i Legal-størrelse er relativt enkle å skanne. Men hvis du skanner kunstverk, kan størrelsen være for stor til å passe i skanningen, eller så stemmer fargene kanskje ikke nøyaktig nok overens.

Hvordan skanne dokumenter på iPhone eller Android

Å skanne til en PC er en ting, men hva om du jobber hjemmefra, ute og omkring, eller bare ikke vil kaste deg på en skanner du kanskje ikke bruker så ofte? Mobil skanning er et enkelt og kostnadseffektivt alternativ for raskt å skanne fysiske dokumenter til lesbare filer. I stedet for å nøye sortere dokumentene dine og kjøre dem gjennom kopimaskinen din, kan du ganske enkelt ta et bilde med mobilenheten din. En dokumentskanningsapplikasjon kan deretter konvertere bildet til en skanning av høy kvalitet som kan sendes som PDF, PNG eller hvilken filtype du enn trenger til e-posten din. Det åpner opp for en rekke nye måter å bruke dokumentskanning på i hverdagen din som ikke innebærer en tur til biblioteket eller hjemmekontoret.

For eksempel lar Dropbox-dokumentskannerappen deg automatisk lagre alle dokumenter som skannes i Dropbox-kontoen din, umiddelbart tilgjengelig på både skrivebordet og den mobile enheten din. Hvis du digitaliserer familiens bildesamling, tar det bare noen få trykk på telefonen din for å gjøre et fysisk bilde til en original kvalitetsskanning som lagres i den digitale bildesamlingen din. Hvis du er bekymret for å organisere dokumentene dine skannet med mobil, bruker dokumentskannerappen vår også OCR-teknologi. OCR konverterer skannet tekst til tekstdata som det kan søkes i. Dette betyr at du kan identifisere dokumenter du skanner med et enkelt søk med søkeord i Dropbox-kontoen din.

Fordeler med mobil skanning

Mobil skanning lar deg nyte bekvemmeligheten til en skanner uten å måtte kjøpe noe utstyr. Dropboxs' skannerapp bruker smart teknologi for å sikre at dokumentene dine ser like bra ut på enhetene dine som de gjør på papir. I tillegg trenger du aldri å bekymre deg for å miste eller skade dokumenter igjen, bare trekk telefonen opp fra lommen og skann det på få sekunder.

Bruke OCR-skanning

I Dropbox-skannerappen forvandler optisk tegngjenkjenning også bilder fra den mobile enheten din til søkbar tekst, og ekstraherer kopien fra bildet ditt. Det betyr at du kan søke etter nøkkelord fra de skannede dokumentene dine for å finne dem i Dropbox. Så hvis du har lastet opp en kontoutskrift med utskriftsdatoen i hjørnet, er det bare å søke i datoen, så finner du dokumentet raskt. Ved å gjøre det enklere å konvertere papirarbeidet til PDF og enkelt å finne og søke, kan du egentlig eliminere fysiske dokumenter. Eller du kan erstatte notatappen du bruker for å transkribere med en skanneapp som ved hjelp av OCR umiddelbart digitaliserer dokumenter og notater med en ettrykksskanning.

Hvordan sikre skanninger av høy kvalitet

Uansett hvilken skannemetode du bestemmer deg for, må du sørge for at dokumentene dine er i best mulig stand for skarp, klar skanning:

  • Prøv å forsikre deg om at dokumentene ikke er brettet eller foldet

  • Forsikre deg om at detaljene ikke er falmede

  • Hold bakteppe ryddig ved skanning med telefonen

Hvis du går med en kopi skanner uten OCR, kan det også være lurt å være oppmerksom på oppløsningen, målt i DPI eller punkter per tomme:

  • For bilder, bruk en høyere eller til og med tapsfri oppløsning på opptil 600 dpi

  • For enkle gråtonedokumenter, bruk 300 dpi for å sikre at de er leselige og at filstørrelsen er liten

Programvare for bilderedigering vil kunne løse eventuelle problemer med det skannede dokumentet ditt, men det er ingen skade i å starte bra.

Sikkerhetskopier skanningene dine

Deling av bilder på nettet eller oppbevaring av dem i nettskylagring vil sikre at de skannede bildene ikke går tapt på harddisken eller slettes ved et uhell. Dette er også ideelt for de personlige dokumentene dine, som kontoutskrifter, som du kanskje også vil skanne og oppbevare som en digital versjon.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business