Quando devo usar um scanner?
Mesmo com tantos arquivos e documentos digitais atualmente, escanear documentos ainda é uma necessidade. Confira estes itens que você pode escanear para preservação:
- Fotos pessoais impressas
- Anotações feitas à mão
- Documentos financeiros e médicos
- Recibos pessoais ou de trabalho
- Contratos e faturas
- Fotos e ID
- Recortes de revistas e jornais
- Esboços e esquemas
A digitalização de fotos é uma opção comum, simplificada com o escaneamento. Se estiver escaneando a coleção de fotos da sua família, bastam alguns toques no celular para transformar uma fotografia física em uma digitalização de qualidade original armazenada na sua coleção de fotos digitais.
Com as soluções modernas, o escaneamento de documentos é muito mais rápido e fácil do que as formas antigas que você lembra.
Como escanear documentos no iPhone ou Android?
Escanear para um PC é uma coisa, mas, e se você estiver circulando em vários lugares ou simplesmente não quiser fazer um investimento em um scanner que talvez não use com tanta frequência? O escaneamento móvel é uma alternativa simples e econômica para escanear rapidamente documentos físicos em arquivos digitais. O escaneamento móvel permite que você desfrute da conveniência de um scanner, sem ter que comprar nenhum equipamento. Em vez de pegar documentos e passá-los por uma copiadora, você pode tirar uma foto com um dispositivo móvel.
Tire uma foto do documento
Use a câmera do celular e tire uma foto do documento. Talvez essa seja a maneira mais fácil, mas tem suas desvantagens. Por exemplo, ela não é totalmente segura. Além disso, ter uma foto armazenada apenas no celular talvez dificulte o uso em outros dispositivos. Fora que é mais complicado ter imagens de alta qualidade dos documentos em papel. No final, você poderá acabar perdendo tempo se tiver que refazer várias vezes.
Tire uma foto e passe por um aplicativo de escaneamento
Um aplicativo de escaneamento de documentos é uma boa opção para converter imagens em digitalizações de alta qualidade. Depois, você pode salvar ou enviar como PDF, PNG, JPG, tiff ou qualquer tipo de arquivo que precisar. Ele abre uma variedade de novas maneiras de escanear documentos no seu dia a dia que não envolvem o descolamento até a loja de impressão, a biblioteca ou o escritório. Você faz isso tanto com os novos escaneamentos quanto com os antigos.
Escaneie usando um aplicativo de escaneamento
A funcionalidade do scanner de documentos do Dropbox oferece mais recursos e segurança do que tirar uma foto, mas é tão fácil quanto. Abra o aplicativo no iPhone e toque no "+" (sinal de adição) para começar o escaneamento. O novo escaneamento está agora na sua conta do Dropbox. Você pode acessá-lo do celular ou computador, tanto iOS quanto Windows. Você também pode retomar um escaneamento sem começar tudo de novo, muito útil quando tem uma pilha de documentos. Além disso, com soluções simples de backup de iPhone você nunca mais vai precisar se preocupar em perder ou danificar documentos.
Por que o OCR é melhor para documentos escaneados?
OCR é a sigla em inglês para Reconhecimento ótico de caracteres. O OCR converte texto escaneado em dados de texto que podem ser pesquisados. Um dos principais benefícios do OCR é a organização de documentos escaneados. O aplicativo de scanner do Dropbox usa OCR, assim você pode identificar qualquer documento escaneado com uma única pesquisa por palavra-chave em sua conta do Dropbox.
Então, se você fez o upload de um extrato bancário com a data impressa no canto, basta pesquisar a data para encontrar o documento rapidamente. Ao facilitar a conversão da papelada em PDF e consequentemente a localização e a pesquisa, você essencialmente pode eliminar documentos físicos. Ou você pode substituir o aplicativo de notas por um aplicativo para escanear usando OCR, digitalizando instantaneamente documentos e notas com escaneamento de um toque.
Escaneie documentos usando uma copiadora ou impressora
Geralmente, é fácil usar uma copiadora com um botão de escaneamento exclusivo. As impressoras normalmente funcionam como scanners, e os modelos modernos permitem que você envie a digitalização por e-mail, diretamente do equipamento. Uma das desvantagens é que são caras. Se usar o serviço de uma loja, poderá acabar acumulando rapidamente diversas páginas escaneadas. E, mesmo que você tenha uma em casa, elas não são a melhor solução para escanear documentos, pois o processo é lento e ineficiente.
As etapas podem variar de modelo para modelo: a impressora com o modelo mais básico concluirá o escaneamento e o enviará para a pasta de documentos do computador ao qual está conectada. Impressoras ou copiadoras mais avançadas permitirão que você escolha o tamanho, modo colorido ou preto e branco ou o tipo de arquivo. Algumas permitem que você selecione para qual usuário ou para qual endereço de e-mail exclusivo você quer que seja enviado o documento. O tipo de documento mais comum entregue de máquinas copiadoras são os arquivos PDF. Dependendo da copiadora, pode ter a opção de salvar como outros tipos de arquivo, como JPEG ou PNG.
Uso de um scanner exclusivo
Se você tiver um scanner em casa, escanear documentos é simples. Alinhe a face do documento no canto inferior direito ou no canto superior direito, conforme indicado pela seta no equipamento. Clique em scan e, quando concluir, você terá a opção de enviar por e-mail ou salvar. Normalmente, os arquivos em seu Mac ou PC são salvos na pasta de documentos. Dependendo do modelo, no entanto, talvez você não tenha a opção de escanear e enviar por e-mail ou enviar como PDF. Seria necessário seguir mais algumas etapas como faria para enviar o documento escaneado por e-mail ou converter em um PDF.
Dependendo do que você está escaneando, talvez esses ajustes nas configurações sejam necessários para obter o resultado perfeito. Cartas típicas ou documentos de tamanho oficial ou preto e branco são geralmente fáceis de escanear. Mas se você estiver escaneando trabalhos de arte ou fotos, o tamanho pode ser muito grande para caber na digitalização ou a correspondência de cores pode não ser suficientemente precisa. Talvez seja necessário fazer alguns ajustes nas configurações padrão para se certificar de que está escaneando na resolução e no modo de cor corretos.
Os problemas com o uso de um scanner físico exclusivo são os mesmos que com uma impressora ou copiadora. Cada modelo tem um jeito ligeiramente diferente de escanear, o que pode causar confusão e frustração. Talvez possa ser difícil encontrar ou transferir seus escaneamentos caso não esteja usando seu próprio computador. Ter um scanner é um custo desnecessário, mas se você for usar o serviço de uma loja, vai gastar tempo e dinheiro.
Como garantir digitalizações de alta qualidade
Seja qual for o método utilizado para escanear, certifique-se de que seus documentos estão nas melhores condições para ter uma digitalização nítida e clara:
- Tente garantir que os documentos não estejam amassados, dobrados nem descoloridos
- Certifique-se de que os detalhes não estão desbotados
- Mantenha o pano de fundo organizado ao escanear com o celular
- Se estiver usando um scanner sem OCR, preste atenção na resolução. Ela é medida em DPI ou pontos por polegada:
- Para fotos, use uma resolução superior ou mesmo sem perdas de até 600 dpi
- Para documentos simples em tons de cinza, use 300 dpi para garantir que estejam legíveis e seu tamanho de arquivo seja pequeno
- Qualquer resolução menor que 300 dpi pode parecer boa na tela, mas ficará desfocada ou pixelizada se optar por imprimir uma cópia física no futuro
A maioria dos softwares de edição de imagens pode corrigir problemas em seu documento escaneado, mas pode custar tempo e dinheiro para deixá-lo bom.
Armazenamento dos escaneamentos
Manter seus escaneamentos em segurança no armazenamento em nuvem garante que não se percam no disco rígido nem que sejam excluídos por acidente. O mesmo vale para os documentos pessoais, como extratos bancários, que você também pode querer escanear e manter como uma versão digital. O Dropbox tem uma proteção que garante que somente você tenha ou dê acesso às pessoas que precisam. Com o Dropbox, seu armário de arquivos cabe em seu celular e vai com você aonde você for.